Den Workback-Zeitplan meistern: 5 wichtige Tipps

Sind Sie schon einmal beim Planen eines Projekts ins Stocken geraten? Wenn Sie wie die meisten von uns sind, lautet die Antwort ja. Es ist das Projektmanagement-Äquivalent zur Schreibblockade und kann Ihre Planung erheblich verlangsamen.

Die gute Nachricht ist, dass es an Methoden für knifflige Planungssituationen nicht mangelt – egal, ob es an Informationen, Inspiration oder irgendetwas anderem liegt. Eine solche Lösung ist der Workback-Zeitplan.

Was ist ein Workback-Zeitplan?

Ein Workback-Zeitplan ist eine Planungsmethode, bei der der Planer Aufgaben Aufgaben in umgekehrter Reihenfolge zuweist, beginnend mit der letzten Aufgabe und zur ersten. Dies wird am besten mit Hilfe einer Projektplanungssoftware durchgeführt. Mit ProjectManager können Sie Projekte planen, Ressourcen verwalten, an der Arbeit zusammenarbeiten und den Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards verfolgen. Beginnen Sie noch heute kostenlos.

Wann ein Workback-Zeitplan verwendet werden sollte

Die Verwendung eines Workback-Zeitplans ist besonders vorteilhaft, wenn es nicht viele spezifische Details zum Projekt gibt. Tatsächlich gibt es manchmal nur zu liefernde Ergebnisse und ein Fälligkeitsdatum. In diesem Fall kann die Planung von Anfang bis Ende eine echte Herausforderung sein, und ein Workback-Plan ist die Antwort.

Wenn das Projekt eine unveränderliche Deadline hat, stellt die Verwendung eines Workback-Zeitplans außerdem sicher, dass alles so geplant ist, dass es innerhalb des Lebenszyklus des Projekts stattfindet. Das Projekt wird gezielt so geplant, dass es nicht über den Zeitplan hinausgeht.

Wenn die Einhaltung einer Deadline nicht der wichtigste Aspekt eines Projekts ist, kann es sinnvoller sein, eine andere Planungsmethode zu verwenden. Davon abgesehen kann ein Workback-Zeitplan so oft oder so selten verwendet werden, wie der Projektmanager möchte.

Die Vorteile eines Workback-Zeitplans

Ein Workback-Zeitplan funktioniert wie Buchstützen: das Startdatum des Projekts und das Fälligkeitsdatum des Projekts. Zwischen diesen Terminen hat der Projektmanager die Freiheit, Aufgaben zu planen und Ressourcen nach eigenem Ermessen zuzuweisen – solange diese Aufgaben innerhalb des festgelegten Zeitplans erledigt werden.

Der Hauptvorteil der Verwendung eines Workback-Zeitplans ist die Gewissheit, dass Ihre Projekte kritische Fälligkeitstermine nicht überschreiten. Für viele Kunden und Teams ist dies das Wichtigste, und das Projekt kann kein Erfolg werden, wenn die Dinge überlaufen. Wenn die Einhaltung einer Frist genauso wichtig ist wie die Ergebnisse selbst, ermöglichen Workback-Zeitpläne, das gesamte Projekt entsprechend zu strukturieren.

Die Risiken eines Workback-Plans

Ein Workback-Zeitplan ist mit seinem Anteil an Risiken verbunden. Selbst die erfahrensten Projektmanager haben die Herausforderungen dieser Methode erlebt, und das Verständnis dieser Herausforderungen kann den Unterschied zwischen einer genauen und einer ungenauen Planung ausmachen.

Auf dem Papier sieht alles einfacher aus. Beim Erstellen eines Workback-Zeitplans planen wir ab einem Fälligkeitsdatum rückwärts und weisen Aufgaben in umgekehrter Reihenfolge Ressourcen zu. Dies öffnet die Tür für die Möglichkeit, Ressourcen nicht gleichmäßig genug zu verteilen. Beispielsweise ist es möglich, dem Ende des Zeitplans so viele Ressourcen zuzuweisen, dass am Anfang keine Ressourcen mehr verfügbar sind. In diesem Fall muss der gesamte Zeitplan angepasst werden.

Ein Workback-Zeitplan kann auch durch „Schluckauf“-Projekte über den Haufen geworfen werden. Da diese Art von Zeitplan am besten für Projekte mit einem festen Fälligkeitsdatum geeignet ist, bedeutet dies auch, dass der gesamte Zeitplan äußerst empfindlich auf Verzögerungen reagiert. Dauert beispielsweise eine Aufgabe zu Projektbeginn eine Woche länger als geplant, muss der Rest des Zeitplans unter Einhaltung des festen Termins angepasst werden.

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So erstellen Sie einen Workback-Zeitplan

Je nach Größe und Umfang des Projekts sind die Zeitpläne unterschiedlich komplex. Allerdings gibt es Schritte, die Projektmanager verwenden können, um einen Workback-Zeitplan zu erstellen. Beginnen Sie, indem Sie jeden dieser Schritte ausführen und von dort aus Ihren Zeitplan konkretisieren.

1. Legen Sie Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten fest

Um einen Workback-Plan zu erstellen, müssen Sie die Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste nehmen und in den Kalender übernehmen. Aber in welcher Reihenfolge sollten sie hereinkommen und wie nah beieinander sollten sie sein? Denken Sie daran, dass sich diese Faktoren im Laufe der Zeit ändern können, aber der beste Ort, um einzutauchen, ist das Festlegen von Fälligkeitsterminen und das Bestimmen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Mit diesen Informationen ist es viel einfacher, die Aufgaben in einen Workback-Kalender aufzunehmen.

2. Ressourcen zuweisen

Nachdem Sie nun eine allgemeine Vorstellung von der Aufgabenreihenfolge und den Abhängigkeiten haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Ressourcen zum Ausführen dieser Aufgaben benötigt werden. Dazu kann gehören, wie viele Teammitglieder jede Aufgabe erfordert, wie viel Geld und Arbeitsstunden sie in Anspruch nehmen usw. Einige Aufgaben erfordern mehr Ressourcen als andere, und die Zuweisung von Aufgabe zu Aufgabe ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie alle vorhanden sind genügend Ressourcen, ohne andere Aufgaben zu „verhungern“. Denken Sie daran, dass diese Ressourcen Optimierungen und Änderungen unterliegen, während der Workback-Zeitplan weiter Gestalt annimmt.

3. Aufgaben planen und zuweisen

An diesem Punkt ist es an der Zeit, Aufgaben in Ihrem Workback-Plan darzustellen, wobei Sie die Ressourcen und Abhängigkeiten jeder Aufgabe berücksichtigen. Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, wird die Planung der Aufgaben selbst viel einfacher, da Sie jetzt die Einschränkungen und Details für jede kennen. Es informiert auch über Entscheidungen darüber, wie viel Arbeitskraft jede Aufgabe erfordert. Manche Aufgaben nehmen vielleicht nur ein Teammitglied in Anspruch, während andere drei oder vier brauchen. Diese Teammitglieder stehen dann weniger für andere Aufgaben zur Verfügung. Wie bei Ressourcen sollten Aufgaben möglichst gleichmäßig verteilt werden, um Burnout vorzubeugen.

Die Planung und Zuweisung von Aufgaben wird mit Hilfe einer Projektplanungssoftware viel einfacher. Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Terminplanungssoftware im folgenden Video.

Fünf wichtige Tipps zum Erstellen eines Workback-Zeitplans

Sie verstehen also das Konzept eines Workback-Plans und wie Sie anfangen können. Aber es gibt noch mehr zu lernen. Das Erstellen eines Workback-Zeitplans ist ein nuancierter Prozess, der häufig Trial-and-Error erfordert. Diese fünf wesentlichen Tipps bringen Sie jedoch auf den Weg zum Erfolg.

1. Merken Sie sich die Fälligkeitsdaten von Aufgaben

Aufgrund der Betonung des endgültigen Fälligkeitsdatums des Projekts kann es leicht sein, Fälligkeitsdaten für Aufgaben als selbstverständlich zu betrachten oder sie überhaupt nicht festzulegen. Warum ist es schließlich wichtig, solange das gesamte Projekt pünktlich abgeschlossen wird? Diese Denkweise kann zu einer Katastrophe führen.

Das Erstellen von Aufgaben mit festen Trajektorien und Fälligkeitsterminen ist die Grundlage, um das Projekt als Ganzes planmäßig abzuschließen. Und wenn eine Aufgabe überläuft, zeigt die Kenntnis ihres ursprünglichen Fälligkeitsdatums genau, wie anstehende Aufgaben angepasst werden können, um dies zu kompensieren.

2. Verteilen Sie Ressourcen intelligent

Wenn Sie rückwärts nach vorne arbeiten, besteht die Gefahr, dass am Ende des Projekts Ressourcen zu stark zugewiesen werden und nicht genug für den Anfang übrig bleibt. Wenn dies geschieht, leidet der Anfang des Projekts und kann viele Herausforderungen für den Rest des Projekts darstellen.

Beginnen Sie stattdessen damit, Ressourcen gleichmäßig aufzuteilen und so gleichmäßig wie möglich zu verteilen. Wenn am Ende von Aufgaben noch Ressourcen vorhanden sind, können diese später jederzeit anderen Aufgaben zugewiesen werden.

3. Erstellen Sie Notfallpläne

Betrachten Sie das Worst-Case-Szenario. Die Dinge sind schief gelaufen, und es besteht die Gefahr, dass das Fälligkeitsdatum überschritten wird. So können ein paar fehlgeschlagene oder überfällige Aufgaben das gesamte Projekt zum Sinken bringen. Der Trick, dies zu vermeiden, besteht darin, mehrere Notfallpläne zu erstellen, die auf bestimmte Dinge reagieren, die schief gehen.

Wenn X passiert, muss Y auch. In einem Workback-Zeitplan bedeutet dies, einen Plan zur Anpassung des Zeitplans zu haben, während das gleiche Fälligkeitsdatum beibehalten wird. Stellen Sie sich vor, das Startdatum und das Fälligkeitsdatum sind Buchstützen. Alles dazwischen muss anpassungsfähig sein.

4. Probieren Sie verschiedene Versionen des Workback-Zeitplans aus

Einer der größten Fehler, den ein Projektmanager beim Erstellen eines Workback-Zeitplans machen kann, besteht darin, ihn so zu behandeln, als wäre er in Stein gemeißelt. Der erste Entwurf ist genau das, und die besten Projektmanager ziehen viele verschiedene Optionen in Betracht, bevor sie einen Zeitplan festigen. In einem Workback-Zeitplan bedeutet dies, Aufgaben zu verteilen und Ressourcen auf unterschiedliche Weise zuzuweisen, bis Sie die perfekte Lösung gefunden haben.

Ohne diese „Spiel“-Periode ist es zu einfach, mit einem weniger als perfekten Zeitplan zu gehen. Erstellen Sie stattdessen eine Reihe von Modellen und vergleichen Sie sie. Dieser Prozess wird durch moderne Planungstools erleichtert.

5. Verwenden Sie Planungssoftware-Tools

Wie gesagt, es ist entscheidend, mit einem Zeitplan zu „spielen“, bis er so gut wie möglich ist. Leider machen veraltete Planungstools dies zu einem Problem und halten Benutzer davon ab, verschiedene Versionen eines Zeitplans zu erstellen. Es ist, als würden die Benutzer mit einem Permanentmarker statt mit einem Bleistift schreiben, und dieser Mangel an kreativer Freiheit führt zu leicht zu vermeidenden Fehlern.

Wählen Sie stattdessen eine Projektmanagement-Software mit Planungstools, die auf Kreativität und Flexibilität ausgelegt sind. Die besten Tools speichern jede Änderung und Optimierung, die Sie in der Cloud vornehmen, automatisch, sodass Sie keine Angst haben müssen, wichtige Daten zu verlieren, während Sie Änderungen vornehmen. Suchen Sie nach Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Zeitleisten und Kalendern, um sicherzustellen, dass Sie einen robusten Workback-Plan erstellen können.

Wie ProjectManager die Planung vereinfacht

ProjectManager ist genau die Software, die Sie benötigen, um jede Planungsmethode zu berücksichtigen. Wenn Sie anfangen, rückwärts zu arbeiten, verwenden Sie die Aufgabenliste, um Aufgaben zu erstellen und Teammitglieder zuzuweisen, Kommentare abzugeben, Dokumente anzuhängen, Prioritäten festzulegen, Aufgabenlisten zu erstellen und vieles mehr. Wenn Sie all diese Informationen zur Hand haben, können Sie leichter bestimmen, wo Aufgaben im Workback-Plan eingezeichnet werden sollen.

Erstellen Sie dynamische Zeitachsen in mehreren Ansichten

Wenn Sie mit Ihren Aufgaben zufrieden sind, verwenden Sie eine Vielzahl von Planungstools, um mit der Rückarbeit zu beginnen. Lassen Sie sich nicht von nur einem Planungstool in eine Schublade stecken. Wählen Sie stattdessen aus dem Gantt-Diagramm, der Kalenderansicht und der Kanban-Tafel, um Ihren Zeitplan nach Ihren Wünschen zu erstellen.

ProjectManager ist ein preisgekröntes Tool, das Sie bei der Erstellung von Workback-Zeitplänen unterstützt und Ihnen die Tools zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um sie auf Kurs zu halten. Von der Erstellung einer Liste Ihrer Aufgaben bis zur Platzierung in einem Gantt-Diagramm haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre gesamte Arbeit. Organisieren Sie Aufgaben, weisen Sie Ressourcen zu und überwachen Sie alles in Echtzeit, indem Sie ProjectManager 30 Tage lang kostenlos testen.