เทศกาลและกิจกรรมในเท็กซัสเผชิญกับอนาคตที่สดใสและการปีนที่ท้าทาย

กลางเดือนพฤศจิกายนนำสองสิ่งมาสู่ซานอันโตนิโอ: อากาศที่เย็นกว่าเล็กน้อยและการประชุมประจำปีของ Texas Festivals and Events Association (TFEA 2021) นักวางแผนงานเดินทางจากที่ไกลสุดของเท็กซัสมาพบกันเป็นครั้งแรกนับตั้งแต่การล็อกดาวน์จากโรคระบาด 300 คนมารวมตัวกันเพื่อพูดคุย เฉลิมฉลอง และแบ่งปันเกี่ยวกับงานกิจกรรม

ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรม 300 เหล่านี้สร้างโปรแกรมที่มีผู้เข้าร่วมนับล้าน ซึ่งแสดงถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจหลายร้อยล้านดอลลาร์ งาน State Fair of Texas เพียงแห่งเดียวมีผู้เข้าร่วมประชุมกว่า 2.2 ล้านคนในปี 2564 แต่งานที่มีขนาดเล็กกว่าเช่น Edinburg Los Muertos Bailan Festival , Lubbock Arts Festival และ Great Texas Mosquito Festival (Clute, TX) เป็นตัวแทนของมาตรฐานทางวัฒนธรรมในชุมชนของพวกเขา เป็นผู้สร้างรายได้ให้กับธุรกิจขนาดเล็ก บริษัทขนาดใหญ่ และเทศบาล

หลังจากเกือบสองปีของความวุ่นวาย ผู้จัดงานทุกประเภทกำลังเตรียมพร้อมสำหรับปี 2565 อุตสาหกรรมการบริการและการท่องเที่ยวที่มากขึ้นน่าจะต้องใช้เวลาหลายปีในการสร้างใหม่ แต่งานกิจกรรมที่ขับเคลื่อนโดยชุมชนจะเป็นครั้งแรกที่จะกลับมา การมองโลกในแง่ดีที่ผู้จัดงานเหล่านี้แบ่งปันนั้นถูกบรรเทาด้วยความรู้ที่ว่านี่จะเป็นการปีนที่ท้าทาย

ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญบางส่วนจากการประชุมประจำปีของสมาคม Texas Festivals and Events Association ปี 2021

สิ่งต่างๆเปลี่ยนไป

ทุกเทศกาลที่เป็นตัวแทนและเหตุการณ์ในเท็กซัสประสบกับความท้าทายที่คล้ายคลึงกัน โควิดบังคับให้ผู้จัดงานคิดนอกกรอบ บางองค์กรเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วเพื่อจัดกิจกรรมเสมือนจริง บางคนเลื่อนการเปิดใช้งานและบังเกอร์ลงไปเพื่อต้านทานพายุ คนอื่นๆ หันมาใช้ความเชี่ยวชาญด้านลอจิสติกส์เพื่อช่วยให้ชุมชนของตนรักษาสุขภาพ โภชนาการ และความอบอุ่นของผู้คน

หลายกลุ่มต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร ความท้าทายด้านลอจิสติกส์ และการปรับตัวให้เข้ากับ "ปกติถัดไป" ของการผลิตกิจกรรมขณะทำงานจากระยะไกล

การเขียนโปรแกรมเสมือนและไฮบริด

หัวข้อทั่วไปในการสนทนาคือการย้ายไปยังการเขียนโปรแกรมเสมือนและไฮบริด ผู้คนที่ติดอยู่ที่บ้านต่างสิ้นหวังกับงานประจำปีที่พวกเขารัก ซึ่งเป็นการสร้างโอกาสให้องค์กรจัดงานได้ทดลองสร้างเนื้อหาดิจิทัล

คอนเสิร์ตมีการถ่ายทอดสดจากโฮมออฟฟิศและสนามหลังบ้าน การนำเสนอที่โดดเด่นถูกสร้างขึ้นผ่านการซูม มาตรฐานการผลิตมีขอบเขตตั้งแต่ไฟวงแหวนธรรมดากับ iPhone ไปจนถึงไฟสตูดิโอเต็มรูปแบบและกล้อง HD

ผู้คนต่างมีความสุขที่ได้กลับมาเชื่อมต่อกับกิจกรรมโปรดของพวกเขาอีกครั้ง

TINT ช่วยให้องค์กรต่างๆ สร้างกิจกรรมเสมือนจริงที่มีส่วนร่วมซึ่งอัดแน่นไปด้วยโซเชียลมีเดีย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ TINT Experience Builder   

สิ่งต่าง ๆ ยังคงเหมือนเดิม

แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้ แต่บางสิ่งยังคงเหมือนเดิม รู้สึกอุ่นใจที่ได้ยินผู้คนแสดงความเห็นอกเห็นใจและพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทายเดียวกันกับที่ผู้จัดงานเผชิญหน้ากันมานานหลายปี

การสนับสนุนยังคงเป็นหนึ่งในความท้าทายเหล่านั้น ธุรกิจต่างๆ ได้ปรับงบประมาณให้รัดกุมเมื่อเผชิญกับภาวะเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอน สิ่งนี้ได้ผลักดันให้อุตสาหกรรมสร้างสรรค์จำนวนมากไล่ตาม "เงินก้อนโต" แบบเดียวกัน ธุรกิจต่างๆ ยังคาดหวังการรายงานและตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าที่เคย ในโลกที่การตลาดดิจิทัลสามารถสร้างหน้าการวัดผล การเปิดใช้งานภาคสนามแบบเดิมๆ ถูกท้าทายให้แข่งขันในลักษณะเดียวกัน

ผู้จัดงานครีเอทีฟจะหันไปหาแหล่งที่มาที่ไม่ได้ใช้ก่อนหน้านี้ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ผู้สนับสนุนรายใหญ่หลายราย ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้กำลังมองหาผู้บริจาครายย่อย ธุรกิจขนาดเล็ก การบริจาคในรูปแบบต่างๆ หรือแม้แต่วางแผนการบริจาคเพื่อเป็นทุนในอนาคตของกิจกรรมของพวกเขา สิ่งนี้ไม่เพียงสร้างกระแสรายได้ใหม่ แต่ยังสร้างการเชื่อมต่อไปยังชุมชนท้องถิ่นและสร้างผู้สนับสนุนกิจกรรมที่จะสนับสนุนความพยายามทางการตลาดและการสื่อสารแบบออร์แกนิก

ผู้คนคาดหวังความปลอดภัยจากภัยธรรมชาติและภัยที่มนุษย์สร้างขึ้น

เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นเจ้าภาพจัดงานเทศกาลและงานต่างๆ โดยไม่พูดถึงช้างสองตัวในห้อง COVID เป็นการสนทนาที่ชัดเจนเนื่องจากมันส่งผลกระทบต่อกิจกรรมต่างๆ ในช่วง 18 เดือนที่ผ่านมา แต่ด้วยกิจกรรมล่าสุดในขณะนั้นของคอนเสิร์ต Astroworld ความปลอดภัยจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งจากธรรมชาติและที่มนุษย์สร้างขึ้นเป็นประเด็นร้อน

การวางแผนงานโควิดและอนาคต

โควิดเป็นบททดสอบขั้นสุดท้ายของมืออาชีพด้านงานอีเวนท์ ได้บังคับให้อุตสาหกรรมต้องนำมาตรฐานใหม่ เรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ และเพิ่มค่าใช้จ่ายสำหรับทุกอย่างตั้งแต่อาหารและเครื่องดื่มไปจนถึงวิทยากร เนื่องจากมีข้อมูลมากขึ้นเรื่อยๆ บ่งชี้ว่า COVID น่าจะเป็นปรากฏการณ์ประจำปีที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง คล้ายกับไข้หวัดใหญ่ เหตุการณ์ต่างๆ ก็เริ่มที่จะสตาร์ทเครื่องยนต์ใหม่เพื่อรอปี 2022 ที่รุนแรง  

เหตุการณ์ที่กลับมาได้แบ่งปันว่าการเข้าร่วมโดยรวมของพวกเขาลดลง แต่ผู้ที่เข้าร่วมจะใช้จำนวนเงินเป็นประวัติการณ์

ด้วยการฉีดวัคซีนที่เพิ่มขึ้น ความพร้อมใช้งานของยากระตุ้น และความสะดวกในการปรับใช้หนังสือเดินทางหรือระบบตรวจสุขภาพ เป็นเพียงเรื่องของเวลาก่อนที่โปรโตคอล COVID จะเป็นเพียงการตรวจสอบอีกรายการหนึ่งในการวางแผนงาน  

เงาของ Astroworld และ Travis Scott

โศกนาฏกรรมของคอนเสิร์ต Astroworld Travis Scott เป็นเครื่องเตือนใจอย่างยิ่งว่า COVID ไม่ใช่ความเสี่ยงเพียงอย่างเดียวที่จะจัดการได้ หลังจากโศกนาฏกรรมคอนเสิร์ตในฮูสตัน ผู้คนนับไม่ถ้วนออกมาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่น่าจะทำได้ดีกว่านี้ แทนที่จะฟังการพูดคุยแบบสุ่มหัวหน้างาน Texas Festivals and Events Association Conference มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่สามารถแบ่งปันมุมมองทางกฎหมายและการประกันภัยว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบอย่างแท้จริง

ผู้คน ผู้ร่วมงาน และนักแสดงห่างหายจากงานมาเกือบสองปีแล้ว ดูเหมือนว่าหลายคนลืมบรรทัดฐานทางสังคมของพฤติกรรมในการชุมนุมขนาดใหญ่ ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดงานควรถามคำถามสองข้อเสมอ เนื่องจากพวกเขาไตร่ตรองถึงเหตุการณ์ในคอนเสิร์ต Travis Scott

• คุณกำลังตรวจสอบชื่อเสียง นิสัย และประวัติของนักแสดงของคุณหรือไม่?
• แผนความปลอดภัยของคุณรวมถึงสิ่งที่ต้องทำหากฝูงชนรีบเร่งหรือไม่? ถ้ารีบขึ้นเวที? หากพวกเขากลายเป็นคนก้าวร้าว เป็นคู่ต่อสู้ หรือไม่ปลอดภัย?

ตรวจสอบคนของคุณ

แม้ว่าผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมจะได้รับชัยชนะเพียงเล็กน้อยเพื่อกลับไปร่วมกิจกรรม องค์กรควรใช้เวลาในการตรวจสอบอาสาสมัคร ผู้แสดงสินค้า และพนักงาน

ผู้คนจัดการกับโรคระบาดในรูปแบบต่างๆ บางคนทำขนมปังซาวโดว์ คนอื่นๆ เล่นทีวีขยะ และทำงานอดิเรกแปลกๆ มากกว่านั้นเพื่อฆ่าเวลา

สำหรับคนจำนวนมาก เหตุการณ์คือจุดเริ่มต้นของปี พวกเขารู้ว่ามีการจัดงานเทศกาลหรือการประชุมในวันแรงงานเสมอ พวกเขาวางแผนวันหยุด วันหยุด และอาสาสมัครรอบองค์กรที่พวกเขารู้สึกผูกพันกับ

เมื่อไม่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น ผู้คนจำนวนมากก็พบว่าตนเองไม่ได้รับการสนับสนุนและชุมชนที่มีอยู่ในกลุ่มเหล่านี้ในทันใด ก่อนที่จะส่งคำเชิญชวนสำหรับอาสาสมัครและบุคลากร องค์กรจัดงานควรตรวจสอบบุคลากรของพวกเขา

อะไรหลายๆ อย่างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ภายในสองปี และเหตุการณ์ต่างๆ ก็สร้างความตึงเครียดโดยเนื้อแท้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุมชนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณพร้อมและพร้อมที่จะเป็นส่วนหนึ่งของการเปิดใช้งานในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแผนที่จะอำนวยความสะดวกให้ผู้คนกลับเข้าสู่กิจกรรม ฝึกอบรมพวกเขาเกี่ยวกับโปรโตคอลและกระบวนการใหม่ และเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความท้าทายใหม่ที่จะเผชิญพวกเขา

พึ่งพาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อพิสูจน์ทางสังคม

ในขณะที่เขียนบทความนี้ ตัวแปร COVID Delta ยังคงสร้างความเสียหายไปทั่วอเมริกาเหนือ ในขณะที่ Omicron เริ่มเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แม้ว่าหลายคนอยากจะกลับไปร่วมกิจกรรม แต่ยิ่งกว่านั้นก็ยังลังเลใจที่จะกลับไปร่วมงานใหญ่อีกครั้ง

นี่เป็นโอกาสในการพึ่งพาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อพิสูจน์ว่ากิจกรรมของคุณและอื่น ๆ มีความปลอดภัยและวางแผนอย่างมีความรับผิดชอบ ผู้จัดงานสามารถตะโกนจนหน้าซีด แต่คนก็เต็มใจฟังคนที่ "จริง" มากกว่าเสมอ

ให้อาสาสมัครและเจ้าหน้าที่ของคุณบันทึกข้อความที่อธิบายถึงระเบียบการด้านความปลอดภัยและแสดงความตื่นเต้นเกี่ยวกับการกลับมาที่งาน ให้ผู้ขายและผู้แสดงสินค้าของคุณแบ่งปันสินค้าของพวกเขาในขณะที่ยังแบ่งปันว่าพวกเขารักษาบูธหรือป๊อปอัปของพวกเขาอย่างไร เมื่อผู้เข้าร่วมเริ่มมาถึง ให้อำนาจพวกเขาในการแบ่งปันขั้นตอนแรกของพวกเขาในพื้นที่กิจกรรมบนโซเชียลมีเดีย

การส่งข้อความทางสังคมในการทำงานร่วมกันและทำให้เป็นประชาธิปไตยนี้อาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในการสื่อสาร แต่สิ่งที่คุณอาจสูญเสียการควบคุม จะทำให้คุณมีความเชื่อมโยงและตระหนักรู้

เหตุการณ์เป็นเรื่องเกี่ยวกับการนำผู้คนมารวมกัน โซเชียลมีเดียมีเป้าหมายเดียวกัน ใช้ควบคู่กันเพื่อค้นหาความสำเร็จ

มองไปสู่อนาคต

อนาคตสดใสสำหรับเทศกาลและกิจกรรมในเท็กซัส สถาบัน Texas Event Management Institute ดำเนินการควบคู่ไปกับการประชุม TFEA และชั้นเรียนที่สำเร็จการศึกษาในปีนี้สูงที่สุดเป็นประวัติการณ์ กลุ่มผู้จัดการกิจกรรม ผู้วางแผน และนักโลจิสติกส์กลุ่มใหม่ออกจากการประชุมเพื่อเตรียมพร้อมที่จะสร้างงานรุ่นต่อไป

เมื่อการประชุมสมาคมเทศกาลและงานกิจกรรมแห่งรัฐเท็กซัสปี 2564 ใกล้จะสิ้นสุดลง ผู้เข้าร่วมประชุมก็กลับบ้านด้วยความหวังที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นสำหรับอนาคต พวกเขาต้องเผชิญกับถนนที่ยากลำบากในการจัดกิจกรรมขนาดใหญ่ แต่ด้วยความช่วยเหลือจากชุมชนและเทคโนโลยีของพวกเขา ถนนจะเดินทางได้ง่ายขึ้น

TINT มอบอำนาจให้องค์กรงานอีเวนต์ทั่วโลกสร้างประสบการณ์ทางสังคมที่น่าดึงดูด ปรับใช้กำแพงโซเชียล และใช้เสียงที่แท้จริงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อยกระดับการตลาด ดูการทำงานของ TINT ได้แล้ววันนี้