Техасские фестивали и мероприятия ждут светлое будущее и сложный подъем

Середина ноября принесла в Сан-Антонио две вещи: немного более прохладную погоду и ежегодную конференцию Техасской ассоциации фестивалей и мероприятий (TFEA 2021). Организаторы мероприятий приехали из самых дальних уголков Техаса, чтобы встретиться впервые после блокировки из-за пандемии. 300 человек собрались, чтобы обсудить, отпраздновать и поделиться событиями.

Эти 300 специалистов по организации мероприятий создают программы, в которых принимают участие миллионы людей, что приносит экономический эффект в сотни миллионов долларов. Только ярмарку штата Техас в 2021 году посетили более 2,2 миллиона человек. Но даже более мелкие мероприятия, такие как Эдинбургский фестиваль Los Muertos Bailan , Фестиваль искусств в Лаббоке и Большой техасский фестиваль комаров (Клют, Техас), представляют собой культурные пробные камни в их сообществах в дополнение к являясь генераторами доходов для малого бизнеса, крупных компаний и муниципалитетов.

После почти двух лет беспорядков организаторы мероприятий всех мастей готовятся к 2022 году. Скорее всего, на восстановление более крупной индустрии гостеприимства и туризма потребуются годы, но мероприятия, проводимые сообществом, будут первыми, кто придет в норму. Оптимизм, разделяемый этими организаторами мероприятия, сдерживался осознанием того, что восхождение будет сложным.

Вот некоторые выводы из ежегодной конференции Техасской ассоциации фестивалей и мероприятий 2021 года.

Времена изменились

Каждый представленный техасский фестиваль и мероприятие столкнулись с подобными проблемами. COVID заставил организаторов мероприятий мыслить нестандартно. Некоторые организации быстро перешли на виртуальные мероприятия. Некоторые отложили активацию и спрятались, чтобы переждать шторм. Другие использовали свой логистический опыт, чтобы помочь своим сообществам поддерживать здоровье, пищу и тепло людей.

Многие группы столкнулись с кадровыми изменениями, логистическими проблемами и адаптацией к «следующей нормальности» проведения мероприятий при удаленной работе.

Виртуальное и гибридное программирование

Общей темой разговора был переход к виртуальному и гибридному программированию. Люди, застрявшие дома, отчаянно нуждались в ежегодных мероприятиях, которыми они дорожили. Это дало возможность организаторам мероприятий поэкспериментировать с созданием цифрового контента.

Концерты транслировались в прямом эфире из домашних офисов и задних дворов. Избранные презентации были созданы с помощью масштабирования. Производственный стандарт включал в себя широкий спектр от простого кольцевого освещения с iPhone до полного студийного освещения и HD-камер.

Люди были рады воссоединиться со своими любимыми событиями, как только могли.

TINT помогает организациям создавать увлекательные виртуальные мероприятия с использованием социальных сетей. Узнайте больше о TINT Experience Builder.   

Вещи остались прежними

Несмотря на все эти изменения, некоторые вещи остаются прежними. Было приятно слышать, как люди сочувствуют и обсуждают те же проблемы, с которыми организаторы мероприятий сталкивались годами.

Спонсорство остается одной из таких проблем. Предприятия ужесточили бюджеты перед лицом неопределенных экономических времен. Это подтолкнуло многие творческие индустрии к погоне за такими же «большими деньгами». Предприятия также ожидают большего количества отчетов и конкретных показателей производительности, чем когда-либо прежде. В мире, где цифровой маркетинг может производить страницы измерений, традиционные полевые активизации теперь вынуждены конкурировать на аналогичных основаниях.

Организаторы творческих мероприятий обращаются к ранее неиспользованным источникам. Вместо того, чтобы сосредоточиться исключительно на нескольких крупных спонсорах, эти профессионалы обращаются к мелким донорам, малым предприятиям, пожертвованиям в натуральной форме и даже планируют пожертвования для финансирования будущих своих мероприятий. Это не только создало новые потоки доходов, но также установило связи с местным сообществом и создало сторонников мероприятий, которые будут органично поддерживать маркетинговые и коммуникационные усилия.

Люди ожидают безопасности от природных и техногенных катастроф

Было бы невозможно провести фестивали и конференции, не обсудив двух слонов в комнате. COVID был очевидным разговором, поскольку он повлиял на события за последние 18 месяцев, но с недавними событиями концерта Astroworld, безопасность как от природных, так и от техногенных происшествий была горячей темой.

COVID и планирование будущих мероприятий

COVID стал окончательным испытанием для профессионалов в области организации мероприятий. Это вынудило отрасль принять новые стандарты, освоить новые технологии и увеличить расходы на все, от продуктов питания и напитков до динамиков. Поскольку все больше и больше данных указывают на то, что COVID, вероятно, будет постоянным ежегодным явлением, подобным гриппу , события начали перезапускать свои двигатели в ожидании сильного 2022 года.  

События, которые вернулись, поделились, что их общая посещаемость снизилась, но те, кто посещает, тратят рекордные суммы.

С ростом количества прививок, доступности бустеров и все большей простоты развертывания паспортов здоровья или систем тестирования, это просто вопрос времени, когда протоколы COVID станут просто еще одной проверкой в ​​​​списке планирования мероприятий.  

Тень Astroworld и Трэвис Скотт

Трагедия на концерте Трэвиса Скотта в Astroworld стала суровым напоминанием о том, что COVID — не единственный риск, с которым нужно бороться. После провала концерта в Хьюстоне бесчисленное количество людей высказали свое мнение о том, что можно было бы сделать лучше. Вместо того, чтобы слушать случайные говорящие головы, на конференции Ассоциации фестивалей и мероприятий Техаса присутствовали настоящие эксперты в предметной области, которые могли поделиться своими взглядами на юридическую и страховую сторону того, кто действительно несет ответственность.

Люди, посетители и исполнители отсутствовали на мероприятиях почти два года. Многие, кажется, забыли социальные нормы поведения на больших собраниях. Имея это в виду, организаторы мероприятия всегда должны задавать два вопроса, размышляя о событиях концерта Трэвиса Скотта.

• Проверяете ли вы репутацию, привычки и историю ваших исполнителей?
• Включены ли в ваши планы безопасности действия, если толпа ворвется к воротам? Если они спешат на сцену? Если они станут агрессивными, воинственными или иным образом небезопасными?

Проверьте своих людей

В то время как организаторы и посетители пытаются вернуться на мероприятия, организациям следует уделить время проверке своих волонтеров, экспонентов и персонала.

Люди боролись с пандемией по-разному. Кто-то стал печь хлеб на закваске, кто-то ел мусорное телевидение, а еще больше людей обзавелись странными хобби, чтобы скоротать время.

Для многих людей события — это то, как они отмечают прохождение года. Они знают, что в День труда всегда проходит определенный фестиваль или конференция. Они планируют свое свободное время, отпуск и волонтерскую деятельность вокруг организации мероприятия, к которой они чувствуют близость.

При отсутствии мероприятий многие люди вдруг оказались без той поддержки и общности, которая присуща этим группам. Прежде чем отправлять запросы на волонтеров и персонал, организаторы мероприятий должны проверить своих людей.

Многое может измениться за два года, и события по своей сути вызывают стресс. Убедитесь, что ваше сообщество заинтересованных сторон готово к участию в будущих активациях. Убедитесь, что у вас есть план, чтобы помочь людям вернуться на мероприятия, обучить их новым протоколам и процессам и подготовить их к новым вызовам, с которыми они столкнутся.

Положитесь на своих стейкхолдеров для социального доказательства

На момент написания этой статьи вариант COVID Delta все еще сеет хаос в Северной Америке, в то время как распространенность Omicron начинает расти. Хотя многие стремятся вернуться к мероприятиям, еще больше людей по-прежнему опасаются возвращаться к крупномасштабным собраниям.

Это возможность положиться на ваших заинтересованных лиц, чтобы предоставить доказательства того, что ваши и другие мероприятия безопасны и ответственно спланированы. Организаторы мероприятий могут орать до посинения, но люди всегда охотнее слушают «настоящего» человека.

Попросите ваших волонтеров и сотрудников записать сообщения, объясняющие протоколы безопасности и выражающие их волнение по поводу возвращения на мероприятие. Попросите своих продавцов и экспонентов поделиться своими товарами, а также поделиться тем, как они поддерживают чистоту своих стендов или всплывающих окон. Когда участники начнут прибывать, предоставьте им возможность поделиться своими первыми шагами в пространстве мероприятия в социальных сетях.

Эта совместная демократизация обмена социальными сообщениями может потребовать изменения коммуникационной стратегии. Но то, что вы можете потерять в контроле, вы компенсируете связью и осознанностью.

Мероприятия объединяют людей. Та же цель у социальных сетей. Используйте их в тандеме, чтобы добиться успеха.

Смотри в будущее

У техасских фестивалей и мероприятий светлое будущее. Техасский институт управления событиями работает одновременно с конференцией TFEA, и в этом году выпускной класс был самым большим за всю историю. Новая группа менеджеров мероприятий, планировщиков и логистов покинула конференцию, готовая к созданию мероприятий следующего поколения.

Когда конференция Техасской ассоциации фестивалей и мероприятий 2021 года подошла к концу, участники вернулись в свои дома с еще большей надеждой на будущее. Им предстоит трудный путь, чтобы вернуть масштабные события, но с помощью их сообществ и технологий этот путь будет легче пройти.

TINT позволяет организаторам мероприятий по всему миру создавать увлекательные социальные мероприятия, развертывать социальные стены и использовать подлинный голос своих заинтересованных сторон для повышения эффективности своего маркетинга. Посмотрите TINT в действии сегодня.