Os Festivais e Eventos do Texas enfrentam um futuro brilhante e uma escalada desafiadora

Meados de novembro trouxe duas coisas para San Antonio: um clima um pouco mais frio e a conferência anual da Texas Festivals and Events Association (TFEA 2021). Os planejadores de eventos viajaram dos confins do Texas para se encontrar pela primeira vez desde os bloqueios da pandemia. 300 pessoas se reuniram para discutir, comemorar e compartilhar sobre os eventos.

Esses 300 profissionais de eventos criam programação com a participação de milhões, representando centenas de milhões de dólares em impacto econômico. Somente a Feira Estadual do Texas teve mais de 2,2 milhões de participantes em 2021. Mas eventos ainda menores, como o Edinburg Los Muertos Bailan Festival , o Lubbock Arts Festival e o Great Texas Mosquito Festival (Clute, TX) representam marcos culturais em suas comunidades, além de sendo geradores de receita para pequenos negócios, grandes empresas e municípios.

Após quase dois anos de turbulência, os organizadores de eventos de todos os tipos estão se preparando para 2022. A maior indústria de hospitalidade e turismo provavelmente levará anos para se reconstruir, mas os eventos voltados para a comunidade serão os primeiros a se recuperar. O otimismo compartilhado por esses organizadores do evento foi temperado com o conhecimento de que esta seria uma escalada desafiadora.

Aqui estão alguns tópicos da Conferência Anual da Associação de Festivais e Eventos do Texas de 2021.

As coisas mudaram

Todos os festivais e eventos do Texas representados passaram por desafios semelhantes. O COVID forçou os organizadores de eventos a pensar fora da caixa. Algumas organizações agiram rapidamente para tornar seus eventos virtuais. Algumas ativações adiadas e bunkers para resistir à tempestade. Outros transformaram sua experiência em logística para ajudar suas comunidades a manter as pessoas saudáveis, alimentadas e aquecidas.

Muitos grupos enfrentaram mudanças de pessoal, desafios logísticos e adaptação ao “próximo normal” de produzir eventos enquanto trabalhavam remotamente.

Programação Virtual e Híbrida

Um fio comum na conversa foi a mudança para programação virtual e híbrida. As pessoas, presas em casa, estavam desesperadas pelos eventos anuais que tanto prezavam. Isso criou a oportunidade para as organizações de eventos experimentarem a criação de conteúdo digital.

Os shows foram transmitidos ao vivo de escritórios domésticos e quintais. As apresentações em destaque foram produzidas via zoom. O padrão de produção ia desde um simples ring-light com um iPhone até iluminação de estúdio completa e câmeras HD.

As pessoas ficavam felizes em se reconectar com seus eventos favoritos da maneira que podiam.

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As coisas permaneceram as mesmas

Apesar de todas essas mudanças, algumas coisas permanecem as mesmas. Foi reconfortante ouvir as pessoas se compadecendo e discutindo os mesmos desafios que os organizadores de eventos enfrentam há anos.

O patrocínio continua a ser um desses desafios. As empresas apertaram os orçamentos diante de tempos econômicos incertos. Isso levou muitas indústrias criativas a perseguir o mesmo “muito dinheiro”. As empresas também esperam mais relatórios e métricas de desempenho específicas do que nunca. Em um mundo onde o marketing digital pode produzir páginas de medições, as ativações de campo tradicionais agora são desafiadas a competir em terrenos semelhantes.

Os organizadores de eventos criativos estão recorrendo a fontes anteriormente inexploradas. Em vez de se concentrar apenas em vários grandes patrocinadores, esses profissionais procuram pequenos doadores, pequenas empresas, doações em espécie e até doações planejadas para financiar o futuro de seus eventos. Isso não apenas criou novos fluxos de receita, mas também cria conexões com a comunidade local e cria defensores de eventos que apoiarão organicamente os esforços de marketing e comunicação.

As pessoas esperam segurança, de desastres naturais e causados ​​pelo homem

Seria impossível organizar uma conferência de festivais e eventos sem discutir os dois elefantes na sala. O COVID foi a conversa óbvia, pois impactou os eventos nos últimos 18 meses, mas com os eventos recentes do show do Astroworld, a segurança de ocorrências naturais e provocadas pelo homem eram tópicos importantes.

COVID e planejamento de eventos futuros

O COVID tem sido o teste final dos profissionais de eventos. Isso forçou a indústria a adotar novos padrões, aprender novas tecnologias e aumentar os custos em geral para tudo, desde alimentos e bebidas até alto-falantes. À medida que mais e mais dados indicam que o COVID provavelmente será um fenômeno anual contínuo, semelhante à gripe , os eventos começaram a reiniciar seus motores em antecipação a um forte 2022.  

Os eventos que retornaram compartilharam que sua participação geral caiu, mas aqueles que compareceram estão gastando valores recordes.

Com o aumento das vacinações, a disponibilidade de reforços e a crescente facilidade de implantação de passaportes de saúde ou sistemas de teste, é simplesmente uma questão de tempo até que os protocolos COVID sejam apenas mais uma verificação a ser feita em uma lista de planejamento de eventos.  

A Sombra do Astroworld e Travis Scott

A tragédia do show do Astroworld Travis Scott foi um lembrete gritante de que o COVID não é o único risco a ser gerenciado. Após o desastre do show em Houston, inúmeras pessoas se manifestaram para expressar opiniões sobre o que poderia ter sido feito melhor. Em vez de ouvir cabeças aleatórias, a Conferência da Associação de Festivais e Eventos do Texas contou com especialistas reais no assunto que puderam compartilhar perspectivas jurídicas e de seguros sobre quem era realmente responsável.

Pessoas, participantes e artistas estão afastados dos eventos há quase dois anos. Muitos parecem ter esquecido as normas sociais de comportamento em grandes reuniões. Com isso em mente, duas perguntas devem sempre ser feitas pelos organizadores do evento ao refletirem sobre os eventos do show de Travis Scott.

• Você está examinando a reputação, os hábitos e a história de seus artistas?
• Seus planos de segurança incluem o que fazer se uma multidão correr pelos portões? Se eles correm para o palco? Se eles se tornarem agressivos, beligerantes ou inseguros?

Verifique seu pessoal

Embora os organizadores e participantes estejam ansiosos para retornar aos eventos, as organizações devem reservar um tempo para verificar seus voluntários, expositores e funcionários.

As pessoas lidaram com a pandemia de várias maneiras. Alguns começaram a assar pães de massa fermentada, outros assistiram ao lixo da televisão e ainda mais adotaram hobbies estranhos para passar o tempo.

Para muitas pessoas, os eventos são como eles marcam a passagem do ano. Eles sabem que um determinado festival ou conferência sempre acontece no Dia do Trabalho. Eles planejam suas folgas, férias e voluntariado em torno de uma organização de eventos com a qual sentem afinidade

Com a ausência de eventos, muitas pessoas de repente se viram sem aquele apoio e comunidade inerentes a esses grupos. Antes de enviar solicitações de voluntários e funcionários, as organizações do evento devem verificar seu pessoal.

Muita coisa pode mudar em dois anos e os eventos são inerentemente estressantes. Certifique-se de que sua comunidade de interessados ​​esteja pronta e preparada para fazer parte de futuras ativações. Certifique-se de que haja um plano para facilitar a volta das pessoas aos eventos, treiná-las em novos protocolos e processos e prepará-las para alguns dos novos desafios que enfrentarão.

Apoie suas partes interessadas para a prova social

No momento da redação deste artigo, a variante COVID Delta ainda está causando estragos na América do Norte, enquanto o Omicron está começando a aumentar em prevalência. Embora muitos estejam ansiosos para voltar aos eventos, mais ainda estão apreensivos em retornar a reuniões em grande escala.

Esta é uma oportunidade para se apoiar em suas partes interessadas para fornecer provas de que seus e outros eventos são seguros e planejados com responsabilidade. Os organizadores de eventos podem gritar até ficarem com o rosto azul, mas as pessoas estão sempre mais dispostas a ouvir uma pessoa “real”.

Faça com que seus voluntários e funcionários gravem mensagens explicando os protocolos de segurança e expressando sua empolgação com o retorno ao evento. Faça com que seus fornecedores e expositores compartilhem seus produtos enquanto também compartilham como eles mantêm seus estandes ou pop-ups higienizados. À medida que os participantes começam a chegar, capacite-os a compartilhar seus primeiros passos no espaço do evento nas mídias sociais.

Essa democratização colaborativa das mensagens sociais pode exigir uma mudança na estratégia de comunicação. Mas o que você pode perder em controle, você compensa em conexão e consciência.

Eventos são para aproximar as pessoas. As redes sociais têm o mesmo objetivo. Use-os em conjunto para encontrar o sucesso.

Olhe para o futuro

O futuro é brilhante para os Festivais e Eventos do Texas. O Texas Event Management Institute funciona simultaneamente com a conferência TFEA e a turma de formandos deste ano foi a maior já registrada. Um novo grupo de gerentes de eventos, planejadores e logísticos deixou a conferência preparado para criar a próxima geração de eventos.

Quando a Conferência da Associação de Festivais e Eventos do Texas de 2021 chegou ao fim, os participantes voltaram para suas casas com uma esperança ainda mais forte para o futuro. Eles enfrentam um caminho difícil para trazer de volta eventos de grande escala, mas com a ajuda de suas comunidades e tecnologia, o caminho será mais fácil de percorrer.

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