Los festivales y eventos de Texas enfrentan un futuro brillante y un ascenso desafiante

Mediados de noviembre trajo dos cosas a San Antonio: un clima ligeramente más fresco y la conferencia anual de la Asociación de Festivales y Eventos de Texas (TFEA 2021). Los planificadores de eventos viajaron desde los confines de Texas para reunirse por primera vez desde los cierres por la pandemia. 300 personas se reunieron para discutir, celebrar y compartir sobre los eventos.

Estos 300 profesionales de eventos crean programación a la que asisten millones, lo que representa un impacto económico de cientos de millones de dólares. Solo la Feria Estatal de Texas tuvo más de 2.2 millones de asistentes en 2021. Pero incluso los eventos más pequeños como el Festival Bailan de los Muertos de Edinburg , el Festival de las Artes de Lubbock y el Gran Festival del Mosquito de Texas (Clute, TX) representan hitos culturales en sus comunidades además de siendo generadores de ingresos para pequeñas empresas, grandes empresas y municipios.

Después de casi dos años de confusión, los organizadores de eventos de todo tipo se están preparando para 2022. La gran industria hotelera y turística probablemente tardará años en reconstruirse, pero los eventos impulsados ​​por la comunidad serán los primeros en recuperarse. El optimismo compartido por estos organizadores del evento se vio atenuado con el conocimiento de que esta sería una escalada desafiante.

Estas son algunas conclusiones de la Conferencia Anual de la Asociación de Festivales y Eventos de Texas de 2021.

Las cosas han cambiado

Todos los festivales y eventos de Texas representados experimentaron desafíos similares. COVID obligó a los organizadores de eventos a pensar fuera de la caja. Algunas organizaciones se movieron rápidamente para hacer que sus eventos fueran virtuales. Algunos pospusieron las activaciones y se refugiaron para capear la tormenta. Otros utilizaron su experiencia en logística para ayudar a sus comunidades a mantener a las personas sanas, alimentadas y cálidas.

Muchos grupos se enfrentaron a cambios de personal, desafíos logísticos y la adaptación a la "próxima normalidad" de producir eventos mientras trabajaban de forma remota.

Programación Virtual e Híbrida

Un hilo común en la conversación fue el paso a la programación virtual e híbrida. Las personas, atrapadas en casa, estaban desesperadas por los eventos anuales que apreciaban. Esto creó la oportunidad para que las organizaciones de eventos experimentaran con la creación de contenido digital.

Los conciertos se transmitían en vivo desde oficinas en casa y patios traseros. Las presentaciones destacadas se produjeron a través de zoom. El estándar de producción abarcaba desde un simple anillo de luz con un iPhone hasta iluminación de estudio completa y cámaras HD.

Las personas estaban felices de volver a conectarse con sus eventos favoritos como pudieran.

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Las cosas se han mantenido igual

A pesar de todos estos cambios, algunas cosas siguen igual. Fue reconfortante escuchar a la gente compadecerse y discutir los mismos desafíos que han enfrentado los organizadores de eventos durante años.

El patrocinio sigue siendo uno de esos desafíos. Las empresas han ajustado los presupuestos ante tiempos económicos inciertos. Esto ha empujado a muchas industrias creativas a perseguir el mismo “dinero grande”. Las empresas también esperan más informes y métricas de rendimiento específicas que nunca. En un mundo donde el marketing digital puede producir páginas de medidas, las activaciones de campo tradicionales ahora tienen el desafío de competir en terrenos similares.

Los organizadores de eventos creativos están recurriendo a fuentes previamente sin explotar. En lugar de centrarse únicamente en varios patrocinadores grandes, estos profesionales buscan pequeños donantes, pequeñas empresas, donaciones en especie e incluso donaciones planificadas para financiar el futuro de sus eventos. Esto no solo ha creado nuevas fuentes de ingresos, sino que también crea conexiones con la comunidad local y crea defensores de eventos que apoyarán orgánicamente los esfuerzos de marketing y comunicación.

La gente espera seguridad de los desastres naturales y provocados por el hombre.

Sería imposible organizar una conferencia sobre festivales y eventos sin hablar de los dos elefantes en la sala. COVID fue la conversación obvia ya que había impactado los eventos durante los últimos 18 meses, pero con los eventos recientes del concierto de Astroworld, la seguridad de los sucesos naturales y provocados por el hombre fueron temas candentes.

COVID y planificación de eventos futuros

COVID ha sido la prueba definitiva para los profesionales de eventos. Ha obligado a la industria a adoptar nuevos estándares, aprender nuevas tecnologías y aumentar los costos en general para todo, desde alimentos y bebidas hasta altavoces. A medida que más y más datos indican que COVID probablemente será un fenómeno anual continuo, similar a la gripe , los eventos han comenzado a reiniciar sus motores en previsión de un fuerte 2022.  

Los eventos que han regresado han compartido que su asistencia general ha disminuido, pero los que asisten están gastando cantidades récord.

Con el aumento de las vacunas, la disponibilidad de refuerzos y la creciente facilidad para implementar pasaportes de salud o sistemas de prueba, es simplemente cuestión de tiempo antes de que los protocolos COVID sean solo otra verificación para hacer en una lista de planificación de eventos.  

La sombra de Astroworld y Travis Scott

La tragedia del concierto de Astroworld Travis Scott fue un claro recordatorio de que COVID no es el único riesgo que se debe manejar. Después del desastre del concierto en Houston, innumerables personas expresaron sus opiniones sobre lo que podría haberse hecho mejor. En lugar de escuchar cabezas parlantes al azar, la Conferencia de la Asociación de Festivales y Eventos de Texas contó con expertos en la materia que pudieron compartir perspectivas legales y de seguros sobre quién era realmente responsable.

La gente, los asistentes y los artistas han estado alejados de los eventos durante casi dos años. Muchos parecen haber olvidado las normas sociales de comportamiento en las grandes reuniones. Con esto en mente, los organizadores de eventos siempre deben hacerse dos preguntas al reflexionar sobre los eventos del concierto de Travis Scott.

• ¿Está investigando la reputación, los hábitos y la historia de sus artistas?
• ¿Sus planes de seguridad incluyen qué hacer si una multitud se precipita hacia las puertas? ¿Si apuran el escenario? ¿Si se vuelven agresivos, beligerantes o inseguros?

Controle a su gente

Si bien los organizadores y los asistentes han estado impacientes por regresar a los eventos, las organizaciones deben tomarse el tiempo para controlar a sus voluntarios, expositores y personal.

La gente se enfrentó a la pandemia de diversas maneras. Algunos comenzaron a hornear panes de masa fermentada, otros se emborracharon con la televisión basura y aún más adoptaron pasatiempos extraños para pasar el tiempo.

Para muchas personas, los eventos son la forma en que marcan el paso del año. Saben que cierto festival o conferencia siempre tiene lugar el Día del Trabajo. Planifican su tiempo libre, vacaciones y voluntariado en torno a una organización de eventos por la que sienten afinidad.

Con la ausencia de eventos, muchas personas de repente se encontraron sin ese apoyo y comunidad que es inherente a estos grupos. Antes de enviar solicitudes de voluntarios y personal, las organizaciones de eventos deben verificar a su gente.

Muchas cosas pueden cambiar en dos años y los eventos son inherentemente estresantes. Asegúrese de que su comunidad de partes interesadas esté lista y preparada para ser parte de activaciones futuras. Asegúrese de que exista un plan para facilitar el regreso de las personas a los eventos, capacitarlos en nuevos protocolos y procesos, y prepararlos para algunos de los nuevos desafíos que enfrentarán.

Apóyese en sus partes interesadas para la prueba social

Al momento de escribir este artículo, la variante COVID Delta todavía está causando estragos en América del Norte, mientras que Omicron está comenzando a aumentar en prevalencia. Aunque muchos están ansiosos por volver a los eventos, aún más están asustados por regresar a las reuniones a gran escala.

Esta es una oportunidad para apoyarse en sus partes interesadas para proporcionar pruebas de que sus eventos y otros son seguros y planificados de manera responsable. Los organizadores de eventos pueden gritar hasta que se les ponga azul, pero la gente siempre está más dispuesta a escuchar a una persona “real”.

Haga que sus voluntarios y personal graben mensajes explicando los protocolos de seguridad y expresando su entusiasmo por regresar al evento. Haga que sus proveedores y expositores compartan sus productos y, al mismo tiempo, compartan cómo mantienen desinfectados sus puestos o ventanas emergentes. A medida que los asistentes comiencen a llegar, empoderarlos para que compartan sus primeros pasos en el espacio del evento en las redes sociales.

Esta democratización colaborativa de la mensajería social puede requerir un cambio en la estrategia de comunicación. Pero lo que puedes perder en el control, lo recuperarás en conexión y conciencia.

Los eventos se tratan de unir a las personas. Las redes sociales tienen el mismo objetivo. Úselos en conjunto para encontrar el éxito.

Mirar hacia el futuro

El futuro es brillante para los festivales y eventos de Texas. El Instituto de Administración de Eventos de Texas se lleva a cabo simultáneamente con la conferencia TFEA y la clase que se graduó este año fue la más grande registrada. Un nuevo grupo de gerentes, planificadores y especialistas en logística de eventos salió de la conferencia preparado para crear la próxima generación de eventos.

A medida que la Conferencia de la Asociación de Festivales y Eventos de Texas de 2021 llegaba a su fin, los asistentes regresaron a sus hogares con una esperanza aún mayor para el futuro. Se enfrentan a un camino difícil para traer de vuelta eventos a gran escala, pero con la ayuda de sus comunidades y la tecnología, el camino será más fácil de transitar.

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