Yanıt Verilmeyen E-posta Adreslerine Hayır Deyin

E-postanızın adı açık ve anlaşılır, konu satırı açık ve markaya uygun ve önizleme metniniz açıklığı daha da teşvik ediyor.

Ancak, yanıt e-posta adresiniz ve adınız ne olacak?

Bazen gözden kaçan yanıt e-posta adresi ve adı, aboneleriniz için önemli tanımlayıcılardır. Bu, özellikle aboneleriniz bir e-postayı yanıtlamayı seçerse geçerlidir - ki çoğu bunu yapar! Müşteri hizmetleri açısından, e-postanızın asla gözden kaçırılmaması gereken önemli parçalarıdır. Ancak, ideal yanıt e-posta adresi ve adının ne olduğu konusunda bir çekişme var.

E-postaya yanıt adresi alanı nedir?

ESP'nizde (E-posta Servis Sağlayıcı), e-posta başlığınız için tanımlayabileceğiniz birkaç alan vardır.

Gönderen adı ve e-posta adresi, abonenin e-postanın kimden gönderildiğini şaşırtıcı olmayan bir şekilde bilmesini sağlar. Gönderen e-posta adresi, ESP'niz aracılığıyla sizin tarafınızdan ayarlanabilir veya ESP'niz, hesabınızın onlarla nasıl kurulduğuna bağlı olarak sizin adınıza bir şey seçebilir.

Gönderen e-posta adresi her zaman e-posta yanıtlarınızın gitmesini istediğiniz yer değildir. Teslim edilebilirlik nedenleriyle (örneğin, işlemsel ve pazarlama) tüm farklı türlerdeki e-postalarınız için tutarlı bir e-posta adresine sahip olmak isteyebilirsiniz (e-posta adresinizdeki sık değişiklikler gönderen itibarınızı sıfırlayabilir). Ancak, gönderdiğiniz her e-posta türü için yanıtların, müşterinin yanıtladığı e-posta türüne bağlı olarak belirli posta kutularına gönderilmesini istersiniz.

İşte bu noktada yanıt e-posta adresi ve adı devreye girer—bir abone kendisine gönderdiğiniz bir e-postayı yanıtlamayı seçerse bu iki alan görünür. ISS'ye (Gelen Kutusu Servis Sağlayıcısı) bağlı olarak, aboneler bazen gördükleri e-postanın daha fazla ayrıntısını görüntüleyerek yanıt e-posta adresini görebilirler:

Abone tarafından gönderilen bu yanıt, şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bu yanıt e-posta adresine gidecektir.

Bu iki alan neden bu kadar önemli?

Gönderen adı ve e-posta adresi müşteriye yönelik alanlar olduğu gibi, yanıt e-posta adresi ve adı da öyle. Aboneler, yanıtla'ya tıkladıklarında bu alanların her ikisini de görebilirler, bu nedenle onları mümkün olduğunca marka ve müşteri dostu yapmak isteyeceksiniz.

Şimdi işlerin zorlaştığı yer burası. Yanıt e-posta adreslerinin “[email protected]” gibi bir şey olduğunu görmek nadir değildir. Niye ya? Müşterileri pazarlama e-postalarına yanıt vermekten caydırmak. Tekrar, neden? Bu posta kutuları genellikle insansızdır, yani bu gelen kutusuna ulaşan e-postaları yanıtlayacak kimse yoktur.

Yüzlerce, binlerce ve hatta milyonlarca kişiye e-posta gönderiyorsanız, OOO (ofis dışı) otomatik yanıtlayıcılar da dahil olmak üzere birçok yanıt alabilirsiniz. Bunlar bir gelen kutusunda birikebilir ve yönetilmesi çok zor. Pek çok marka, bu mesajlarla uğraşmayarak işlerini biraz daha kolaylaştırmayı seçiyor. Ancak bu, gerçek bir soruları olduğu, sizden satın almak veya size geri bildirimde bulunmak istedikleri için sizinle gerçekten iletişime geçmek isteyen potansiyel ve mevcut müşterilere zarar verebilir.

E-posta adresinizde ve adınızda açıkça "yanıt yok" ifadesini kullanırsanız, bu kimsenin yanıt vermeyeceğinin bir göstergesi olmalıdır. Ancak, aboneye bir şeyi açıkça belirttiğinizi düşünmeniz, onların bunu bu şekilde anlayacakları ve anlayacakları anlamına gelmez.

Kendinizi abonelerin yerine koyun. Az önce bir e-posta açtınız ve içinde gönderene yanıt vermenizi isteyen bir şey var. Ancak kolay erişilebilir herhangi bir iletişim bilgisi bulamıyorsunuz. Bu bir e-posta olduğundan, yanıtla'ya basarsınız; hızlıdır, kolaydır ve yalnızca tek bir tıklama gerektirir. Yanıtladığınız e-posta adresinin herhangi bir yerinde “yanıt yok” olduğunu kaydetmezsiniz. Günler geçiyor ve cevap yok. Bu deneyim, bir abone ve müşteri olarak ağzınızda acı bir tat bırakıyor.

E-posta, abonelerinizle etkileşim kurmak için oradadır; tek yönlü bir yol olmamalıdır. Yanıtlar da dahil olmak üzere mesajlarınız, müşterileri değerli geri bildirimlerle size geri dönmeye teşvik etmelidir. Bu nedenle, insanları yanıt vermekten vazgeçirmek yerine, size geri dönen müşterilerden gelen yanıtları ele almanın yollarını düşünün.

Alternatif nedir?

"Yanıt vermeme"nin müşteriye oldukça olumsuz görünebileceği düşünüldüğünde, "info@" veya "merhaba@" gibi bir şey kullanmak dokunma dostudur. Adından tanınabilir bir şeyle eşleştirildiğinde, müşterilerinizin yanıt vermeyi seçip seçmediklerini görmeleri için çok daha olumlu bir zarftır.

Kendinizi yalnızca bu örneklerle sınırlamayın, işte e-posta adreslerine ve adlarına daha yaratıcı yanıtlar.

Erkek moda perakendecisi Bonobos, e-posta adreslerine yanıt verme ve müşterilerin genel yönetimiyle bir adım daha ileri gitti. Tüm e-postaları “[email protected]” adresinden gönderilir ve tüm yanıtlar aynı e-posta adresine gönderilir. Bonobos Ninjas adlı müşteri hizmetleri için bir Twitter hesapları bile var. Bonobolar, müşteri hizmetleri departmanlarını etkin bir şekilde markalaştırdı ve bunu e-postalarına taşıdı. İnanılmaz!

Ya insanlar cevap verirse?

Daha hoş bir yanıt e-posta adresi kullanmak, abonelerin e-postalarınıza yanıt vermesini daha olası hale getirebilir. Anlaşılır bir şekilde, bu biraz korkutucu bir ihtimal olabilir. Pazarlama mesajlarınızdan gelen yanıtları ele alacak kaynaklara sahip olup olmadığınızı kendinize sorun. Kaynaklar insanlar, araçlar ve hatta bütçe anlamına gelebilir.

Peki, buna nasıl hazırlanıyorsunuz?

Otomatik yanıtlayıcı oluştur

Unutulmaya bir e-posta göndermek ve asla gelmeyecek bir cevap beklemekten daha kötü bir şey yoktur. Abonelerden gelen e-posta yanıtlarını işlemenin en iyi yollarından biri, bir otomatik yanıtlayıcı e-postası kurmaktır; bu, e-postalarınıza yanıt veren herkese otomatik olarak gönderilen bir e-postadır.

Otomatik yanıtlayıcı e-postasının içeriği, abonelerden gelen yanıtları nasıl ele almak istediğinize bağlı olacaktır:

1. Özel Posta Kutusu

Kaynaklarınız varsa, abone yanıtları için özel ve insanlı bir posta kutusu ideal çözümdür. Müşteri hizmetleri departmanı tarafından yönetilen ve önceliklendirilen, alınan tüm yanıtlar verimli bir şekilde ele alınabilir.

Bu çözümle, herhangi bir yanıta anında yanıt vermek için otomatik yanıtlayıcınız yerinde olmalıdır. Aboneye mesajının alındığına dair bir uyarı verin ve birisi belirli bir süre içinde onlara geri dönecektir. Bu zaman ölçeğinde fazla söz vermemeyi unutmayın. Gerçekçi ol.

2. Aboneye Bir Alternatif Sunun

Abone yanıtlarını işlemek için özel bir posta kutusu için kaynaklar eksik mi? Otomatik yanıtlayıcınızı bunu belirten bir mesajla doldurun ve aboneyi aktif olarak izlenen alternatif bir e-posta adresine, telefon numarasına veya iletişim sayfasına yönlendirin. Müşteriye seçenekler sunun ve aboneye bu posta kutusundan yanıt alınmadığını bildirerek otomatik yanıtlayıcı ile iletişimi kapatmayın.

Otomatik yanıtlayıcının ötesinde

Gelen yanıtları nasıl ele alıyorsunuz? En iyi yaklaşım, her yanıtı ayrı ayrı yanıtlamak ve bu süreci kolaylaştırmak için özel bir kaynak kurulumuna sahip olmak olacaktır.

Burada Litmus'ta tüm e-posta yanıtlarımız, mesajların -yorumlar, geri bildirimler veya sorular olsun- müşteri hizmetleri ekibinin üyeleri tarafından bireysel olarak yanıtlandığı veya uygun kişiye öncelik verildiği müşteri hizmetleri posta kutumuza gider.

Ne yazık ki, Litmus müşteri hizmetleri ekibinin de çok sayıda OOO yanıtını gözden geçirmesi gerekiyor - bu, OOO yanıtlarının meydana geldiği gerçek bir e-posta adresine yanıt vermenin kabul edilen bir parçası. Kuruluşunuz bir B2B ise, OOO yanıtlarını almak oldukça yaygın olabilir. abonelerin çoğunun iş e-postalarını kullanacağı şirket.

İyi haber şu ki, yanıt e-posta adresinize gönderilen OOO yanıtlarını işlemek için birçok ESP kurulabilir. Bu kuralların ve filtrelerin nasıl ayarlanabileceğini ESP'nize danışmanız gerekecektir. ESP'niz ile kuralları ve filtreleri doğru şekilde ayarlamak, OOO yanıtının reddedilmemesini ve müşteriye "teslim edilemez" olarak geri gönderilmemesini sağlayacaktır. Müşteriye güvenilir bir gönderici olarak sizin hakkınızda iyi bir izlenim vermediği için kaçınmak istediğiniz bir durum.

Gönderen adın ve e-posta adresinin yanı sıra, yanıtlanan e-posta adresi ve ad, e-posta zarfınızdaki abonelerinizin sizi güvenilir bir gönderen olarak tanımlamasına yardımcı olan önemli bilgilerdir. Unutmayın, e-posta siz ve aboneleriniz arasındaki bir iletişim şeklidir. Aboneleriniz bunu aynı şekilde görebilir - size, göndericiye doğrudan bir iletişim hattı olarak. O boru hattını açık tut. Müşteri dostu bir yanıt e-posta adresi ve adı seçin ve abonelerinizden gelen yanıtlarla ilgilenmek için sürecinizi devreye sokun.

EN SON GÖNDERİLERİ DOĞRUDAN GELEN KUTUSUNA GETİRİN

Bunun gibi daha fazla ipucu ve tavsiye almak ister misiniz? Haftalık bültenimize abone olun ve e-posta tasarımı uzmanlarına yönelik en son içeriği doğrudan gelen kutunuza teslim edin. Her hafta.