Festivalurile și evenimentele din Texas se confruntă cu un viitor luminos și cu o urcare provocatoare

Mijlocul lui noiembrie a adus două lucruri la San Antonio: vremea puțin mai rece și conferința anuală a Asociației Festivalurilor și Evenimentelor din Texas (TFEA 2021). Planificatorii de evenimente au călătorit din cele mai îndepărtate părți ale Texasului pentru a se întâlni pentru prima dată de la blocarea pandemiei. 300 de persoane s-au adunat pentru a discuta, a sărbători și a împărtăși despre evenimente.

Acești 300 de profesioniști ai evenimentelor creează programe la care participă milioane de oameni, reprezentând un impact economic de sute de milioane de dolari. Numai Târgul de Stat din Texas a avut peste 2,2 milioane de participanți în 2021. Dar chiar și evenimente mai mici, cum ar fi Festivalul Edinburg Los Muertos Bailan , Festivalul de Artă Lubbock și Festivalul Great Texas Mosquito (Clute, TX) reprezintă pietre de încercare culturale în comunitățile lor, pe lângă faptul că fiind generatoare de venituri pentru întreprinderile mici, companiile mari și municipalitățile.

După aproape doi ani de tulburări, organizatorii de evenimente de toate categoriile se pregătesc pentru 2022. Reconstrucția industriei turistice și a ospitalității va dura probabil ani de zile, dar evenimentele conduse de comunitate vor fi primele care vor reveni. Optimismul împărtășit de acești organizatori de evenimente a fost temperat de conștientizarea că aceasta ar fi o urcare provocatoare.

Iată câteva concluzii de la Conferința anuală a Asociației Festivalurilor și Evenimentelor din Texas din 2021.

Lucrurile s-au schimbat

Fiecare festival și eveniment reprezentat din Texas a experimentat provocări similare. COVID i-a forțat pe organizatorii evenimentelor să gândească în afara cutiei. Unele organizații s-au mutat rapid pentru a-și transforma evenimentele virtuale. Unii au amânat activările și au coborât pentru a rezista furtunii. Alții și-au transformat expertiza logistică pentru a-și ajuta comunitățile să mențină oamenii sănătoși, hrăniți și cald.

Multe grupuri s-au confruntat cu schimbări de personal, provocări logistice și adaptarea la „următoarea normalitate” de a produce evenimente în timp ce lucra de la distanță.

Programare virtuală și hibridă

Un fir comun în conversație a fost trecerea la programarea virtuală și hibridă. Oamenii, blocați acasă, erau disperați de evenimentele anuale de care erau dragi. Acest lucru a creat oportunitatea organizațiilor de evenimente de a experimenta crearea de conținut digital.

Concertele au fost transmise în direct de la birourile de acasă și din curțile din spate. Prezentările prezentate au fost produse prin zoom. Standardul de producție a cuprins gama de la un simplu inel de lumină cu un iPhone până la iluminare completă de studio și camere HD.

Oamenii au fost fericiți să reia legătura cu evenimentele lor preferate oricum au putut.

TINT ajută organizațiile să creeze evenimente virtuale captivante, supraalimentate cu rețelele sociale. Aflați mai multe despre TINT Experience Builder.   

Lucrurile au rămas la fel

În ciuda tuturor acestor schimbări, unele lucruri rămân la fel. A fost liniștitor să-i aud pe oameni compasindu-și și discutând aceleași provocări cu care s-au confruntat organizatorii de evenimente de ani de zile.

Sponsorizarea continuă să fie una dintre aceste provocări. Afacerile au înăsprit bugetele în fața vremurilor economice incerte. Acest lucru a împins multe industrii creative să urmărească aceiași „bani mari”. Companiile se așteaptă, de asemenea, la mai multe rapoarte și valori specifice de performanță decât oricând. Într-o lume în care marketingul digital poate produce pagini de măsurători, activările tradiționale de teren sunt acum provocate să concureze pe baze similare.

Organizatorii de evenimente creative apelează la surse neexploatate anterior. În loc să se concentreze doar pe mai mulți sponsori mari, acești profesioniști caută donatori mici, afaceri mici, donații în natură și chiar donații planificate pentru a finanța viitorul evenimentelor lor. Acest lucru nu numai că a creat noi fluxuri de venituri, dar, de asemenea, construiește conexiuni cu comunitatea locală și creează susținători ai evenimentelor care vor sprijini organic eforturile de marketing și comunicare.

Oamenii se așteaptă la siguranță, de la dezastrele naturale și provocate de om

Ar fi imposibil să găzduiești o conferință de festivaluri și evenimente fără a discuta despre cei doi elefanți din sală. COVID a fost conversația evidentă, deoarece a avut impact asupra evenimentelor din ultimele 18 luni, dar odată cu evenimentele recente ale concertului Astroworld, siguranța față de evenimentele naturale și provocate de om au fost subiecte fierbinți.

COVID și planificarea evenimentelor viitoare

COVID a fost testul suprem al profesioniștilor în evenimente. A forțat industria să adopte noi standarde, să învețe noi tehnologii și să crească costurile la nivel general pentru orice, de la alimente și băuturi până la difuzoare. Pe măsură ce tot mai multe date indică faptul că COVID-ul va fi probabil un fenomen anual în curs de desfășurare, similar gripei , evenimentele au început să-și repornească motoarele în așteptarea unui 2022 puternic.  

Evenimentele care s-au întors au arătat că participarea lor generală a scăzut, dar cei care participă cheltuiesc sume record.

Odată cu creșterea numărului de vaccinări, disponibilitatea rapelurilor și ușurința din ce în ce mai mare de a implementa pașapoartele de sănătate sau sistemele de testare, este pur și simplu o chestiune de timp până când protocoalele COVID să fie doar o altă verificare de făcut pe o listă de planificare a evenimentelor.  

Umbra Astroworld și Travis Scott

Tragedia concertului Astroworld Travis Scott a fost un memento dur că COVID nu este singurul risc care trebuie gestionat. După dezastrul concertului din Houston, nenumărați oameni s-au înaintat pentru a-și exprima părerile despre ceea ce s-ar fi putut face mai bine. În loc să asculte capete vorbitoare aleatorii, Conferința Asociației de Festivaluri și Evenimente din Texas a avut experți efectivi în domeniu, care au putut să împărtășească perspective juridice și de asigurări despre cine era cu adevărat răspunzător.

Oamenii, participanții și artiștii deopotrivă au fost departe de evenimente de aproape doi ani. Mulți par să fi uitat normele sociale de comportament la adunările mari. Având în vedere acest lucru, organizatorii de evenimente ar trebui să pună întotdeauna două întrebări în timp ce reflectă asupra evenimentelor concertului Travis Scott.

• Verificați reputația, obiceiurile și istoria artiștilor dvs.?
• Planurile dumneavoastră de siguranță includ ce să faceți dacă o mulțime se grăbește pe porți? Dacă se grăbesc pe scenă? Dacă devin agresivi, beligeranți sau nesiguri în alt mod?

Verificați-vă oamenii

În timp ce organizatorii și participanții au încercat să se întoarcă la evenimente, organizațiile ar trebui să își facă timp pentru a verifica voluntarii, expozanții și personalul lor.

Oamenii au tratat pandemia într-o varietate de moduri. Unii s-au apucat de coacerea pâinii cu aluat, alții au folosit televiziunea de gunoi și chiar mai mulți au adoptat hobby-uri ciudate pentru a-și petrece timpul.

Pentru mulți oameni, evenimentele reprezintă modul în care marchează trecerea anului. Ei știu că un anumit festival sau conferință are loc întotdeauna de Ziua Muncii. Își planifică timpul liber, vacanța și voluntariatul în jurul unei organizații de evenimente pentru care simt o afinitate

Cu absența evenimentelor, mulți oameni s-au trezit brusc fără acel sprijin și comunitate inerente acestor grupuri. Înainte de a trimite solicitări pentru voluntari și personal, organizațiile de evenimente ar trebui să își verifice oamenii.

Multe se pot schimba în doi ani, iar evenimentele sunt în mod inerent stresante. Asigurați-vă că comunitatea dvs. de părți interesate este pregătită și pregătită pentru a face parte din activările viitoare. Asigurați-vă că există un plan pentru a-i ajuta pe oameni să revină la evenimente, să-i instruiască cu privire la noile protocoale și procese și să-i pregătească pentru unele dintre noile provocări cu care se vor confrunta.

Aplecați-vă pe părțile interesate pentru dovada socială

La momentul scrierii acestui articol, varianta COVID Delta încă face ravagii în America de Nord, în timp ce Omicron începe să crească în prevalență. Deși mulți sunt dornici să se întoarcă la evenimente, chiar mai mulți sunt încă nerăbdători cu privire la revenirea la adunări la scară largă.

Aceasta este o oportunitate de a vă baza pe părțile interesate pentru a oferi dovada că evenimentele dvs. și altele sunt planificate în siguranță și în mod responsabil. Organizatorii evenimentelor pot țipa până devin albaștri, dar oamenii sunt întotdeauna mai dispuși să asculte o persoană „adevărată”.

Rugați voluntarii și personalul să înregistreze mesaje care explică protocoalele de siguranță și își exprimă entuziasmul cu privire la revenirea la eveniment. Obțineți vânzătorii și expozanții dvs. să-și împărtășească marfa și, de asemenea, împărtășiți cum își mențin cabinele sau ferestrele pop-up igienizate. Pe măsură ce participanții încep să sosească, împuterniciți-i să-și împărtășească primii pași în spațiul evenimentului pe rețelele sociale.

Această colaborare, democratizare a mesajelor sociale poate necesita o schimbare a strategiei de comunicare. Dar ceea ce s-ar putea să pierzi din control, vei compensa prin conexiune și conștientizare.

Evenimentele sunt despre aducerea oamenilor împreună. Rețelele de socializare au același scop. Folosiți-le în tandem pentru a găsi succesul.

Privește spre viitor

Viitorul este luminos pentru festivalurile și evenimentele din Texas. Texas Event Management Institute funcționează concomitent cu conferința TFEA, iar clasa de absolvenți din acest an a fost cea mai mare înregistrată. O nouă cohortă de manageri de evenimente, planificatori și logisticieni au părăsit conferința pregătiți pentru a crea următoarea generație de evenimente.

Pe măsură ce Conferința Asociației de Festivaluri și Evenimente din Texas din 2021 se apropia de final, participanții s-au întors la casele lor cu o speranță și mai puternică pentru viitor. Aceștia se confruntă cu un drum dificil de a aduce înapoi evenimente de amploare, dar cu ajutorul comunităților și tehnologiei lor, drumul va fi mai ușor de parcurs.

TINT dă putere organizațiilor de evenimente din întreaga lume să creeze experiențe sociale captivante, să implementeze pereți sociali și să folosească vocea autentică a părților interesate pentru a-și supraalimenta marketingul. Vedeți TINT în acțiune astăzi.