Strona główna
Interesariusz to osoba, grupa lub organizacja, na którą ma wpływ wynik przedsięwzięcia biznesowego lub projektu. Interesariusze projektu, jak sama nazwa wskazuje, są zainteresowani sukcesem projektu i mogą być wewnętrzni lub zewnętrzni w stosunku do organizacji, która sponsoruje projekt.
Relacje z interesariuszami mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na cykl życia projektu, dlatego musisz zidentyfikować kluczowych interesariuszy i stworzyć plan zarządzania interesariuszami, aby spełnić ich wymagania.
Śledzenie kluczowych interesariuszy za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami to świetny sposób, aby być na bieżąco i zapewnić satysfakcję i produktywność interesariuszy projektu.
Kto może być interesariuszem projektu? To długa lista. Oto kilka przykładów.
Istnieją dwa główne typy interesariuszy projektu: wewnętrzni i zewnętrzni. Zobaczmy, jak różnią się od siebie i jak działa proces zarządzania interesariuszami dla każdej grupy interesariuszy.
Interesariusz wewnętrzny to osoba, której zainteresowanie projektem jest bezpośrednio związane z przynależnością do organizacji zarządzającej tym projektem. Interesariusze wewnętrzni chcą osiągnąć cele biznesowe i cele strategiczne projektu. Mogą to być kierownicy projektów, członkowie zespołu, sponsorzy, właściciele, a nawet inwestorzy w organizacji.
Interesariusze zewnętrzni to ci, którzy nie są bezpośrednio związani z organizacją, ale są ważni dla firmy lub są w pewnym stopniu pod wpływem projektu. Są to zazwyczaj część łańcucha dostaw, wierzyciele lub grupy publiczne.
Powiązane: Szablon analizy interesariuszy
Zarządzanie interesariuszami to proces zarządzania projektem, który polega na zarządzaniu oczekiwaniami i wymaganiami wszystkich interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych zaangażowanych w projekt.
Aby to zrobić, kierownicy projektów muszą stworzyć plan zarządzania interesariuszami, ważny dokument zarządzania projektem, który wyjaśnia strategie zarządzania interesariuszami, które będą stosowane podczas projektu.
Ponadto kierownicy projektów wykorzystują narzędzia i techniki, takie jak raporty o stanie projektu, aby ułatwić proces zarządzania interesariuszami na każdym etapie cyklu życia projektu.
Należy zauważyć, że termin zarządzanie interesariuszami nie dotyczy wyłącznie zarządzania projektami, ale może być również związany z administracją biznesową. Zarządzanie relacjami z interesariuszami jest tak samo ważne dla małej firmy, jak dla dużych korporacji, średnich firm, a nawet organizacji non-profit.
Podobnie, zarówno zespoły zarządzające projektami, jak i firmy dowolnej wielkości mogą korzystać z oprogramowania do planowania projektów, takiego jak ProjectManager, do zarządzania interesariuszami. Dzieje się tak, ponieważ ProjectManager oferuje solidne narzędzia do planowania, takie jak wykresy Gantta, tablice kanban, kalendarze i listy zadań.
Wskazówka dla profesjonalistów: Instytut zarządzania projektami (PMI) określa zarządzanie interesariuszami jako „obszar wiedzy z zakresu zarządzania projektami”.
ProjectManager posiada narzędzia do zarządzania relacjami z interesariuszami i funkcje współpracy zespołowej — Dowiedz się więcej.
Jak wspomniano powyżej, plan zarządzania interesariuszami to dokument dotyczący zarządzania projektem, który identyfikuje interesariuszy projektu i strategie, których będziesz używać do komunikowania się z nimi i spełniania ich wymagań.
Plan zarządzania interesariuszami zazwyczaj zawiera następujące elementy.
Mimo że każde podejście do zarządzania interesariuszami może się różnić w zależności od potrzeb twojego projektu lub firmy, istnieją pewne najlepsze praktyki zarządzania relacjami z interesariuszami.
Wykonaj te pięć kroków, aby upewnić się, że wszystkie Twoje podstawy w planie zarządzania interesariuszami są uwzględnione.
Pierwszym krokiem do dobrego planu zarządzania interesariuszami jest właściwa identyfikacja interesariuszy. Określ, którzy są kluczowymi interesariuszami i grupami interesariuszy Twojego projektu lub firmy. Teoria interesariuszy może pomóc Ci lepiej zrozumieć, kim są Twoi interesariusze i jaki wpływ ma na nich Twój projekt.
Zwróć uwagę, którzy kluczowi interesariusze będą mieli większy wpływ na projekt i na którym etapie ich wpływ będzie mniejszy lub większy. Możesz użyć diagramu cebuli do procesu ustalania priorytetów interesariuszy. Zawsze miej oko na swoje kluczowe relacje z interesariuszami, ponieważ mogą one mieć największy wpływ na Twój projekt lub biznes.
Na początku praca z nowymi interesariuszami może być trudna. Znajomość swoich interesariuszy jest kluczem do skutecznego zarządzania relacjami z interesariuszami. Z tego powodu wskazane jest przeprowadzenie wywiadu z interesariuszami projektu, oto kilka przykładów.
Siatka zainteresowań energetycznych lub macierz zainteresowania projektem to wykres, który umożliwia określenie poziomu mocy i zainteresowania interesariuszy projektem. Jest to bardzo pomocne narzędzie do zarządzania projektami do analizy interesariuszy.
Za pomocą tego narzędzia możesz zidentyfikować te cztery grupy interesariuszy. Są one wymienione według ważności.
Jasno określ, w których etapach każdy kluczowy interesariusz będzie zaangażowany, oraz terminy, w których potrzebna jest ich opinia. Stwórz plan zaangażowania interesariuszy lub plan komunikacji z interesariuszami, aby określić, w jaki sposób będziesz zarządzać relacjami z interesariuszami. Jak zawsze, bądź realistą, przejrzystą i uczciwą na każdym etapie zarządzania projektem.
Ustalanie oczekiwań i zarządzanie nimi jest prawdopodobnie najważniejszym aspektem każdego planu zarządzania interesariuszami. Interesariusze są zainwestowani w projekt i będą mieli wiele opinii na temat jego przebiegu, zarówno dobrych, jak i złych. Aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu relacjami z interesariuszami, zamieściliśmy poniżej film instruktażowy.
Analiza interesariuszy nie jest pojedynczym krokiem, ale serią kroków, identyfikacją interesariuszy, mapowaniem interesariuszy i ustalaniem priorytetów interesariuszy. Mówiąc prościej, analizę interesariuszy można zdefiniować jako proces zrozumienia, kim są interesariusze projektu, jaki jest ich poziom wpływu i zaangażowania oraz ich znaczenie dla projektu lub firmy.
Identyfikacja interesariuszy jest pierwszym krokiem w procesie analizy interesariuszy i jest podstawą twojego planu zarządzania interesariuszami. Jak sama nazwa wskazuje, proces ten polega na identyfikacji wszystkich Twoich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Później ci interesariusze zostaną przeanalizowani, uszeregowani i zaangażowani.
Oto kilka rzeczy, które kierownicy projektów powinni wziąć pod uwagę podczas procesu identyfikacji interesariuszy:
Teraz, gdy już zidentyfikowałeś wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, nadszedł czas, aby określić ich poziom zainteresowania oraz siłę lub wpływ, jaki mają na projekt. Jest to ważny krok w procesie zarządzania relacjami z interesariuszami, ponieważ wtedy uzyskasz informacje potrzebne do ustalenia priorytetów interesariuszy.
Najprostszym sposobem na to jest utworzenie siatki odsetek mocy lub macierzy odsetek mocy. Wypróbuj darmowy szablon mapy interesariuszy ProjectManagera.
Po uzyskaniu dokładnej listy możesz zacząć ustalać priorytety interesariuszy projektu według ich znaczenia dla projektu. Zdecyduj, kto z nich ma największy wpływ na projekt i jest nim dotknięty.
Po ustaleniu, kim są Twoi kluczowi interesariusze, łatwiej będzie mieć ich na oku i określić, które strategie zarządzania interesariuszami są najlepsze, aby byli usatysfakcjonowani.
Wreszcie, dzięki informacjom utworzonym na mapie interesariuszy, dowiesz się, jak zaangażować interesariuszy. Jest to proces, w którym decydujesz, jak będziesz komunikować się i współdziałać z interesariuszami projektu.
Prowadzi to do planu komunikacji z interesariuszami, który określa kanały i częstotliwość komunikacji między Tobą a każdym interesariuszem projektu. Aby rozpocząć, możesz skorzystać z naszego szablonu planu komunikacji.
Analiza interesariuszy, zarządzanie interesariuszami i komunikacja z interesariuszami mogą być złożone. To jak projekt wszczepiony w istniejący projekt, co może utrudnić sprawę. Na szczęście możesz skorzystać z narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami, które pomogą Ci w procesie zarządzania interesariuszami. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie do zarządzania projektami, które organizuje Twoje projekty, zespoły i interesariuszy, aby pomóc Ci pracować wydajniej.
Zarządzanie interesariuszami zaczyna się od harmonogramu rejestrowania działań i zapewniania przestrzeni, w której każdy może dodać swój wkład.
Skorzystaj z naszego interaktywnego wykresu Gantta, aby przedstawić interesariuszom plan i harmonogram projektu. Można go łatwo udostępniać i działać jako platforma współpracy, w której można je włączyć.
Harmonogram jest tylko abstrakcją, dopóki nie zostanie wykonany. To wymaga zaangażowania zespołu. Interesariusze nie muszą być zaangażowani w te szczegóły, ale powinni mieć możliwość ich obejrzenia.
Interesariusze są bardzo zainteresowani postępami projektu. Nie potrzebują, abyś wchodził z nimi w chwasty, ale szerokie pociągnięcia są ważne.
Zadbaj o zadowolenie interesariuszy, utrzymując produktywność zespołów. Chcesz być w stanie monitorować ich obciążenie pracą i dostosowywać je w razie potrzeby, aby zapobiec ich wypaleniu.
Aktualizowanie interesariuszy jest podstawą zarządzania interesariuszami. Potrzebujesz narzędzia, które zapewni Ci elastyczność udostępniania danych interesariuszom w sposób, w jaki chcą je uzyskać.
Interesariusze angażują się nie tylko w pojedyncze projekty, ale mogą zainwestować w program projektów o podobnych poglądach, a nawet w portfolio. Potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami, które można skalować.
Śledź projekty, programy lub portfolio za pomocą narzędzi, które dają przegląd wszystkich projektów na jednej stronie. Dostępny jest również pulpit nawigacyjny portfela i mapa drogowa, aby dostosować portfel do celów strategicznych.
Aby uzyskać więcej zasobów na temat interesariuszy projektu i zarządzania interesariuszami, przygotowaliśmy listę linków do zbadania i dalszych instrukcji na temat zarządzania interesariuszami.
Jak wspomniano powyżej, zarządzanie relacjami z interesariuszami jest tak samo ważne dla małych firm, jak dla dużych korporacji, średnich firm, a nawet organizacji non-profit. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc Ci zwiększyć zaangażowanie interesariuszy, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.
Rozpocznij mój bezpłatny okres próbny