Управление заинтересованными сторонами

Что такое заинтересованная сторона проекта?

Заинтересованная сторона — это физическое лицо, группа или организация, на которых влияет результат делового предприятия или проекта. Заинтересованные стороны проекта, как следует из названия, заинтересованы в успехе проекта и могут быть внутренними или внешними по отношению к организации, спонсирующей проект.

Взаимоотношения с заинтересованными сторонами могут иметь положительное или отрицательное влияние на жизненный цикл вашего проекта, поэтому вам необходимо определить основных заинтересованных сторон и создать план управления заинтересованными сторонами, чтобы удовлетворить их требования.

Отслеживание ваших ключевых заинтересованных сторон с помощью программного обеспечения для управления проектами — отличный способ быть в курсе событий и гарантировать, что заинтересованные стороны вашего проекта останутся довольными и продуктивными.

Кто может быть участником проекта? Это длинный список. Ниже приведены некоторые примеры.

• Менеджер проекта и члены проектной команды
• Внешние клиенты
• Подрядчики и субподрядчики
• Инвесторы
• Поставщики
• Государственные учреждения

Существует два основных типа заинтересованных сторон проекта: внутренние и внешние. Давайте посмотрим, чем они отличаются друг от друга и как работает процесс управления заинтересованными сторонами для каждой группы заинтересованных сторон.

Разница между внутренними и внешними заинтересованными сторонами

Внутренние заинтересованные стороны

Внутренний стейкхолдер — это тот, чей интерес к проекту напрямую связан с тем, что он является частью организации, управляющей этим проектом. Внутренние заинтересованные стороны хотят достичь бизнес-целей и стратегических задач проекта. Они могут быть руководителями проектов, членами команды, спонсорами, владельцами или даже инвесторами организации.

Внешние заинтересованные стороны

Внешние заинтересованные стороны — это те, кто не имеет прямого отношения к организации, но важен для бизнеса или в той или иной степени затрагивается проектом. Обычно это часть цепочки поставок, кредиторы или общественные группы.

Связанный: Шаблон анализа заинтересованных сторон

Что такое управление заинтересованными сторонами?

Управление заинтересованными сторонами — это процесс управления проектом, который заключается в управлении ожиданиями и требованиями всех внутренних и внешних заинтересованных сторон, вовлеченных в проект.

Для этого руководители проектов должны создать план управления заинтересованными сторонами, важный документ по управлению проектом, в котором объясняются стратегии управления заинтересованными сторонами, которые будут применяться в ходе проекта.

Кроме того, менеджеры проектов используют инструменты и методы, такие как отчеты о состоянии проекта, чтобы упростить процесс управления заинтересованными сторонами на каждом этапе жизненного цикла проекта.

Следует отметить, что термин «управление заинтересованными сторонами» относится не только к управлению проектами, но также может быть связан с бизнес-администрированием. Управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами так же важно для малого бизнеса, как и для крупных корпораций, компаний среднего размера и даже некоммерческих организаций.

Точно так же как группы управления проектами, так и предприятия любого размера могут извлечь выгоду из использования программного обеспечения для планирования проектов, такого как ProjectManager, для управления заинтересованными сторонами. Это связано с тем, что ProjectManager предлагает надежные инструменты планирования, такие как диаграммы Ганта, доски канбан, календари и списки задач.

Совет: Институт управления проектами (PMI) называет управление заинтересованными сторонами «областью знаний по управлению проектами».

В ProjectManager есть инструменты управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами и функции совместной работы в команде. Подробнее.

Что такое план управления заинтересованными сторонами?

Как указано выше, план управления заинтересованными сторонами — это документ по управлению проектом, в котором указаны заинтересованные стороны проекта и стратегии, которые вы будете использовать для общения с ними и выполнения их требований.

План управления заинтересованными сторонами обычно включает следующие элементы.

1. Список всех заинтересованных сторон вашего проекта вместе с их основной информацией.
2. Карта заинтересованных сторон или матрица интересов власти.
3. Раздел определения приоритетов заинтересованных сторон.
4. План коммуникации с заинтересованными сторонами.
5. Раздел, описывающий различные стратегии управления заинтересованными сторонами, которые следует применять в различных сценариях, например методы разрешения конфликтов или отчетности о состоянии проекта.

Как составить план управления заинтересованными сторонами за 5 шагов

Несмотря на то, что каждый подход к управлению заинтересованными сторонами может различаться в зависимости от потребностей вашего проекта или бизнеса, существуют некоторые рекомендации по управлению отношениями с заинтересованными сторонами.

Выполните следующие пять шагов, чтобы убедиться, что все ваши базы в плане управления заинтересованными сторонами охвачены.

1. Определите заинтересованные стороны

Первым шагом к созданию любого хорошего плана управления заинтересованными сторонами является правильная идентификация заинтересованных сторон. Определите, кто является ключевыми отдельными заинтересованными сторонами и группами заинтересованных сторон в вашем проекте или бизнесе. Теория заинтересованных сторон может помочь вам лучше понять, кто ваши заинтересованные стороны и как на них влияет ваш проект.

2. Определите приоритеты ваших заинтересованных сторон

Обратите внимание, какие ключевые заинтересованные стороны будут иметь большее влияние на проект, а на каком этапе их влияние становится меньше или больше. Вы можете использовать луковицу для процесса определения приоритетов заинтересованных сторон. Всегда следите за отношениями с ключевыми заинтересованными сторонами, поскольку они могут оказать наибольшее влияние на ваш проект или бизнес.

3. Опросите заинтересованных лиц

Вначале работа с новыми заинтересованными сторонами может быть сложной. Знание ваших заинтересованных сторон является ключом к эффективному управлению отношениями с заинтересованными сторонами. В связи с этим рекомендуется провести интервью с заинтересованными сторонами вашего проекта, вот несколько примеров.

• Каковы ваши ожидания от этого проекта?
• Какие результаты вас больше всего интересуют?
• Как вы надеетесь, что этот проект изменится после запуска?
• Насколько быстро, по вашему мнению, будет реализован этот проект?
• Если вы положительно относитесь к этому проекту, то почему?
• Если у вас есть опасения по поводу этого проекта, то почему?

4. Создайте сетку силовых интересов

Сетка интересов власти или матрица интересов проекта — это диаграмма, которая позволяет вам определить уровень власти и заинтересованности ваших заинтересованных сторон в проекте. Это очень полезный инструмент управления проектами для анализа заинтересованных сторон.

С помощью этого инструмента вы можете определить эти четыре группы заинтересованных сторон. Они перечислены по важности.

• Большая власть, заинтересованные стороны
• Заинтересованные стороны с высокой властью и низкой заинтересованностью
• Низкая власть, заинтересованные стороны с большим интересом
• Низкая власть, низкий интерес стейкхолдеров

5. Установите и управляйте ожиданиями

Четко определите, на каких этапах будет задействована каждая ключевая заинтересованная сторона, и сроки, к которым требуется их обратная связь. Создайте план взаимодействия с заинтересованными сторонами или план взаимодействия с заинтересованными сторонами, чтобы определить, как вы будете управлять своими отношениями с заинтересованными сторонами. Как всегда, будьте реалистичны, прозрачны и честны на каждом этапе управления проектом.

Видео об управлении заинтересованными сторонами проекта

Установление ожиданий и управление ими, пожалуй, самый важный аспект любого плана управления заинтересованными сторонами. Заинтересованные стороны инвестируют в проект и будут иметь много мнений о том, как он должен развиваться, как хороших, так и плохих. Чтобы узнать больше о том, как управлять отношениями с заинтересованными сторонами, мы встроили обучающее видео ниже.

Процесс управления заинтересованными сторонами

1. Анализ заинтересованных сторон

Анализ заинтересованных сторон — это не один шаг, а серия шагов, идентификация заинтересованных сторон, картирование заинтересованных сторон и установление приоритетов заинтересованных сторон. Проще говоря, анализ заинтересованных сторон можно определить как процесс понимания того, кто является заинтересованными сторонами вашего проекта, каков их уровень влияния и участия, а также их важность для вашего проекта или бизнеса.

2. Идентификация заинтересованных сторон

Идентификация заинтересованных сторон — это первый шаг в процессе анализа заинтересованных сторон и основа вашего плана управления заинтересованными сторонами. Как следует из названия, этот процесс состоит в выявлении всех ваших внутренних и внешних заинтересованных сторон. Позже эти заинтересованные стороны будут проанализированы, расставлены по приоритетам и вовлечены.

Вот некоторые вещи, которые руководители проектов должны учитывать в процессе идентификации заинтересованных сторон:

• Просмотрите документы по планированию проекта, такие как устав проекта, чтобы помочь вам найти информацию о заинтересованных сторонах.
• Ищите любые правительственные постановления, которые могут применяться к вашему проекту. Если это так, эти государственные учреждения становятся заинтересованными сторонами проекта.
• Попросите членов вашей команды и других внутренних заинтересованных сторон оставить отзыв.
• Определите всех людей и организации, связанные с вашей цепочкой поставок.

3. Картирование заинтересованных сторон

Теперь, когда вы определили всех своих внутренних и внешних заинтересованных лиц, пришло время определить уровень их заинтересованности и силу или влияние, которые они имеют над проектом. Это важный шаг в процессе управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами, потому что именно тогда вы получите информацию, необходимую для определения приоритетов заинтересованных сторон.

Самый простой способ сделать это — создать сетку интересов власти или матрицу интересов власти. Попробуйте бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон ProjectManager.

4. Приоритизация заинтересованных сторон

После того, как у вас будет подробный список, вы можете начать расставлять приоритеты заинтересованных сторон вашего проекта по их важности для проекта. Решите, кто из них имеет наибольшее влияние на проект и на кого он влияет.

Как только вы определите, кто ваши ключевые заинтересованные стороны, вам будет легче следить за ними и определять, какие стратегии управления заинтересованными сторонами лучше всего подходят для их удовлетворения.

5. Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Наконец, с помощью информации, созданной на вашей карте заинтересованных сторон, вы выясняете, как привлечь заинтересованных лиц. Это процесс, посредством которого вы решаете, как вы будете общаться и взаимодействовать с заинтересованными сторонами вашего проекта.

Это приводит к плану коммуникации с заинтересованными сторонами, в котором указаны каналы и частота коммуникаций между вами и каждой заинтересованной стороной проекта. Для начала вы можете использовать наш шаблон плана коммуникации.

Как ProjectManager помогает в управлении заинтересованными сторонами

Анализ заинтересованных сторон, управление заинтересованными сторонами и общение с заинтересованными сторонами могут быть сложными. Это как проект, привитый к существующему проекту, который может усложнить ситуацию. К счастью, вы можете использовать программные инструменты для управления проектами, которые помогут вам в процессе управления заинтересованными сторонами. ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент управления проектами, который упорядочивает ваши проекты, команды и заинтересованные стороны, чтобы помочь вам работать более эффективно.

1. Составьте расписание

Управление заинтересованными сторонами начинается с составления расписания, в котором фиксируются действия и предоставляется пространство, в котором каждый может внести свой вклад.

Используйте нашу интерактивную диаграмму Ганта, чтобы представить заинтересованным сторонам план и график проекта. Им можно легко поделиться, и он действует как платформа для совместной работы, в которую они могут быть включены.

2. Назначьте работу

Расписание — это просто абстракция, пока оно не будет выполнено. Это требует участия команды. Заинтересованные стороны не должны быть вовлечены в эти детали, но они должны иметь возможность просматривать их.

3. Отслеживайте прогресс

Заинтересованные стороны очень заинтересованы в том, как продвигается проект. Им не нужно, чтобы вы лезли с ними в сорняки, но важны широкие штрихи.

4. Сбалансируйте рабочую нагрузку

Делайте заинтересованные стороны счастливыми, сохраняя продуктивность своих команд. Вы хотите иметь возможность контролировать их рабочую нагрузку и корректировать ее по мере необходимости, чтобы они не выгорали.

5. Печатайте, делитесь, Гант и отчеты

Постоянное информирование заинтересованных сторон является краеугольным камнем управления заинтересованными сторонами. Вам нужен инструмент, который даст вам возможность делиться данными с заинтересованными сторонами так, как они этого хотят.

6. Управляйте портфолио

Заинтересованные стороны не только участвуют в отдельных проектах, их можно инвестировать в программу проектов единомышленников или даже в портфолио. Вам нужен инструмент управления проектами, который можно масштабировать.

Отслеживайте проекты, программы или портфолио с помощью инструментов, которые дают обзор всех проектов на одной странице. Также имеется панель инструментов портфолио и дорожная карта, чтобы привести ваш портфель в соответствие со стратегическими целями.

Книги, ресурсы и многое другое по управлению заинтересованными сторонами

Для получения дополнительных ресурсов по заинтересованным сторонам проекта и управлению заинтересованными сторонами мы составили список ссылок, чтобы вы могли изучить и проинструктировать вас об управлении заинтересованными сторонами.

• Белая книга по привлечению заинтересованных сторон для успеха проекта
  У Института управления проектами (PMI) есть информативная белая страница, посвященная взаимодействию с заинтересованными сторонами и управлению изменениями. Он определяет взаимодействие с заинтересованными сторонами и предлагает трехэтапный подход, в котором говорится, что вам необходимо создать карту заинтересованных сторон, расставить приоритеты и развить заинтересованные стороны вашего проекта.
• Книги по управлению заинтересованными сторонами
  Издательство Оксфордского университета опубликовало сводку книг по теории заинтересованных сторон, составленную профессором управления заинтересованными сторонами Джеффри С. Харрисоном. Некоторые из лучших книг по этой теме: «Стратегический менеджмент: подход заинтересованных сторон » Р. Эдварда Фримена, « Теория заинтересованных сторон и организационная этика » Роберта Филлипса и
  Новое определение корпорации: управление заинтересованными сторонами и организационное богатство Джеймсом Э. Постом, Ли Э. Престоном и Сибиллой Сакс.
• Работа с трудными заинтересованными сторонами — обучающее видео по лидерству и менеджменту
  Тренер по лидерству Сюзанна Мэдсен размещает обучающее видео о том, как управлять сложными заинтересованными сторонами. Она рассказывает о семи советах, как избежать конфликтов с заинтересованными сторонами. Вы можете делать все, от признания авторитета заинтересованных сторон, не вступая в борьбу, в которой вы не можете победить, до адаптации вашего общения, чтобы не допустить, чтобы вещи становились слишком эмоциональными.
• Бесплатный Powerpoint для управления заинтересованными сторонами
  Эта презентация Powerpoint из Имперского колледжа в Лондоне посвящена управлению заинтересованными сторонами, сетке интересов власти, карте эмпатии и журналу управления заинтересованными сторонами. Это короткое, но информативное слайд-шоу, которое охватывает основные моменты управления отношениями с заинтересованными сторонами для вашего проекта или бизнеса.

Как указывалось выше, управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами так же важно для малого бизнеса, как и для крупных корпораций, компаний среднего размера и даже некоммерческих организаций. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.

Начать бесплатную пробную версию