Что такое план управления заинтересованными сторонами?
Как составить план управления заинтересованными сторонами
Видео об управлении заинтересованными сторонами проекта
Процесс управления заинтересованными сторонами
Как ProjectManager помогает в управлении заинтересованными сторонами
Книги, ресурсы и многое другое по управлению заинтересованными сторонами
Что такое заинтересованная сторона проекта?
Заинтересованная сторона — это физическое лицо, группа или организация, на которых влияет результат делового предприятия или проекта. Заинтересованные стороны проекта, как следует из названия, заинтересованы в успехе проекта и могут быть внутренними или внешними по отношению к организации, спонсирующей проект.
Взаимоотношения с заинтересованными сторонами могут иметь положительное или отрицательное влияние на жизненный цикл вашего проекта, поэтому вам необходимо определить основных заинтересованных сторон и создать план управления заинтересованными сторонами, чтобы удовлетворить их требования.
Отслеживание ваших ключевых заинтересованных сторон с помощью программного обеспечения для управления проектами — отличный способ быть в курсе событий и гарантировать, что заинтересованные стороны вашего проекта останутся довольными и продуктивными.
Кто может быть участником проекта? Это длинный список. Ниже приведены некоторые примеры.
Менеджер проекта и члены проектной команды
Внешние клиенты
Подрядчики и субподрядчики
Инвесторы
Поставщики
Государственные учреждения
Существует два основных типа заинтересованных сторон проекта: внутренние и внешние. Давайте посмотрим, чем они отличаются друг от друга и как работает процесс управления заинтересованными сторонами для каждой группы заинтересованных сторон.
Разница между внутренними и внешними заинтересованными сторонами
Внутренние заинтересованные стороны
Внутренний стейкхолдер — это тот, чей интерес к проекту напрямую связан с тем, что он является частью организации, управляющей этим проектом. Внутренние заинтересованные стороны хотят достичь бизнес-целей и стратегических задач проекта. Они могут быть руководителями проектов, членами команды, спонсорами, владельцами или даже инвесторами организации.
Внешние заинтересованные стороны
Внешние заинтересованные стороны — это те, кто не имеет прямого отношения к организации, но важен для бизнеса или в той или иной степени затрагивается проектом. Обычно это часть цепочки поставок, кредиторы или общественные группы.
Связанный: Шаблон анализа заинтересованных сторон
Что такое управление заинтересованными сторонами?
Управление заинтересованными сторонами — это процесс управления проектом, который заключается в управлении ожиданиями и требованиями всех внутренних и внешних заинтересованных сторон, вовлеченных в проект.
Для этого руководители проектов должны создать план управления заинтересованными сторонами, важный документ по управлению проектом, в котором объясняются стратегии управления заинтересованными сторонами, которые будут применяться в ходе проекта.
Кроме того, менеджеры проектов используют инструменты и методы, такие как отчеты о состоянии проекта, чтобы упростить процесс управления заинтересованными сторонами на каждом этапе жизненного цикла проекта.
Следует отметить, что термин «управление заинтересованными сторонами» относится не только к управлению проектами, но также может быть связан с бизнес-администрированием. Управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами так же важно для малого бизнеса, как и для крупных корпораций, компаний среднего размера и даже некоммерческих организаций.
Точно так же как группы управления проектами, так и предприятия любого размера могут извлечь выгоду из использования программного обеспечения для планирования проектов, такого как ProjectManager, для управления заинтересованными сторонами. Это связано с тем, что ProjectManager предлагает надежные инструменты планирования, такие как диаграммы Ганта, доски канбан, календари и списки задач.
Совет: Институт управления проектами (PMI) называет управление заинтересованными сторонами «областью знаний по управлению проектами».
В ProjectManager есть инструменты управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами и функции совместной работы в команде. Подробнее.
Что такое план управления заинтересованными сторонами?
Как указано выше, план управления заинтересованными сторонами — это документ по управлению проектом, в котором указаны заинтересованные стороны проекта и стратегии, которые вы будете использовать для общения с ними и выполнения их требований.
План управления заинтересованными сторонами обычно включает следующие элементы.
Список всех заинтересованных сторон вашего проекта вместе с их основной информацией.
Карта заинтересованных сторон или матрица интересов власти.
Раздел определения приоритетов заинтересованных сторон.
План коммуникации с заинтересованными сторонами.
Раздел, описывающий различные стратегии управления заинтересованными сторонами, которые следует применять в различных сценариях, например методы разрешения конфликтов или отчетности о состоянии проекта.
Как составить план управления заинтересованными сторонами за 5 шагов
Несмотря на то, что каждый подход к управлению заинтересованными сторонами может различаться в зависимости от потребностей вашего проекта или бизнеса, существуют некоторые рекомендации по управлению отношениями с заинтересованными сторонами.
Выполните следующие пять шагов, чтобы убедиться, что все ваши базы в плане управления заинтересованными сторонами охвачены.
1. Определите заинтересованные стороны
Первым шагом к созданию любого хорошего плана управления заинтересованными сторонами является правильная идентификация заинтересованных сторон. Определите, кто является ключевыми отдельными заинтересованными сторонами и группами заинтересованных сторон в вашем проекте или бизнесе. Теория заинтересованных сторон может помочь вам лучше понять, кто ваши заинтересованные стороны и как на них влияет ваш проект.
2. Определите приоритеты ваших заинтересованных сторон
Обратите внимание, какие ключевые заинтересованные стороны будут иметь большее влияние на проект, а на каком этапе их влияние становится меньше или больше. Вы можете использовать луковицу для процесса определения приоритетов заинтересованных сторон. Всегда следите за отношениями с ключевыми заинтересованными сторонами, поскольку они могут оказать наибольшее влияние на ваш проект или бизнес.
3. Опросите заинтересованных лиц
Вначале работа с новыми заинтересованными сторонами может быть сложной. Знание ваших заинтересованных сторон является ключом к эффективному управлению отношениями с заинтересованными сторонами. В связи с этим рекомендуется провести интервью с заинтересованными сторонами вашего проекта, вот несколько примеров.
Каковы ваши ожидания от этого проекта?
Какие результаты вас больше всего интересуют?
Как вы надеетесь, что этот проект изменится после запуска?
Насколько быстро, по вашему мнению, будет реализован этот проект?
Если вы положительно относитесь к этому проекту, то почему?
Если у вас есть опасения по поводу этого проекта, то почему?
4. Создайте сетку силовых интересов
Сетка интересов власти или матрица интересов проекта — это диаграмма, которая позволяет вам определить уровень власти и заинтересованности ваших заинтересованных сторон в проекте. Это очень полезный инструмент управления проектами для анализа заинтересованных сторон.
С помощью этого инструмента вы можете определить эти четыре группы заинтересованных сторон. Они перечислены по важности.
Большая власть, заинтересованные стороны
Заинтересованные стороны с высокой властью и низкой заинтересованностью
Низкая власть, заинтересованные стороны с большим интересом
Низкая власть, низкий интерес стейкхолдеров
5. Установите и управляйте ожиданиями
Четко определите, на каких этапах будет задействована каждая ключевая заинтересованная сторона, и сроки, к которым требуется их обратная связь. Создайте план взаимодействия с заинтересованными сторонами или план взаимодействия с заинтересованными сторонами, чтобы определить, как вы будете управлять своими отношениями с заинтересованными сторонами. Как всегда, будьте реалистичны, прозрачны и честны на каждом этапе управления проектом.
Видео об управлении заинтересованными сторонами проекта
Установление ожиданий и управление ими, пожалуй, самый важный аспект любого плана управления заинтересованными сторонами. Заинтересованные стороны инвестируют в проект и будут иметь много мнений о том, как он должен развиваться, как хороших, так и плохих. Чтобы узнать больше о том, как управлять отношениями с заинтересованными сторонами, мы встроили обучающее видео ниже.
Процесс управления заинтересованными сторонами
1. Анализ заинтересованных сторон
Анализ заинтересованных сторон — это не один шаг, а серия шагов, идентификация заинтересованных сторон, картирование заинтересованных сторон и установление приоритетов заинтересованных сторон. Проще говоря, анализ заинтересованных сторон можно определить как процесс понимания того, кто является заинтересованными сторонами вашего проекта, каков их уровень влияния и участия, а также их важность для вашего проекта или бизнеса.
2. Идентификация заинтересованных сторон
Идентификация заинтересованных сторон — это первый шаг в процессе анализа заинтересованных сторон и основа вашего плана управления заинтересованными сторонами. Как следует из названия, этот процесс состоит в выявлении всех ваших внутренних и внешних заинтересованных сторон. Позже эти заинтересованные стороны будут проанализированы, расставлены по приоритетам и вовлечены.
Вот некоторые вещи, которые руководители проектов должны учитывать в процессе идентификации заинтересованных сторон:
Просмотрите документы по планированию проекта, такие как устав проекта, чтобы помочь вам найти информацию о заинтересованных сторонах.
Ищите любые правительственные постановления, которые могут применяться к вашему проекту. Если это так, эти государственные учреждения становятся заинтересованными сторонами проекта.
Попросите членов вашей команды и других внутренних заинтересованных сторон оставить отзыв.
Определите всех людей и организации, связанные с вашей цепочкой поставок.
3. Картирование заинтересованных сторон
Теперь, когда вы определили всех своих внутренних и внешних заинтересованных лиц, пришло время определить уровень их заинтересованности и силу или влияние, которые они имеют над проектом. Это важный шаг в процессе управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами, потому что именно тогда вы получите информацию, необходимую для определения приоритетов заинтересованных сторон.
Самый простой способ сделать это — создать сетку интересов власти или матрицу интересов власти. Попробуйте бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон ProjectManager.
4. Приоритизация заинтересованных сторон
После того, как у вас будет подробный список, вы можете начать расставлять приоритеты заинтересованных сторон вашего проекта по их важности для проекта. Решите, кто из них имеет наибольшее влияние на проект и на кого он влияет.
Как только вы определите, кто ваши ключевые заинтересованные стороны, вам будет легче следить за ними и определять, какие стратегии управления заинтересованными сторонами лучше всего подходят для их удовлетворения.
5. Взаимодействие с заинтересованными сторонами
Наконец, с помощью информации, созданной на вашей карте заинтересованных сторон, вы выясняете, как привлечь заинтересованных лиц. Это процесс, посредством которого вы решаете, как вы будете общаться и взаимодействовать с заинтересованными сторонами вашего проекта.
Это приводит к плану коммуникации с заинтересованными сторонами, в котором указаны каналы и частота коммуникаций между вами и каждой заинтересованной стороной проекта. Для начала вы можете использовать наш шаблон плана коммуникации.
Как ProjectManager помогает в управлении заинтересованными сторонами
Анализ заинтересованных сторон, управление заинтересованными сторонами и общение с заинтересованными сторонами могут быть сложными. Это как проект, привитый к существующему проекту, который может усложнить ситуацию. К счастью, вы можете использовать программные инструменты для управления проектами, которые помогут вам в процессе управления заинтересованными сторонами. ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент управления проектами, который упорядочивает ваши проекты, команды и заинтересованные стороны, чтобы помочь вам работать более эффективно.
1. Составьте расписание
Управление заинтересованными сторонами начинается с составления расписания, в котором фиксируются действия и предоставляется пространство, в котором каждый может внести свой вклад.
Используйте нашу интерактивную диаграмму Ганта, чтобы представить заинтересованным сторонам план и график проекта. Им можно легко поделиться, и он действует как платформа для совместной работы, в которую они могут быть включены.
2. Назначьте работу
Расписание — это просто абстракция, пока оно не будет выполнено. Это требует участия команды. Заинтересованные стороны не должны быть вовлечены в эти детали, но они должны иметь возможность просматривать их.
3. Отслеживайте прогресс
Заинтересованные стороны очень заинтересованы в том, как продвигается проект. Им не нужно, чтобы вы лезли с ними в сорняки, но важны широкие штрихи.
4. Сбалансируйте рабочую нагрузку
Делайте заинтересованные стороны счастливыми, сохраняя продуктивность своих команд. Вы хотите иметь возможность контролировать их рабочую нагрузку и корректировать ее по мере необходимости, чтобы они не выгорали.
5. Печатайте, делитесь, Гант и отчеты
Постоянное информирование заинтересованных сторон является краеугольным камнем управления заинтересованными сторонами. Вам нужен инструмент, который даст вам возможность делиться данными с заинтересованными сторонами так, как они этого хотят.
6. Управляйте портфолио
Заинтересованные стороны не только участвуют в отдельных проектах, их можно инвестировать в программу проектов единомышленников или даже в портфолио. Вам нужен инструмент управления проектами, который можно масштабировать.
Отслеживайте проекты, программы или портфолио с помощью инструментов, которые дают обзор всех проектов на одной странице. Также имеется панель инструментов портфолио и дорожная карта, чтобы привести ваш портфель в соответствие со стратегическими целями.
Книги, ресурсы и многое другое по управлению заинтересованными сторонами
Для получения дополнительных ресурсов по заинтересованным сторонам проекта и управлению заинтересованными сторонами мы составили список ссылок, чтобы вы могли изучить и проинструктировать вас об управлении заинтересованными сторонами.
Белая книга по привлечению заинтересованных сторон для успеха проекта У Института управления проектами (PMI) есть информативная белая страница, посвященная взаимодействию с заинтересованными сторонами и управлению изменениями. Он определяет взаимодействие с заинтересованными сторонами и предлагает трехэтапный подход, в котором говорится, что вам необходимо создать карту заинтересованных сторон, расставить приоритеты и развить заинтересованные стороны вашего проекта.
Книги по управлению заинтересованными сторонами Издательство Оксфордского университета опубликовало сводку книг по теории заинтересованных сторон, составленную профессором управления заинтересованными сторонами Джеффри С. Харрисоном. Некоторые из лучших книг по этой теме: «Стратегический менеджмент: подход заинтересованных сторон » Р. Эдварда Фримена, « Теория заинтересованных сторон и организационная этика » Роберта Филлипса и Новое определение корпорации: управление заинтересованными сторонами и организационное богатство Джеймсом Э. Постом, Ли Э. Престоном и Сибиллой Сакс.
Работа с трудными заинтересованными сторонами — обучающее видео по лидерству и менеджменту Тренер по лидерству Сюзанна Мэдсен размещает обучающее видео о том, как управлять сложными заинтересованными сторонами. Она рассказывает о семи советах, как избежать конфликтов с заинтересованными сторонами. Вы можете делать все, от признания авторитета заинтересованных сторон, не вступая в борьбу, в которой вы не можете победить, до адаптации вашего общения, чтобы не допустить, чтобы вещи становились слишком эмоциональными.
Бесплатный Powerpoint для управления заинтересованными сторонами Эта презентация Powerpoint из Имперского колледжа в Лондоне посвящена управлению заинтересованными сторонами, сетке интересов власти, карте эмпатии и журналу управления заинтересованными сторонами. Это короткое, но информативное слайд-шоу, которое охватывает основные моменты управления отношениями с заинтересованными сторонами для вашего проекта или бизнеса.
Как указывалось выше, управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами так же важно для малого бизнеса, как и для крупных корпораций, компаний среднего размера и даже некоммерческих организаций. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.