I festival e gli eventi del Texas affrontano un futuro luminoso e una scalata impegnativa

La metà di novembre ha portato due cose a San Antonio: un clima leggermente più fresco e la conferenza annuale della Texas Festivals and Events Association (TFEA 2021). Gli organizzatori di eventi hanno viaggiato dai luoghi più remoti del Texas per incontrarsi per la prima volta dai blocchi della pandemia. 300 persone si sono riunite per discutere, celebrare e condividere gli eventi.

Questi 300 professionisti dell'evento creano programmi a cui partecipano milioni di persone, che rappresentano centinaia di milioni di dollari di impatto economico. La sola Fiera di Stato del Texas ha avuto oltre 2,2 milioni di partecipanti nel 2021. Ma anche eventi più piccoli come l'Edinburg Los Muertos Bailan Festival , il Lubbock Arts Festival e il Great Texas Mosquito Festival (Clute, TX) rappresentano pietre miliari culturali nelle loro comunità oltre a essere generatori di entrate per piccole imprese, grandi aziende e comuni.

Dopo quasi due anni di turbolenze, gli organizzatori di eventi di ogni genere si stanno preparando per il 2022. Probabilmente ci vorranno anni per ricostruire la grande industria dell'ospitalità e del turismo, ma gli eventi guidati dalla comunità saranno i primi a riprendersi. L'ottimismo condiviso da questi organizzatori di eventi è stato temperato dalla consapevolezza che questa sarebbe stata una salita impegnativa.

Ecco alcuni suggerimenti della conferenza annuale della Texas Festivals and Events Association del 2021.

Le cose sono cambiate

Tutti i festival e gli eventi del Texas rappresentati hanno affrontato sfide simili. Il COVID ha costretto gli organizzatori di eventi a pensare fuori dagli schemi. Alcune organizzazioni si sono mosse rapidamente per rendere virtuali i propri eventi. Alcune attivazioni posticipate e bunker per resistere alla tempesta. Altri hanno rivolto la loro esperienza logistica per aiutare le loro comunità a mantenere le persone sane, nutrite e al caldo.

Molti gruppi hanno dovuto affrontare cambiamenti di personale, sfide logistiche e adattamento alla "prossima normalità" della produzione di eventi mentre lavoravano in remoto.

Programmazione virtuale e ibrida

Un filo conduttore nella conversazione è stato il passaggio alla programmazione virtuale e ibrida. Le persone, bloccate a casa, erano disperate per gli eventi annuali che avevano a cuore. Ciò ha creato l'opportunità per le organizzazioni di eventi di sperimentare la creazione di contenuti digitali.

I concerti sono stati trasmessi in streaming dal vivo dagli uffici domestici e dai cortili. Le presentazioni in primo piano sono state prodotte tramite zoom. Lo standard di produzione spaziava da una semplice luce anulare con un iPhone a un'illuminazione da studio completa e telecamere HD.

Le persone erano felici di riconnettersi con i loro eventi preferiti come potevano.

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Le cose sono rimaste le stesse

Nonostante tutti questi cambiamenti, alcune cose rimangono le stesse. È stato rassicurante sentire le persone commiserare e discutere le stesse sfide che hanno affrontato per anni gli organizzatori di eventi.

La sponsorizzazione continua a essere una di queste sfide. Le aziende hanno inasprito i budget di fronte a tempi economici incerti. Ciò ha spinto molte industrie creative a inseguire gli stessi "grandi soldi". Le aziende si aspettano anche più rapporti e metriche di performance specifiche che mai. In un mondo in cui il marketing digitale può produrre pagine di misurazioni, le tradizionali attivazioni sul campo sono ora sfidate a competere su basi simili.

Gli organizzatori di eventi creativi si stanno rivolgendo a fonti precedentemente non sfruttate. Piuttosto che concentrarsi esclusivamente su diversi grandi sponsor, questi professionisti cercano piccoli donatori, piccole imprese, donazioni in natura e persino donazioni pianificate per finanziare il futuro dei loro eventi. Questo non solo ha creato nuovi flussi di entrate, ma crea anche connessioni con la comunità locale e crea sostenitori di eventi che sosterranno organicamente gli sforzi di marketing e comunicazione.

Le persone si aspettano sicurezza, dai disastri naturali e causati dall'uomo

Sarebbe impossibile ospitare un festival e una conferenza di eventi senza discutere dei due elefanti nella stanza. Il COVID è stata la conversazione ovvia poiché ha avuto un impatto sugli eventi negli ultimi 18 mesi, ma con gli eventi allora recenti del concerto di Astroworld, la sicurezza sia dagli eventi naturali che da quelli causati dall'uomo erano argomenti scottanti.

COVID e pianificazione di eventi futuri

Il COVID è stato il test definitivo per i professionisti degli eventi. Ha costretto il settore ad adottare nuovi standard, apprendere nuove tecnologie e aumentare i costi su tutta la linea per qualsiasi cosa, dal cibo e bevande agli altoparlanti. Poiché sempre più dati indicano che il COVID sarà probabilmente un fenomeno annuale in corso, simile all'influenza , gli eventi hanno iniziato a riavviare i motori in previsione di un forte 2022.  

Gli eventi che sono tornati hanno condiviso che la loro partecipazione complessiva è diminuita, ma coloro che partecipano stanno spendendo importi record.

Con l'aumento delle vaccinazioni, la disponibilità di booster e la crescente facilità di distribuire passaporti sanitari o sistemi di test, è semplicemente questione di tempo prima che i protocolli COVID siano solo un altro controllo da effettuare su un elenco di pianificazione di eventi.  

L'ombra di Astroworld e Travis Scott

La tragedia del concerto di Astroworld Travis Scott ci ha ricordato chiaramente che il COVID non è l'unico rischio da gestire. Dopo il disastro del concerto a Houston, innumerevoli persone si sono fatte avanti per esprimere opinioni su cosa si sarebbe potuto fare meglio. Piuttosto che ascoltare teste parlanti casuali, la conferenza della Texas Festivals and Events Association ha avuto veri esperti in materia che sono stati in grado di condividere prospettive legali e assicurative su chi fosse veramente responsabile.

Persone, partecipanti e artisti allo stesso modo sono stati lontani dagli eventi per quasi due anni. Molti sembrano aver dimenticato le norme sociali di comportamento nei grandi raduni. Con questo in mente, gli organizzatori di eventi dovrebbero sempre porre due domande mentre riflettono sugli eventi del concerto di Travis Scott.

• Stai controllando la reputazione, le abitudini e la storia dei tuoi artisti?
• I tuoi piani di sicurezza includono cosa fare se una folla si precipita ai cancelli? Se si precipitano sul palco? Se diventano aggressivi, bellicosi o comunque pericolosi?

Controlla la tua gente

Mentre gli organizzatori e i partecipanti si sono dati da fare per tornare agli eventi, le organizzazioni dovrebbero prendersi del tempo per controllare i loro volontari, espositori e personale.

Le persone hanno affrontato la pandemia in vari modi. Alcuni iniziarono a cuocere pane a lievitazione naturale, altri abbuffavano la televisione dell'immondizia e ancora più adottavano strani hobby per passare il tempo.

Per molte persone, gli eventi sono il modo in cui scandiscono il passaggio dell'anno. Sanno che un certo festival o conferenza si svolge sempre il Labor Day. Pianificano il loro tempo libero, le vacanze e il volontariato attorno a un'organizzazione di eventi per cui sentono un'affinità

Con l'assenza di eventi, molte persone si sono trovate improvvisamente senza quel supporto e quella comunità che è inerente a questi gruppi. Prima di inviare richieste di volontari e personale, le organizzazioni di eventi dovrebbero controllare le loro persone.

Molte cose possono cambiare in due anni e gli eventi sono intrinsecamente stressanti. Assicurati che la tua comunità di stakeholder sia pronta e preparata a far parte delle future attivazioni. Assicurati che ci sia un piano in atto per facilitare le persone a rientrare negli eventi, addestrarle su nuovi protocolli e processi e prepararle per alcune delle nuove sfide che dovranno affrontare.

Affidati alle tue parti interessate per la prova sociale

Al momento in cui scrivo, la variante COVID Delta sta ancora devastando il Nord America mentre Omicron sta iniziando a crescere in prevalenza. Sebbene molti siano ansiosi di tornare agli eventi, ancora di più sono ancora timidi nel tornare a riunioni su larga scala.

Questa è un'opportunità per fare affidamento sui tuoi stakeholder per fornire la prova che i tuoi e altri eventi sono sicuri e pianificati in modo responsabile. Gli organizzatori di eventi possono urlare fino a quando non sono blu in faccia, ma le persone sono sempre più disposte ad ascoltare una persona "reale".

Chiedi ai tuoi volontari e al personale di registrare i messaggi che spiegano i protocolli di sicurezza ed esprimono la loro eccitazione per il ritorno all'evento. Fai in modo che i tuoi venditori e gli espositori condividano le loro merci, condividendo anche come stanno mantenendo i loro stand o popup disinfettati. Quando i partecipanti iniziano ad arrivare, consenti loro di condividere i loro primi passi nello spazio dell'evento sui social media.

Questa collaborazione e democratizzazione della messaggistica sociale potrebbe richiedere un cambiamento nella strategia di comunicazione. Ma ciò che potresti perdere in controllo, lo riguadagnerai in connessione e consapevolezza.

Gli eventi servono a riunire le persone. I social media hanno lo stesso obiettivo. Usali in tandem per trovare il successo.

Guarda verso il futuro

Il futuro è luminoso per i festival e gli eventi del Texas. Il Texas Event Management Institute si svolge in concomitanza con la conferenza TFEA e la classe di diploma di quest'anno è stata la più grande mai registrata. Una nuova coorte di gestori di eventi, pianificatori e addetti alla logistica ha lasciato la conferenza pronta a creare la prossima generazione di eventi.

Mentre la conferenza della Texas Festivals and Events Association 2021 volgeva al termine, i partecipanti sono tornati alle loro case con una speranza ancora più forte per il futuro. Affrontano una strada difficile per riportare in scena eventi su larga scala, ma con l'aiuto delle loro comunità e della tecnologia, la strada sarà più facile da percorrere.

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