تواجه مهرجانات وأحداث تكساس مستقبلًا مشرقًا وصعودًا مليئًا بالتحديات

جلب منتصف تشرين الثاني (نوفمبر) شيئين إلى سان أنطونيو: طقس أكثر برودة قليلاً والمؤتمر السنوي لاتحاد المهرجانات والفعاليات في تكساس (TFEA 2021). سافر مخططو الأحداث من أبعد المناطق في تكساس للاجتماع للمرة الأولى منذ إغلاق الوباء. اجتمع 300 شخص لمناقشة الأحداث والاحتفال بها ومشاركتها.

ينشئ هؤلاء المحترفون في الأحداث البالغ عددهم 300 برمجة يحضرها الملايين ، مما يمثل مئات الملايين من الدولارات من حيث التأثير الاقتصادي. حضر معرض ولاية تكساس وحده أكثر من 2.2 مليون زائر في عام 2021. ولكن الأحداث الأصغر مثل مهرجان إدنبرج لوس مويرتوس بيلان ، ومهرجان لوبوك للفنون ، ومهرجان تكساس الكبير للبعوض (كلوت ، تكساس) تمثل المحاور الثقافية في مجتمعاتهم بالإضافة إلى كونهم من مصادر الدخل للشركات الصغيرة والشركات الكبيرة والبلديات.

بعد ما يقرب من عامين من الاضطرابات ، يستعد منظمو الأحداث من جميع المشارب لعام 2022. من المرجح أن تستغرق صناعة الضيافة والسياحة سنوات لإعادة البناء ، لكن الأحداث التي يقودها المجتمع ستكون أول من يتعافى. تم تخفيف التفاؤل الذي شاركه منظمو الحدث مع العلم أن هذا سيكون صعودًا صعبًا.

فيما يلي بعض الوجبات السريعة من المؤتمر السنوي لجمعية المهرجانات والفعاليات في تكساس لعام 2021.

لقد تغيرت الأمور

واجه كل مهرجان وحدث في تكساس تحديات مماثلة. أجبر COVID منظمي الأحداث على التفكير خارج الصندوق. تحركت بعض المنظمات بسرعة لجعل أحداثها افتراضية. تم تأجيل بعض عمليات التنشيط وتحصينها للصمود في وجه العاصفة. وجه آخرون خبراتهم اللوجستية لمساعدة مجتمعاتهم في الحفاظ على صحة الناس وتغذيتهم ودفئهم.

واجهت العديد من المجموعات تغييرات في التوظيف ، وتحديات لوجستية ، والتكيف مع "الوضع الطبيعي التالي" لإنتاج الأحداث أثناء العمل عن بُعد.

البرمجة الافتراضية والمختلطة

كان الخيط المشترك في المحادثة هو الانتقال إلى البرمجة الافتراضية والهجينة. كان الناس ، عالقين في منازلهم ، في أمس الحاجة إلى الأحداث السنوية العزيزة عليهم. خلق هذا فرصة لمنظمات الأحداث لتجربة إنشاء محتوى رقمي.

تم بث الحفلات الموسيقية مباشرة من المكاتب المنزلية والساحات الخلفية. تم إنتاج العروض التقديمية المميزة عبر التكبير / التصغير. ركض معيار الإنتاج التدرج اللوني من مصباح حلقي بسيط مع iPhone إلى إضاءة استوديو كاملة وكاميرات عالية الدقة.

كان الناس سعداء بإعادة الاتصال بأحداثهم المفضلة بأي طريقة ممكنة.

تساعد TINT المؤسسات في إنشاء أحداث افتراضية تفاعلية مشحونة بوسائل التواصل الاجتماعي. تعرف على المزيد حول TINT Experience Builder.   

بقيت الأمور على حالها

على الرغم من كل هذه التغييرات ، تبقى بعض الأشياء كما هي. كان من المطمئن سماع الناس يتعاطفون ويناقشون نفس التحديات التي واجهها منظمو الحدث لسنوات.

الرعاية لا تزال واحدة من تلك التحديات. قامت الشركات بتشديد الميزانيات في مواجهة الأوقات الاقتصادية المضطربة. وقد دفع هذا العديد من الصناعات الإبداعية إلى مطاردة "المال الوفير" نفسه. تتوقع الشركات أيضًا المزيد من التقارير ومقاييس أداء محددة أكثر من أي وقت مضى. في عالم يمكن أن ينتج فيه التسويق الرقمي صفحات من القياسات ، يتم الآن تحدي عمليات التنشيط الميدانية التقليدية للمنافسة على أسس مماثلة.

يتحول منظمو الأحداث الإبداعية إلى مصادر غير مستغلة سابقًا. بدلاً من التركيز فقط على العديد من الرعاة الكبار ، يتطلع هؤلاء المحترفون إلى المتبرعين الصغار والشركات الصغيرة والتبرعات العينية وحتى التبرعات المخططة لتمويل مستقبل أحداثهم. لم يؤد ذلك إلى خلق تدفقات جديدة للإيرادات فحسب ، بل أدى أيضًا إلى بناء اتصالات مع المجتمع المحلي وإنشاء دعاة للحدث يدعمون بشكل عضوي جهود التسويق والاتصالات.

يتوقع الناس الأمان من الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان

سيكون من المستحيل استضافة مؤتمر للمهرجانات والفعاليات دون مناقشة الفيلين في الغرفة. كانت COVID هي المحادثة الواضحة لأنها أثرت على الأحداث على مدار الـ 18 شهرًا الماضية ، ولكن مع الأحداث الأخيرة لحفل Astroworld ، كانت السلامة من الأحداث الطبيعية والتي من صنع الإنسان موضوعات ساخنة.

COVID والتخطيط المستقبلي للفعاليات

كان COVID الاختبار النهائي لمحترفي الأحداث. لقد أجبرت الصناعة على اعتماد معايير جديدة ، وتعلم تكنولوجيا جديدة ، وزيادة التكاليف في جميع المجالات لكل شيء من الطعام والشراب إلى المتحدثين. نظرًا لأن المزيد والمزيد من البيانات تشير إلى أن COVID من المحتمل أن يكون ظاهرة سنوية مستمرة ، على غرار الأنفلونزا ، فقد بدأت الأحداث في إعادة تشغيل محركاتها تحسبًا ل 2022 قويًا.  

أشارت الأحداث التي عادت إلى انخفاض معدل الحضور الإجمالي ، لكن أولئك الذين حضروا ينفقون مبالغ قياسية.

مع زيادة التطعيمات ، وتوافر المعززات ، والسهولة المتزايدة لنشر جوازات السفر الصحية أو أنظمة الاختبار ، إنها ببساطة مسألة وقت قبل أن تصبح بروتوكولات COVID مجرد فحص آخر يجب إجراؤه في قائمة التخطيط للحدث.  

ظل أستروورلد وترافيس سكوت

كانت مأساة حفل Astroworld Travis Scott بمثابة تذكير صارخ بأن COVID ليس الخطر الوحيد الذي يجب إدارته. بعد كارثة الحفلة الموسيقية في هيوستن ، تقدم عدد لا يحصى من الناس للتعبير عن آرائهم حول ما كان يمكن القيام به بشكل أفضل. بدلاً من الاستماع إلى رؤساء الحديث العشوائي ، كان لدى مؤتمر جمعية المهرجانات والفعاليات في تكساس خبراء فعليون في الموضوع تمكنوا من مشاركة وجهات النظر القانونية والتأمينية حول من هو المسؤول حقًا.

ظل الأشخاص والحاضرين وفناني الأداء على حد سواء بعيدين عن الأحداث لما يقرب من عامين. يبدو أن الكثير قد نسوا الأعراف الاجتماعية للسلوك في التجمعات الكبيرة. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يجب دائمًا طرح سؤالين من قبل منظمي الأحداث أثناء تأملهم في أحداث حفل ترافيس سكوت.

• هل تقوم بفحص سمعة وعادات وتاريخ فناني الأداء؟
• هل تتضمن خطط السلامة الخاصة بك ما يجب فعله إذا اندفع حشد من الناس إلى البوابة؟ إذا اندفعوا إلى المسرح؟ إذا أصبحوا عدوانيين أو متحاربين أو غير آمنين؟

تحقق من شعبك

بينما كان المنظمون والحضور يناصرون قليلاً للعودة إلى الأحداث ، يجب على المنظمات أن تأخذ وقتًا للتحقق من المتطوعين والعارضين والموظفين.

تعامل الناس مع الوباء بعدة طرق. أخذ البعض يخبز خبز العجين المخمر ، والبعض الآخر ينخرط في تلفاز القمامة ، وحتى المزيد من الهوايات الغريبة التي تبنت لتمضية الوقت.

بالنسبة لكثير من الناس ، فإن الأحداث هي كيفية تحديد مرور العام. إنهم يعلمون أن مهرجانًا أو مؤتمرًا معينًا يُقام دائمًا في عيد العمال. إنهم يخططون لوقت إجازتهم ، وعطلتهم ، وتطوعهم حول منظمة حدث يشعرون بتجاوبهم معها

مع غياب الأحداث ، وجد الكثير من الناس أنفسهم فجأة بدون هذا الدعم والمجتمع المتأصل في هذه المجموعات. قبل إرسال طلبات المتطوعين والموظفين ، يجب على منظمات الحدث التحقق من أفرادها.

يمكن أن يتغير الكثير في غضون عامين والأحداث مرهقة بطبيعتها. تأكد من أن مجتمع أصحاب المصلحة الخاص بك جاهز ومستعد ليكون جزءًا من عمليات التنشيط المستقبلية. تأكد من وجود خطة قائمة لتسهيل عودة الأشخاص إلى الأحداث ، وتدريبهم على البروتوكولات والعمليات الجديدة ، وإعدادهم لبعض التحديات الجديدة التي ستواجههم.

اعتمد على أصحاب المصلحة من أجل إثبات اجتماعي

في وقت كتابة هذه السطور ، لا يزال متغير COVID Delta يعيث فوضى في جميع أنحاء أمريكا الشمالية بينما بدأت Omicron في الارتفاع في الانتشار. على الرغم من أن الكثيرين يتوقون للعودة إلى الأحداث ، إلا أن المزيد منهم ما زالوا قلقين بشأن العودة إلى التجمعات الكبيرة.

هذه فرصة للاعتماد على أصحاب المصلحة لتقديم دليل على أن الأحداث الخاصة بك وغيرها من الأحداث آمنة ومسؤولة. يمكن لمنظمي الحدث الصراخ حتى يتحول لون وجههم إلى اللون الأزرق ولكن دائمًا ما يكون الناس أكثر استعدادًا للاستماع إلى شخص "حقيقي".

اطلب من المتطوعين والموظفين تسجيل الرسائل التي تشرح بروتوكولات السلامة والتعبير عن حماسهم للعودة إلى الحدث. اطلب من البائعين والعارضين مشاركة بضاعتهم مع مشاركة كيفية الحفاظ على أكشاكهم أو النوافذ المنبثقة معقمة. عندما يبدأ الحضور في الوصول ، قم بتمكينهم من مشاركة خطواتهم الأولى في مساحة الحدث على وسائل التواصل الاجتماعي.

قد يتطلب هذا التعاون وإضفاء الطابع الديمقراطي على الرسائل الاجتماعية تحولًا في استراتيجية الاتصالات. لكن ما قد تفقده من السيطرة ، سوف تعوضه بالاتصال والوعي.

الأحداث تدور حول جمع الناس معًا. وسائل التواصل الاجتماعي لها نفس الهدف. استخدمهم جنبًا إلى جنب لتحقيق النجاح.

التطلع إلى المستقبل

المستقبل مشرق لمهرجانات وأحداث تكساس. يعمل معهد تكساس لإدارة الأحداث بالتزامن مع مؤتمر TFEA وكانت فئة الخريجين هذا العام هي الأكبر على الإطلاق. غادرت مجموعة جديدة من مديري الأحداث والمخططين واللوجستيين المؤتمر وهي مستعدة لإنشاء الجيل القادم من الأحداث.

مع اقتراب مؤتمر اتحاد المهرجانات والفعاليات في تكساس 2021 من نهايته ، عاد الحاضرون إلى منازلهم بأمل أقوى في المستقبل. إنهم يواجهون طريقًا صعبًا لإعادة الأحداث واسعة النطاق ، ولكن بمساعدة مجتمعاتهم والتكنولوجيا ، سيكون الطريق أسهل لاجتيازه.

تمكّن TINT منظمات الأحداث في جميع أنحاء العالم من إنشاء تجارب اجتماعية جذابة ، ونشر الجدران الاجتماعية ، واستخدام الصوت الحقيقي لأصحاب المصلحة لتعزيز تسويقهم. شاهد TINT في العمل اليوم.