이해관계자 관리

프로젝트 이해 관계자란 무엇입니까?

이해 관계자는 비즈니스 벤처 또는 프로젝트의 결과에 영향을 받는 개인, 그룹 또는 조직입니다. 이름에서 알 수 있듯이 프로젝트 이해 관계자는 프로젝트의 성공에 관심이 있으며 프로젝트를 후원하는 조직의 내부 또는 외부에 있을 수 있습니다.

이해 관계자 관계는 프로젝트 수명 주기에 긍정적이거나 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 주요 이해 관계자를 식별하고 요구 사항을 충족하는 이해 관계자 관리 계획을 만들어야 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 주요 이해 관계자를 추적하는 것은 최신 상태를 유지하고 프로젝트 이해 관계자가 만족하고 생산성을 유지할 수 있는 좋은 방법입니다.

누가 프로젝트 이해 관계자가 될 수 있습니까? 그것은 긴 목록입니다. 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 관리자 및 프로젝트 팀원
• 외부 고객
• 계약자 및 하청업자
• 투자자
• 공급업체
• 정부 기관

프로젝트 이해 관계자에는 내부 및 외부의 두 가지 주요 유형이 있습니다. 이들이 어떻게 다른지, 이해관계자 그룹별로 이해관계자 관리 프로세스가 어떻게 작동하는지 알아보겠습니다.

내부 및 외부 이해 관계자의 차이점 - 2020 - 다른 사람

내부 이해관계자

내부 이해 관계자는 프로젝트에 대한 관심이 해당 프로젝트를 관리하는 조직의 일부가 되는 것과 직접적인 관련이 있는 사람입니다. 내부 이해 관계자는 프로젝트의 비즈니스 목표와 전략적 목표를 달성하기를 원합니다. 그들은 프로젝트 관리자, 팀 구성원, 후원자, 소유자 또는 조직의 투자자일 수 있습니다.

외부 이해관계자

외부 이해 관계자는 조직과 직접적인 관련이 없지만 비즈니스에 중요하거나 프로젝트의 영향을 어느 정도 받는 사람들입니다. 이들은 일반적으로 공급망, 채권자 또는 공개 그룹의 일부입니다.

관련: 이해관계자 분석 템플릿

이해관계자 관리란?

이해 관계자 관리는 프로젝트와 관련된 모든 내부 및 외부 이해 관계자의 기대와 요구 사항을 관리하는 것으로 구성된 프로젝트 관리 프로세스입니다.

이를 위해 프로젝트 관리자는 프로젝트 중에 적용될 이해 관계자 관리 전략을 설명하는 중요한 프로젝트 관리 문서인 이해 관계자 관리 계획을 만들어야 합니다.

또한 프로젝트 관리자는 프로젝트 수명 주기의 각 단계를 통해 이해 관계자 관리 프로세스를 용이하게 하기 위해 프로젝트 상태 보고서와 같은 도구와 기술을 사용합니다.

이해 관계자 관리라는 용어는 프로젝트 관리에만 국한되지 않고 경영 관리와도 관련될 수 있습니다. 이해 관계자 관계 관리는 대기업, 중소기업 및 비영리 단체와 마찬가지로 중소기업에 중요합니다.

마찬가지로 프로젝트 관리 팀과 규모에 관계없이 모든 기업은 이해 관계자 관리를 위해 ProjectManager와 같은 프로젝트 계획 소프트웨어를 사용하여 이점을 얻을 수 있습니다. ProjectManager는 Gantt 차트, 간판 보드, 달력 및 작업 목록과 같은 강력한 계획 도구를 제공하기 때문입니다.

전문가 팁: PMI(Project Management Institute)에서는 이해관계자 관리를 "프로젝트 관리 지식 영역"으로 지칭합니다.

ProjectManager에는 이해 관계자 관계 관리 도구와 팀 협업 기능이 있습니다. 자세히 알아보기

이해관계자 관리 계획이란?

위에서 언급한 바와 같이 이해 관계자 관리 계획은 프로젝트 이해 관계자와 이들과 의사 소통하고 요구 사항을 충족하는 데 사용할 전략을 식별하는 프로젝트 관리 문서입니다.

이해관계자 관리 계획에는 일반적으로 다음 요소가 포함됩니다.

1. 기본 정보와 함께 모든 프로젝트 이해 관계자 목록.
2. 이해 관계자 지도 또는 권력 이익 매트릭스.
3. 이해 관계자 우선 순위 섹션.
4. 이해관계자 커뮤니케이션 계획.
5. 갈등 해결 또는 프로젝트 상태 보고 기술과 같은 다양한 시나리오에 적용되는 다양한 이해 관계자 관리 전략을 설명하는 섹션입니다.

이해관계자 관리 계획을 5단계로 작성하는 방법

각 이해 관계자 관리 접근 방식은 프로젝트 또는 비즈니스의 요구 사항에 따라 다를 수 있지만 이해 관계자 관계를 관리하기 위한 몇 가지 모범 사례가 있습니다.

이해 관계자 관리 계획의 모든 기반이 포함되는지 확인하려면 다음 5단계를 따르십시오.

1. 이해 관계자 식별

좋은 이해관계자 관리 계획의 첫 번째 단계는 적절한 이해관계자 식별입니다. 프로젝트 또는 비즈니스의 주요 개별 이해 관계자 및 이해 관계자 그룹을 식별합니다. 이해 관계자 이론은 이해 관계자가 누구이며 프로젝트에 의해 어떻게 영향을 받는지 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 이해 관계자의 우선 순위 지정

어떤 주요 이해 관계자가 프로젝트에 더 큰 영향을 미칠 것이며 어느 단계에서 그들의 영향력이 줄어들거나 커지는지 확인하십시오. 이해 관계자 우선 순위 지정 프로세스에 양파 다이어그램을 사용할 수 있습니다. 주요 이해 관계자 관계는 프로젝트 또는 비즈니스에 가장 큰 영향을 미칠 수 있으므로 항상 주시하십시오.

3. 이해 관계자 인터뷰

새로운 이해 관계자와 작업하는 것은 처음에는 까다로울 수 있습니다. 이해 관계자를 아는 것은 효과적인 이해 관계자 관계 관리의 핵심입니다. 이 때문에 프로젝트 이해 관계자와 인터뷰하는 것이 좋습니다. 여기에 몇 가지 예가 있습니다.

• 이 프로젝트에 대해 어떻게 예상하십니까?
• 어떤 결과물에 가장 관심이 있습니까?
• 이 프로젝트가 출시 후 어떤 변화를 기대합니까?
• 이 프로젝트가 얼마나 빨리 출시될 것으로 보십니까?
• 이 프로젝트에 대해 긍정적으로 생각한다면 그 이유는 무엇입니까?
• 이 프로젝트에 대해 고민이 있다면 그 이유는 무엇입니까?

4. 전력 관심 그리드 생성

권력 관심 표 또는 프로젝트 관심 매트릭스는 이해 관계자가 프로젝트에 대해 갖는 권력 및 관심 수준을 결정할 수 있는 차트입니다. 이해 관계자 분석에 매우 유용한 프로젝트 관리 도구입니다.

이 도구를 사용하여 이 네 가지 이해관계자 그룹을 식별할 수 있습니다. 중요도별로 나열되어 있습니다.

• 높은 권한, 높은 관심 이해 관계자
• 높은 권력, 낮은 이해 관계자
• 저전력, 높은 이해 관계자
• 저전력, 저금리 이해관계자

5. 기대치 설정 및 관리

각 주요 이해 관계자가 참여할 단계와 피드백이 필요한 일정을 명확하게 식별합니다. 이해 관계자 참여 또는 이해 관계자 커뮤니케이션 계획을 만들어 이해 관계자 관계를 관리하는 방법을 정의하십시오. 언제나처럼 모든 프로젝트 관리 단계에서 현실적이고 투명하며 정직합니다.

프로젝트 이해관계자 관리 동영상

기대치를 설정하고 관리하는 것은 아마도 모든 이해 관계자 관리 계획의 가장 중요한 측면일 것입니다. 이해 관계자는 프로젝트에 투자하고 좋든 나쁘든 진행 방식에 대해 많은 의견을 가질 것입니다. 이해 관계자 관계를 관리하는 방법에 대해 자세히 알아보기 위해 아래에 자습서 비디오를 포함했습니다.

이해관계자 관리 프로세스

1. 이해관계자 분석

이해 관계자 분석은 단일 단계가 아니라 일련의 단계, 이해 관계자 식별, 이해 관계자 매핑 및 이해 관계자 우선 순위 지정입니다. 간단히 말해서 이해 관계자 분석은 프로젝트 이해 관계자가 누구인지, 영향력과 참여 수준, 프로젝트 또는 비즈니스에 대한 중요성을 이해하는 프로세스로 정의할 수 있습니다.

2. 이해관계자 식별

이해관계자 식별은 이해관계자 분석 프로세스의 첫 번째 단계이며 이해관계자 관리 계획의 기초입니다. 이름에서 알 수 있듯이 이 프로세스는 모든 내부 및 외부 이해 관계자를 식별하는 것으로 구성됩니다. 나중에 이러한 이해 관계자를 분석하고 우선 순위를 지정하고 참여하게 됩니다.

다음은 이해 관계자 식별 프로세스 중에 프로젝트 관리자가 고려해야 할 몇 가지 사항입니다.

• 이해 관계자 정보를 찾는 데 도움이 되도록 프로젝트 헌장과 같은 프로젝트 계획 문서를 검토하십시오.
• 프로젝트에 적용될 수 있는 정부 규정을 찾으십시오. 그렇다면 해당 정부 기관은 프로젝트 이해 관계자가 됩니다.
• 팀 구성원 및 기타 내부 이해 관계자에게 피드백을 요청하십시오.
• 공급망과 관련된 모든 사람과 조직을 식별합니다.

3. 이해관계자 매핑

내부 및 외부 이해 관계자를 모두 식별했으므로 이제 이해 관계자의 관심 수준과 프로젝트에 대한 권한 또는 영향력을 결정할 차례입니다. 이것은 이해 관계자 우선 순위 지정에 필요한 정보를 얻을 때이므로 이해 관계자 관계 관리 프로세스에서 중요한 단계입니다.

이를 수행하는 가장 쉬운 방법은 전력 관심 그리드 또는 전력 관심 매트릭스를 만드는 것입니다. ProjectManager의 무료 이해 관계자 맵 템플릿을 사용해 보십시오.

4. 이해관계자 우선순위

완전한 목록이 있으면 프로젝트에 대한 중요도에 따라 프로젝트 이해 관계자의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 그들 중 누가 프로젝트에 가장 큰 영향을 미치고 영향을 받는지 결정하십시오.

주요 이해 관계자가 누구인지 결정하면 그들을 계속 주시하고 만족을 유지하기 위한 최상의 이해 관계자 관리 전략을 결정하는 것이 더 쉬울 것입니다.

5. 이해관계자 참여

마지막으로 이해 관계자 지도에서 생성된 정보를 사용하여 이해 관계자를 참여시키는 방법을 파악합니다. 이것은 프로젝트 이해 관계자와 의사 소통하고 상호 작용하는 방법을 결정하는 프로세스입니다.

이는 귀하와 각 프로젝트 이해 관계자 간의 커뮤니케이션 채널 및 빈도를 설명하는 이해 관계자 커뮤니케이션 계획으로 이어집니다. 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하여 시작할 수 있습니다.

ProjectManager가 이해 관계자 관리를 지원하는 방법

이해관계자 분석, 이해관계자 관리 및 이해관계자 커뮤니케이션은 복잡할 수 있습니다. 기존 프로젝트에 접목시킨 프로젝트 같아서 더 힘들 수 있어요. 다행히도 프로젝트 관리 소프트웨어 도구를 사용하여 이해 관계자 관리 프로세스를 도울 수 있습니다. ProjectManager는 프로젝트, 팀 및 이해 관계자를 구성하여 보다 효율적으로 작업할 수 있도록 도와주는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 도구입니다.

1. 일정 잡기

이해 관계자 관리는 활동을 캡처하고 모든 사람이 자신의 의견을 추가할 수 있는 공간을 제공하는 일정으로 시작합니다.

대화형 Gantt 차트를 사용하여 이해 관계자에게 프로젝트 계획 및 일정을 제시하십시오. 쉽게 공유할 수 있으며 포함할 수 있는 협업 플랫폼 역할을 합니다.

2. 작업 할당

일정은 실행될 때까지 추상화일 뿐입니다. 이를 위해서는 팀의 참여가 필요합니다. 이해 관계자는 이러한 세부 사항에 관여할 필요는 없지만 볼 수 있어야 합니다.

3. 진행 상황 모니터링

이해 관계자는 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 매우 관심이 있습니다. 그들은 당신이 그들과 함께 잡초에 들어갈 필요가 없지만 넓은 스트로크가 중요합니다.

4. 작업 부하 균형

팀의 생산성을 유지하여 이해 관계자를 행복하게 유지하십시오. 당신은 그들의 작업량을 모니터링하고 소모되지 않도록 필요에 따라 조정할 수 있기를 원합니다.

5. 인쇄, 공유, 간트 및 보고서

이해 관계자를 최신 상태로 유지하는 것은 이해 관계자 관리의 초석입니다. 이해 관계자가 원하는 방식으로 데이터를 공유할 수 있는 유연성을 제공하는 도구가 필요합니다.

6. 포트폴리오 관리

이해 관계자는 개별 프로젝트에만 관여하는 것이 아니라 같은 생각을 가진 프로젝트 또는 포트폴리오 프로그램에 투자할 수 있습니다. 확장 가능한 프로젝트 관리 도구가 필요합니다.

한 페이지에서 모든 프로젝트의 개요를 제공하는 도구를 사용하여 프로젝트, 프로그램 또는 포트폴리오를 추적하십시오. 또한 포트폴리오 대시보드와 로드맵을 통해 포트폴리오를 전략적 목표에 맞출 수 있습니다.

이해관계자 관리 서적, 리소스 등

프로젝트 이해관계자 및 이해관계자 관리에 대한 더 많은 리소스를 위해 이해관계자 관리에 대해 탐색하고 지시할 수 있는 링크 목록을 작성했습니다.

• 프로젝트 성공을 위한 이해 관계자 참여 백서
  PMI(Project Management Institute)에는 >이해관계자 참여 및 변경 관리에 대한 정보를 제공하는 백서가 있습니다. 이해 관계자 참여를 정의하고 이해 관계자 맵을 구축하고 프로젝트 이해 관계자의 우선 순위를 지정하고 개발해야 한다고 말하는 3단계 접근 방식을 제공합니다.
• 이해관계자 관리 도서
  Oxford University Press에는 이해관계자 관리 교수인 Jeffery S. Harrison이 편집한 이해관계자 이론에 관한 책이 있습니다. 이 주제에 대한 최고의 책으로는 R. Edward Freeman 의 Strategic Management: A Stakeholder Approach , Robert Phillips의 Stakeholder Theory and Organizational Ethics ,
  기업 재정의: James E. Post, Lee E. Preston 및 Sybille Sachs의 이해 관계자 관리 및 조직 부 .
• 어려운 이해관계자 다루기 – 리더십 및 관리 교육 비디오
  리더십 코치 Susanne Madsen이 어려운 이해 관계자를 관리하는 방법에 대한 이 교육 비디오를 진행합니다. 그녀는 이해 관계자 그룹과의 과거 갈등을 해결하기 위한 7가지 팁에 대해 이야기합니다. 당신이 이길 수 없는 싸움에 참여하지 않고 이해관계자의 권위를 받아들이는 것부터 너무 감정적이 되지 않도록 커뮤니케이션을 조정하는 것까지 모든 것을 할 수 있습니다.
• 무료 이해관계자 관리 파워포인트
  런던 임페리얼 칼리지(Imperial College)의 이 파워포인트 프레젠테이션은 이해관계자 관리, 전력 이해관계 그리드, 공감 지도 및 이해관계자 관리 로그를 거칩니다. 프로젝트 또는 비즈니스에 대한 이해 관계자 관계 관리의 주요 요점을 다루는 짧지만 유익한 슬라이드쇼입니다.

위에서 언급한 바와 같이 이해관계자 관계 관리는 대기업, 중소기업, 심지어 비영리 단체와 마찬가지로 중소기업에서도 중요합니다. 지금 ProjectManager가 이 무료 30일 평가판을 활용하여 이해 관계자 참여를 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.

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