ノーとノーと言う-返信メールアドレス

あなたの電子メールは名前から明確で認識可能であり、件名はわかりやすくブランドに基づいており、プレビューテキストはオープンをさらに促進します。

しかし、返信先のメールアドレスと名前はどうですか？

見落とされがちですが、返信先の電子メールアドレスと名前はサブスクライバーの主要な識別子です。 これは、購読者が電子メールに返信することを選択した場合に特に当てはまります。多くの人がそうしています。 カスタマーサービスの観点から、それらは決して見落とされてはならないあなたの電子メールの重要な部分です。 ただし、理想的な返信先の電子メールアドレスと名前については論争があります。

返信先メールアドレスフィールドとは何ですか？

ESP（Email Service Provider）内には、Eメールヘッダー用に定義できるいくつかのフィールドがあります。

差出人の名前と電子メールアドレスは、当然のことながら、電子メールの送信元をサブスクライバーに知らせます。 差出人の電子メールアドレスは、ESPを介して設定できます。または、アカウントの設定方法に応じて、ESPが代わりに何かを選択する場合があります。

差出人の電子メールアドレスは、電子メールの返信先とは限りません。 配信可能性の理由から、トランザクションやマーケティングなど、さまざまな種類のすべてのメールに一貫した差出人メールアドレスを設定することをお勧めします（差出人メールアドレスを頻繁に変更すると、送信者の評判がリセットされる可能性があります）。 ただし、送信する電子メールの種類ごとに、顧客が返信している電子メールの種類に関連付けられた特定のメールボックスに返信する必要があります。

そこで、返信先の電子メールアドレスと名前が入力されます。これらの2つのフィールドは、サブスクライバーが送信した電子メールへの返信を押すことを選択した場合に表示されます。 ISP（受信ボックスサービスプロバイダー）によっては、サブスクライバーは、表示した電子メールの詳細を表示することで、返信先の電子メールアドレスを表示できる場合があります。

サブスクライバーによって送信されたその返信は、当然のことながら、その返信先の電子メールアドレスに送信されます。

これらの2つのフィールドがなぜそれほど重要なのですか？

差出人の名前と電子メールアドレスが顧客向けのフィールドであるのと同様に、返信先の電子メールアドレスと名前も同様です。 サブスクライバーは、返信を押すとこれらのフィールドの両方を表示できるため、できるだけブランド上で顧客に優しいものにする必要があります。

さて、ここで物事がトリッキーになります。 返信用メールアドレスが「[email protected]」のようなものであるのは珍しいことではありません。 どうして？ 顧客がマーケティングEメールに返信するのを思いとどまらせるため。 繰り返しますが、なぜですか？ 多くの場合、これらのメールボックスは無人です。つまり、その受信トレイに届く電子メールに返信できる人は誰もいません。

数百、数千、さらには数百万の人々に電子メールを送信している場合、OOO（不在）オートレスポンダーを含む多くの返信を受け取る可能性があります。 これらは受信トレイに蓄積される可能性があり、管理するのが面倒です。 非常に多くのブランドが、これらのメッセージを気にしないことで、仕事を少し簡単にすることを選択しています。 しかし、これは、実際にあなたと連絡を取りたい、本当の質問がある、あなたから購入したい、またはあなたにフィードバックを提供したいという潜在的および現在の顧客を傷つける可能性があります。

返信先のメールアドレスと名前に「返信なし」を明示的に使用すると、誰も返信しないことを示すはずです。 ただし、サブスクライバーに明示的に何かを置いたと思ったからといって、サブスクライバーがそれを見て理解するという意味ではありません。

加入者の立場になってください。 メールを開いたところ、送信者に返信してくれるものがあります。 しかし、簡単にアクセスできる連絡先情報は見つかりません。 これはメールなので、返信を押すだけです。すばやく簡単に、ワンクリックで完了します。 返信するメールアドレスに「返信なし」が含まれていることを登録しません。 日が経ち、返事はありません。 その経験は、加入者および顧客として、あなたの口の中に苦い味を残します。

電子メールは、購読者と交流するためにあります。一方通行であってはなりません。 返信を含むあなたのメッセージは、顧客が貴重なフィードバックであなたに返事を返すように促すはずです。 したがって、人々が返信するのを思いとどまらせるのではなく、あなたに戻ってきた顧客からの返信を処理するのに役立つ方法を考えてください。

代替手段は何ですか？

「返信なし」は顧客にとってかなり否定的に見える可能性があることを考えると、「info @」や「hello @」のようなものを使用する方が簡単です。 名前から認識できるものと組み合わせると、顧客が返信することを選択したかどうかを確認するための、はるかに前向きな封筒になります。

ただし、これらの例だけに限定しないでください。ここでは、よりクリエイティブな返信用の電子メールアドレスと名前をいくつか紹介します。

メンズファッションの小売業者であるボノボは、返信用メールアドレスと顧客の一般的な取り扱いをさらに一歩進めました。 すべてのメールは「[email protected]」から送信され、返信はすべてこの同じメールアドレスに送信されます。 BonobosNinjasと呼ばれるカスタマーサービス用のTwitterアカウントも持っています。 Bonobosは、顧客サービス部門を効果的にブランド化し、それを電子メールに伝えました。 すばらしい！

人々が返信した場合はどうなりますか？

より歓迎的な返信用メールアドレスを使用すると、購読者があなたのメールに返信する可能性が高くなります。 当然のことながら、これは少し恐ろしい見通しかもしれません。 マーケティングメッセージからの返信を処理するためのリソースがあるかどうかを自問してください。 リソースとは、人、ツール、さらには予算を意味する場合があります。

では、どのようにこれに備えるのですか？

オートレスポンダーを作成する

忘却の中に電子メールを送り、決して来ない返事を待つことほど悪いことはありません。 サブスクライバーからの電子メールの返信を処理する最良の方法の1つは、オートレスポンダーの電子メールを設定することです。これは、電子メールに返信するすべての人に自動的に送信される電子メールです。

オートレスポンダーの電子メールの内容は、サブスクライバーからの返信をどのように処理するかによって異なります。

1.専用メールボックス

リソースがある場合は、サブスクライバーの返信専用の有人メールボックスが理想的なソリューションです。 カスタマーサービス部門によって管理およびトリアージされるため、受け取った返信はすべて効率的に処理できます。

このソリューションでは、返信に即座に応答できるようにオートレスポンダーを設置する必要があります。 メッセージが受信されたことをサブスクライバーに通知すると、一定の時間内に誰かが返信します。 そのタイムスケールで約束しすぎないように注意してください。 現実的になりなさい。

2.サブスクライバーに代替手段を提供します

サブスクライバーの応答を処理するための専用メールボックスのリソースが不足していますか？ これを示すメッセージをオートレスポンダーに入力し、アクティブに監視されている代替の電子メールアドレス、電話番号、または連絡先ページをサブスクライバーに示します。 顧客にオプションを提供し、そのメールボックスからの応答が受信されないことをサブスクライバーに通知するだけで、オートレスポンダーとの通信を閉じないでください。

オートレスポンダーを超えて

着信応答をどのように処理しますか？ 最善のアプローチは、各応答に個別に返信し、このプロセスを容易にするための専用のリソース設定を用意することです。

ここリトマスでは、すべての電子メール返信がカスタマーサービスメールボックスに送信されます。ここで、コメント、フィードバック、質問などのメッセージは、カスタマーサービスチームのメンバーによって個別に返信されるか、適切な担当者に試用されます。

残念ながら、Litmusカスタマーサービスチームは、多くのOOO返信をふるいにかける必要があります。これは、OOO返信が発生する実際の返信先メールアドレスを持つことの受け入れられた部分です。組織がB2Bの場合、OOO返信を受信することはかなり一般的です。加入者の多くが仕事用の電子メールを使用する会社。

幸いなことに、多くのESPは、返信先の電子メールアドレスに送信されるOOO返信を処理するように設定できます。 これらのルールとフィルターの設定方法については、ESPに確認する必要があります。 ESPでルールとフィルターを正しく設定すると、OOOの返信が拒否されたり、「配信不能」として顧客に返送されたりすることがなくなります。 信頼できる送信者としてのあなたの印象を顧客に与えないため、避けたい状況。

差出人の名前と電子メールアドレスに加えて、返信先の電子メールアドレスと名前は、サブスクライバーが信頼できる送信者としてあなたを識別するのに役立つ、電子メールエンベロープ内の重要な情報です。 電子メールは、あなたとあなたの購読者の間のコミュニケーションの一形態であることを忘れないでください。 あなたの加入者はそれを同じように見るかもしれません—あなた、つまり送信者に戻る直接のパイプラインとして。 そのパイプラインを開いたままにします。 顧客にわかりやすい返信先の電子メールアドレスと名前を選択し、サブスクライバーからの返信を処理するためのプロセスを実施します。

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