Just Make it Professional: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมล

ดังที่สตีฟ จ็อบส์กล่าวไว้ว่า "รายละเอียดมีความสำคัญ" และในอีเมล สิ่งที่สำคัญกว่าความจริง ความประทับใจที่คุณมีต่อสมาชิกสามารถและจะมีอิทธิพลต่อความคิดเห็นของพวกเขาที่มีต่อบริษัทของคุณตลอดจนการตัดสินใจซื้อของพวกเขา นั่นคือเหตุผลที่อีเมลของคุณต้องมีองค์ประกอบที่ไม่เพียงแต่แสดงถึงแบรนด์ของคุณเท่านั้น แต่ยังฟังดูน่าจดจำสำหรับสมาชิกของคุณด้วย ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับลายเซ็นอีเมล — รายละเอียดที่อาจส่งผลต่อภาพของคุณ

โครงสร้างของลายเซ็นอีเมล

ลายเซ็นอีเมลเป็นกลุ่มของเนื้อหาที่ส่วนท้ายของอีเมลที่อาจมีข้อความและรูปภาพ เช่นเดียวกับนามบัตร ลายเซ็นอีเมลทำหน้าที่เป็นทั้งแหล่งข้อมูลสำหรับผู้ใช้ และเป็นการแสดงถึงบริษัทหรือบุคคล ลายเซ็นอีเมลอาจให้ความรู้สึกที่แตกต่างกัน ― ตั้งแต่จริงจังและเป็นกันเองไปจนถึงสนุกสนานและเป็นกันเอง ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและการออกแบบของลายเซ็น

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับองค์ประกอบของลายเซ็นอีเมล แต่เราแนะนำให้เพิ่ม

• ชื่อและนามสกุล;
• ตำแหน่งในบริษัท
• ชื่อบริษัท;
• รายละเอียดการติดต่อ;
• ภาพถ่ายของบุคคล

ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ในการสร้างการติดต่อส่วนตัวและใกล้ชิดกับผู้ชมของคุณมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ภาพถ่ายคุณภาพสูงของตัวแทนบริษัท จากการวิจัยของ Instagram รูปภาพที่มีใบหน้าของผู้คนได้รับการไลค์มากกว่า 38% และความคิดเห็นมากกว่าภาพอื่นๆ 32%

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมล

เพื่อแสดงตัวเลือกที่ดีในการทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณน่าจดจำยิ่งขึ้นและเหมาะสมกับการเป็นตัวแทนของบริษัท เราได้ดูตัวอย่างลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพจากแบรนด์ต่างๆ เราพบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลหลายประการเกี่ยวกับกลยุทธ์ เนื้อหา และการออกแบบของลายเซ็น ตรวจสอบข้อมูลด้านล่างและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมล

ให้ตรงประเด็น

วิธีที่ใช้กันทั่วไปในการสร้างลายเซ็นอีเมลคือการใส่ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และอาจรวมถึงรูปถ่ายของคุณ มันเป็นกลางและชัดเจนเพียงพอสำหรับคุณที่จะเล่นอย่างปลอดภัยและดูเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพที่แสดงตัวเลือกนี้ เรียบง่ายและเรียบง่ายด้วยเนื้อหาและรูปลักษณ์ ตัวอย่างเช่น ตัวแทนของ LinkedIn Premium ใช้รูปถ่ายและเพียงชื่อจริงเพื่อหลีกเลี่ยงพิธีการและแสดงออกว่าเป็นมิตรและเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการทำตามตัวอย่างของพวกเขา เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนในรูปภาพที่คุณเลือกสำหรับลายเซ็นอีเมลของคุณยิ้มและดูเหมือนว่าพวกเขาเปิดการสนทนา

ในขณะเดียวกัน ตัวแทนของ Bring รวมข้อความส่วนตัวเล็กน้อยในลายเซ็นอีเมลตามหัวข้อของอีเมล ตัวอย่างเช่น อีเมลด้านล่างกำลังนำเสนอฟังก์ชันใหม่ของผลิตภัณฑ์ของตน ดังนั้นนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลจึงจำเป็นต้องขอความคิดเห็นจากผู้ใช้

ใช้ลายเซ็นส่วนตัวและเพิ่มไอคอนโซเชียลมีเดีย

คุณไม่จำเป็นต้องใช้รูปภาพเมื่อคุณสามารถแทนที่ด้วยลายเซ็นจริงของสมาชิกในทีมของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลจาก Yes Marketing พิสูจน์ว่าลายเซ็นอีเมลที่มีชื่อ ตำแหน่งงาน และลายเซ็นจริงของบุคคลนั้นดูเรียบง่ายและสง่างาม

อย่างไรก็ตาม เมื่อเทียบกับตัวอย่างลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพก่อนหน้านี้ ที่นี่ คุณยังสามารถค้นหาลิงก์ไปยังบัญชีโซเชียลมีเดียของ Yes Marketing อย่างเป็นทางการได้ที่นี่ โดยปกติแล้วจะแสดงพร้อมกับไอคอนที่เกี่ยวข้องในเฉดสีกลางๆ เช่น สีเทา สีขาว หรือสีดำ เมื่อพูดถึงลิงก์โซเชียลมีเดีย เราขอแนะนำให้คุณอัปเดตหน้าโซเชียลมีเดียเป็นประจำก่อน เพื่อที่ผู้คนจะได้ไม่เพียงแค่สะดุดกับบัญชีที่ "ถูกระงับ"

เป็นผู้เล่นในทีม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกอย่างหนึ่งสำหรับลายเซ็นอีเมลคือการลองใช้ลายเซ็นของบริษัท โดยที่คุณแนะนำตัวเองในฐานะทีมหรือในฐานะบริษัท และให้รายละเอียดการติดต่อตามปกติ นี่เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับผู้ที่ยังไม่พร้อมที่จะเป็นตัวแทนของพนักงานแต่ละคน

ดูตัวอย่างอื่นจาก VSCO บริษัทไม่เพียงวางโลโก้และลิงก์โซเชียลมีเดียไว้ในลายเซ็น แต่ยังเพิ่มคำอธิบายสั้นๆ ซึ่งเป็นตัวแทนของภารกิจ มันดูเรียบร้อยและไม่กวนใจผู้ใช้จากเนื้อหาหลักของอีเมล

ตัวอย่างที่ดีที่แสดงให้เห็นการเป็นผู้เล่นในทีมและแนวทางปฏิบัติก่อนหน้านี้สองสามข้อคืออีเมลนี้จาก HelpScout บริษัทได้เพิ่มลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือที่ส่วนท้ายของอีเมล ซึ่งทำให้ดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น

ใกล้ชิดกับผู้ชมของคุณมากขึ้น

เพื่อเพิ่มความภักดีและสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้ชมของคุณ พูดคุยกับพวกเขาในแบบที่คุณจะพูดคุยกับเพื่อนของคุณ เปิดกว้างและเป็นมิตร อย่ากลัวที่จะแสดงใบหน้าของคุณ

Adidas แสดงให้เราเห็นถึงลายเซ็นที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้บรรณาธิการคนใดคนหนึ่งมีมนุษยธรรม บรรณาธิการ GamePlan A Digest ซึ่งสมาชิกภาพอาจเห็นในลายเซ็น ทักทายชุมชนของพวกเขา ให้คำแนะนำเล็กน้อย และขอให้ผู้ใช้ไตร่ตรองหัวข้อที่นำเสนอในอีเมล ตัวเลือกนี้ช่วยให้บริษัทชนะใจผู้คนและทำให้พวกเขามีส่วนร่วมอยู่เสมอ แม้จะมีข้อความจำนวนมาก แต่ลายเซ็นก็สามารถอ่านได้เนื่องจากการใช้ตัวพิมพ์อย่างชาญฉลาด

คุณยังสามารถใช้ลายเซ็นอีเมลเพื่อขอบคุณผู้ชมที่ให้ความสนใจในผลิตภัณฑ์และเนื้อหาของคุณ ตัวอย่างเช่น Kalen และ David ผู้ร่วมก่อตั้งของ Tentree แสดงความขอบคุณและมุ่งเน้นไปที่ภารกิจของแบรนด์ในการกอบกู้โลก โดยให้บริการเพิ่มเติมผ่านลิงก์โซเชียลมีเดียและรายละเอียดการติดต่อที่จำเป็นทั้งหมด ตัวแบ่งแบบมินิมอลทำให้ลุคโดยรวมของแสงอันเป็นเอกลักษณ์และอ่อนโยน

ถ้าเรื่องตลกเป็นเรื่องของคุณ ทำไมไม่ลองใช้มันและยกระดับจิตวิญญาณของผู้ติดตามดูล่ะ แบรนด์ชุดชั้นใน MeUndies ใช้อารมณ์ขันในอีเมลฉบับหนึ่งโดยใส่เรื่องตลกและไอคอนโซเชียลมีเดียลงในลายเซ็น เรียบง่ายแต่จับใจ

บางครั้งอีเมลสรุปจากบล็อกเกอร์อาจมีสองลายเซ็น บล็อกเกอร์อาจใช้ลายเซ็นแรกเพื่อแนะนำตัวเองพร้อมทั้งให้คำอธิบายสั้นๆ ว่ามีอะไรใหม่และสิ่งที่คุณคาดหวังได้จากอีเมลของพวกเขา จากนั้นให้เนื้อหาหลัก และลงท้ายด้วยลายเซ็นอื่น

Lisa Bryan ผู้ก่อตั้งเว็บไซต์ Downshiftology และช่อง YouTube ส่งอีเมลพร้อมสูตรอาหารเพื่อสุขภาพเป็นประจำ ก่อนอื่น เธอแนะนำตัวเองและเขียนอินโทรสั้นๆ

หลังจากสูตรอาหาร เธอให้ลิงก์ไปยังโซเชียลมีเดียของเธอ โดยเพิ่มโลโก้และรายละเอียดการติดต่อที่ส่วนท้ายของอีเมล

กระตุ้นความอยากรู้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับลายเซ็นอีเมลคือการจูงใจให้ผู้รับเลื่อนดูอีเมลของคุณจนจบ ซึ่งกระตุ้นความอยากรู้ของพวกเขา ตัวอย่างเช่น TheMuse เพิ่มโค้ชอาชีพ "เคล็ดลับประจำวัน" ลงในลายเซ็นของพวกเขา และมันก็แตกต่างกันทุกครั้ง โปรดสังเกตว่าตัวอย่างนี้เป็นหนึ่งในไม่กี่ตัวอย่างที่ใช้สี

เป็นมิตรกับมือถือ

ลักษณะการเดินทางของมือถือทำให้ผู้ใช้สามารถออนไลน์ได้ตลอดเวลา และตรวจสอบกล่องขาเข้าของพวกเขาบ่อยขึ้น ถือเป็นความท้าทายอีกอย่างสำหรับนักการตลาดผ่านอีเมล ที่จะต้องปรับอีเมลของพวกเขาสำหรับมือถือ

ตาม Adobe ผู้ใช้ 81% ใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อตรวจสอบอีเมลเป็นประจำ และ 74% ของผู้ใช้เดสก์ท็อปตรวจสอบอีเมลโดยใช้คอมพิวเตอร์ อีเมลของคุณต้องดูดีบนอุปกรณ์ทุกชนิด ที่นี่เราขอแนะนำให้คุณใช้เทมเพลตที่ตอบสนอง ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าลายเซ็นของคุณไม่ได้เต็มไปด้วยรูปภาพหรือการออกแบบที่ซับซ้อน ปัจจัยที่อาจทำให้ยาวเกินไปบนมือถือ

ในลายเซ็นของอีเมล Instapage คุณจะไม่พบลายเซ็นที่ยาว คุณจะเห็นชื่อตัวแทน ตำแหน่ง รูปภาพ และไอคอนโซเชียลมีเดียแทน ชื่อเขียนเป็นตัวหนา ซึ่งทำให้เป็นสิ่งแรกที่คุณเห็นหลังจากรูปภาพ

เลือกดีไซน์ที่เหมาะกับแบรนด์ของคุณ

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้ว เราไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรและสีมากเกินไปในลายเซ็นของคุณ เพราะเกรงว่าจะทำให้เสียสมาธิหรือวุ่นวายเกินไป จำไว้ว่าลายเซ็นของคุณควรสอดคล้องกับแนวทางสไตล์และตราสินค้าของบริษัทของคุณเสมอ

นี่คือลายเซ็นแบบมินิมอลและคลาสสิกจาก Davy's Wine Merchants มันนำเสนอโลโก้ที่มีรายละเอียดและส่วนโค้งมากมายอยู่แล้ว ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการตกแต่งเพิ่มเติมในข้อความ

Lily's Kitchen ใช้แนวทางที่แตกต่างออกไปและสร้างลายเซ็นเหมือนแบนเนอร์ ประกอบด้วยโลโก้ ไอคอนโซเชียลมีเดีย หมายเลขโทรศัพท์ ตลอดจนลิงก์ที่เป็นประโยชน์ไปยังที่ตั้งร้านและคำแนะนำในการเลือกอาหารสัตว์เลี้ยง มีสี่สีหลักที่ใช้ แต่สีทั้งหมดเป็นกลางและเข้ากันได้ดี

วิธีสร้างลายเซ็นอีเมลด้วย SendPulse

คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลได้อย่างง่ายดายตั้งแต่เริ่มต้นด้วย SendPulse เพียงไปที่ "เครื่องมือสร้างอีเมลลากแล้วปล่อย" คลิก "เพิ่มส่วนใหม่" แล้วเลือกเค้าโครงที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ — ตามเป้าหมายของคุณ จากนั้น คุณควรลากเนื้อหาที่คุณต้องการดูในแต่ละส่วนของลายเซ็น

หลังจากนั้น ให้เพิ่มรูปภาพ รายละเอียดการติดต่อ ไอคอนโซเชียลมีเดีย และข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการให้ผู้ใช้ของคุณเห็น ลายเซ็นจะตอบสนองและจะปรับสำหรับผู้ใช้เดสก์ท็อป มือถือ และแท็บเล็ต

ตอนนี้ถึงตาคุณแล้ว

ลายเซ็นอีเมลสามารถมีอิทธิพลต่อวิธีที่ผู้ใช้จะรับรู้ถึงแบรนด์ของคุณ พวกเขาจำคุณได้นานแค่ไหน และหากพวกเขาตกหลุมรักคุณ ดังนั้น อย่าละเลยรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญนี้ ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลเหล่านี้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากแบรนด์ของคุณ:

1. กลยุทธ์ . พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ลายเซ็นของคุณมีจุดมุ่งหมาย รวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ชมของคุณต้องการ และพยายามเพิ่มสิ่งที่ตลกและน่าสนใจเพื่อให้ผู้คนจดจำคุณได้
2. คัดลอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความเป็นมืออาชีพแต่เป็นมิตร เพื่อให้ผู้ใช้รู้สึกว่าพวกเขาสามารถติดต่อคุณได้ตลอดเวลา และแบ่งปันความคิดเห็นที่จะได้ยิน อย่างไรก็ตาม อย่าทำให้ลายเซ็นของคุณแน่นเกินไปด้วยคำพูดสร้างแรงบันดาลใจและข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องที่อาจดู “ไร้สาระ”
3. ออกแบบ . อย่าผสมสีและแบบอักษรมากเกินไป เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด ลองใช้ลายเซ็นที่เหมือนแบนเนอร์ และมอบรอยยิ้มให้ผู้ชมด้วยภาพถ่ายเชิงบวก

ใช้ตัวสร้าง SendPulse Drag and Drop เพื่อสร้างลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดาย