對無回复的電子郵件地址說不

您的電子郵件名稱清晰且易於識別，主題行簡單明了且具有品牌特色，您的預覽文本進一步鼓勵開放。

但是，您的回復電子郵件地址和姓名呢？

有時會被忽視，回復電子郵件地址和姓名是訂閱者的關鍵標識符。 如果您的訂閱者選擇回復電子郵件，則尤其如此——許多人都這樣做了！ 從客戶服務的角度來看，它們是您電子郵件中不容忽視的重要部分。 然而，對於理想的回復電子郵件地址和姓名存在爭議。

什麼是回復電子郵件地址字段？

在您的 ESP（電子郵件服務提供商）中，您可以為電子郵件標題定義多個字段。

不出所料，發件人姓名和電子郵件地址讓訂閱者知道電子郵件是從誰那裡發送的。 您可以通過 ESP 設置發件人電子郵件地址，或者您的 ESP 可以代表您選擇某些內容，具體取決於您的帳戶設置方式。

發件人電子郵件地址並不總是您希望電子郵件回复的目的地。 您可能希望為所有不同類型的電子郵件（例如，交易和營銷電子郵件）使用一致的發件人電子郵件地址，以實現可交付性原因（您的發件人電子郵件地址的頻繁更改可能會重置您的發件人聲譽）。 但是您希望將您發送的每種類型的電子郵件的回復發送到特定郵箱，並與客戶正在回复的電子郵件類型相關聯。

這就是回復電子郵件地址和姓名的地方——如果訂閱者選擇點擊回复您發送給他們的電子郵件，這兩個字段就會出現。 根據 ISP（收件箱服務提供商）的不同，訂閱者有時可以通過查看他們所看到的電子郵件的更多詳細信息來查看回復電子郵件地址：

不出所料，訂閱者發送的回復將轉到該回復電子郵件地址。

為什麼這兩個領域如此重要？

正如發件人姓名和電子郵件地址是面向客戶的字段一樣，回復電子郵件地址和姓名也是如此。 訂閱者在點擊回复時可以看到這兩個字段，因此您需要盡可能使它們具有品牌特色和對客戶友好。

現在事情變得棘手了。 看到回復電子郵件地址類似於“[email protected]”的情況並不少見。 為什麼？ 勸阻客戶回复營銷電子郵件。 再說一遍，為什麼？ 通常這些郵箱是無人值守的，這意味著沒有人可以回復任何進入該收件箱的電子郵件。

如果您向數百、數千甚至數百萬人發送電子郵件，您可能會收到很多回复——包括 OOO（不在辦公室）自動回复器。 這些可能會堆積在收件箱中，並且很難管理。 如此多的品牌選擇不理會這些信息，從而讓他們的工作更輕鬆一些。 但這可能會傷害真正想與您聯繫的潛在客戶和現有客戶，因為他們有真正的問題、想向您購買或想給您反饋。

有一種思路是，如果您在回復電子郵件地址和姓名中明確使用“無回复”，則應該表明沒有人會回复。 然而，僅僅因為你認為你已經明確地向訂閱者提供了一些東西，並不意味著他們會以這種方式看到並理解它。

把自己放在訂閱者的鞋子裡。 您剛剛打開了一封電子郵件，其中有一些內容是您願意回復發件人的。 但是您找不到任何易於訪問的聯繫信息。 由於這是電子郵件，因此您可以點擊回复 — 快速、簡單，只需單擊一下。 您沒有註冊您要回复的電子郵件地址在任何地方都有“無回复”。 日子一天天過去，沒有回音。 作為訂閱者和客戶，這種體驗讓您口中苦澀。

電子郵件是為了與您的訂閱者互動——它不應該是一條單行道。 您的消息（包括回复）應鼓勵客戶回复您並提供有價值的反饋。 因此，與其阻止人們回复，不如想想如何幫助處理回复您的客戶的回复。

什麼是替代方案？

鑑於“無回复”對客戶來說可能看起來相當消極，使用“info@”或“hello@”之類的東西會更友好一些。 搭配一個可識別的名字，這是一個更積極的信封，讓您的客戶看到他們是否選擇回复。

不過不要僅限於這些示例，這裡有一些更具創意的電子郵件地址和姓名回复。

男士時尚電子零售商 Bonobos 在回復電子郵件地址和對客戶的一般處理方面更進了一步。 他們所有的電子郵件都是從“[email protected]”發送的，任何回复都會發送到同一個電子郵件地址。 他們甚至有一個名為 Bonobos Ninjas 的客戶服務 Twitter 帳戶。 Bonobos 有效地為他們的客戶服務部門打上了烙印，並將其傳遞到他們的電子郵件中。 驚人的！

如果人們回复怎麼辦？

使用更受歡迎的回復電子郵件地址可以使訂閱者更有可能回复您的電子郵件。 可以理解的是，這可能是一個有點可怕的前景。 問問自己是否有資源來處理營銷信息的回复。 資源可能意味著人員、工具，甚至預算。

那麼，你如何準備呢？

創建自動回复

沒有什麼比發送一封電子郵件被遺忘並等待永遠不會到來的回復更糟糕的了。 處理來自訂閱者的電子郵件回复的最佳方法之一是設置自動回復電子郵件——自動發送給回复您電子郵件的任何人的電子郵件。

自動回復電子郵件的內容取決於您希望如何處理訂閱者的回复：

1. 專用郵箱

如果您有資源，為訂閱者回复專門的有人值守的郵箱是理想的解決方案。 由客戶服務部門管理和分類，可以有效地處理收到的任何回复。

使用此解決方案，您的自動回复器應該可以立即回復任何回复。 提醒訂閱者他們的消息已收到，有人會在一定時間內回复他們。 記住不要在那個時間表上過度承諾。 現實點。

2. 給訂閱者一個選擇

缺乏用於處理訂閱者回复的專用郵箱的資源？ 在您的自動回复器中填寫一條表明這一點的消息，並將訂閱者指向一個替代的電子郵件地址、電話號碼或受到主動監控的聯繫頁面。 為客戶提供選項，不要通過簡單地讓訂閱者知道沒有收到來自該郵箱的回復來關閉與自動回复器的通信。

超越自動回复

你如何處理傳入的響應？ 最好的方法是單獨回复每個響應，並設置專用資源來促進此過程。

在 Litmus，我們所有的電子郵件回复都會發送到我們的客戶服務郵箱，其中的消息（無論是評論、反饋還是問題）由客戶服務團隊成員單獨回复，或分類給適當的人。

不幸的是，Litmus 客戶服務團隊還必須篩選大量 OOO 回复——這是擁有真實回復電子郵件地址的一個可接受的部分，其中確實會發生 OOO 回复。如果您的組織是 B2B，接收 OOO 回复可能相當普遍公司，許多訂閱者將使用他們的工作電子郵件。

好消息是，可以設置許多 ESP 來處理 OOO 回复，這些回復會發送到您的回復電子郵件地址。 您需要與您的 ESP 核實如何設置這些規則和過濾器。 使用您的 ESP 正確設置規則和過濾器將確保 OOO 回復不會被拒絕並作為“無法送達”返回給客戶。 您想要避免的情況，因為它不會給客戶留下您作為可信賴發件人的好印象。

除了發件人姓名和電子郵件地址外，回復電子郵件地址和姓名是電子郵件信封中的關鍵信息，可幫助您的訂閱者將您識別為可信賴的發件人。 請記住，電子郵件是您與訂閱者之間的一種交流方式。 你的訂閱者可能會以同樣的方式看待它——作為一條直接返回給你，發件人的管道。 保持管道暢通。 選擇一個客戶友好的回復電子郵件地址和姓名，並製定處理訂閱者回复的流程。

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