Pagina principala
Managementul proiectelor este disciplina de planificare, execuție și finalizare a proiectelor. Managerii de proiect reușesc acest lucru folosind un set de metodologii, procese și instrumente pentru a-și ghida echipele și a gestiona resursele.
Astăzi, majoritatea profesioniștilor în managementul proiectelor folosesc software de management de proiect pentru a planifica, executa și controla proiecte. ProjectManager, de exemplu, vă permite să gestionați planuri, resurse, costuri și echipe într-un singur instrument online.
Utilizați diagramele noastre Gantt, panourile kanban și calendarele pentru a crea programe de proiect și pentru a atribui munca cu disponibilitatea resurselor în timp real.
Pentru a înțelege mai bine ce este managementul de proiect, disciplina poate fi împărțită în 10 domenii cheie, cunoscute sub denumirea de domenii de cunoaștere a managementului de proiect.
Termenul de domenii de cunoștințe de management de proiect este folosit pentru a descrie toate aspectele diferite ale unui proiect care trebuie gestionate. Managerii de proiect sunt responsabili pentru supravegherea acestor domenii, astfel că folosesc toate instrumentele, metodele și resursele disponibile.
Iată o listă a tuturor celor 10 domenii de cunoștințe privind managementul de proiect, așa cum este descris de Project Management Institute (PMI) în Corpul său de cunoștințe privind managementul proiectelor (PMBOK) . Faceți clic pe link-uri pentru o explicație aprofundată a fiecăruia.
Aceste domenii de cunoștințe privind managementul proiectelor trebuie gestionate de la începutul până la sfârșitul proiectelor dumneavoastră. Toate proiectele trec prin aceleași faze, care sunt cunoscute ca ciclul de viață al managementului de proiect.
Ciclul de viață al managementului de proiect este alcătuit din cinci faze, cunoscute sub denumirea de grupuri de procese de management de proiect: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și control și închidere.
Termenul de grupuri de procese de management de proiect a fost inventat de Project Management Institute (PMI) și este utilizat pe scară largă în industria managementului de proiect. Unii autori folosesc sinonime precum ciclul de viață al proiectului sau ciclul de viață al proiectului, procesul de management al proiectului sau fazele de management al proiectului.
Constrângerea triplă, cunoscută și sub denumirea de triunghi de management al proiectului sau triunghi de fier, se referă la limitele de timp, sferă și cost care se aplică fiecărui proiect. Iată cum funcționează.
Acest lucru trebuie făcut în timpul fazelor de inițiere și planificare ale ciclului de viață al proiectului pentru a dezvolta un program care să acopere durata tuturor activităților.
Dacă domeniul de aplicare nu este definit în planul de proiect, acesta poate duce la eșecul proiectului, ceea ce este cunoscut sub numele de variație în domeniul de aplicare.
.
Managerii de proiect echilibrează aceste trei constrângeri făcând compromisuri între ele. De exemplu, puteți crește numărul de activități din domeniul de aplicare al proiectului, dar acest lucru înseamnă că va fi mai puțin timp și costurile vor fi mai mari pentru fiecare sarcină a proiectului.
Acum că am acoperit cele mai esențiale concepte de management de proiect, este timpul să aruncăm o privire asupra instrumentelor și tehnicilor pe care managerii de proiect le pot folosi pentru a planifica, monitoriza și controla.
Mai sus, am identificat cele cinci etape ale ciclului de viață al managementului de proiect. Acum este timpul să folosim aceste informații în practică.
În această secțiune a ghidului, vom defalca fiecare etapă cu pași acționați care descriu cum să gestionați un proiect.
Aceasta este faza de început în care managerul de proiect trebuie să demonstreze că proiectul are valoare și este fezabil printr-o serie de documente de management de proiect. Iată cele mai importante:
Scopul fazei de planificare a proiectului este crearea planului de proiect, care acoperă modul în care fiecare zonă de management al proiectului va fi gestionată în timpul fazei de execuție a proiectului.
Iată o scurtă prezentare generală a celor mai importante componente ale unui plan de proiect. După cum puteți vedea, unele dintre ele sunt planuri de acțiune mai mici pentru a gestiona zone specifice.
Managerii de proiect își prezintă adesea planul de proiect folosind un software de diagramă Gantt, care oferă o reprezentare vizuală a întregului program și a domeniului proiectului. Unele diagrame Gantt identifică automat activitățile pe calea critică.
A treia fază de management al proiectului este execuția proiectului, care este atunci când sarcinile și etapele de referință prezentate în planul de proiect sunt abordate pentru a îndeplini scopurile și obiectivele proiectului.
Faza de execuție a proiectului este atunci când managerii de proiect trebuie să supravegheze toate domeniile de cunoștințe ale managementului de proiect pe măsură ce proiectul lor avansează către faza de monitorizare și control.
Pe parcurs, managerul de proiect va realoca resurse sau va ajusta timpul și domeniul de aplicare după cum este necesar pentru a menține echipa să lucreze. În plus, ei vor identifica și atenua riscurile, vor face față problemelor și vor încorpora orice modificări.
A patra fază de management al proiectului, monitorizarea și controlul proiectului, are loc concomitent cu faza de execuție a proiectului. Aceasta implică monitorizarea progresului și performanței proiectului pentru a se asigura că acesta se menține în termen și în buget. Procedurile de control al calității sunt aplicate pentru a garanta asigurarea calității.
Raportarea este, de asemenea, o parte critică a acestei faze de management al proiectului. În primul rând, permite managerilor de proiect să urmărească progresul și, în al doilea rând, oferă date părților interesate în timpul prezentărilor pentru a le ține la curent. Există multe rapoarte de management al proiectelor, cum ar fi starea proiectului, foile de pontaj, volumul de muncă, alocarea și rapoartele de cheltuieli.
A cincea fază de management al proiectului este închiderea proiectului, în care rezultatele finale ale proiectului sunt prezentate părților interesate. Odată aprobate, resursele sunt eliberate, documentația este finalizată și totul este semnat.
Iată câțiva dintre pașii principali ai acestei faze de management de proiect.
Acum că am aflat despre ciclul de viață al managementului de proiect, să aruncăm o privire la câteva abordări ale managementului de proiect.
De-a lungul anilor, multe metodologii de management de proiect au fost dezvoltate pentru a se adapta nevoilor diferitelor industrii. Unele dintre aceste tipuri sau abordări de management de proiect funcționează cel mai bine și pentru proiecte de anumite dimensiuni și niveluri de complexitate.
Iată o listă cu principalele metodologii de management de proiect. Faceți clic pe link-uri pentru o explicație aprofundată a fiecăruia.
Există o gamă largă de instrumente de management de proiect, atât online, cât și mobile, disponibile pentru a gestiona proiecte. Acestea sunt cele mai esențiale instrumente pentru un manager de proiect:
Un tablou de bord al proiectului este un instrument de urmărire a proiectelor care vă permite să vă monitorizați costurile, sarcinile și progresul. Este un instrument foarte util în timpul execuției proiectului, deoarece îi ajută pe managerii de proiect să determine rapid dacă proiectele lor sunt pe drumul cel bun sau nu.
O diagramă Gantt este o reprezentare vizuală a cronologiei unui proiect care arată toate sarcinile proiectului într-un singur grafic. Diagramele Gantt sunt folosite pentru planificarea proiectelor, planificarea proiectelor, managementul sarcinilor și gestionarea resurselor. Ele funcționează cel mai bine în proiectele cu cascade.
Diagrama Gantt este metoda preferată folosită de managerii de proiect pentru a-și programa proiectele. Unele sarcini sunt dependente de altele înainte de a putea începe sau termina, iar aceste dependențe de sarcini pot crea blocaje mai târziu în proiect.
Prin legarea lor pe o diagramă Gantt, se creează un head's up pentru a evita încetinirea programului. Proiectele pot fi împărțite pe repere, simboluri de diamant, care indică sfârșitul unei faze și începutul următoarei.
Un panou kanban este un instrument de management al sarcinilor care permite managerilor de proiect și membrilor echipei să vizualizeze sarcinile. Plăcile Kanban sunt folosite de echipe agile și scrum care lucrează în sprinturi iterative. Sunt ușor de utilizat și favorizează colaborarea în echipă.
Există multe diagrame și diagrame de management de proiect pe care managerii de proiect le folosesc pentru a-și planifica, programa și urmări proiectele. Iată câteva dintre cele mai frecvent utilizate.
Acestea sunt doar câteva exemple de diagrame de management de proiect. Avem o bibliotecă de șabloane de management de proiect pe care le puteți folosi pentru a gestiona fiecare fază a proiectului.
Cu toate acestea, deși aceste șabloane pot fi foarte utile, ele sunt încă documente statice care nu se potrivesc cu caracteristicile pe care le-ați obține de la un software de management de proiect, cum ar fi ProjectManager.
Software-ul de management de proiect este o platformă pentru manageri pentru a planifica, monitoriza și raporta proiecte; permite echipelor să își gestioneze munca și să colaboreze, de asemenea. Urmărește videoclipul de mai jos pentru a vedea software-ul de management de proiect în acțiune:
Alegerea celui mai bun software de management de proiect pentru organizația dvs. nu este o sarcină ușoară. Asta în principal pentru că există multe alternative din care să alegeți. Dar nu toate programele de management de proiect au aceleași caracteristici și, în calitate de manager de proiect, este responsabilitatea ta să decizi care instrument funcționează cel mai bine pentru organizația ta.
ProjectManager oferă o suită de toate instrumentele de management de proiect de care aveți nevoie pentru a vă duce proiectul la fiecare pas, de la inițiere până la închidere. Avem cele mai bune funcții de planificare, programare și urmărire a proiectelor.
Un proiect funcționează cel mai bine atunci când rolurile de management de proiect sunt bine definite. Deși există metode de management de proiect care necesită diferite tipuri de echipe de proiect, acestea sunt principalele roluri de management de proiect:
Ești gata să devii un profesionist în managementul proiectelor? Va trebui să lucrați la abilitățile dvs. de management de proiect și un program de certificare pentru a deveni un manager de proiect profesionist.
Există mai multe organizații din întreaga lume care oferă certificări de management de proiect și instruire. Iată cele mai populare.
Fiecare dintre procesele de management de proiect are un scop specific pe parcursul ciclului de viață al proiectului și, atunci când este realizat corect, garantează finalizarea cu succes a proiectelor.
Domeniul de aplicare se referă la toate lucrările necesare pentru a finaliza un proiect, care este definită de o structură de defalcare a lucrărilor în timpul fazei de planificare. În termeni simpli, managementul domeniului constă în includerea tuturor activităților și în clarificarea a ceea ce nu se va face. Aceasta este baza pentru planificare, bugetare și gestionarea sarcinilor.
Acest proces începe cu o planificare atentă. Odată ce structura de defalcare a lucrării este construită, se poate cunoaște fiecare sarcină necesară pentru finalizarea proiectului. Apoi, sarcinile pot fi atribuite membrilor echipei. Este important să înțelegeți dependențele sarcinilor, astfel încât sarcinile să fie așezate în ordinea în care trebuie finalizate.
Acest proces constă în identificarea, achiziționarea și alocarea eficientă a resurselor, cum ar fi oameni, capital, echipamente și materiale pentru a finaliza sarcinile și a produce rezultate. Odată definită domeniul de aplicare al proiectului, pot fi determinate resursele care vor fi necesare pentru fiecare activitate. Pe măsură ce proiectul avansează, utilizarea resurselor trebuie controlată.
Procesul de management al orarului poate fi împărțit în 3 subprocese: estimare, programare și control. Mai întâi, estimați timpul pentru fiecare activitate, etapă și livrabil. Apoi dezvoltați programe bazate pe acele estimări de timp. Odată ce începe faza de execuție, monitorizați periodic calendarul proiectului.
Procesul de gestionare a riscurilor identifică ce s-ar putea întâmpla pentru a arunca proiectul de pe urmă și apoi definește un răspuns, astfel încât să existe planuri de urgență.
Acest lucru se face de obicei pe proiecte mai mari, mai degrabă decât mai mici. Deși chiar și pentru echipele mici, o scurtă sincronizare cu echipa pentru a identifica potențialele probleme din plan ar fi utilă pentru a vă proteja de neașteptate și pentru a avea planuri de acțiune în cazul în care se întâmplă. Există mai multe tipuri de riscuri, dar cele mai importante sunt cele care afectează tripla constrângere.
În faza de inițiere, părțile interesate își exprimă cerințele de calitate pentru livrabilele proiectului. Pe baza acesteia, managerii de proiect dezvoltă o politică de calitate care definește procedurile de control al calității care vor garanta asigurarea calității.
Părțile interesate sunt sufletul unui proiect. Înțelegându-le nevoile și comunicând frecvent cu ei pe parcursul ciclului de viață al proiectului, cerințele lor pot fi îndeplinite mai ușor.
Acest proces se aplică fiecărei etape a ciclului de viață al proiectului. Aceasta presupune estimarea costurilor, stabilirea bugetelor și controlul costurilor. Începeți prin a estima costul asociat fiecărei sarcini și apoi creați un buget pentru a acoperi acele cheltuieli. Odată ce începe faza de execuție, monitorizați costul proiectului pe măsură ce acesta progresează.
Un risc este o problemă care afectează proiectul. Managementul problemelor este modul în care problemele sunt tratate atunci când apar în cadrul proiectului și merită să ne gândim cum va arăta, deoarece ceva este sigur să meargă prost.
Procesul va acoperi cine trebuie să fie notificat, cum să ia decizii cu privire la ce să facă în continuare și cine are autoritatea să ia măsuri.
Fiecare proiect are schimbări. Uneori, asta pentru că obiectivul nu a fost definit deosebit de bine de la început. Sau pentru că strategia de afaceri s-a schimbat și proiectul trebuie actualizat în consecință. Trebuie realizat un plan de management al schimbării, care va include procedurile și formularele de management al schimbării din proiect.
Multe proiecte implică lucrul cu furnizorii și, în mod normal, există un proces privind modul de angajare și contract cu aceștia, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte și la ce primește pentru banii lor.
Da, comunicarea este un proces! Identificați cine trebuie să primească ce mesaj când și ce metodă de comunicare este cea mai potrivită. Un plan de comunicare face acest lucru.
Acestea sunt cele mai comune procese de management al proiectelor, dar echipele pot crea procese interne personalizate pentru a face față particularităților organizației lor. Principalul lucru este evitarea de fiecare dată a începe de la zero și că există un nivel de standardizare în modul în care proiectele sunt gestionate cât mai mult posibil.
În funcție de industrie, de obiective și de cerințele părților interesate, managerii de proiect pot folosi diferite metodologii de management de proiect pentru a gestiona cele cinci etape și a obține un rezultat de succes. Acestea sunt unele dintre cele mai populare:
Agile este adesea folosit în proiectele software, dar devine din ce în ce mai comun în alte tipuri de proiecte, cum ar fi marketingul. Implica lucru iterativ în rafale scurte numite „sprinturi”. Munca este încadrată în timp și echipa realizează cât de mult poate înainte de a trece la următorul set de cerințe.
Principiile Agile au fost folosite pentru a dezvolta metode precum scrum, programare extremă, cristal, printre altele.
Scrum este o scurtă abordare „sprint” pentru gestionarea proiectelor. Este ideal pentru echipele de management de proiect formate din maximum 10 persoane și adesea este legat de cicluri de două săptămâni cu întâlniri zilnice scurte, cunoscute sub numele de întâlniri zilnice scrum. Este condus de ceea ce se numește un Scrum Master. Scrum funcționează într-un cadru agil și constă din intervale de timp, interacțiuni de echipă colaborative, un backlog de produse și cicluri de feedback.
Modelul cascadă este o abordare liniară a furnizării de muncă. Managerul de proiect vine cu cerințele părților interesate, pune proiectul împreună, construiește soluția, o testează și o implementează și apoi o trece într-o etapă de întreținere.
Lean a ajuns să însemne câteva lucruri recent, de la apariția mișcării Lean Startup, care favorizează o abordare iterativă a dezvoltării produselor și implică atragerea devreme a utilizatorilor finali și adesea pentru feedback cu privire la livrarea proiectului.
În mod tradițional, în managementul proiectelor, Lean PM este o modalitate de a elimina risipa în procese și de a vă asigura că oamenii implicați lucrează eficient împreună. Ea eficientizează transferurile între echipe, eliminând timpul de nefuncționare. O caracteristică comună a lucrului lean este de a lucra la un singur proiect la un moment dat.
Kanban este o abordare vizuală a managementului de proiect. Gestionează fluxul de lucru prin plasarea sarcinilor pe o tablă Kanban, unde fluxul de lucru și progresul sunt clare pentru toți participanții. Kanban îmbunătățește ineficiența și a fost folosit pentru a programa producția lean în proiecte Agile.
Odată cu apariția panourilor de planificare vizuală în software-ul în epoca noastră, cum ar fi Trello, acum există noi utilizări pentru instrumentele Kanban și metodele Kanban. Echipele agile folosesc panouri Kanban pentru a crea povești ale utilizatorilor și pentru planificarea întârzierilor în dezvoltarea de software.
Six Sigma lucrează pentru a îmbunătăți calitatea prin identificarea a ceea ce nu funcționează în proiect. Ea aplică managementul calității, inclusiv statistici empirice, și angajează personal care este experți în aceste discipline. Există un Lean Six Sigma care adaugă o metodologie lean pentru a elimina risipa.
Ca doctrină, se spune că eforturile continue pentru a obține rezultate stabile și așteptate sunt cele mai importante pentru succes. Procesele pot fi definite și îmbunătățite. Este nevoie de întreaga organizație, de sus în jos, pentru a susține calitatea într-un proiect.
Metoda căii critice constă în construirea unui model care să includă toate activitățile enumerate în structura de defalcare a lucrărilor pentru a identifica secvențele de sarcini ale proiectului și durata acestora. Cu aceste informații, pot fi identificate activitățile critice care trebuie finalizate la timp pentru a evita afectarea calendarului proiectului.
În CCPM, managerii de proiect se concentrează pe resursele pe care le vor folosi pentru a finaliza proiectul, cum ar fi echipe, echipamente, spații de birouri etc. Este o metodă mai puțin tehnică de management de proiect care nu pune atât de mult accent pe ordinea sarcinilor sau programare, ci mai degrabă pe echilibrarea resurselor și menținerea lor flexibilă.
CCPM poate fi aplicat atât companiilor mari, cât și micilor, precum și pentru proiecte din industrii precum construcții, dezvoltare de software și cercetare și dezvoltare tehnologică.
Managerii de proiect sunt lideri. Ei trebuie să își motiveze echipele, precum și să planifice, să monitorizeze și să raporteze progresul lor. Este o meserie care necesită multe pălării. Ei trebuie să aibă abilități puternice de comunicare și să fie capabili să se conecteze în mod clar atât cu părțile interesate, cât și cu echipa de proiect.
Managerii de proiect formali sunt de obicei certificați prin agenții precum Project Management Institute (PMI) din SUA sau PRINCE2 din Marea Britanie. După certificare, li se cere să-și mențină certificările prin dobândirea de formare suplimentară în managementul proiectelor pentru a aduna un număr țintit de unități de dezvoltare profesională ( PDU).
După cum sa menționat anterior, standardele de calificare pentru managerii de proiect certificați s-au extins recent pentru a include mai multe abilități de conducere și afaceri. Certificarea PMI și standardele PDU pot fi găsite în A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Ediția a șasea sau pe site-ul lor. Dar poate fi dificil să te familiarizezi cu aspectele tehnice ale managementului de proiect fără formarea formală de certificare.
Dar certificarea nu este întotdeauna o cerință, poate fi ceva dobândit mai târziu în carieră. Majoritatea managerilor de proiect încep de obicei cu o diplomă de administrare a afacerilor, dar nu întotdeauna. Adesea, experiența vorbește mai tare decât grade. De exemplu, dacă conduceți un proiect creativ, o diplomă în domeniul artei ar fi probabil mai potrivită.
În ceea ce privește salariul, un manager de proiect poate câștiga oriunde de la sub 100.000 USD până la aproape 200.000 USD pe an. Acest lucru depinde de o serie de factori, inclusiv locație, educație, ani de experiență, performanță și multe altele.