項目管理
已發表: 2022-08-23- 什麼是項目管理?
- 項目管理知識領域
- 項目生命週期
- 項目管理的三重約束
- 項目管理階段:如何逐步管理項目
- 項目管理方法論
- 項目管理工具
- 項目管理模板
- 項目管理軟件
- 項目管理認證
項目管理是計劃、執行和完成項目的學科。 項目經理通過使用一套方法、流程和工具來指導他們的團隊和管理資源來實現這一目標。
今天,大多數項目管理專業人員使用項目管理軟件來計劃、執行和控制項目。 例如,ProjectManager 讓您可以在一個在線工具中管理計劃、資源、成本和團隊。
使用我們的甘特圖、看板和日曆來創建項目計劃並分配具有實時資源可用性的工作。

為了更好地理解什麼是項目管理,該學科可以分為 10 個關鍵領域,稱為項目管理知識領域。
項目管理知識領域一詞用於描述需要管理的項目的所有不同方面。 項目經理負責監督這些領域,因此他們使用所有可用的工具、方法和資源。
以下是項目管理協會 (PMI) 在其項目管理知識體系 (PMBOK)中描述的所有 10 個項目管理知識領域的列表。 單擊鏈接以深入了解每個鏈接。
這些項目管理知識領域需要從項目開始到結束進行管理。 所有項目都經歷相同的階段,稱為項目管理生命週期。
項目管理生命週期由五個階段組成,稱為項目管理過程組:啟動、計劃、執行、監控和收尾。
項目管理過程組這個術語是由項目管理協會 (PMI) 創造的,它被廣泛用於項目管理行業。 一些作者使用同義詞,例如項目生命週期或項目生命週期、項目管理過程或項目管理階段。
三重約束,也稱為項目管理三角形或鐵三角,是指適用於每個項目的時間、範圍和成本的邊界。 這是它的工作原理。
這必須在項目生命週期的啟動和規劃階段完成,以製定涵蓋所有活動持續時間的時間表。
如果項目計劃中沒有定義範圍,可能會導致項目失敗,這就是所謂的範圍蔓延。
.
項目經理平衡這三個約束,在它們之間進行權衡。 例如,您可以增加項目範圍內的活動數量,但這意味著每個項目任務的時間會更少,成本會更高。
既然我們已經介紹了最基本的項目管理概念,現在是時候看看項目經理可以用來計劃、監控和控制的工具和技術了。
以上,我們確定了項目管理生命週期的五個階段。 現在是時候將這些信息付諸實踐了。
在本指南的這一部分中,我們將通過概述如何管理項目的可行步驟來分解每個階段。
這是項目經理必須通過一系列項目管理文件證明項目具有價值和可行性的起始階段。 這是最重要的:
項目計劃階段的目標是創建項目計劃,該計劃涵蓋在項目執行階段如何管理每個項目管理區域。
以下是項目計劃中最重要組成部分的快速概覽。 如您所見,其中一些是管理特定領域的較小行動計劃。
項目經理經常使用甘特圖軟件製定項目計劃,該軟件提供整個項目進度和項目範圍的可視化表示。 一些甘特圖會自動識別關鍵路徑活動。
第三個項目管理階段是項目執行,即處理項目計劃中概述的任務和里程碑以實現項目目標和目標。
項目執行階段是項目經理需要監督所有項目管理知識領域,因為他們的項目進展到監控階段。
在此過程中,項目經理將根據需要重新分配資源或調整時間和範圍,以保持團隊工作。 此外,他們將識別和降低風險、處理問題並整合任何變化。
項目管理的第四個階段,即項目監控,與項目的執行階段同時進行。 它涉及監控項目的進度和績效,以確保其按計劃進行並在預算範圍內。 應用質量控製程序來保證質量。
報告也是這個項目管理階段的關鍵部分。 首先,它允許項目經理跟踪進度,其次,它在演示過程中為利益相關者提供數據,以使他們保持在循環中。 有許多項目管理報告,例如項目狀態、時間表、工作量、分配和費用報告。
項目管理的第五個階段是項目收尾,其中將最終的項目可交付成果提交給利益相關者。 一旦獲得批准,就會釋放資源,完成文檔並簽署所有內容。
以下是此項目管理階段的一些主要步驟。
現在我們已經了解了項目管理生命週期,讓我們來看看一些項目管理方法。
多年來,已經開發了許多項目管理方法來適應不同行業的需求。 其中一些項目管理類型或方法也最適合特定規模和復雜程度的項目。
以下是主要項目管理方法的列表。 單擊鏈接以深入了解每個鏈接。
有各種各樣的項目管理工具,包括在線和移動,可用於管理項目。 這些是項目經理最重要的工具:
項目儀表板是一種項目跟踪工具,可讓您監控成本、任務和進度。 它是項目執行期間非常有用的工具,因為它可以幫助項目經理快速確定他們的項目是否按計劃進行。


甘特圖是項目時間線的可視化表示,它在一個圖表中顯示所有項目任務。 甘特圖用於項目規劃、項目調度、任務管理和資源管理。 他們在瀑布項目上效果最好。

甘特圖是項目經理用來安排項目的首選方法。 一些任務在開始或結束之前依賴於其他任務,這些任務依賴關係可能會在項目後期造成瓶頸。
通過在甘特圖上鍊接它們,可以創建抬頭以避免減慢進度。 項目可以按里程碑、菱形符號劃分,表示一個階段的結束和下一階段的開始。
看板是一種任務管理工具,允許項目經理和團隊成員可視化任務。 在迭代衝刺中工作的敏捷和 Scrum 團隊使用看板。 它們易於使用並促進團隊協作。

項目經理使用許多項目管理圖表和圖表來計劃、安排和跟踪他們的項目。 以下是一些最常用的。
這些只是項目管理圖表的一些示例。 我們有一個項目管理模板庫,您可以使用它來管理每個項目階段。
然而,雖然這些模板非常有用,但它們仍然是靜態文檔,無法與您從 ProjectManager 等項目管理軟件獲得的功能相匹配。
項目管理軟件是管理者對項目進行計劃、監控和報告的平台; 它也可以讓團隊管理他們的工作和協作。 觀看下面的視頻,了解項目管理軟件的實際應用:

為您的組織選擇最佳的項目管理軟件並非易事。 這主要是因為有很多替代品可供選擇。 但並非所有項目管理軟件都具有相同的功能,作為項目經理,您有責任決定哪種工具最適合您的組織。
ProjectManager 提供了一整套項目管理工具,您可以在項目的每一步(從啟動到結束)中進行項目管理。 我們擁有最好的項目規劃、調度和跟踪功能。
當項目管理角色定義明確時,項目效果最好。 雖然有些項目管理方法需要不同類型的項目團隊,但這些是主要的項目管理角色:
準備好成為項目管理專業人士了嗎? 您需要提高項目管理技能和認證計劃才能成為專業的項目經理。
世界上有幾個組織提供項目管理認證和培訓。 這是最受歡迎的。
每個項目管理流程在項目生命週期中都有一個特定的目的,如果做得好,它們可以保證項目的成功完成。
範圍是指完成項目所需的所有工作,該項目在規劃階段由工作分解結構定義。 簡而言之,範圍管理包括包括所有活動,並明確什麼不會做。 這是調度、預算和任務管理的基礎。
這個過程始於仔細的計劃。 一旦構建了工作分解結構,就可以知道完成項目所需的每一項任務。 然後,可以將任務分配給團隊成員。 了解任務依賴關係很重要,這樣任務才能按照需要完成的順序排列。
這個過程包括有效地識別、獲取和分配資源,如人員、資金、設備和材料,以完成任務和產生可交付成果。 一旦定義了項目範圍,就可以確定每項活動所需的資源。 隨著項目的進展,必須控制資源的使用。
調度管理過程可以分為3個子過程:估計、調度和控制。 首先,估計每個活動、里程碑和可交付成果的時間。 然後根據這些時間估計製定時間表。 一旦執行階段開始,定期監控項目進度。
風險管理流程確定可能會發生什麼使項目偏離軌道,然後定義響應,以便制定應急計劃。
這通常在較大的項目上完成,而不是較小的。 儘管即使對於小型團隊,與團隊進行短暫的同步以識別計劃中的潛在問題對於防止意外並製定行動計劃以防萬一是有用的。 有幾種類型的風險,但最重要的是影響三重約束的風險。
在啟動階段,利益相關者表達了他們對項目可交付成果的質量要求。 在此基礎上,項目經理制定質量政策,定義將保證質量保證的質量控製程序。
利益相關者是項目的靈魂。 通過了解他們的需求並在整個項目生命週期中經常與他們溝通,他們的要求可以更容易地得到滿足。
此過程適用於項目生命週期的每個階段。 它涉及成本估算、建立預算和成本控制。 首先估算與每項任務相關的成本,然後製定預算來支付這些費用。 一旦執行階段開始,隨著項目的進展監控項目的成本。
風險是影響項目的問題。 問題管理是當問題出現在項目中時如何處理問題,值得弄清楚這會是什麼樣子,因為肯定會出錯。
該流程將涵蓋需要通知誰、如何決定下一步該做什麼以及誰有權採取行動。
每個項目都有變化。 有時這是因為一開始就沒有很好地定義目標。 或者因為業務戰略發生了變化,項目需要相應地更新。 必須制定變更管理計劃,其中將包括項目的變更管理程序和表格。
許多項目涉及與供應商合作,通常有一個關於如何與他們接觸和簽訂合同的流程,因此每個人都知道會發生什麼以及他們的錢能得到什麼。
是的,溝通是一個過程! 確定誰需要在何時以及哪種溝通方式最合適時獲得哪條消息。 溝通計劃可以做到這一點。
這些是最常見的項目管理流程,但團隊可以創建內部定制流程來處理其組織的怪癖。 關鍵是要避免每次都從頭開始,並且盡可能地對項目的管理方式進行標準化。
根據行業、目標和利益相關者的要求,項目經理可以採用不同的項目管理方法來管理五個階段並取得成功的結果。 這些是一些最受歡迎的:
敏捷通常用於軟件項目,但它在其他類型的項目中變得越來越普遍,例如營銷。 它涉及稱為“衝刺”的短時間迭代工作。 這項工作是有時間限制的,團隊在進行下一組需求之前會盡可能多地完成。
敏捷原則已被用於開發諸如 scrum、極限編程、水晶等方法。
Scrum 是一種管理項目的簡短“衝刺”方法。 它是不超過 10 人的項目管理團隊的理想選擇,並且通常以兩週為周期,每天召開簡短的會議,稱為每日 Scrum 會議。 它由所謂的 Scrum master 領導。 Scrum 在敏捷框架內工作,它由時間框、協作團隊交互、產品待辦事項和反饋週期組成。
瀑布模型是一種交付工作的線性方法。 項目經理提出利益相關者的要求,將設計組合在一起,構建解決方案,測試並實施它,然後將其移至維護階段。
自從精益創業運動出現以來,精益最近就意味著幾件事,該運動有利於產品開發的迭代方法,並涉及及早引入最終用戶,並經常對項目的交付進行反饋。
傳統上,在項目管理中,精益 PM 是一種消除流程浪費並確保相關人員有效合作的方法。 它簡化了團隊之間的交接,消除了停機時間。 精益工作的一個共同特點是一次只做一個項目。
看板是一種可視化的項目管理方法。 它通過將任務放置在所有參與者都清楚的工作流程和進度的看板板上來管理工作流程。 看板改善了低效率,並已被用於在敏捷項目中安排精益製造。
隨著我們這個時代軟件中視覺規劃板的出現,比如 Trello,現在看板工具和看板方法有了新的用途。 敏捷團隊將看板用於故事板用戶故事和軟件開發中的積壓計劃。
六西格碼通過識別項目中的不工作來提高質量。 它應用質量管理,包括經驗統計,並僱用這些學科的專家。 精益六西格碼增加了精益方法來消除浪費。
作為一種學說,它說持續努力以取得穩定和預期的結果對於成功最重要。 可以定義和改進流程。 從上到下需要整個組織來維持項目的質量。
關鍵路徑方法包括建立一個模型,該模型包括工作分解結構中列出的所有活動,以識別項目的任務序列及其持續時間。 有了這些信息,就可以確定必須按時完成以避免影響項目進度的關鍵活動。
在 CCPM 中,項目經理專注於他們將用於完成項目的資源,例如團隊、設備、辦公空間等。這是一種技術含量較低的項目管理方法,不太強調任務順序或調度,而是平衡資源並保持它們的靈活性。
CCPM 可應用於大型和小型公司,以及建築、軟件開發和技術研發等行業的項目。
項目經理是領導者。 他們需要激勵他們的團隊,併計劃、監控和報告他們的進展。 這是一項需要很多帽子的工作。 他們必須具有很強的溝通技巧,並且能夠清楚地與利益相關者和項目團隊建立聯繫。
正式的項目經理通常通過美國的項目管理協會 (PMI) 或英國的 PRINCE2 等機構進行認證。認證後,他們需要通過獲得額外的項目管理培訓來保持其認證,以收集目標數量的專業發展單位 ( PDU)。
如前所述,認證項目經理的資格標準最近已經擴大,包括更多的領導能力和業務技能。 PMI 的認證和 PDU 標準可以在 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – 第六版中找到,也可以在他們的網站上找到。 但是,如果沒有正式的認證培訓,可能很難掌握項目管理的技術方面。
但認證並不總是一項要求,它可能是在一個人的職業生涯後期獲得的。 大多數項目經理通常從工商管理學位開始,但並非總是如此。 經驗往往勝於程度。 例如,如果您正在領導一個創意項目,那麼與藝術相關的學位可能更合適。
就薪水而言,項目經理的年薪從不到 100,000 美元到接近 200,000 美元不等。 這取決於許多因素,包括地點、教育、多年的經驗、表現等等。