회신이 없는 이메일 주소를 거절하세요

귀하의 이메일은 이름에서 명확하고 알아볼 수 있으며 제목은 간단하고 브랜드에 부합하며 미리보기 텍스트는 개방을 더욱 장려합니다.

그러나 회신 이메일 주소와 이름은 어떻습니까?

때때로 간과되는 회신 이메일 주소와 이름은 구독자의 핵심 식별자입니다. 많은 구독자가 이메일에 답장하기로 선택한 경우 특히 그렇습니다! 고객 서비스 관점에서 보면 이메일에서 절대 간과해서는 안 되는 중요한 부분입니다. 그러나 이상적인 회신 이메일 주소와 이름에 대한 논쟁이 있습니다.

회신 이메일 주소 필드는 무엇입니까?

ESP(이메일 서비스 공급자)에는 이메일 헤더에 대해 정의할 수 있는 여러 필드가 있습니다.

보낸 사람 이름과 이메일 주소를 통해 구독자는 당연히 이메일을 보낸 사람을 알 수 있습니다. 보낸 사람 이메일 주소는 ESP를 통해 귀하가 설정하거나 귀하의 계정이 어떻게 설정되어 있는지에 따라 ESP가 귀하를 대신하여 선택할 수 있습니다.

보낸 사람 전자 메일 주소가 항상 전자 메일 회신을 받을 위치가 아닙니다. 배달 가능성을 위해 거래 및 마케팅과 같은 다양한 유형의 모든 이메일에 대해 일관된 보낸 사람 이메일 주소를 원할 수 있습니다(보낸사람 이메일 주소가 자주 변경되면 보낸 사람 평판이 재설정될 수 있음). 그러나 보내는 각 유형의 이메일에 대한 회신이 고객이 회신하는 이메일 유형과 연결된 특정 사서함으로 전송되기를 원합니다.

여기에서 회신 이메일 주소와 이름이 입력됩니다. 구독자가 귀하가 보낸 이메일에 대한 회신을 누르기로 선택한 경우 이 두 필드가 나타납니다. ISP(받은 편지함 서비스 제공업체)에 따라 구독자는 때때로 본 이메일에 대한 자세한 내용을 확인하여 회신 이메일 주소를 볼 수 있습니다.

그러면 구독자가 보낸 답장이 당연히 해당 답장 이메일 주소로 이동합니다.

이 두 분야가 왜 그렇게 중요한가요?

발신인 이름과 이메일 주소가 고객이 대면하는 필드인 것처럼 회신 이메일 주소와 이름도 마찬가지입니다. 구독자는 답장을 눌렀을 때 이 두 필드를 모두 볼 수 있으므로 가능한 한 브랜드와 고객 친화적으로 만들고 싶을 것입니다.

이제 여기에서 일이 까다로워집니다. 회신 이메일 주소가 "[email protected]"과 같이 표시되는 것은 드문 일이 아닙니다. 왜요? 고객이 마케팅 이메일에 회신하지 못하도록 하기 위해. 다시, 왜? 이러한 사서함은 무인 상태인 경우가 많습니다. 즉, 받은 편지함으로 들어오는 이메일에 답장을 보낼 수 있는 사람이 아무도 없습니다.

수백, 수천 또는 수백만 명의 사람들에게 이메일을 보내는 경우 OOO(부재중) 자동 응답기를 포함하여 많은 회신을 받을 수 있습니다. 받은 편지함에 쌓일 수 있으며 관리하기가 어렵습니다. 많은 브랜드가 단순히 이러한 메시지에 신경 쓰지 않음으로써 작업을 조금 더 쉽게 하도록 선택합니다. 그러나 이것은 실제 질문이 있거나 귀하로부터 구매하거나 피드백을 제공하기를 원하기 때문에 실제로 귀하에게 연락하고 싶어하는 잠재 고객 및 현재 고객에게 피해를 줄 수 있습니다.

회신 이메일 주소와 이름에 "no-reply"를 명시적으로 사용하면 아무도 회신하지 않는다는 표시가 되어야 한다는 생각이 있습니다. 그러나 구독자에게 명시적으로 무언가를 제공했다고 생각한다고 해서 구독자가 그렇게 보고 이해할 수 있다는 의미는 아닙니다.

구독자의 입장이 되어 보세요. 당신은 방금 이메일을 열었고 그 안에 당신이 보낸 사람에게 기꺼이 답장을 보낼 무언가가 있습니다. 하지만 쉽게 접근할 수 있는 연락처 정보를 찾을 수 없습니다. 이것은 이메일이므로 회신을 누르면 빠르고 쉽고 클릭 한 번이면 됩니다. 회신하려는 이메일 주소에 "응답 없음"이 포함되어 있다고 등록하지 않습니다. 하루가 지나고 답이 없습니다. 그 경험은 가입자이자 고객으로서 입에 쓴 맛을 남깁니다.

이메일은 구독자와 소통하기 위해 존재합니다. 일방통행이 되어서는 안 됩니다. 답장을 포함한 귀하의 메시지는 고객이 귀중한 피드백으로 귀하에게 다시 연락하도록 권장해야 합니다. 따라서 사람들이 답장을 보내지 못하게 하는 대신 다시 연락하는 고객의 응답을 처리하는 데 도움이 되는 방법을 생각하십시오.

대안은 무엇입니까?

"no-reply"가 고객에게 상당히 부정적으로 보일 수 있다는 점을 감안할 때 "info@" 또는 "hello@"와 같은 것을 사용하는 것이 터치에 더 친숙합니다. 이름에서 알아볼 수 있는 이름과 함께 사용하면 고객이 답장을 선택하는지 확인할 수 있는 훨씬 더 긍정적인 봉투입니다.

하지만 이러한 예에만 국한되지 마십시오. 여기에 더 창의적인 회신 이메일 주소와 이름이 있습니다.

남성 패션 소매업체 보노보스(Bonobos)는 회신 이메일 주소와 일반 고객 응대를 통해 한 발 더 나아갔다. 그들의 모든 이메일은 "[email protected]"에서 발송되며 모든 회신은 이 동일한 이메일 주소로 발송됩니다. 그들은 심지어 보노보스 닌자(Bonobos Ninjas)라는 고객 서비스를 위한 트위터 계정을 가지고 있습니다. Bonobos는 고객 서비스 부서를 효과적으로 브랜드화하고 이메일로 전달했습니다. 놀라운!

사람들이 대답한다면?

더 환영받는 회신 이메일 주소를 사용하면 구독자가 귀하의 이메일에 회신할 가능성이 높아집니다. 당연히 이것은 약간 무서운 전망이 될 수 있습니다. 마케팅 메시지의 응답을 처리할 리소스가 있는지 자문해 보십시오. 리소스는 사람, 도구 및 예산을 의미할 수 있습니다.

그렇다면 이에 대한 준비는 어떻게 하고 있습니까?

자동 응답 만들기

망각 속으로 이메일을 보내고 오지 않는 답장을 기다리는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 구독자의 이메일 답장을 처리하는 가장 좋은 방법 중 하나는 자동 응답 이메일을 설정하는 것입니다.

자동 응답 이메일의 내용은 구독자의 응답을 처리하는 방법에 따라 다릅니다.

1. 전용 사서함

리소스가 있는 경우 구독자 응답을 위한 유인 전용 사서함이 이상적인 솔루션입니다. 고객 서비스 부서에서 관리 및 분류하므로 수신된 모든 응답을 효율적으로 처리할 수 있습니다.

이 솔루션을 사용하면 모든 응답에 대한 즉각적인 응답을 위해 자동 응답기가 있어야 합니다. 구독자에게 메시지가 수신되었으며 특정 시간 내에 누군가가 다시 회신할 것임을 미리 알려주세요. 그 기간에 과도하게 약속하지 마십시오. 현실적이 되십시오.

2. 가입자에게 대안 제공

구독자 응답을 처리하기 위한 전용 사서함에 대한 리소스가 부족합니까? 이를 나타내는 메시지로 자동 응답을 채우고 구독자가 적극적으로 모니터링되는 대체 이메일 주소, 전화 번호 또는 연락처 페이지를 가리키도록 합니다. 고객에게 옵션을 제공하고 가입자에게 해당 사서함에서 응답을 받지 못했다고 단순히 알리는 방식으로 자동 응답기와의 통신을 차단하지 마십시오.

자동 응답기 너머

들어오는 응답을 어떻게 처리합니까? 가장 좋은 방법은 각 응답에 개별적으로 응답하고 이 프로세스를 용이하게 하기 위해 전용 리소스를 설정하는 것입니다.

여기 Litmus에서 모든 이메일 회신은 고객 서비스 사서함으로 이동합니다. 여기에서 메시지(댓글, 피드백 또는 질문)는 고객 서비스 팀 구성원이 개별적으로 응답하거나 적절한 사람에게 분류됩니다.

불행히도 Litmus 고객 서비스 팀은 또한 많은 OOO 회신을 검토해야 합니다. OOO 회신이 발생하는 실제 회신 이메일 주소를 갖는 것은 허용되는 부분입니다. OOO 회신을 받는 것은 조직이 B2B인 경우 상당히 일반적일 수 있습니다. 많은 가입자가 업무용 이메일을 사용하는 회사입니다.

좋은 소식은 많은 ESP가 귀하의 회신 이메일 주소로 전송되는 OOO 회신을 처리하도록 설정할 수 있다는 것입니다. 이러한 규칙과 필터를 설정할 수 있는 방법에 대해 ESP에 확인해야 합니다. ESP로 규칙과 필터를 올바르게 설정하면 OOO 응답이 거부되지 않고 고객에게 "전달할 수 없음"으로 다시 전송되지 않습니다. 고객에게 신뢰할 수 있는 보낸 사람이라는 좋은 인상을 주지 못하기 때문에 피하고 싶은 상황입니다.

보낸 사람 이름 및 전자 메일 주소와 함께 회신 전자 메일 주소 및 이름은 구독자가 귀하를 신뢰할 수 있는 보낸 사람으로 식별하는 데 도움이 되는 전자 메일 봉투의 주요 정보입니다. 이메일은 귀하와 귀하의 구독자 간의 의사 소통의 한 형태라는 것을 기억하십시오. 구독자는 동일한 방식으로 볼 수 있습니다. 즉, 발신자에게 직접 전달되는 파이프라인입니다. 해당 파이프라인을 열어 두십시오. 고객에게 친숙한 회신 이메일 주소와 이름을 선택하고 구독자의 회신을 처리하는 절차를 마련하십시오.

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