Kommunikationsplanung: Eine Kurzanleitung

Alle Projekte erfordern die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Dies scheint einfach genug, aber das Teilen von Informationen mit allen klar und konsistent erfordert einen Plan. Ohne einen werden die Dinge chaotisch und die Beteiligten können verwirrt und unglücklich werden.

Hier kommt die Kommunikationsplanung ins Spiel.

Was ist Kommunikationsplanung?

Bei der Kommunikationsplanung wird festgelegt, wie die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern stattfinden soll, sei es in einem Projekt, in einer Organisation oder beidem. Mit anderen Worten, Manager verwenden einen Kommunikationsplan, um einen formellen Prozess für den Informationsaustausch zu erstellen.

Dies beinhaltet das Erstellen von Kommunikationssystemen und die Reihenfolge der zu befolgenden Operationen. Das mag trocken klingen, ist aber letztlich ein kreativer Prozess und sollte auch so behandelt werden.

Was ist der Zweck eines Kommunikationsplans?

Das Erstellen eines Kommunikationsplans bietet einen Rahmen für den Austausch von Informationen, unabhängig davon, worum es geht oder mit wem sie geteilt werden. Es ist leicht anzunehmen, dass Kommunikation einfach ist – ein Kinderspiel. Dies ist ein häufiger Fehler. Da wir oft davon ausgehen, dass Kommunikation normal ist, wird man leicht informell.

Das Erstellen eines Plans gibt Ihnen die genauen Schritte, die Sie befolgen müssen, damit jeder die Botschaft versteht und weiß, an wen er bei Bedarf Fragen stellen kann. Die Verwendung eines Kommunikationsplans als Struktur für Ihre Nachricht schafft eine zuverlässige Ressource, die jeder nutzen kann.

Wer sollte sich auf die Kommunikationsplanung konzentrieren?

Die Kommunikationsplanung ist eine Gruppenarbeit, und alle Beteiligten sollten zusammenarbeiten, um den bestmöglichen unternehmensweiten Plan zu erstellen. Da sie unabhängig von der Abteilung oder dem Projekt einheitlich sein sollten, ist es wichtig, dass sie jeder versteht.

Davon abgesehen ist die Kommunikationsplanung am effektivsten, wenn sie von einer Einzelperson geleitet wird. Je nach Kontext des Plans (ob er organisationsweit eingeführt oder für ein einzelnes Projekt verwendet wird) variiert diese Person. Beispielsweise könnte ein Kommunikationsplan für eine gesamte Organisation von jemandem aus der Personalabteilung oder der Führung erstellt werden. Ein spezieller Plan für ein Projekt hingegen würde vom Projektleiter erstellt.

Verwandte: Kostenlose Projektplanvorlage für Word

Was sind die Schritte in der Kommunikationsplanung?

Bei der Erstellung eines Kommunikationsplans verliert man sich leicht im Unkraut. Um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Basen abdecken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bestimmen Sie den Kommunikationsbedarf

Der beste Ausgangspunkt ist die Ermittlung Ihrer spezifischen Kommunikationsanforderungen. Beispielsweise ist es hilfreich, darüber nachzudenken, wer kommunizieren wird. Werden verschiedene Abteilungen miteinander kommunizieren? Wird die Personalabteilung mit der gesamten Organisation kommunizieren? All diese möglichen Szenarien müssen berücksichtigt werden.

2. Geben Sie an, warum jede Kommunikation notwendig ist

Eines der wichtigsten Dinge, die es bei der Erstellung eines Kommunikationsplans zu berücksichtigen gilt, ist, warum er überhaupt notwendig ist. Wie wir oben erwähnt haben, kann Kommunikation wie eine zweite Natur erscheinen. Warum brauchen wir überhaupt einen Plan? Aber wenn wir genau sagen, warum wir einen Plan brauchen und wie dieser Plan die Teamarbeit verbessern wird, sind wir motiviert, etwas Effektives zu schaffen.

3. Legen Sie fest, wie das Team kommunizieren wird

Dieser Schritt ist ziemlich einfach. Jemand muss genau entscheiden, wie die Kommunikation stattfinden soll. Mit anderen Worten, welche Tools wird das Team verwenden? Beispielsweise können Teams E-Mail für einige Nachrichten und Apps von Drittanbietern wie Slack für andere verwenden. Es kann auch Dokumente und Berichte geben, die vervollständigt und archiviert werden müssen.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software wie ProjectManager verwenden, können Sie alle Ihre Projektpläne, Projektkommunikation und Projektdokumentation auf einer intuitiven Online-Plattform verwalten.

4. Entscheiden Sie, wie oft eine offizielle Kommunikation stattfinden soll

Viele Pläne sehen konkrete Intervalle für die Kommunikation vor, unabhängig von der Botschaft. Diese Mitteilungen können als „Check-ins“ betrachtet werden und dienen dazu, alle auf dem gleichen Stand zu halten und sich informiert zu fühlen. Dadurch entsteht auch eine schriftliche Aufzeichnung der Vergangenheit.

5. Kommunikationsverantwortlichkeiten zuweisen

Wer auch immer den Plan erstellt, ist auch dafür verantwortlich, zu entscheiden, wer die Freigabe übernimmt – Abteilungsleiter, leitende Angestellte usw. Diese Personen könnten ihre Nachrichten dann möglicherweise an jemanden weitergeben, der damit beauftragt ist, ein umfassendes Update zusammenzustellen oder die Informationen auf eine bestimmte Weise zu formatieren. Alle diese Verantwortlichkeiten müssen berücksichtigt und zugewiesen werden.

Verwandt: 5 kostenlose Vorlagen für Projektberichte

Wichtige Teile eines Kommunikationsplans

Beim Schreiben eines Kommunikationsplans sind fünf wichtige Dinge zu beachten. Wenn alle fünf dieser Dinge berücksichtigt werden, können Sie sicher sein, dass Sie alle Ihre Grundlagen abgedeckt haben. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie diese Elemente verstehen, ist die Beantwortung der folgenden Fragen zu jedem:

Publikum

„Für wen ist diese Botschaft und gibt es mehr als eine Zielgruppe?“

Das Festlegen der Zielgruppe der Nachricht ist der beste Ort, um mit der Kommunikation zu beginnen. Denken Sie beispielsweise darüber nach, wer kommunizieren wird, z. B. verschiedene Abteilungen, Führungskräfte, externe Agenturen usw. Dieses Publikum beeinflusst die Nachricht und wie sie übermittelt wird.

Nachricht

„Was ist die Botschaft selbst und ist diese Botschaft klar?“

Die Botschaft ist das, was einen Kommunikationsplan antreibt. Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Plans beginnen, müssen Sie genau wissen, was Sie mit möglichst einfachen Worten kommunizieren möchten.

Zweck der Nachricht

„Warum ist es wichtig, diese Botschaft zu teilen?“

Bestimmen Sie den genauen Zweck der Nachricht, um sicherzustellen, dass sie klar ist und alle erforderlichen Informationen enthält. Wie? Versuchen Sie, den Zweck der Nachricht in so wenigen Worten wie möglich zu beschreiben. Dies kann eine herausfordernde Übung sein, aber es verbessert die Hervorhebung der Botschaft.

Kommunikationsmethode

„Wie genau wird die Nachricht geteilt und welche Systeme werden verwendet?“

Dieser Teil der Kommunikationsplanung ist ziemlich kurz und trocken. Als Ersteller müssen Sie sicherstellen, dass die Teammitglieder verstehen, woher Nachrichten kommen und wie sie antworten sollen. Wenn beispielsweise alle Ihre Nachrichten über einen bestimmten Slack-Kanal zugestellt werden, muss dies angegeben werden. Wenn Sie Ihre gesamte Kommunikation in einem Projektmanagement-Tool behalten möchten, muss dies ebenfalls deutlich gemacht werden.

Kommunikations-Timing

„Wie oft sollte kommuniziert werden und in welchem ​​Intervall?“

Die besten Kommunikationspläne sind so aufgebaut, dass die Kommunikation lebendig und konsistent bleibt, auch wenn einige Nachrichten einfache Check-Ins sind. Die schlimmsten Pläne werden erstellt, um nur riesige Ankündigungen zu liefern. Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, ein Intervall für das Versenden von Nachrichten festzulegen. Dies kann in einigen Fällen wöchentlich, monatlich oder sogar täglich sein. Eine Eins kann beispielsweise Anweisungen enthalten, einen Tagesbericht zu erstellen und mit einem Vorgesetzten zu teilen.

Warum eine Kommunikationsplanvorlage verwenden?

Wenn es an der Zeit ist, einen offiziellen Kommunikationsplan zu erstellen, kann die Verwendung einer Vorlage äußerst vorteilhaft sein. Wie wir gezeigt haben, können sie komplexe Dokumente sein, und es steckt mehr dahinter, als man auf den ersten Blick sieht.

Die Verwendung einer Kommunikationsplanvorlage schützt Sie davor, relevante Informationen auszulassen oder ein schwer verständliches Dokument zu erstellen. Wir haben alle etwas geschrieben, das in unserem Kopf absolut Sinn macht, aber für andere Leser nicht so klar ist. Vorlagen für Kommunikationspläne wurden speziell entwickelt, um dieses Risiko zu eliminieren und ein zuverlässiges, konsistentes Format für die Kommunikation zu schaffen.

Best Practices für die Kommunikationsplanung

Die Kommunikationsplanung ist wie alles andere mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Diese Best Practices können helfen, Schluckauf zu vermeiden.

Erstellen Sie ein Rechenschaftssystem

Unweigerlich wird es Momente geben, in denen es einfacher erscheint, „vom Drehbuch abzuweichen“ und das Befolgen eines Plans zu vergessen. Dies gilt insbesondere, wenn eine Nachricht einfach ist, aber es ist aus Gründen der Konsistenz genauso wichtig, dem Plan zu folgen.

Aus diesem Grund ist es hilfreich, ein Rechenschaftssystem einzurichten, das jeden daran erinnert, wie wichtig es ist, den Plan immer zu verwenden. Wenn jeder diese Bedeutung versteht, ist es weniger wahrscheinlich, dass er vom Plan abweicht.

Bewerten Sie regelmäßig die Wirksamkeit

Das Erstellen des bestmöglichen Kommunikationsplans kann noch in Arbeit sein, also legen Sie Ihren nicht in ein Regal, um Staub zu sammeln. Überwachen Sie stattdessen seine Wirksamkeit und denken Sie ständig über neue Wege nach, um den Plan zu verbessern. Wenn Organisationen und Projekte wachsen, müssen Pläne möglicherweise angepasst werden.

Wenn es zu Missverständnissen kommt, ist es möglicherweise an der Zeit zu prüfen, warum sie passiert sind und was hätte getan werden können, um sie zu vermeiden. Ebenso müssen Kommunikationspläne möglicherweise angepasst werden, wenn Organisationen und Projekte wachsen, um effektiv zu bleiben.

Hören Sie sich das Feedback von Stakeholdern an

Das Feedback von Personen, die den Plan tatsächlich verwenden, ist von unschätzbarem Wert. Wenn Teammitglieder und Stakeholder den Plan stark ablehnen, ist es viel unwahrscheinlicher, dass sie ihn verwenden. Ebenso ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen, wenn der Kommunikationsplan seine Aufgabe nicht erfüllt – Informationen klar zu teilen. Wenn die Beteiligten die Informationen nicht verstehen, macht es keinen Sinn, sie zu teilen.

Wie ProjectManager die Kommunikationsplanung vereinfacht

Kommunikationspläne sind statische Dokumente. Projektmanagement-Software erweckt sie zum Leben und stellt den Teammitgliedern genau die Tools zur Verfügung, die sie benötigen, um den Plan zu befolgen. Wenn sich Ihr Kommunikationsplan und diese Tools am selben Ort befinden, ist der Plan selbst viel einfacher zu befolgen.

ProjectManager reduziert den Zeit- und Energieaufwand für die Erstellung eines Kommunikationsplans und dessen Umsetzung. Unabhängig davon, ob Sie eine Vorlage verwenden oder einen Kommunikationsplan von Grund auf neu erstellen, laden Sie das Dokument in ProjectManager hoch, damit jedes Teammitglied genau weiß, wo es zu finden ist. Denn wenn ein Kommunikationsplan leicht zu finden und zugänglich ist, ist es viel wahrscheinlicher, dass jeder ihn nutzt.

Organisieren Sie Ihr Team und seine Fähigkeiten

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan erstellt haben, ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen! ProjectManager bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um den effektivsten Kommunikationsplan zu inspirieren und umzusetzen. Teammitglieder können Kommentare in Aufgaben hinterlassen und sich gegenseitig markieren sowie zusätzliche Teammitglieder zu Aufgaben hinzufügen. Diese Tags und Kommentare erleichtern das Stellen von Fragen, das Erhalten von Antworten und das Verweisen auf die Kommunikation in der Zukunft.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Ihrem Team eine kollaborative Plattform bietet, um ihren Fortschritt zu planen, zu verfolgen und darüber zu berichten. Sehen Sie, wie Ihre Projekte produktiver und effizienter werden, indem Sie die Software noch heute kostenlos testen.