8 cele mai bune moduri de a îmbunătăți colaborarea, comunicarea și munca în echipă

Dacă te-ai așeza cu liderii de afaceri din toată țara și ai întreba despre cheia succesului lor, șansele sunt că colaborarea la locul de muncă ar fi menționată în mod repetat. Colaborarea la locul de muncă este adesea menționată ca un indicator al succesului, dar nu este întotdeauna clar ce înseamnă termenul.

Ce este colaborarea la locul de muncă?

Colaborarea la locul de muncă este atunci când doi sau mai mulți indivizi se reunesc pentru a rezolva o problemă comună. Colaborarea la locul de muncă poate fi extrem de eficientă. Persoanele cu expertiză, perspective și idei diferite pot face brainstorming pentru a găsi soluții inovatoare și a-și implementa ideile. Este important, deoarece permite companiilor să rezolve problemele mai rapid și mai eficient.

Lipsa colaborării la locul de muncă poate fi un semn că o companie nu-și maximizează potențialul. 86% dintre respondenții la un studiu Fierce Inc. au raportat că lipsa de colaborare sau comunicarea ineficientă a fost responsabilă pentru eșecurile la locul de muncă.

Colaborarea vine sub mai multe forme, cum ar fi realitatea augmentată, care permite cumpărătorilor să „încerce” accesorii precum ceasuri și ochelari fără să viziteze un magazin. La locul de muncă, chiar și ceva la fel de simplu ca eliminarea locurilor alocate poate crește interacțiunea angajaților și stimula colaborarea.

Compania dvs. maximizează productivitatea încurajând colaborarea? Am compilat opt ​​sfaturi despre cum puteți îmbunătăți colaborarea la locul de muncă.

8 sfaturi pentru îmbunătățirea colaborării la locul de muncă

1. Profitați de canalele de comunicare alternative

Poșta electronică poate fi în continuare metoda dominantă de comunicare online a muncii, dar există o mulțime de dovezi că este de fapt o influență asupra productivității.

Cu numere descurajante ca acestea, nu este de mirare că productivitatea la locul de muncă are un succes:

Slack este un sistem de mesagerie instant și colaborare conceput pentru echipele de lucru. Slack elimină informațiile în exces în moduri prin care e-mailul nu poate, utilizând canale, mesaje directe și notificări. Angajații își pot seta preferințele Slack, astfel încât să primească doar informațiile relevante de care au nevoie. Face procesul de cernere printr-un volum mare de mesaje mai puțin consumator de timp.

Slack a crescut în popularitate în ultimii ani, în mare parte deoarece este o alternativă eficientă la e-mail. Un sondaj al utilizatorilor Slack a constatat că echipele care au folosit serviciul au fost cu 32% mai productive. Singurul motiv semnificativ a fost că echipele au redus utilizarea e-mailurilor cu 48,6%.

2. Simplificați procesul de partajare a fișierelor

Dacă a trebuit vreodată să trimiteți atașamente de e-mail înainte și înapoi pentru editare, înțelegeți cât de frustrant și consumator de timp poate fi procesul. Un document cu mulți colaboratori ar putea fi transmis înainte și înapoi de zeci de ori, iar primirea unei versiuni mai vechi a unui document ar putea seta întregul proces înapoi zile sau chiar săptămâni.

Aplicațiile de stocare a fișierelor, cum ar fi Dropbox și Box, au revoluționat acest proces, deoarece permit companiilor să păstreze fișiere în cloud și un singur document este partajat - eliminând vechea problemă a versiunii de fișier .

Funcția de sincronizare a fișierelor Dropbox actualizează instantaneu fișierele partajate. Permite utilizatorilor să lucreze împreună din diferite locații vor avea întotdeauna cea mai recentă versiune a fișierului. Și dacă trebuie să consultați o versiune mai veche, utilizatorii pot recupera versiuni mai vechi ale unui fișier timp de 30 de zile.

La fel ca Dropbox, Box permite, de asemenea, utilizatorilor să oglindească datele stocate în cloud pe desktopul lor pentru acces ușor. Dacă schimbați un fișier local pe desktop, acesta se va sincroniza cu cloud și va actualiza fișierul stocat în contul Box.

TrackVia a descoperit că companiile care utilizează stocarea în cloud cred că serviciul le afectează în mod pozitiv eficiența. 47% dintre companiile chestionate au declarat că norul le face mai productive și 40% au spus că le face mai flexibile:

Cloud-ul a simplificat procesul de partajare a fișierelor și o cotă mai mare de companii utilizează servicii precum Dropbox și Box în fiecare an. Prin eliminarea problemei fișierelor vechi și atașamentelor de e-mail, cloud-ul a devenit un instrument de neprețuit pentru colaborare.

3. Îmbunătățiți securitatea rețelei

Când vă gândiți la colaborare, primul lucru care vă vine în minte probabil nu este securitatea serverelor dvs. Dar volumul mare de fișiere încărcate / descărcate din cloud este masiv și mai mulți angajați ca niciodată își aduc propriile dispozitive la lucru. Cantitatea mare de utilizare a rețelei prezintă un număr tot mai mare de oportunități pentru hackeri și programe malware de a avea acces la sistemul dvs.

Atacurile cibernetice sunt din ce în ce mai mari ca dimensiune, întindere și întreruperi. Aceste atacuri asupra serviciului dvs. de rețea pot provoca probleme majore angajaților și clienților dvs. Atacul ransomware care a lovit peste 150 de țări la începutul acestui an a luat mii de dispozitive offline și a costat companiilor zeci de mii de dolari daune. Un raport din 2016 al Institutului Ponemon pentru HPE a constatat că costul mediu al unei încălcări de date pe zi a fost de 21.155 USD!

Stabilirea unei securități puternice a rețelei este importantă, deoarece angajații dvs. adesea nu cunosc riscurile malware-ului. Un studiu al Universității Friedrich-Alexander menționează că, deși 78% dintre oameni susțin că sunt conștienți de riscurile legăturilor necunoscute în e-mailuri, 45% fac clic pe ele oricum:

Menținerea criptată a fișierelor companiei dvs. și protejarea împotriva hacking-ului este o cheie importantă pentru menținerea unei colaborări sigure . Nu lăsați proiectele sau datele companiei dvs. să fie vulnerabile la amenințări luând măsurile de precauție necesare pentru a le menține în siguranță.

4. Suprapuneți zonele

Cercetătorii de la Universitatea din Michigan au descoperit că utilizarea designului spațial pentru a încuraja interacțiunile neplanificate a îmbunătățit de fapt performanța generală a oamenilor de știință. Designerii care doresc să încurajeze colaborarea creează ceea ce se numesc „zone suprapuse”, unde crește oportunitatea interacțiunilor neplanificate între angajați.

Aceste interacțiuni neplanificate pot declanșa colaborarea și inovația, exact ceea ce Steve Jobs a avut în vedere atunci când a planificat proiectarea sediului central al Pixar:

Jobs a mutat cutiile poștale, sălile de ședințe și cafeneaua în atrium, astfel încât scenariștii, artiștii și animatorii să interacționeze mai mult decât ar fi altfel. Pixar este unul dintre cele mai bune exemple de colaborare la locul de muncă. Obligă angajații să se intersecteze frecvent, să discute proiecte și să împărtășească idei.

Zonele de suprapunere nu trebuie să fie la fel de elaborate ca sediul Pixar. Ele pot fi la fel de simple ca o scară comună sau un spațiu exterior care este împărțit între mai multe departamente. Scopul este de a face angajații care nu interacționează în mod regulat să vorbească mai ușor între ei.

5. Desking la cald

Munca nu mai este ca liceul, unde regulile rigide dictează cine stai lângă tine. Colaborarea la locul de muncă se întâmplă acum în zonele de lounge, canapele și cafenele, de exemplu. Noile tendințe de lucru au arătat că nu trebuie să fiți legat de birou timp de 8 ore pentru a fi considerat un angajat productiv. Intrați la birou la cald.

Deschiderea la cald este o nouă tendință în care angajații nu mai au locuri alocate obligatoriu. În loc de un birou atribuit, angajații se rotesc prin spații publice, deschise. Colaborarea modernă la locul de muncă este fluidă și încurajează angajații să interacționeze cu alte persoane cu care s-ar putea să nu discute în mod normal în afara departamentelor lor.

În plus față de creșterea oportunităților de colaborare, birourile la cald economisesc bani companiilor. Firma de consultanță și proiectare Strategy Plus estimează că utilizarea birourilor crește la 42% într-o anumită zi. Condeco, o companie de administrare a spațiului de lucru din Marea Britanie, a constatat că majoritatea companiilor presupun că au o utilizare a spațiului de lucru de 60-70%:

Deschiderea la cald permite companiilor să elimine o parte din spațiul în exces, pe lângă împingerea angajaților să interacționeze și să colaboreze mai des. Banii economisiți de la birou la cald se pot aduna cu adevărat - cercetările efectuate de Vodafone indică faptul că această practică ar putea economisi companiilor din Marea Britanie 34 de miliarde de lire sterline pe an (sau 43 de miliarde de dolari).

6. Nu vă mulțumiți cu software-ul dvs. actual

Îmbunătățirea muncii în echipă și a colaborării la locul de muncă înseamnă căutarea constantă de noi soluții la problemele companiei dumneavoastră. Tehnologii precum Google Docs vă pot face afacerea mai eficientă și vă pot îmbunătăți comunicarea între angajați, echipe și clienți.

proiectarea paginii de destinație după clic este un proces în care colaborarea este esențială, dar problemele de comunicare pot face efortul ineficient și consumator de timp. Procesul de creare a paginii de destinație după clic poate implica multe părți interesate - redactori care scriu conținutul, designeri care creează fireframes și personalizează pagina, manageri care supraveghează procesul și clienți care doresc ca informațiile lor să fie ascultate.

În mod clar, nu este un mod perfect de a comunica.

Dacă toată lumea comunică prin diferite canale, acest lucru poate adăuga cantități excesive de timp și poate prezenta probleme majore. Ce se întâmplă atunci când redactorul trimite atașamente de e-mail, managerul de proiect comunică în Slack și clientul folosește Google Docs? Ești frustrat, deoarece nu există un loc central pentru comunicare și întârzieri în publicarea experienței.

Soluția de colaborare Instapage a fost creată pentru a combate acest flux de lucru ineficient prin simplificarea procesului de proiectare a paginii de destinație după clic. Redactorii, editorii, managerii și clienții pot lăsa comentarii direct pe pagină și pot primi feedback în timp real.

Platforma Instapage permite, de asemenea, utilizatorilor să își protejeze prin parolă paginile și să adauge straturi suplimentare de securitate, astfel încât numai anumiți factori de decizie să aibă acces. În plus, feedul de comentarii permite o conversație care nu necesită nici măcar utilizatorilor să părăsească platforma.

7. Conferința video menține angajații la distanță

Anul acesta, Gallup a lansat un sondaj în care 43% dintre angajații americani au petrecut cel puțin o perioadă de timp lucrând de la distanță (cu 4 puncte procentuale față de 2012). Mai mulți angajați folosesc programul flexibil. Companiile angajează mai mulți profesioniști independenți care lucrează de la distanță pentru a finaliza lucrări specializate la bugete mai stricte.

Dar, din moment ce angajații la distanță nu sunt la birou, deseori lipsesc limbajul corpului și comunicarea nonverbală. Cele mai multe comunicări sunt nonverbale, iar angajații care nu interacționează vizual cu colegii lor de muncă se pot simți izolați și pot deveni mai puțin productivi. Acolo este faptul că videoconferința poate elimina acest decalaj.

Cercetările arată că videoconferința poate face lucrătorii la distanță să se simtă mai conectați la echipele lor. Polycom afirmă că întreprinderile consideră că videoconferința oferă beneficii generale:

• 94% dintre respondenți spun că crește productivitatea
• 87% susțin că accelerează viteza de luare a deciziilor
• 87% confirmă că reduce semnificativ costurile de călătorie

Odată cu creșterea numărului de afaceri desfășurate în mai multe locații și fusuri orare, nu este de mirare că platformele de conferințe video permit mai multă colaborare și fluxuri de lucru eficiente.

8. Reducerea ineficiențelor în ședințe

Executivii consideră că 67% din întâlniri sunt eșecuri. Aceste ineficiențe îți costă timp și bani pentru afacere.

În fiecare an, companiile pierd peste 37 de miliarde de dolari în timpul întâlnirilor neproductive. Managerii intermediari își petrec aproximativ o treime din timp la întâlniri. Angajații petrec chiar și patru ore pe săptămână doar pregătindu-se pentru întâlniri de actualizare a stării:

Conform graficului de mai sus, 15% din timpul colectiv al unei organizații folosește la întâlniri. Aceasta este o parte semnificativă din timpul unei companii și pierderea acesteia reduce atât productivitatea, cât și oportunitățile de colaborare. Întreprinderile ar trebui să ia în considerare probleme precum multitasking-ul și izolarea lucrătorilor la distanță, două lucruri care pot provoca ineficiențe semnificative în cadrul întâlnirilor.

Multitasking-ul este una dintre cele mai mari cauze ale întâlnirilor neproductive. Cu aproximativ jumătate din angajați recunoscând că lucrează la proiecte independente și aproape 70% își verifică e-mailul. Lucrătorii la distanță se simt adesea izolați la conferințele telefonice, deoarece majoritatea comunicării provin din limbajul corpului și indicii nonverbale pe care nu le pot prelua prin telefon.

Companiile care doresc să îmbunătățească calitatea întâlnirilor lor ar trebui să caute să mențină întâlnirile scurte și să se concentreze pe reducerea multitaskingului. Lucrătorii la distanță ar trebui să comunice prin videoconferință atunci când este posibil. Ei pot prelua indicii nonverbale și se pot angaja vizual cu restul grupului. Stabilirea în prealabil așteptărilor clare și a unei agende poate ajuta la menținerea tuturor angajaților pe tot parcursul procesului.

Începeți să vă îmbunătățiți colaborarea la locul de muncă astăzi

Conferințele video, partajarea datelor și zonele de suprapunere sunt doar câteva modalități prin care companiile iau măsuri pentru a îmbunătăți colaborarea.

Îmbunătățiți colaborarea la locul de muncă, înscrieți-vă astăzi la o demonstrație Instapage Enterprise.