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Una parte interesada es un individuo, grupo u organización que se ve afectado por el resultado de una empresa o proyecto comercial. Las partes interesadas del proyecto, como su nombre lo indica, tienen interés en el éxito de un proyecto y pueden ser internas o externas a la organización que patrocina el proyecto.
Las relaciones con las partes interesadas pueden tener una influencia positiva o negativa en el ciclo de vida de su proyecto, por lo que deberá identificar a sus partes interesadas clave y crear un plan de gestión de partes interesadas para cumplir con sus requisitos.
Hacer un seguimiento de las partes interesadas clave con el software de gestión de proyectos es una excelente manera de mantenerse al tanto y garantizar que las partes interesadas del proyecto permanezcan satisfechas y productivas.
¿Quién puede ser parte interesada del proyecto? Esa es una lista larga. Algunos ejemplos son los siguientes.
Hay dos tipos principales de partes interesadas del proyecto: internas y externas. Veamos en qué se diferencian entre sí y cómo funciona el proceso de gestión de partes interesadas para cada grupo de partes interesadas.
Una parte interesada interna es alguien cuyo interés en el proyecto está directamente relacionado con ser parte de la organización que gestiona ese proyecto. Las partes interesadas internas quieren alcanzar las metas comerciales y los objetivos estratégicos del proyecto. Pueden ser directores de proyecto, miembros del equipo, patrocinadores, propietarios o incluso inversores en la organización.
Las partes interesadas externas son aquellas que no están directamente relacionadas con la organización, pero son importantes para el negocio o se ven afectadas por el proyecto en cierta medida. Estos suelen ser parte de la cadena de suministro, acreedores o grupos públicos.
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La gestión de partes interesadas es un proceso de gestión de proyectos que consiste en gestionar las expectativas y los requisitos de todas las partes interesadas internas y externas que están involucradas en un proyecto.
Para hacerlo, los gerentes de proyecto deben crear un plan de gestión de partes interesadas, un importante documento de gestión de proyectos que explica las estrategias de gestión de partes interesadas que se aplicarán durante el proyecto.
Además, los gerentes de proyecto utilizan herramientas y técnicas como los informes de estado del proyecto para facilitar el proceso de gestión de las partes interesadas en cada fase del ciclo de vida del proyecto.
Cabe señalar que el término gestión de stakeholders no es exclusivo de la gestión de proyectos, sino que también puede estar relacionado con la administración de empresas. La gestión de las relaciones con las partes interesadas es tan importante para una pequeña empresa como para las grandes corporaciones, las medianas empresas e incluso las organizaciones sin fines de lucro.
Del mismo modo, tanto los equipos de gestión de proyectos como las empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse del uso de un software de planificación de proyectos como ProjectManager para la gestión de las partes interesadas. Esto se debe a que ProjectManager ofrece sólidas herramientas de planificación, como diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios y listas de tareas.
Consejo profesional: el instituto de gestión de proyectos (PMI) se refiere a la gestión de partes interesadas como un "área de conocimiento de gestión de proyectos".
ProjectManager tiene herramientas de gestión de relaciones con las partes interesadas y funciones de colaboración en equipo. Obtenga más información.
Como se indicó anteriormente, un plan de gestión de partes interesadas es un documento de gestión de proyectos que identifica a las partes interesadas de su proyecto y las estrategias que utilizará para comunicarse con ellas y cumplir con sus requisitos.
Un plan de gestión de partes interesadas generalmente incluye los siguientes elementos.
Si bien cada enfoque de gestión de partes interesadas puede ser diferente según las necesidades de su proyecto o negocio, existen algunas mejores prácticas para administrar sus relaciones con las partes interesadas.
Siga estos cinco pasos para asegurarse de que todas sus bases en el plan de gestión de partes interesadas estén cubiertas.
El primer paso para cualquier buen plan de gestión de partes interesadas es la identificación adecuada de las partes interesadas. Identifique quiénes son las partes interesadas individuales y los grupos de partes interesadas clave para su proyecto o negocio. La teoría de las partes interesadas puede ayudarlo a comprender mejor quiénes son sus partes interesadas y cómo se ven afectadas por su proyecto.
Tenga en cuenta qué partes interesadas clave tendrán una mayor influencia sobre el proyecto y en qué etapa su influencia será menor o mayor. Puede utilizar un diagrama de cebolla para el proceso de priorización de las partes interesadas. Esté siempre atento a las relaciones con sus partes interesadas clave, ya que pueden tener el mayor impacto en su proyecto o negocio.
Trabajar con nuevos interesados puede ser complicado al principio. Conocer a sus partes interesadas es clave para una gestión eficaz de las relaciones con las partes interesadas. Debido a esto, es recomendable entrevistar a los interesados en su proyecto, aquí hay algunos ejemplos.
Una cuadrícula de interés de poder o matriz de interés de proyecto es un gráfico que le permite determinar el nivel de poder e interés que tienen sus partes interesadas en el proyecto. Es una herramienta de gestión de proyectos muy útil para el análisis de las partes interesadas.
Puede identificar estos cuatro grupos de partes interesadas utilizando esta herramienta. Están ordenados por importancia.
Identifique claramente en qué etapas participará cada parte interesada clave y los plazos en los que se necesitan sus comentarios. Cree un plan de participación o comunicación con las partes interesadas para definir cómo administrará sus relaciones con las partes interesadas. Como siempre, sea realista, transparente y honesto en cada fase de la gestión del proyecto.
Establecer y gestionar las expectativas es quizás el aspecto más importante de cualquier plan de gestión de partes interesadas. Las partes interesadas están involucradas en el proyecto y tendrán muchas opiniones sobre cómo debe proceder, tanto para bien como para mal. Para obtener más información sobre cómo administrar las relaciones con las partes interesadas, hemos incluido un video tutorial a continuación.
El análisis de las partes interesadas no es un solo paso, sino una serie de pasos, la identificación de las partes interesadas, el mapeo de las partes interesadas y la priorización de las partes interesadas. En términos simples, el análisis de las partes interesadas podría definirse como el proceso de comprender quiénes son las partes interesadas de su proyecto, cuál es su nivel de influencia y participación, y su importancia para su proyecto o negocio.
La identificación de las partes interesadas es el primer paso en el proceso de análisis de las partes interesadas y es la base de su plan de gestión de partes interesadas. Como su nombre lo indica, este proceso consiste en identificar a todos sus stakeholders internos y externos. Posteriormente, estos actores serán analizados, priorizados e involucrados.
Aquí hay algunas cosas que los gerentes de proyectos deben considerar durante el proceso de identificación de las partes interesadas:
Ahora que ha identificado a todas las partes interesadas internas y externas, es hora de determinar su nivel de interés y el poder o la influencia que tienen sobre el proyecto. Este es un paso importante en el proceso de gestión de relaciones con las partes interesadas, porque es cuando obtendrá la información necesaria para la priorización de las partes interesadas.
La forma más fácil de hacer esto es crear una red de interés de energía o una matriz de interés de energía. Pruebe la plantilla de mapa de partes interesadas gratuita de ProjectManager.
Una vez que tenga una lista completa, puede comenzar a priorizar a las partes interesadas del proyecto por su importancia para el proyecto. Decida quiénes de ellos tienen la mayor influencia en el proyecto y se ven afectados por él.
Una vez que haya determinado quiénes son sus partes interesadas clave, será más fácil vigilarlas y determinar cuáles son las mejores estrategias de gestión de partes interesadas para mantenerlas satisfechas.
Finalmente, con la información creada en su mapa de partes interesadas, descubre cómo involucrar a sus partes interesadas. Este es el proceso mediante el cual usted decide cómo se comunicará e interactuará con las partes interesadas de su proyecto.
Esto conduce a un plan de comunicación con las partes interesadas que describe los canales y la frecuencia de las comunicaciones entre usted y cada parte interesada del proyecto. Puede utilizar nuestra plantilla de plan de comunicación para empezar.
El análisis de las partes interesadas, la gestión de las partes interesadas y las comunicaciones con las partes interesadas pueden ser complejos. Es como un proyecto injertado en el proyecto existente, lo que puede dificultar las cosas. Afortunadamente, puede usar herramientas de software de gestión de proyectos para ayudarlo con el proceso de gestión de las partes interesadas. ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos galardonada que organiza sus proyectos, equipos y partes interesadas para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente.
La gestión de las partes interesadas comienza con un cronograma para capturar actividades y proporcionar un espacio en el que todos puedan agregar sus aportes.
Utilice nuestro diagrama de Gantt interactivo para presentar a las partes interesadas el plan y el cronograma del proyecto. Se puede compartir fácilmente y actúa como una plataforma colaborativa en la que se pueden incluir.
El programa es solo una abstracción hasta que se ejecuta. Eso requiere la participación del equipo. No es necesario que las partes interesadas participen en estos detalles, pero deberían poder verlos.
Las partes interesadas están muy interesadas en cómo está progresando el proyecto. No necesitan que te metas en la maleza con ellos, pero los trazos generales son importantes.
Mantenga felices a las partes interesadas manteniendo la productividad de sus equipos. Desea poder monitorear su carga de trabajo y ajustarla según sea necesario para evitar que se agoten.
Mantener actualizados a los stakeholders es la piedra angular de la gestión de stakeholders. Necesita una herramienta que le brinde la flexibilidad de compartir datos con las partes interesadas de la forma en que desean obtenerlos.
Las partes interesadas no solo están involucradas en proyectos individuales, sino que pueden invertir en un programa de proyectos afines o incluso en una cartera. Necesita una herramienta de gestión de proyectos que pueda escalar.
Realice un seguimiento de proyectos, programas o una cartera con herramientas que brindan una descripción general de todos los proyectos en una página. También hay un panel de control de cartera y una hoja de ruta para alinear su cartera con objetivos estratégicos.
Para obtener más recursos sobre las partes interesadas del proyecto y la gestión de las partes interesadas, hemos compilado una lista de enlaces para que los explore e instruya más sobre la gestión de las partes interesadas.
Como se indicó anteriormente, la gestión de las relaciones con las partes interesadas es tan importante para una pequeña empresa como para las grandes corporaciones, las medianas empresas e incluso las organizaciones sin fines de lucro. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo a mejorar su compromiso con las partes interesadas aprovechando esta prueba gratuita de 30 días hoy.
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