利益相关者管理

什么是项目干系人？

利益相关者是受商业风险或项目结果影响的个人、团体或组织。 顾名思义，项目利益相关者对项目的成功感兴趣，并且可以是赞助该项目的组织的内部或外部。

利益相关者关系可能对您的项目生命周期产生积极或消极的影响，因此您需要确定关键利益相关者并创建利益相关者管理计划以满足他们的要求。

使用项目管理软件跟踪您的主要利益相关者是保持领先地位并确保您的项目利益相关者保持满意和高效的好方法。

谁可以成为项目的利益相关者？ 这是一个很长的清单。 一些例子如下。

• 项目经理和项目团队成员
• 外部客户
• 承包商和分包商
• 投资者
• 供应商
• 政府机构

项目利益相关者主要有两种类型：内部和外部。 让我们看看它们之间有何不同，以及利益相关者管理流程如何适用于每个利益相关者群体。

内部和外部利益相关者之间的差异

内部利益相关者

内部利益相关者是指对项目的兴趣与成为管理该项目的组织的一部分直接相关的人。 内部利益相关者希望实现项目的业务目标和战略目标。 他们可以是组织中的项目经理、团队成员、赞助商、所有者甚至投资者。

外部利益相关者

外部利益相关者是那些与组织没有直接关系但对业务很重要或在一定程度上受项目影响的人。 这些通常是供应链、债权人或公共团体的一部分。

相关：利益相关者分析模板

什么是利益相关者管理？

干系人管理是一个项目管理过程，包括管理与项目有关的所有内部和外部干系人的期望和要求。

为此，项目经理需要制定利益相关者管理计划，这是一份重要的项目管理文件，用于解释将在项目期间应用的利益相关者管理策略。

此外，项目经理使用项目状态报告等工具和技术来促进项目生命周期的每个阶段的利益相关者管理过程。

必须注意的是，利益相关者管理一词不仅限于项目管理，还可以与企业管理相关。 利益相关者关系管理对于小型企业与对大公司、中型公司甚至非营利组织一样重要。

同样，项目管理团队和任何规模的企业都可以从使用 ProjectManager 等项目规划软件进行利益相关者管理中受益。 这是因为 ProjectManager 提供了强大的计划工具，例如甘特图、看板、日历和任务列表。

专业提示：项目管理协会 (PMI) 将利益相关者管理称为“项目管理知识领域”。

ProjectManager 具有利益相关者关系管理工具和团队协作功能——了解更多。

什么是利益相关者管理计划？

如上所述，利益相关者管理计划是一个项目管理文件，用于识别您的项目利益相关者以及您将用于与他们沟通并满足他们的要求的策略。

利益相关者管理计划通常包括以下要素。

1. 所有项目利益相关者的列表及其基本信息。
2. 利益相关者地图或权力利益矩阵。
3. 利益相关者优先级部分。
4. 利益相关者沟通计划。
5. 描述要在不同场景中应用的各种利益相关者管理策略的部分，例如冲突解决或项目状态报告技术。

如何通过 5 个步骤制定利益相关者管理计划

尽管每种利益相关者管理方法可能会根据您的项目或业务的需求而有所不同，但仍有一些最佳实践来管理您的利益相关者关系。

请遵循以下五个步骤，以确保涵盖利益相关者管理计划中的所有基础。

1. 确定您的利益相关者

任何良好的利益相关者管理计划的第一步都是正确的利益相关者识别。 确定谁是您的项目或业务的关键个人利益相关者和利益相关者群体。 利益相关者理论可以帮助您更好地了解您的利益相关者是谁以及他们如何受到您的项目的影响。

2. 优先考虑你的利益相关者

请注意哪些关键利益相关者将对项目产生更大的影响，以及在哪个阶段他们的影响变得更小或更大。 您可以将洋葱图用于利益相关者优先级排序过程。 始终关注您的关键利益相关者关系，因为它们可能对您的项目或业务产生最大影响。

3. 采访你的利益相关者

一开始与新的利益相关者合作可能会很棘手。 了解您的利益相关者是有效的利益相关者关系管理的关键。 因此，建议采访您的项目利益相关者，这里有一些例子。

• 您对这个项目有什么期望？
• 您最感兴趣的可交付成果是什么？
• 你希望这个项目在启动后会发生什么变化？
• 您认为这个项目的推出速度有多快？
• 如果你对这个项目有积极的感觉，为什么？
• 如果您担心这个项目，为什么？

4.创建一个电力利益网格

权力利益网格或项目利益矩阵是一种图表，可让您确定利益相关者在项目中的权力和利益水平。 对于利益相关者分析，它是一个非常有用的项目管理工具。

您可以使用此工具识别这四个利益相关者群体。 它们按重要性列出。

• 高权力、高利益的利益相关者
• 高权力、低利益的利益相关者
• 低权力、高利益的利益相关者
• 低权力、低利益的利益相关者

5. 设定和管理期望

清楚地确定每个关键利益相关者将参与哪些阶段，以及需要他们反馈的时间表。 创建利益相关者参与或利益相关者沟通计划，以定义您将如何管理利益相关者关系。 与往常一样，在每个项目管理阶段都保持现实、透明和诚实。

项目干系人管理视频

设定和管理期望可能是任何利益相关者管理计划中最重要的方面。 利益相关者对项目进行投资，并且会对项目应该如何进行有很多意见，无论好坏。 要了解有关如何管理利益相关者关系的更多信息，我们在下面嵌入了一个教程视频。

利益相关者管理流程

1. 利益相关者分析

利益相关者分析不是一个单一的步骤，而是一系列步骤、利益相关者识别、利益相关者映射和利益相关者优先级。 简单来说，利益相关者分析可以定义为了解您的项目利益相关者是谁、他们的影响和参与程度以及他们对您的项目或业务的重要性的过程。

2. 利益相关者识别

利益相关者识别是利益相关者分析过程的第一步，它是利益相关者管理计划的基础。 顾名思义，此过程包括识别所有内部和外部利益相关者。 稍后将对这些利益相关者进行分析、优先排序和参与。

以下是项目经理在干系人识别过程中应考虑的一些事项：

• 查看项目规划文件，例如项目章程，以帮助您找到利益相关者信息。
• 寻找任何可能适用于您的项目的政府法规。 如果是这样，这些政府机构将成为项目利益相关者。
• 向您的团队成员和其他内部利益相关者寻求反馈。
• 确定与您的供应链相关的所有人员和组织。

3. 利益相关者映射

现在您已经确定了所有内部和外部利益相关者，是时候确定他们的兴趣程度以及他们对项目的权力或影响力了。 这是利益相关者关系管理过程中的一个重要步骤，因为此时您将获得利益相关者优先级排序所需的信息。

最简单的方法是创建一个权力利益网格或权力利益矩阵。 试试 ProjectManager 的免费利益相关者地图模板。

4. 利益相关者优先级

一旦你有了一个完整的列表，你就可以开始根据项目利益相关者对项目的重要性来确定他们的优先级。 决定他们当中谁对项目影响最大并受其影响。

一旦您确定了谁是您的主要利益相关者，就更容易关注他们并确定哪些是让他们满意的最佳利益相关者管理策略。

5. 利益相关者参与

最后，利用利益相关者地图中创建的信息，您可以弄清楚如何让利益相关者参与进来。 这是您决定如何与项目利益相关者进行沟通和互动的过程。

这导致了一个利益相关者沟通计划，该计划概述了您与每个项目利益相关者之间的沟通渠道和频率。 您可以使用我们的沟通计划模板开始。

ProjectManager 如何帮助利益相关者管理

利益相关者分析、利益相关者管理和利益相关者沟通可能很复杂。 这就像一个嫁接到现有项目上的项目，这会使事情变得更加困难。 幸运的是，您可以使用项目管理软件工具来帮助您进行利益相关者管理流程。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理工具，可组织您的项目、团队和利益相关者，帮助您更高效地工作。

1. 制定时间表

管理利益相关者从一个计划开始，以捕获活动并提供一个空间，每个人都可以在其中添加他们的输入。

使用我们的交互式甘特图向利益相关者展示项目计划和时间表。 它可以轻松共享并充当协作平台，可以将它们包含在其中。

2.分配工作

调度只是一个抽象，直到它被执行。 这需要团队的参与。 利益相关者不需要参与这些细节，但他们应该能够查看这些细节。

3. 监控进度

利益相关者对项目的进展情况非常感兴趣。 他们不需要你和他们一起陷入困境，但广泛的笔触很重要。

4.平衡工作量

让您的团队保持高效，让利益相关者满意。 您希望能够监控他们的工作量并根据需要进行调整以防止他们精疲力尽。

5. 打印、分享、甘特图和报告

让利益相关者保持最新状态是利益相关者管理的基石。 您需要一个工具，让您可以灵活地以利益相关者想要的方式共享数据。

6. 管理投资组合

利益相关者不仅参与单个项目，他们还可以投资于志趣相投的项目甚至投资组合。 您需要一个可以扩展的项目管理工具。

使用可在一页上概述所有项目的工具来跟踪项目、计划或投资组合。 还有一个投资组合仪表板和路线图，可让您的投资组合与战略目标保持一致。

利益相关者管理书籍、资源等

有关项目利益相关者和利益相关者管理的更多资源，我们编制了一个链接列表供您探索和指导您进一步了解利益相关者管理。

• 让利益相关者参与项目成功白皮书
  项目管理协会 (PMI) 有一个关于>利益相关者参与和变革管理的信息白页。 它定义了利益相关者的参与并提供了一个三步法，即您需要构建利益相关者地图、优先考虑和发展项目利益相关者。
• 利益相关者管理书籍
  牛津大学出版社收藏了利益相关者管理教授杰弗里·S·哈里森 (Jeffery S. Harrison) 编写的利益相关者理论书籍。 一些关于该主题的最佳书籍是战略管理：R. Edward Freeman 的利益相关者方法，罗伯特菲利普斯的利益相关者理论和组织伦理和
  重新定义公司：James E. Post、Lee E. Preston 和 Sybille Sachs 的利益相关者管理和组织财富。
• 与困难的利益相关者打交道——领导力和管理培训视频
  领导力教练 Susanne Madsen 主持了这个关于如何管理困难利益相关者的教学视频。 她谈到了解决与利益相关者群体冲突的七个技巧。 您可以做任何事情，从接受利益相关者的权威而不参与您无法赢得的战斗，到调整您的沟通以防止事情变得过于情绪化。
• 免费的利益相关者管理简报
  伦敦帝国理工学院的这份 Powerpoint 演示文稿涉及利益相关者管理、电力利益网格、同理心地图和利益相关者管理日志。 这是一个简短但内容丰富的幻灯片，涵盖了管理项目或业务的利益相关者关系的要点。

如上所述，利益相关者关系管理对于小型企业与大型公司、中型公司甚至非营利组织一样重要。 了解 ProjectManager 如何利用今天的 30 天免费试用来帮助您提高利益相关者的参与度。

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