Освоение графика работы: 5 основных советов

Вы когда-нибудь застревали, пытаясь запланировать проект? Если вы похожи на большинство из нас, ответ — да. Это эквивалент писательского тупика в управлении проектами, и он может значительно замедлить ваше планирование.

Хорошая новость заключается в том, что нет недостатка в методах, разработанных для сложных ситуаций планирования — будь то недостаток информации, вдохновение или что-то еще. Одним из таких решений является рабочий график.

Что такое рабочий график?

График обратного хода — это метод планирования, при котором планировщик назначает ресурсы задачам в обратном порядке, начиная с последней задачи и переходя к первой. Это лучше всего выполняется с помощью программного обеспечения планирования проекта. ProjectManager позволяет планировать проекты, управлять ресурсами, сотрудничать в работе и отслеживать прогресс с помощью панелей мониторинга в реальном времени. Начните сегодня бесплатно.

Когда использовать рабочий график

Использование расписания обратного хода особенно выгодно, когда в проекте не так много конкретных деталей. На самом деле, иногда есть только результаты и срок выполнения. В этом случае планирование от начала до конца может стать настоящей проблемой, и ответом станет план отработки.

Кроме того, если проект имеет неизменный крайний срок, использование расписания обратного хода гарантирует, что все запланировано в рамках жизненного цикла проекта. Проект планируется специально, чтобы не выйти за рамки графика.

Если соблюдение сроков не является самым важным аспектом проекта, использование другого метода планирования может оказаться более подходящим. При этом рабочий график можно использовать так часто или редко, как захочет руководитель проекта.

Преимущества рабочего расписания

График обратной работы работает в виде форзацев: дата начала проекта и срок выполнения проекта. Между этими датами руководитель проекта может планировать задачи и распределять ресурсы по своему усмотрению — при условии, что эти задачи выполняются в установленные сроки.

Главным преимуществом использования расписания обратной работы является уверенность в том, что ваши проекты не превысят критические сроки выполнения. Для многих клиентов и команд это самое важное, и проект не может быть успешным, если дела идут наперекосяк. Когда соблюдение сроков так же важно, как и сами результаты, графики обратной работы позволяют соответствующим образом структурировать весь проект.

Риски обратного графика

График работы имеет свою долю рисков. Даже самые опытные менеджеры проектов столкнулись с проблемами этого метода, и понимание этих проблем может иметь значение между точным и неточным планированием.

На бумаге все выглядит проще. При создании расписания обратной работы мы планируем от даты выполнения в обратном порядке и назначаем ресурсы задачам в обратном порядке. Это открывает двери для возможности недостаточно равномерного распределения ресурсов. Например, можно назначить так много ресурсов в конце расписания, что в начале не останется доступных ресурсов. Когда это происходит, весь график должен быть скорректирован.

График отработки также может быть нарушен из-за «заминок», с которыми сталкиваются проекты. Поскольку этот тип расписания лучше всего подходит для проектов с четкой датой выполнения, это также означает, что весь график чрезвычайно чувствителен к задержкам. Если, например, задача в начале проекта занимает на неделю больше, чем предполагалось, остальную часть графика необходимо адаптировать, сохраняя при этом твердую дату выполнения.

Связанный: Бесплатные шаблоны планирования проектов

Как создать рабочий график

В зависимости от размера и масштаба проекта, графики различаются по сложности. Тем не менее, есть шаги, которые менеджеры проектов могут использовать для создания любого графика обратной работы. Начните с выполнения каждого из этих шагов и конкретизируйте свое расписание оттуда.

1. Установите сроки выполнения и зависимости

Чтобы создать план обратного хода, вы должны взять задачи из своего списка задач и внести их в календарь. Но в каком порядке они должны входить и насколько близко друг к другу они должны быть? Имейте в виду, что эти факторы могут меняться по мере продвижения, но лучше всего погрузиться в процесс установки сроков выполнения и определения того, какие задачи зависят друг от друга. С помощью этой информации размещение задач в календаре рабочего процесса становится намного проще.

2. Распределяйте ресурсы

Теперь, когда есть общее представление о порядке задач и зависимостях, пришло время решить, какие ресурсы потребуются для выполнения этих задач. Это может включать в себя, сколько членов команды потребуется для каждой задачи, сколько денег и часов работы они потребуют и т. д. Некоторые задачи потребуют больше ресурсов, чем другие, и распределение их по задачам — отличный способ убедиться, что у каждого есть достаточно ресурсов без «голодания» других задач. Имейте в виду, что эти ресурсы могут корректироваться и изменяться по мере того, как график работы продолжает формироваться.

3. Планируйте и назначайте задачи

На этом этапе пришло время нанести задачи на план обратной работы с учетом ресурсов и зависимостей каждой задачи. Наличие этой информации под рукой значительно упрощает планирование самих задач, поскольку теперь вы знаете ограничения и детали для каждой из них. Он также информирует о решениях о том, сколько рабочей силы требуется для выполнения каждой задачи. Для некоторых задач может потребоваться только один член команды, в то время как для других требуется три или четыре. Эти члены команды затем менее доступны для других задач. Как и в случае с ресурсами, задачи должны распределяться как можно более равномерно, чтобы предотвратить выгорание.

Планирование и назначение задач значительно упрощается с помощью программного обеспечения для планирования проектов. Узнайте больше о преимуществах программного обеспечения для планирования в видео ниже.

Пять основных советов по созданию рабочего графика

Итак, вы понимаете концепцию плана отработки и то, как приступить к работе. Но есть еще чему поучиться. Создание расписания обратного хода — сложный процесс, который часто требует проб и ошибок. Тем не менее, эти пять основных советов направят вас на путь к успеху.

1. Помните о сроках выполнения задач

Из-за акцента на окончательной дате выполнения проекта может быть легко принять сроки выполнения задачи как должное или вообще не устанавливать их. В конце концов, какое это имеет значение, если весь проект завершен вовремя? Такой ход мыслей может привести к катастрофе.

Создание задач с четкими траекториями и сроками выполнения — это основа для завершения проекта в целом. И, если задача действительно переполняется, знание ее исходной даты выполнения точно показывает, как скорректировать предстоящие задачи, чтобы компенсировать это.

2. Разумно распределяйте ресурсы

При работе в обратном направлении существует риск чрезмерного распределения ресурсов в конце проекта и недостаточного количества ресурсов для начала. Когда это происходит, начало проекта страдает и может создать много проблем для остальной части проекта.

Вместо этого начните с равномерного распределения ресурсов и распределите их как можно равномернее. Если в конце задач остаются ресурсы, их всегда можно перераспределить для других задач в будущем.

3. Создавайте планы на случай непредвиденных обстоятельств

Рассмотрим наихудший сценарий. Дела пошли наперекосяк, и есть риск просрочить срок. Точно так же несколько невыполненных или просроченных задач могут потопить весь проект. Хитрость, позволяющая избежать этого, заключается в создании нескольких планов на случай непредвиденных обстоятельств, которые реагируют на определенные вещи, которые идут не так, как надо.

Если происходит X, то должно произойти и Y. В расписании обратной работы это означает наличие плана по адаптации графика при сохранении той же даты выполнения. Представьте, что дата начала и срок выполнения — это форзацы. Все между ними должно быть адаптируемым.

4. Попробуйте разные версии расписания работы

Одна из самых больших ошибок, которую может допустить менеджер проекта при создании рабочего графика, заключается в том, что он обращается с ним так, как будто он высечен на камне. Первый черновик — это именно то, что нужно, и лучшие менеджеры проектов рассматривают множество различных вариантов, прежде чем утвердить график. В расписании обратной работы это означает распределение задач и ресурсов по-разному, пока не будет найдено идеальное решение.

Без этого «игрового» периода слишком легко работать с далеко не идеальным графиком. Вместо этого создайте массив мокапов и сравните их. Этот процесс упрощается с помощью современных инструментов планирования.

5. Используйте программные инструменты планирования

Как мы уже говорили, очень важно «играть» с расписанием, пока оно не станет наилучшим. К сожалению, устаревшие инструменты планирования делают это хлопотным и лишают пользователей возможности создавать разные версии расписания. Это как если бы пользователи писали перманентным маркером, а не карандашом, и это отсутствие творческой свободы приводит к ошибкам, которые легко предотвратить.

Вместо этого выберите программное обеспечение для управления проектами с инструментами планирования, созданными для творчества и гибкости. Лучшие инструменты автоматически сохраняют каждое изменение и настройку в облаке, поэтому можно не опасаться потери важных данных при внесении изменений. Ищите такие функции, как диаграммы Ганта, временные шкалы и календари, чтобы убедиться, что вы можете создать надежный план обратного хода.

Как ProjectManager упрощает планирование

ProjectManager — это именно то программное обеспечение, которое вам необходимо для работы с любым методом планирования. Когда вы начнете работать в обратном направлении, используйте список задач, чтобы создавать задачи и назначать членов команды, оставлять комментарии, прикреплять документы, устанавливать приоритет, создавать списки дел и многое другое. Имея под рукой всю эту информацию, вам будет проще определить, где разместить задачи в плане обратной связи.

Создавайте динамические временные шкалы в нескольких представлениях

Когда вы довольны своими задачами, используйте различные инструменты планирования, чтобы начать работу. Не зацикливайтесь только на одном инструменте планирования. Вместо этого выберите диаграмму Ганта, представление календаря и доску канбан, чтобы построить свой график по-своему.

ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент, который помогает вам создавать графики обратного хода работ и предоставляет инструменты, необходимые для его соблюдения. От составления списка ваших задач до размещения их на диаграмме Ганта вы полностью контролируете всю свою работу. Организовывайте задачи, назначайте ресурсы и контролируйте все это в режиме реального времени, попробовав ProjectManager бесплатно в течение 30 дней.