Построение эффективной внутренней коммуникации с Эрвином ван дер Влистом из Speakap

Компании знают, что добиться эффективной внутренней коммуникации непросто. Помимо 60% компаний, вообще не имеющих стратегии распространения критической информации среди своих сотрудников, те, у кого есть стратегия, борются с эффективностью.

Вы, вероятно, были уверены, что передали сообщение всем своим сотрудникам, но обнаружили, что более половины из них не знали об этой информации. Без сомнения, эффективная внутренняя коммуникация является проблемой для всех организаций, но она широко распространена среди внештатных сотрудников.

Поскольку до 80% рабочей силы во всем мире не являются офисными работниками, вы хотите навести порядок в этой части вашего бизнеса.

Многие внештатные или передовые работники, консультанты и фрилансеры — водители, фабричные рабочие, повара, ремонтники, уборщики, выездные работники, агенты по цепочке поставок, копирайтеры и т. д. — упускают внутреннюю связь с компаниями, которые их нанимают. .

Иногда эти люди упускают важную информацию, которая может помочь развитию бизнеса, или не знают о важных операционных изменениях.

Привлечение внештатных сотрудников

Большинство компаний не создают корпоративные электронные письма для своих внештатных сотрудников или подрядчиков, в результате чего эта категория сотрудников пропускает важные заметки. Но эта группа должна иметь информацию из первых рук об операционных изменениях и других внутренних коммуникациях.

Часто внештатные работники напрямую взаимодействуют с вашими клиентами, представляя организацию — например, официанты ресторана обычно являются первой линией контакта с рестораном.

В этом интервью Эрвин ван дер Влист, основатель и генеральный директор Speakap, поделится идеями о том, как вы можете взаимодействовать и делиться важными новостями с вашими внештатными сотрудниками в режиме реального времени, используя передовые технологии.

Почему внутренняя коммуникация важна для привлечения внештатных сотрудников

Преимущество того, что вы берете с собой всех в своей организации, заключается в том, что вы можете повысить вовлеченность сотрудников на 21%. Известно, что повышение вовлеченности сотрудников способствует ощутимому росту бизнеса и достижению ключевых показателей эффективности. Вот несколько причин, по которым вы должны использовать внештатных работников.

Один канал не работает для всех

Электронная почта — это немедленный, личный и прямой способ общения на рабочем месте. В среднем сотрудники ежедневно отправляют и получают 122 рабочих электронных письма .

В большинстве организаций внештатным работникам приходится полагаться на прямой обмен сообщениями со своими руководителями. Поскольку люди различаются по уровню общения, сообщение становится размытым или теряется при переводе.

Вы теряете больше денег, когда ваша команда не понимает вашего плана

Директор Coca-Cola Стив Солтис однажды сказал, что ни один бизнес не может создавать устойчивую ценность и рост без понимания его сотрудниками.

• Куда он направляется и почему?
• Что нужно, чтобы добраться туда, и
• Почему важен каждый сотрудник

И его заявление подкрепляется статистикой, согласно которой крупные предприятия со штатом более 100 000 человек ежегодно теряют 62,4 миллиона долларов из-за неэффективного управления коммуникациями.

Малый бизнес. Не освобождены. Хотя размер должен помочь им лучше общаться, они все равно теряют в среднем 420 000 долларов в год.

Сегодня страдает, когда мы сосредотачиваемся на завтрашнем разрушении

Трудно не думать о том, к каким новым прорывам приведет технология. На данный момент это то, как работают искусственный интеллект и автоматизация. А нестационарные работники больше всего рискуют потерять свое место.

Поскольку автоматизация еще не распространилась так далеко, как ожидалось, вы не можете позволить себе перестать работать с бесрабочими работниками.

Неофициальные работники чувствуют, что их организации оставляют их в неведении

Хотя трудно привлечь внештатных сотрудников к явным корпоративным сообщениям, они хотят быть частью приоритета компании.

Недавний опрос показал, что 74% внештатных сотрудников считают сообщения от высшего руководства важными. Однако 84% говорят, что не получают достаточно информации от высшего руководства.

Ключевой вывод из интервью

Это интервью расскажет вам об эффективных методах внутренней коммуникации и о том, как привлечь к работе внештатных сотрудников.

Вот несколько ключевых моментов, на которые следует обратить внимание:

• Для эффективной внутренней коммуникации вы должны делиться подробной информацией о своем продукте и услугах со своими сотрудниками.
• Скорость принятия внутренних изменений — важный критерий измерения вовлеченности сотрудников.
• Эффективное распространение информации важно для продуктивного вовлечения сотрудников
• Анализ производительности сотрудников поможет вам понять слабые и сильные стороны вашей команды.
• Сделайте свои бизнес-операции гибкими, чтобы вы могли постоянно повторять и улучшать их.
• Используйте отзывы ваших клиентов для создания и обновления функций, а не для создания того, что им не нужно
• Чтобы решить проблемы с внутренним общением, начните с нескольких функций, чтобы сократить время, которое вы потратите на обучение и инструкции.

Мой разговор с Эрвином ван дер Влистом

1. Пожалуйста, представьтесь и кратко расскажите о своей компании?

Меня зовут Эрвин. Я основал компанию Speakap около десяти лет назад в Амстердаме, откуда я родом.

В то время я еще учился, и у меня была подработка в ритейле, и я на себе испытал, как сложно общаться с людьми за конторкой.

Итак, для общения мы использовали много бумаги, досок объявлений и телефонных списков.

И я подумал, что если мы сможем создать мобильную технологию, позволяющую общаться, это будет намного лучше; это было отправной точкой.

Итак, то, что предлагает Speakap, — это коммуникационная платформа. Сотрудники могут установить его на свое устройство, которым обычно является личное мобильное устройство, или использовать его за компьютером.

И с помощью этой технологии они могут общаться со своими коллегами, своим менеджером и головным офисом.

2. Давайте поговорим о Speakap. Почему вы выбрали название Speakap?

Название Speakap было выбрано после мозгового штурма в дождливое воскресенье. Мы искали доменные имена и не хотели иметь имя с тире, а Speakap в то время все еще был доступен в качестве доменного имени.

Итак, мы решили сделать это speakap.com. И, конечно же, слово «говорить» было необходимо для ретрансляции на какую-то часть сообщения.

Вот почему мы начали рассматривать слово «говорить». И Speakap по-прежнему был доступен как доменное имя, и «говорить» было нашим самым важным требованием.

3. Итак, что произошло с тех пор, как вы начали этот бизнес?

Ну, это очень широкий вопрос. Это много взлетов и падений. Хотя, мы привлекли очень хорошие таланты. У нас также есть отличные команды, которые работают в Speakap на разных континентах.

Например, я работаю в Нью-Йорке, и у меня здесь есть команда. У нас есть команда в Европе, в Амстердаме, в Лондоне и Барселоне и так далее. Это определенно повод для гордости.

Эти сотрудники — отличные коллеги, но, конечно, также очень важно иметь отличных клиентов.

Таким образом, мы смогли привлечь более 500 клиентов по всему миру, от IKEA до Nike, до McDonald's и многих других.

Мы помогаем этим компаниям улучшить взаимодействие с сотрудниками, работающими с клиентами.

4. Что отличает Speakap от конкурентов, работающих в этой области? Что делает Speakap правильным выбором, если у клиента есть альтернатива?

Ага! Альтернативы точно есть. Это переполненная категория с множеством решений.

Но что выделяет нас, так это то, что мы действительно сосредоточились на общении с передовыми работниками, у которых нет корпоративного адреса электронной почты и с которыми, как правило, очень трудно связаться. И, как правило, те, кому менеджер передает информацию из головного офиса.

Что выделяет нас, так это то, что мы действительно сосредоточены на общении с передовыми работниками, у которых нет корпоративного адреса электронной почты и с которыми обычно очень трудно связаться.

Итак, мы создали продукт и подход, направленный на объединение этих передовых работников. В нашем подходе есть некоторые отличия от других конкурентов.

Во-первых, мы предлагаем фирменное приложение, поэтому вам не нужно устанавливать приложение Speakap на свое личное устройство. Вам просто нужно установить фирменное приложение Ikea или McDonald's на свое устройство, что приведет к более широкому внедрению.

Кроме того, мы подключаемся к системе управления персоналом. И если вы работаете в сфере розничной торговли, производства или гостиничного бизнеса, вы обычно работаете на месте.

И как передовой работник, вы работаете в отделе, скажем, на кухне в McDonald's, или на стойке регистрации в отеле, или в производственном цеху производственной площадки.

Как только информация будет сохранена в системе управления персоналом, мы сможем подключиться к любой системе управления персоналом и воспроизвести эту иерархию в нашем решении. И это тоже что-то очень уникальное.

5. Увидев, что около 80% рабочей силы по всему миру не работают за столом, вы поставили перед собой цель помочь организациям заново изобрести общение с этими сотрудниками. Итак, тенденция растет? У нас сейчас больше нерабочих сотрудников, чем тех, кто занимается рабочими местами? Особенно сейчас, когда все работает из дома. Почему нет другого способа связаться с ними, кроме как через Speakap? И что делает эти роли такими важными в этом пространстве?

Ага! Итак, во-первых, число внештатных сотрудников, которых мы называем передовыми работниками, растет. Я предполагаю, что это потому, что население все еще растет. Я не уверен, что это более высокий процент, но просто очень много внештатных работников.

Представьте, что вы работаете в Макдональдсе. Только в McDonald's уже работает 5 миллионов человек. Люди, которые работают в Amazon водителями грузовиков или сборщиками заказов, тоже не работают за столом, верно? Итак, это огромный тип рабочей силы, и на ее долю приходится 80% мировой рабочей силы.

Что делает Speakap уникальным, так это то, что мы родились в такой обстановке. Мы родились в розничной торговле. Мы понимаем, что нужно работнику, не работающему за столом, и именно на это мы адаптировали наши решения и подход.

У всех наших клиентов большинство внештатных сотрудников. И это также отличает нас от таких инструментов, как Microsoft Teams, Slack или Facebook Workplace, потому что они нацелены на сотрудников, работающих за рабочим столом.

Но эти инструменты, как правило, не предоставляются людям, у которых нет корпоративного адреса электронной почты, корпоративного телефона или рабочего стола. Если они работают на кухне в Макдональдсе, зачем давать этому человеку аккаунт в Slack, верно?

Итак, это пробел, который мы заполняем, и это задача, которую мы решаем. Работники McDonald's, Ikea или любой другой компании, на которую мы работаем, могут мгновенно получать информацию.

Они могут получать push-уведомления на свое устройство, например: «Привет, открытая регистрация вот-вот начнется». Или: «О, это новое руководство по управлению персоналом на 2021 год». Или «это последняя политика COVID-19». Пожалуйста, прочитайте это сейчас.

6. Рецензент сказал, что такие инструменты, как Slack, G-mail, WhatsApp и Discord, меркнут по сравнению с Speakapp. Поэтому мне было интересно, можете ли вы рассказать нам, как ваш продукт может охватывать все аспекты, для которых компании могут захотеть использовать этот продукт?

Вы уже начали говорить о том, что пользователям не нужно отправлять специальные сообщения для людей, когда есть новые политики и тому подобное. Итак, что еще, по вашему мнению, может охватывать ваш продукт?

Представьте, что вы работаете в рознице, верно? А обувь продавать надо. Возможно, Nike только что выпустила новую обувь. Затем наш продукт можно использовать для обмена видео и некоторой дополнительной информацией, которую сотрудник может использовать для продажи клиентам.

Таким образом, я могу видеть информацию о продуктах или рекламных акциях, например «какие предстоящие акции в следующем месяце?»

Но также и для меня как для сотрудника, что такое последнее руководство по персоналу или политика COVID-19? Как мне с этим справиться?

Таким образом, головной офис может мгновенно информировать всех на передовой с помощью Speakap.

Но без Speakap они должны сообщить об этом региональному менеджеру. Затем региональный менеджер информирует об этом менеджера магазина. Затем менеджер магазина распечатывает его и размещает на доске объявлений.

Он может решить обсудить это во время ежедневной встречи, но половина сотрудников недоступна для ежедневной встречи, потому что они в основном работают неполный рабочий день.

7. Хорошо! Когда я анализирую данные в Speakap, на что мне следует обращать внимание?

Я бы сказал скорость принятия и вовлеченности сотрудников, например:

• Как быстро они собираются активировать свою учетную запись и установить приложение на телефон?
• Насколько активны эти люди с этого момента?
• Итак, как часто они входят в систему в день?
• Когда они входят в систему, какую информацию они ищут?
• Читают ли они новостные сообщения, рассылаемые из головного офиса?
• Нравятся ли им эти сообщения и взаимодействуют ли они с ними?
• Какой тип информации, которой обмениваются в целом, может выявить определенные тенденции?
• Что люди чувствуют сегодня?
• Они счастливы или не счастливы?
• Они напряжены или расслаблены?
• Они рады достичь своих целей?

В подобном решении есть масса данных, которые вы можете использовать для принятия собственных решений как компания.

Помимо этого, какие регионы или магазины наиболее эффективны, а какие наименее? Чтобы вы могли помочь им, предоставив примеры, чтобы стать лучше?

Какие отделы работают лучше всего, а какие меньше всего?

Это похоже на демонстрацию эталонных данных для самосовершенствования, потому что, в конце концов, наше решение — это канал. Если вы не добавите какую-либо информацию об этом канале, это стоит отметить.

Это то же самое, как если у вас есть страница компании на Facebook, но вы никогда не публикуете, тогда вам лучше не иметь страницы Facebook для вашей компании, потому что там все равно нечего найти, то же самое здесь с нашим решением.

Таким образом, это будет работать, если вы используете его для распространения важной информации для бизнеса.

8. Я нахожу ваш инструмент языкового перевода совершенно уникальным. Вы поддерживаете более 100 языков. С точки зрения точности, насколько это эффективно для преодоления коммуникативного барьера в многоязычной организации? Получаете ли вы какие-либо отзывы о языковом переводе?

Ну никогда не бывает идеально. Становится все лучше и лучше. Это намного лучше, чем год назад, и намного лучше, чем пять лет назад.

Мы переводим более чем на сто языков, и преимущество здесь — в скорости.

Если вы глобальная компания, работающая в нескольких странах, вам придется общаться на нескольких языках. Таким образом, вы можете опубликовать новую политику COVID и попросить каждое из ваших отделений перевести эту политику. один на французском, один на немецком, один на голландском, один на китайском, что бы это ни было.

Но людям потребуется время, чтобы перевести.

Теперь у вас есть возможность опубликовать его, и люди могут просто нажать и одним щелчком перевести внутреннюю политику на предпочитаемый ими язык. Это здорово, особенно для компаний, которые широко распространены в нескольких странах, если не на континентах.

9. Некоторые отзывы о Capterra хвалят ваш продукт за его эффективность для совместной работы сотрудников. Однако немногие пользователи считают его недостаточно гибким для персонализации. Один даже сказал, что вы ждете, пока больше людей не запросят функцию, прежде чем вы сделаете ее доступной.

Есть ли способ решить эту проблему? Есть ли способ создать функции для групп компаний, которые, вероятно, больше озабочены определенными вещами? Или вы всегда развертываете функции для всех сразу?

Хорошо, это отличный вопрос. Основываясь на отзывах, мы увеличили и улучшили гибкость нашей платформы с возможностью включать и выключать функции в зависимости от предпочтений клиента. Потому что действительно, некоторым клиентам не нужны определенные функции, а другим нужны. Но это то, что мы запустили за последние пару месяцев.

Когда мы принимаем решение о нашей технической дорожной карте, мы внимательно прислушиваемся к общему мнению наших клиентов, иначе все пойдет в любом направлении.

И мы ориентируемся на индустрию внештатных работников. Так что, как правило, запросы похожи. Чем больше клиентов выиграют от определенной функции, тем выше приоритет.

Один из наших приоритетов — сделать Speakap более гибким, позволяя людям включать и выключать функции.

Потому что у нас нет тысяч разработчиков, которые могут просто создавать тысячи функций, верно?

Итак, мы должны сделать выбор, мы должны установить приоритеты, но один из этих приоритетов действительно делает платформу более гибкой, позволяя людям включать и выключать функции.

Если этого недостаточно, мы даже можем найти гибкость в наших возможностях интеграции со сторонними организациями, потому что мы построены на API, и этот API вы можете использовать для добавления дополнительных функций именно так, как вы хотите.

10. Так что позвольте мне просто подумать, что возможности отчетов Speakap ограничены. Считаете ли вы, что предоставляемые вами показатели — это все, что нужно организации? Как вы сказали, у вас есть API. Как вы думаете, люди могут извлечь больше данных и проанализировать их с помощью каких-то других инструментов?

У нас разные версии отчетности; у нас есть базовая отчетность без дополнительных затрат. И он предоставляет вам уровни принятия и уровни вовлеченности, которые говорят вам, используют ли люди приложение или рабочий стол? Как и общая аналитика.

Но у нас также есть более продвинутая аналитика, которая будет предоставляться за дополнительную плату, но будет очень детализированной. Тогда у вас есть много вариантов.

Если этого недостаточно, вы можете связать его со своим собственным решением BI, также используя наши конечные точки API. Например, получить эту информацию через наш API.

Итак, существуют разные уровни, может быть, этот отзыв пришел от кого-то, кто находится на первом, например, базовая отчетность, но есть более продвинутые возможности отчетности, которые доступны.

11. Как бы вы посоветовали организациям, сталкивающимся с кризисами внутренней коммуникации, использовать Speakap?

Хорошо, я бы сказал, начните с малого, не используйте слишком много функций, потому что больше функций означает больше обучения и больше инструкций для сотрудников.

Такие инструменты, как WhatsApp, настолько хороши в том, что они делают, потому что они решают одну конкретную задачу.

Итак, что я часто советую, так это посмотреть на свои проблемы и взять три самые серьезные проблемы и исправить их с помощью решения, но не делать ничего больше.

Начните с малого, не используйте слишком много функций, потому что больше функций означает больше обучения и больше инструкций для сотрудников.

Затем мы выходим в эфир и переходим к уровням принятия. И затем этап номер два, давайте также решим задачи второго уровня, а затем этап номер три.

Итак, затем вы строите его с течением времени, и это очень полезно для вас, чтобы запустить его очень быстро. Вы встаете и бегаете очень быстро через пару недель.

Вам не нужно слишком много обучать людей, потому что это очень интуитивно понятно. Это легко сделать, и позже у вас будет широко распространенный канал, который вы можете использовать для дальнейшего его развития.

Теперь, если у вас есть этот канал, конечно, важно регулярно размещать на нем информацию, а также получать поддержку от разных отделов.

Итак, тогда у вас есть не только посты отдела коммуникаций, но было бы также неплохо, если бы руководство разместило посты и, возможно, операционная группа, команда HR и команда маркетинга, со своей точки зрения.

12. Чего ожидать от вас пользователям Speakap в ближайшие несколько месяцев?

Пара новых функций, как всегда, чтобы привлечь новых клиентов.

Скоро мы запустим довольно большую функцию, которая называется «Управление задачами». У вас есть наша платформа для общения сотрудников, но теперь и с возможностью добавления задач.

Таким образом, вы можете создавать задачи для всех менеджеров магазинов в этом конкретном регионе. И затем вы можете вернуться, когда захотите, чтобы увидеть, выполнили ли они свои задачи или нет.

Итак, это отличное дополнение, которое мы скоро запустим.

И мы будем продолжать прислушиваться к нашим клиентам и продолжать работать изо всех сил, чтобы сделать продукт наилучшего качества.

13. Что самое лучшее вам когда-либо говорили о Speakap?

Это забавно. Вы никогда этого не забудете.

Когда я был в Нидерландах пару лет назад, я случайно встретил человека. Я представился и объяснил, что делает Speakapp. Он тоже представился и сказал мне: «Ну, у нас есть что-то подобное».

Когда я спросил, где он работает, он рассказал мне о компании, и я сказал: «Ну, тогда ты используешь мой продукт».

А потом он такой: «О, это здорово. Я люблю его из-за того и этого».

И тот аутентичный тип выражения, когда конечный пользователь вашей системы действительно видит в ней ценность и отзывается о ней очень положительно. Это величайшие вещи, которые мне когда-либо говорили.

14. Есть ли в Speakap что-то очень мощное, но вы видели, что многие пользователи не используют его по максимуму?

Я думаю, что это те сторонние интеграции.

Существует много гибкости, много возможностей, но, конечно, вам нужно потратить немного времени на то, чтобы связать это, подключить те интеграции, которые требуют некоторых инвестиций.

Конечно, это не само по себе для нас. Но если у вас есть разработчик, они могут сделать это сами.

Я думаю, что эта функция может быть намного более мощной, чем то, что использует большинство наших клиентов в настоящее время.

15. Работаете ли вы над тем, чтобы обучать своих клиентов некоторым из этих вещей? И, может быть, показать им кейсы, где люди использовали некоторые из этих интеграций и как их использовать?

Да, абсолютно. Наша команда по работе с клиентами делает это.

Итак, у нас есть деловые обзоры. У нас есть информационный бюллетень, в котором мы также демонстрируем наше техническое партнерство и возможности интеграции.

У нас определенно есть это, но мы, конечно, всегда можем улучшить.

О спикапе

Speakap — это платформа, которая позволяет организациям любого размера привлекать своих сотрудников. Эрвин и Патрик основали Speakap в 2009 году, чтобы помочь компаниям укрепить все каналы связи с помощью целевого контента, который будет распространяться между группами, местоположениями и отделами.

Их инструменты позволяют компаниям создавать централизованный внутренний коммуникационный центр для подключения, информирования и привлечения внештатных сотрудников в режиме реального времени.

Платформа ежедневно принимает 500 000 пользователей из более чем 300 брендов в более чем 120 странах. Благодаря более чем 100 языковым переводам Speakap также помогает пользователям оптимизировать внутреннюю коммуникацию и отслеживать успехи с помощью мощной аналитики.