Managementul părților interesate

Ce este o parte interesată de proiect?

O parte interesată este o persoană, un grup sau o organizație care este afectată de rezultatul unei acțiuni sau al unui proiect de afaceri. Părțile interesate ale proiectului, după cum sugerează și numele, au un interes pentru succesul unui proiect și pot fi interni sau externi organizației care sponsorizează proiectul.

Relațiile cu părțile interesate pot avea o influență pozitivă sau negativă asupra ciclului de viață al proiectului, așa că va trebui să identificați părțile interesate cheie și să creați un plan de management al părților interesate pentru a îndeplini cerințele acestora.

Urmărirea părților interesate cheie cu software-ul de management al proiectelor este o modalitate excelentă de a rămâne la curent cu lucrurile și de a vă asigura că părțile interesate de proiect rămân mulțumiți și productivi.

Cine poate fi parte interesată în proiect? Asta e o listă lungă. Câteva exemple sunt următoarele.

• Manager de proiect și membri ai echipei de proiect
• Clienții externi
• Antreprenori și subantreprenori
• Investitorii
• Furnizori
• Agentii guvernamentale

Există două tipuri principale de părți interesate de proiect: interni și externi. Să vedem cum diferă între ele și cum funcționează procesul de management al părților interesate pentru fiecare grup de părți interesate.

Diferența dintre părțile interesate interne și externe

Părțile interesate interne

Un stakeholder intern este o persoană al cărei interes pentru proiect este direct legat de a face parte din organizația care gestionează acel proiect. Părțile interesate interne doresc să atingă obiectivele de afaceri și obiectivele strategice ale proiectului. Aceștia pot fi manageri de proiect, membri ai echipei, sponsori, proprietari sau chiar investitori în organizație.

Părțile interesate externe

Părțile interesate externe sunt aceia care nu au legătură directă cu organizația, dar sunt importanți pentru afacere sau sunt afectați de proiect într-o oarecare măsură. Acestea fac de obicei parte din lanțul de aprovizionare, creditori sau grupuri publice.

Înrudit: Șablon de analiză a părților interesate

Ce este managementul părților interesate?

Managementul părților interesate este un proces de management de proiect care constă în gestionarea așteptărilor și cerințelor tuturor părților interesate interne și externe care sunt implicate într-un proiect.

Pentru a face acest lucru, managerii de proiect trebuie să creeze un plan de management al părților interesate, un document important de management al proiectului care explică strategiile de management al părților interesate care vor fi aplicate în timpul proiectului.

În plus, managerii de proiect folosesc instrumente și tehnici, cum ar fi rapoartele de stare a proiectului, pentru a facilita procesul de management al părților interesate prin fiecare fază a ciclului de viață al proiectului.

Trebuie remarcat faptul că termenul de management al părților interesate nu este exclusiv managementului de proiect, ci poate fi legat și de administrarea afacerilor. Managementul relațiilor cu părțile interesate este la fel de important pentru o afacere mică, precum este pentru corporațiile mari, companiile mijlocii și chiar organizațiile non-profit.

În mod similar, atât echipele de management de proiect, cât și companiile de orice dimensiune pot beneficia de utilizarea unui software de planificare a proiectelor, cum ar fi ProjectManager, pentru managementul părților interesate. Asta pentru că ProjectManager oferă instrumente de planificare robuste, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban, calendare și liste de sarcini.

Sfat profesionist: Institutul de management de proiect (PMI) se referă la managementul părților interesate ca o „zonă de cunoaștere a managementului de proiect”.

ProjectManager are instrumente de gestionare a relațiilor cu părțile interesate și funcții de colaborare în echipă — Aflați mai multe.

Ce este un plan de management al părților interesate?

După cum sa menționat mai sus, un plan de management al părților interesate este un document de management al proiectului care identifică părțile interesate ale proiectului și strategiile pe care le veți folosi pentru a comunica cu aceștia și a îndeplini cerințele acestora.

Un plan de management al părților interesate include de obicei următoarele elemente.

1. O listă a tuturor părților interesate de proiect, împreună cu informațiile lor de bază.
2. O hartă a părților interesate sau o matrice a intereselor de putere.
3. O secțiune de prioritizare a părților interesate.
4. Un plan de comunicare cu părțile interesate.
5. O secțiune care descrie diferitele strategii de management al părților interesate care trebuie aplicate în diferite scenarii, cum ar fi tehnicile de rezolvare a conflictelor sau de raportare a stării proiectului.

Cum să faci un plan de management al părților interesate în 5 pași

Chiar dacă fiecare abordare de management al părților interesate poate fi diferită în funcție de nevoile proiectului sau afacerii dvs., există câteva bune practici pentru a vă gestiona relațiile cu părțile interesate.

Urmați acești cinci pași pentru a vă asigura că toate bazele dvs. din planul de management al părților interesate sunt acoperite.

1. Identificați-vă părțile interesate

Primul pas către orice plan bun de management al părților interesate este identificarea adecvată a părților interesate. Identificați cine sunt părțile interesate cheie și grupurile de părți interesate pentru proiectul sau afacerea dvs. Teoria părților interesate vă poate ajuta să înțelegeți mai bine cine sunt părțile interesate și cum sunt afectați de proiectul dvs.

2. Acordați prioritate părților interesate

Rețineți care părți interesate cheie vor avea o influență mai mare asupra proiectului și în ce etapă influența lor devine mai mică sau mai mare. Puteți utiliza o diagramă de ceapă pentru procesul de prioritizare a părților interesate. Păstrați întotdeauna un ochi pe relațiile cu părțile interesate cheie, deoarece acestea pot avea cel mai mare impact în proiectul sau afacerea dvs.

3. Intervievați părțile interesate

Lucrul cu noi părți interesate poate fi dificil de la început. Cunoașterea părților interesate este cheia unui management eficient al relațiilor cu părțile interesate. Din acest motiv, este recomandabil să intervievezi părțile interesate de proiect, iată câteva exemple.

• Ce așteptări aveți de la acest proiect?
• Care sunt livrabilele care vă interesează cel mai mult?
• Ce sperați să se schimbe acest proiect după lansare?
• Cât de repede vedeți că acest proiect se derulează?
• Dacă simțiți pozitiv acest proiect, de ce?
• Dacă aveți griji în legătură cu acest proiect, de ce?

4. Creați o rețea de interes energetic

O grilă de dobândă de energie sau o matrice de interes pentru proiect este o diagramă care vă permite să determinați nivelul de putere și interes pe care părțile interesate îl au în proiect. Este un instrument de management de proiect foarte util pentru analiza părților interesate.

Puteți identifica aceste patru grupuri de părți interesate folosind acest instrument. Sunt enumerate după importanță.

• Putere mare, părți interesate de mare interes
• Părți interesate cu putere mare, interes scăzut
• Putere scăzută, părți interesate cu interes ridicat
• Putere scăzută, părți interesate cu interes scăzut

5. Stabiliți și gestionați așteptările

Identificați clar în ce etape va fi implicată fiecare parte interesată cheie și termenele în care este nevoie de feedback. Creați un plan de comunicare cu părțile interesate sau de implicare a părților interesate pentru a defini modul în care vă veți gestiona relațiile cu părțile interesate. Ca întotdeauna, fii realist, transparent și onest în fiecare fază de management al proiectului.

Video privind managementul părților interesate din proiect

Stabilirea și gestionarea așteptărilor este poate cel mai important aspect al oricărui plan de management al părților interesate. Părțile interesate sunt investite în proiect și vor avea o mulțime de opinii cu privire la modul în care ar trebui să procedeze, atât bune cât și rele. Pentru a afla mai multe despre cum să gestionăm relațiile cu părțile interesate, am încorporat un videoclip tutorial mai jos.

Procesul de management al părților interesate

1. Analiza părților interesate

Analiza părților interesate nu este un singur pas, ci o serie de pași, identificarea părților interesate, maparea părților interesate și prioritizarea părților interesate. În termeni simpli, analiza părților interesate ar putea fi definită ca procesul de înțelegere a cine sunt părțile interesate de proiect, care este nivelul lor de influență și implicare și importanța lor pentru proiectul sau afacerea dvs.

2. Identificarea părților interesate

Identificarea părților interesate este primul pas în procesul de analiză a părților interesate și este baza planului dumneavoastră de management al părților interesate. După cum sugerează și numele, acest proces constă în identificarea tuturor părților interesate interne și externe. Ulterior, acești factori interesați vor fi analizați, prioritizați și implicați.

Iată câteva lucruri pe care managerii de proiect ar trebui să ia în considerare în timpul procesului de identificare a părților interesate:

• Examinați documentele de planificare a proiectului, cum ar fi carta proiectului, pentru a vă ajuta să găsiți informații despre părțile interesate.
• Căutați orice reglementări guvernamentale care s-ar putea aplica proiectului dvs. Dacă da, acele agenții guvernamentale devin părți interesate ale proiectului.
• Solicitați feedback membrilor echipei și altor părți interesate interne.
• Identificați toate persoanele și organizațiile implicate în lanțul dvs. de aprovizionare.

3. Maparea părților interesate

Acum că ați identificat toți părțile interesate interne și externe, este timpul să determinați nivelul lor de interes și puterea sau influența pe care o au asupra proiectului. Acesta este un pas important în procesul de management al relațiilor cu părțile interesate, deoarece acesta este momentul în care veți obține informațiile necesare pentru prioritizarea părților interesate.

Cel mai simplu mod de a face acest lucru este de a crea o grilă de dobândă de energie sau o matrice de dobândă de energie. Încercați șablonul gratuit de hartă a părților interesate de la ProjectManager.

4. Prioritizarea părților interesate

Odată ce aveți o listă completă, puteți începe să prioritizați părțile interesate din proiect după importanța lor pentru proiect. Decideți cine dintre ei are cea mai mare influență asupra proiectului și sunt afectați de acesta.

Odată ce ați determinat cine sunt părțile interesate cheie, va fi mai ușor să-i urmăriți și să determinați care sunt cele mai bune strategii de management al părților interesate pentru a-i menține satisfăcuți.

5. Implicarea părților interesate

În cele din urmă, cu informațiile create în harta părților interesate, îți dai seama cum să-ți implici părțile interesate. Acesta este procesul prin care decideți cum veți comunica și interacționa cu părțile interesate din proiect.

Acest lucru duce la un plan de comunicare cu părțile interesate care conturează canalele și frecvența comunicării dintre dvs. și fiecare parte interesată din proiect. Puteți folosi șablonul nostru de plan de comunicare pentru a începe.

Cum ajută ProjectManager la managementul părților interesate

Analiza părților interesate, managementul părților interesate și comunicările cu părțile interesate pot fi complexe. Este ca un proiect grefat pe proiectul existent, care poate îngreuna lucrurile. Din fericire, puteți utiliza instrumente software de management de proiect pentru a vă ajuta cu procesul de gestionare a părților interesate. ProjectManager este un instrument de management de proiect premiat care vă organizează proiectele, echipele și părțile interesate pentru a vă ajuta să lucrați mai eficient.

1. Faceți un program

Gestionarea părților interesate începe cu un program de captare a activităților și de a oferi un spațiu în care toată lumea își poate adăuga contribuția.

Utilizați diagrama Gantt interactivă pentru a prezenta părților interesate planul și programul proiectului. Poate fi partajat cu ușurință și acționează ca o platformă de colaborare în care pot fi incluse.

2. Atribuiți lucru

Programul este doar o abstractizare până când este executat. Asta necesită implicarea echipei. Părțile interesate nu trebuie să fie implicate în aceste detalii, dar ar trebui să le poată vizualiza.

3. Monitorizați progresul

Părțile interesate sunt foarte interesate de modul în care progresează proiectul. Nu au nevoie de tine pentru a intra în buruieni cu ei, dar mișcări mari sunt importante.

4. Echilibrați volumul de muncă

Fericiți părțile interesate menținând echipele dvs. productive. Doriți să le puteți monitoriza volumul de lucru și să o ajustați după cum este necesar pentru a nu se epuiza.

5. Imprimați, partajați, Gantt și rapoarte

Menținerea la curent a părților interesate este piatra de temelie a managementului părților interesate. Aveți nevoie de un instrument care vă oferă flexibilitatea de a partaja date cu părțile interesate așa cum doresc ei să le obțină.

6. Gestionați un portofoliu

Părțile interesate nu sunt implicate doar în proiecte individuale, ei pot fi investiți într-un program de proiecte similare sau chiar într-un portofoliu. Aveți nevoie de un instrument de management de proiect care se poate scala.

Urmăriți proiecte, programe sau un portofoliu cu instrumente care oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor proiectelor pe o singură pagină. Există, de asemenea, un tablou de bord pentru portofoliu și o foaie de parcurs pentru a vă alinia portofoliul la obiectivele strategice.

Cărți de management al părților interesate, resurse și altele

Pentru mai multe resurse despre părțile interesate din proiect și despre managementul părților interesate, am compilat o listă de link-uri pe care să le explorați și să vă instruiți în continuare despre managementul părților interesate.

• Implicarea părților interesate pentru succesul proiectului Cartea albă
  Project Management Institute (PMI) are o pagină albă informativă despre >implicarea părților interesate și managementul schimbării. Acesta definește implicarea părților interesate și oferă o abordare în trei pași care spune că trebuie să construiți o hartă a părților interesate, să prioritizați și să dezvoltați părțile interesate din proiect.
• Cărți de management al părților interesate
  Oxford University Press are o serie de cărți despre teoria părților interesate compilate de profesorul de management al părților interesate Jeffery S. Harrison. Unele dintre cele mai bune cărți pe această temă sunt Strategic Management: A Stakeholder Approach de R. Edward Freeman, Stakeholder Theory and Organizational Ethics de Robert Phillips și
  Redefinirea corporației: managementul părților interesate și bogăția organizațională de James E. Post, Lee E. Preston și Sybille Sachs.
• Confruntarea cu părțile interesate dificile – Video de instruire în leadership și management
  Antrenoarea de leadership Susanne Madsen găzduiește acest videoclip instructiv despre cum să gestionezi părțile interesate dificile. Ea vorbește despre șapte sfaturi pentru a trece peste conflictele cu grupurile de părți interesate. Puteți face orice, de la acceptarea autorității părților interesate fără a vă angaja într-o luptă pe care nu o puteți câștiga, până la adaptarea comunicațiilor pentru a împiedica lucrurile să devină prea emoționale.
• Powerpoint gratuit pentru managementul părților interesate
  Această prezentare Powerpoint de la Imperial College din Londra trece prin managementul părților interesate, grila de interes energetic, o hartă a empatiei și jurnalul de gestionare a părților interesate. Este o prezentare scurtă, dar informativă, care acoperă punctele principale în gestionarea relațiilor cu părțile interesate pentru proiectul sau afacerea dvs.

După cum am menționat mai sus, managementul relațiilor cu părțile interesate este la fel de important pentru o afacere mică, precum este pentru corporațiile mari, companiile mijlocii și chiar organizațiile non-profit. Vedeți cum ProjectManager vă poate ajuta să vă îmbunătățiți implicarea părților interesate, profitând astăzi de această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.

Începeți încercarea mea gratuită