項目管理

什麼是項目管理？

項目管理是計劃、執行和完成項目的學科。 項目經理通過使用一套方法、流程和工具來指導他們的團隊和管理資源來實現這一目標。

今天，大多數項目管理專業人員使用項目管理軟件來計劃、執行和控制項目。 例如，ProjectManager 讓您可以在一個在線工具中管理計劃、資源、成本和團隊。

使用我們的甘特圖、看板和日曆來創建項目計劃並分配具有實時資源可用性的工作。

為了更好地理解什麼是項目管理，該學科可以分為 10 個關鍵領域，稱為項目管理知識領域。

項目管理知識領域

項目管理知識領域一詞用於描述需要管理的項目的所有不同方面。 項目經理負責監督這些領域，因此他們使用所有可用的工具、方法和資源。

以下是項目管理協會 (PMI) 在其項目管理知識體系 (PMBOK)中描述的所有 10 個項目管理知識領域的列表。 單擊鏈接以深入了解每個鏈接。

• 集成管理：採用各種項目管理流程和方法來創建有助於團隊更好地合作的策略。 這促進了團隊合作並同步信息以提高清晰度。
• 範圍管理：項目任務、可交付成果和里程碑通過一個過程來識別、定義和控制，該過程包括收集利益相關者的要求、創建工作分解結構 (WBS)，然後監控和管理變更。
• 進度管理：詳細說明如何創建、管理和監控項目進度。 它是項目管理規劃階段的一部分，並為實現項目目標創建了一個現實的時間表。
• 成本管理：管理與項目相關的成本的計劃和控制的過程。 這意味著收集、分析和報告成本以預測和監控項目預算，以防止超支。
• 質量管理：監督與創建項目可交付成果相關的所有活動，以確保其符合質量預期。 這是通過在整個項目執行過程中繼續測量質量並糾正與質量預期的任何偏差來完成的。
• 資源管理：通過根據需要分配和重新分配資源，充分利用執行項目所需的人員、材料和設備。
• 溝通管理：用於在項目中傳遞清晰信息的各種流程。 它涉及創建渠道、頻率和正確的消息傳遞，以確保及時接收並理解它們。
• 風險管理：識別、評估和預防或減輕項目中的風險，無論是要避免的負面風險還是要利用的正面風險。
• 採購管理：與項目所需的外部資源建立和維護關係。 這包括銷售滿足項目目標所需的產品和服務的供應商。
• 利益相關者管理：識別項目利益相關者，確定他們的期望和影響，然後製定戰略來管理他們並讓他們了解進度。

這些項目管理知識領域需要從項目開始到結束進行管理。 所有項目都經歷相同的階段，稱為項目管理生命週期。

項目生命週期

項目管理生命週期由五個階段組成，稱為項目管理過程組：啟動、計劃、執行、監控和收尾。

項目管理過程組這個術語是由項目管理協會 (PMI) 創造的，它被廣泛用於項目管理行業。 一些作者使用同義詞，例如項目生命週期或項目生命週期、項目管理過程或項目管理階段。

項目管理的三重約束

三重約束，也稱為項目管理三角形或鐵三角，是指適用於每個項目的時間、範圍和成本的邊界。 這是它的工作原理。

1. 時間：項目經理必須估計完成項目所需的時間。 為此，他們使用項目調度工具，例如 PERT 圖或關鍵路徑法。

   這必須在項目生命週期的啟動和規劃階段完成，以製定涵蓋所有活動持續時間的時間表。

2. 項目範圍：範圍是指完成項目所需的所有工作。 它必須在規劃階段通過使用工作分解結構來識別。

   如果項目計劃中沒有定義範圍，可能會導致項目失敗，這就是所謂的範圍蔓延。

3. 成本：與項目相關的成本有很多。 項目經理負責通過使用項目會計方法和成本跟踪工具來估算、預算和控製成本，以便項目可以在批准的預算內完成

.

項目經理平衡這三個約束，在它們之間進行權衡。 例如，您可以增加項目範圍內的活動數量，但這意味著每個項目任務的時間會更少，成本會更高。

既然我們已經介紹了最基本的項目管理概念，現在是時候看看項目經理可以用來計劃、監控和控制的工具和技術了。

項目管理階段：如何逐步管理項目

以上，我們確定了項目管理生命週期的五個階段。 現在是時候將這些信息付諸實踐了。

在本指南的這一部分中，我們將通過概述如何管理項目的可行步驟來分解每個階段。

1. 項目啟動

這是項目經理必須通過一系列項目管理文件證明項目具有價值和可行性的起始階段。 這是最重要的：

• 商業案例：商業案例證明了對項目、項目目標和投資回報的需求。
• 可行性研究：可行性研究證明項目可以在合理的時間和成本內執行。
• 項目章程：項目章程傳達了項目將要交付的內容。
• 組建項目團隊：執行任何項目都需要資源。 在製定項目計劃之前，必須創建一個項目團隊。 這包括創建工作描述、角色和職責。 所有這些信息都可以稍後放入團隊章程中。
• 設立項目管理辦公室（PMO） ：項目管理辦公室通常是為項目經理和支持人員設立的物理空間。 因此，項目管理辦公室的基礎設施包括擁有項目管理軟件和所需的任何設備。
• 啟動會議議程：這個項目管理階段的高潮是項目啟動會議，項目團隊和項目利益相關者聚集在一起，就項目目標和目標、範圍和時間表達成一致。

2. 項目規劃

項目計劃階段的目標是創建項目計劃，該計劃涵蓋在項目執行階段如何管理每個項目管理區域。

以下是項目計劃中最重要組成部分的快速概覽。 如您所見，其中一些是管理特定領域的較小行動計劃。

• 項目進度表：項目進度表定義了執行任務和資源分配的時間表。 項目經理需要使用任務管理和時間跟踪工具不斷監控項目進度。
• 項目預算：項目預算是所有估計項目成本的總和。 項目經理需要控製成本，以免超出成本。
• 工作分解結構 (WBS) ：WBS 是一種項目規劃工具，允許項目經理可視化其項目範圍內的所有活動、里程碑和可交付成果，並確定它們的優先級。
• 範圍管理計劃：解釋如何在整個項目中控制項目範圍以避免範圍蔓延。
• 風險管理計劃：包含一個風險登記冊，其中列出了所有潛在風險，以及風險所有者和將為每個風險實施的風險緩解策略。
• 資源管理計劃：描述如何在整個項目中獲取、分配和管理您的資源。
• 利益相關者管理計劃：確定所有項目利益相關者，對其進行優先排序，並解釋要使用的溝通渠道和衝突解決策略。

項目經理經常使用甘特圖軟件製定項目計劃，該軟件提供整個項目進度和項目範圍的可視化表示。 一些甘特圖會自動識別關鍵路徑活動。

3. 項目執行

第三個項目管理階段是項目執行，即處理項目計劃中概述的任務和里程碑以實現項目目標和目標。

項目執行階段是項目經理需要監督​​所有項目管理知識領域，因為他們的項目進展到監控階段。

• 任務管理：項目經理和團隊成員需要管理他們的任務。 這涉及監控和報告，以確保任務在計劃的時間表的時間範圍內執行。 任務列表和看板是兩種流行的任務管理工具。
• 進度管理：一旦創建了進度表，就必須通過項目執行對其進行監控，以確保其保持在正軌上。 適當的日程管理繪製出一條路徑，以保持任務進度、目標、優先級和截止日期與日程相匹配。
• 成本管理：正如計劃時間表一樣，預算也是如此。 但這並不意味著工作已經完成。 任何有錢包的人都知道，錢有消失的趨勢。 必須控制項目成本以使其保持在商定的預算範圍內。
• 質量管理：應按時並在預算內生產可交付成果，但如果缺乏質量，則項目不會成功。 因此，確保滿足項目利益相關者設定的任何成功標準和質量要求。
• 變更管理：從廣義上講，變更管理是改進組織中業務流程、預算分配和運營的過程。 但是，當應用於項目管理時，重點會縮小到項目本身以及在執行階段控制範圍的變化。
• 採購管理：很少有項目可以在無需購買、租用或與外部資源簽訂合同的情況下完成。 這個過程稱為採購。 管理與供應商和供應商的關係是採購管理的全部內容。
• 資源管理：資源是完成項目所需的任何東西。 這包括團隊、供應品、設備、材料等。資源規劃包括團隊的角色和職責、他們需要什麼以及他們將在哪里工作。
• 團隊協作：一旦項目開始執行，規劃就會起到引導作用，但是團隊成員需要有工具可以一起工作，這樣他們才能保持密切的溝通。 團隊合作可以通過團隊建設練習和連接團隊成員的工具來促進，無論他們是在同一個辦公室還是遠程工作。

在此過程中，項目經理將根據需要重新分配資源或調整時間和範圍，以保持團隊工作。 此外，他們將識別和降低風險、處理問題並整合任何變化。

4. 項目監控

項目管理的第四個階段，即項目監控，與項目的執行階段同時進行。 它涉及監控項目的進度和績效，以確保其按計劃進行並在預算範圍內。 應用質量控製程序來保證質量。

報告也是這個項目管理階段的關鍵部分。 首先，它允許項目經理跟踪進度，其次，它在演示過程中為利益相關者提供數據，以使他們保持在循環中。 有許多項目管理報告，例如項目狀態、時間表、工作量、分配和費用報告。

5. 項目收尾

項目管理的第五個階段是項目收尾，其中將最終的項目可交付成果提交給利益相關者。 一旦獲得批准，就會釋放資源，完成文檔並簽署所有內容。

以下是此項目管理階段的一些主要步驟。

• 轉移可交付成果：該項目是關於生產最終可交付成果。 這標誌著項目執行的結束和項目的開始關閉。 因此，請確保確定、完成所有項目可交付成果並將其移交給適當的一方。
• 確認完成：在這個階段，需要所有利益相關者、客戶甚至項目團隊的確認。 這意味著簽核，因此沒有混淆和最後一分鐘的更改請求。
• 審查文件：通常，項目經理負責檢查所有合同和文件，以確保一切正常並簽署。
• 釋放資源：在一個項目完成之前，必須正式釋放團隊、任何合同工、租金等。 制定流程來通知並確保每個人都得到報酬。
• 做事後分析：事後分析是對完成的項目進行分析，以記錄哪些有效，哪些無效。 這是為下一個項目重複成功和修復錯誤的好方法。 別忘了和團隊一起慶祝！ 他們應得的。

現在我們已經了解了項目管理生命週期，讓我們來看看一些項目管理方法。

項目管理方法論

多年來，已經開發了許多項目管理方法來適應不同行業的需求。 其中一些項目管理類型或方法也最適合特定規模和復雜程度的項目。

以下是主要項目管理方法的列表。 單擊鏈接以深入了解每個鏈接。

• 瀑布式項目管理：一種線性項目管理方法，其中在項目開始時收集利益相關者的需求，然後創建一個連續的項目計劃。
• 敏捷項目管理：一種迭代的項目管理方法，它不遵循嚴格的項目計劃，而是稱為敏捷衝刺的短期工作衝刺。
• Scrum 項目管理：一種在產品和軟件開發中非常流行的敏捷框架。
• 精益項目管理（或精益製造） ：這項技術的發明是為了改進製造流程，多年來成為一種非常重要的項目管理方法。
• 看板方法：看板是一種廣泛使用的項目管理方法，包括通過可視板和卡片管理工作。 看板被敏捷和 Scrum 團隊使用。
• 六西格瑪：就像看板或精益一樣，六西格瑪是一套用於改進生產流程的工具和技術，後來成為一種項目管理方法。
• 關鍵路徑法（CPM） ：關鍵路徑法是一種項目調度技術，它允許項目經理估計項目的持續時間、識別任務依賴關係、浮動和關鍵活動。
• 關鍵鏈項目管理：一種以約束理論為基礎，以資源管理為主要有效執行項目的方式的項目管理方法。
• PRINCE2 ：PRINCE2是英國、澳大利亞和歐洲國家最流行的項目管理方法。 PRINCE2 與 PMI 的項目管理知識體系非常相似，因為它為項目經理提供了定義和最佳實踐。

項目管理工具

有各種各樣的項目管理工具，包括在線和移動，可用於管理項目。 這些是項目經理最重要的工具：

項目儀表板

項目儀表板是一種項目跟踪工具，可讓您監控成本、任務和進度。 它是項目執行期間非常有用的工具，因為它可以幫助項目經理快速確定他們的項目是否按計劃進行。

甘特圖

甘特圖是項目時間線的可視化表示，它在一個圖表中顯示所有項目任務。 甘特圖用於項目規劃、項目調度、任務管理和資源管理。 他們在瀑布項目上效果最好。

甘特圖是項目經理用來安排項目的首選方法。 一些任務在開始或結束之前依賴於其他任務，這些任務依賴關係可能會在項目後期造成瓶頸。

通過在甘特圖上鍊接它們，可以創建抬頭以避免減慢進度。 項目可以按里程碑、菱形符號劃分，表示一個階段的結束和下一階段的開始。

看板

看板是一種任務管理工具，允許項目經理和團隊成員可視化任務。 在迭代衝刺中工作的敏捷和 Scrum 團隊使用看板。 它們易於使用並促進團隊協作。

項目管理模板

項目經理使用許多項目管理圖表和圖表來計劃、安排和跟踪他們的項目。 以下是一些最常用的。

• 甘特圖模板
• 項目計劃模板
• 工作分解結構模板
• 項目預算模板
• 項目時間表模板

這些只是項目管理圖表的一些示例。 我們有一個項目管理模板庫，您可以使用它來管理每個項目階段。

然而，雖然這些模板非常有用，但它們仍然是靜態文檔，無法與您從 ProjectManager 等項目管理軟件獲得的功能相匹配。

項目管理軟件

項目管理軟件是管理者對項目進行計劃、監控和報告的平台； 它也可以讓團隊管理他們的工作和協作。 觀看下面的視頻，了解項目管理軟件的實際應用：

為您的組織選擇最佳的項目管理軟件並非易事。 這主要是因為有很多替代品可供選擇。 但並非所有項目管理軟件都具有相同的功能，作為項目經理，您有責任決定哪種工具最適合您的組織。

ProjectManager 提供了一整套項目管理工具，您可以在項目的每一步（從啟動到結束）中進行項目管理。 我們擁有最好的項目規劃、調度和跟踪功能。

項目管理角色

當項目管理角色定義明確時，項目效果最好。 雖然有些項目管理方法需要不同類型的項目團隊，但這些是主要的項目管理角色：

• 項目經理：正如我們上面提到的，項目經理負責管理整個項目的項目管理知識領域。
• 項目發起人：項目發起人代表項目的客戶。 根據組織的不同，可以有不同級別的項目發起人。
• 項目團隊成員：團隊成員是熟練的專業人員，他們致力於為生產可交付成果、管理風險和實現項目目標的過程做出貢獻。
• 項目利益相關者：這是在項目中擁有既得利益或“利益”的個人或團體。 項目經理必須在整個項目生命週期內向利益相關者傳達項目進展。
• 客戶：這是為他們交付項目或項目的關鍵組成部分的團體或個人。

準備好成為項目管理專業人士了嗎？ 您需要提高項目管理技能和認證計劃才能成為專業的項目經理。

項目管理認證

世界上有幾個組織提供項目管理認證和培訓。 這是最受歡迎的。

• 谷歌項目管理證書：谷歌最近與 coursera 聯合開發了這個培訓項目，該項目教授所有的項目管理基礎知識。
• PMI 認證：PMI 提供眾多項目管理認證。 大多數項目經理都獲得了行業標準的項目管理專業人員 (PMP) 認證
• 敏捷認證：有很多敏捷項目管理認證和培訓課程。 這些是敏捷和 Scrum 項目經理的要求。
• PRINCE2 認證：PRINCE2 是在英國、澳大利亞和歐洲使用的項目管理框架。 您需要特定的認證才能參與 PRINCE2 項目。

項目管理知識領域：深入

每個項目管理流程在項目生命週期中都有一個特定的目的，如果做得好，它們可以保證項目的成功完成。

範圍管理

範圍是指完成項目所需的所有工作，該項目在規劃階段由工作分解結構定義。 簡而言之，範圍管理包括包括所有活動，並明確什麼不會做。 這是調度、預算和任務管理的基礎。

任務管理

這個過程始於仔細的計劃。 一旦構建了工作分解結構，就可以知道完成項目所需的每一項任務。 然後，可以將任務分配給團隊成員。 了解任務依賴關係很重要，這樣任務才能按照需要完成的順序排列。

資源管理

這個過程包括有效地識別、獲取和分配資源，如人員、資金、設備和材料，以完成任務和產生可交付成果。 一旦定義了項目範圍，就可以確定每項活動所需的資源。 隨著項目的進展，必須控制資源的使用。

日程管理

調度管理過程可以分為3個子過程：估計、調度和控制。 首先，估計每個活動、里程碑和可交付成果的時間。 然後根據這些時間估計製定時間表。 一旦執行階段開始，定期監控項目進度。

風險管理

風險管理流程確定可能會發生什麼使項目偏離軌道，然後定義響應，以便制定應急計劃。

這通常在較大的項目上完成，而不是較小的。 儘管即使對於小型團隊，與團隊進行短暫的同步以識別計劃中的潛在問題對於防止意外並製定行動計劃以防萬一是有用的。 有幾種類型的風險，但最重要的是影響三重約束的風險。

質量管理

在啟動階段，利益相關者表達了他們對項目可交付成果的質量要求。 在此基礎上，項目經理制定質量政策，定義將保證質量保證的質量控製程序。

利益相關者管理

利益相關者是項目的靈魂。 通過了解他們的需求並在整個項目生命週期中經常與他們溝通，他們的要求可以更容易地得到滿足。

成本管理

此過程適用於項目生命週期的每個階段。 它涉及成本估算、建立預算和成本控制。 首先估算與每項任務相關的成本，然後製定預算來支付這些費用。 一旦執行階段開始，隨著項目的進展監控項目的成本。

問題管理

風險是影響項目的問題。 問題管理是當問題出現在項目中時如何處理問題，值得弄清楚這會是什麼樣子，因為肯定會出錯。

該流程將涵蓋需要通知誰、如何決定下一步該做什麼以及誰有權採取行動。

更換管理層

每個項目都有變化。 有時這是因為一開始就沒有很好地定義目標。 或者因為業務戰略發生了變化，項目需要相應地更新。 必須制定變更管理計劃，其中將包括項目的變更管理程序和表格。

採購管理

許多項目涉及與供應商合作，通常有一個關於如何與他們接觸和簽訂合同的流程，因此每個人都知道會發生什麼以及他們的錢能得到什麼。

通訊

是的，溝通是一個過程！ 確定誰需要在何時以及哪種溝通方式最合適時獲得哪條消息。 溝通計劃可以做到這一點。

這些是最常見的項目管理流程，但團隊可以創建內部定制流程來處理其組織的怪癖。 關鍵是要避免每次都從頭開始，並且盡可能地對項目的管理方式進行標準化。

項目管理方法論：深入

根據行業、目標和利益相關者的要求，項目經理可以採用不同的項目管理方法來管理五個階段並取得成功的結果。 這些是一些最受歡迎的：

敏捷

敏捷通常用於軟件項目，但它在其他類型的項目中變得越來越普遍，例如營銷。 它涉及稱為“衝刺”的短時間迭代工作。 這項工作是有時間限制的，團隊在進行下一組需求之前會盡可能多地完成。

敏捷原則已被用於開發諸如 scrum、極限編程、水晶等方法。

Scrum

Scrum 是一種管理項目的簡短“衝刺”方法。 它是不超過 10 人的項目管理團隊的理想選擇，並且通常以兩週為周期，每天召開簡短的會議，稱為每日 Scrum 會議。 它由所謂的 Scrum master 領導。 Scrum 在敏捷框架內工作，它由時間框、協作團隊交互、產品待辦事項和反饋週期組成。

瀑布

瀑布模型是一種交付工作的線性方法。 項目經理提出利益相關者的要求，將設計組合在一起，構建解決方案，測試並實施它，然後將其移至維護階段。

傾斜

自從精益創業運動出現以來，精益最近就意味著幾件事，該運動有利於產品開發的迭代方法，並涉及及早引入最終用戶，並經常對項目的交付進行反饋。

傳統上，在項目管理中，精益 PM 是一種消除流程浪費並確保相關人員有效合作的方法。 它簡化了團隊之間的交接，消除了停機時間。 精益工作的一個共同特點是一次只做一個項目。

看板

看板是一種可視化的項目管理方法。 它通過將任務放置在所有參與者都清楚的工作流程和進度的看板板上來管理工作流程。 看板改善了低效率，並已被用於在敏捷項目中安排精益製造。

隨著我們這個時代軟件中視覺規劃板的出現，比如 Trello，現在看板工具和看板方法有了新的用途。 敏捷團隊將看板用於故事板用戶故事和軟件開發中的積壓計劃。

六個西格瑪

六西格碼通過識別項目中的不工作來提高質量。 它應用質量管理，包括經驗統計，並僱用這些學科的專家。 精益六西格碼增加了精益方法來消除浪費。

作為一種學說，它說持續努力以取得穩定和預期的結果對於成功最重要。 可以定義和改進流程。 從上到下需要整個組織來維持項目的質量。

關鍵路徑法 (CPM)

關鍵路徑方法包括建立一個模型，該模型包括工作分解結構中列出的所有活動，以識別項目的任務序列及其持續時間。 有了這些信息，就可以確定必須按時完成以避免影響項目進度的關鍵活動。

關鍵鏈項目管理 (CCPM)

在 CCPM 中，項目經理專注於他們將用於完成項目的資源，例如團隊、設備、辦公空間等。這是一種技術含量較低的項目管理方法，不太強調任務順序或調度，而是平衡資源並保持它們的靈活性。

CCPM 可應用於大型和小型公司，以及建築、軟件開發和技術研發等行業的項目。

如何成為項目經理

項目經理是領導者。 他們需要激勵他們的團隊，併計劃、監控和報告他們的進展。 這是一項需要很多帽子的工作。 他們必須具有很強的溝通技巧，並且能夠清楚地與利益相關者和項目團隊建立聯繫。

正式的項目經理通常通過美國的項目管理協會 (PMI) 或英國的 PRINCE2 等機構進行認證。認證後，他們需要通過獲得額外的項目管理培訓來保持其認證，以收集目標數量的專業發展單位 ( PDU）。

如前所述，認證項目經理的資格標準最近已經擴大，包括更多的領導能力和業務技能。 PMI 的認證和 PDU 標準可以在 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – 第六版中找到，也可以在他們的網站上找到。 但是，如果沒有正式的認證培訓，可能很難掌握項目管理的技術方面。

但認證並不總是一項要求，它可能是在一個人的職業生涯後期獲得的。 大多數項目經理通常從工商管理學位開始，但並非總是如此。 經驗往往勝於程度。 例如，如果您正在領導一個創意項目，那麼與藝術相關的學位可能更合適。

項目經理賺多少錢？

就薪水而言，項目經理的年薪從不到 100,000 美元到接近 200,000 美元不等。 這取決於許多因素，包括地點、教育、多年的經驗、表現等等。