8 modi migliori per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il lavoro di squadra

Se ti sei seduto con i leader aziendali di tutto il paese e hai chiesto la chiave del loro successo, le probabilità sono che la collaborazione sul posto di lavoro venga ripetutamente menzionata. La collaborazione sul posto di lavoro viene spesso definita un indicatore di successo, ma non è sempre chiaro cosa significhi il termine.

Che cos'è la collaborazione sul posto di lavoro?

La collaborazione sul posto di lavoro è quando due o più persone si uniscono per risolvere un problema comune. La collaborazione sul posto di lavoro può essere estremamente efficace. Individui con competenze, prospettive e idee diverse possono confrontarsi per trovare soluzioni innovative e implementare le proprie idee. È importante perché consente alle aziende di risolvere i problemi in modo più rapido ed efficiente.

Una mancanza di collaborazione sul posto di lavoro può essere un segno che un'azienda non sta massimizzando il proprio potenziale. L'86% degli intervistati a uno studio di Fierce Inc. ha riferito che la mancanza di collaborazione o una comunicazione inefficace era responsabile dei fallimenti sul posto di lavoro.

La collaborazione si presenta in molte forme, come la realtà aumentata che consente agli acquirenti di "provare" accessori come orologi e occhiali senza visitare un negozio. Sul posto di lavoro, anche qualcosa di semplice come rimuovere i posti assegnati può aumentare l'interazione dei dipendenti e stimolare la collaborazione.

La tua azienda sta massimizzando la produttività incoraggiando la collaborazione? Abbiamo raccolto otto suggerimenti su come migliorare la collaborazione sul posto di lavoro.

8 suggerimenti per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro

1. Approfitta di canali di comunicazione alternativi

L'e-mail può essere ancora il metodo dominante di comunicazione di lavoro online, ma ci sono molte prove che in realtà è un freno alla produttività.

Con numeri scoraggianti come questi, non c'è da meravigliarsi se la produttività sul posto di lavoro subisce un duro colpo:

Slack è un sistema di messaggistica istantanea e collaborazione progettato per i team di lavoro. Slack elimina le informazioni in eccesso in modi che le e-mail non possono utilizzare utilizzando canali, messaggi diretti e notifiche. I dipendenti possono impostare le proprie preferenze Slack in modo da ottenere solo le informazioni rilevanti di cui hanno bisogno. Rende il processo di vagliare un grande volume di messaggi meno dispendioso in termini di tempo.

Slack è cresciuto in popolarità negli ultimi anni soprattutto perché è un'alternativa efficace all'e-mail. Un sondaggio sugli utenti di Slack ha rilevato che i team che hanno utilizzato il servizio erano il 32% più produttivi. L'unico motivo significativo è stato che i team hanno ridotto l'utilizzo della posta elettronica del 48,6%.

2. Semplifica il processo di condivisione dei file

Se hai mai dovuto inviare allegati di posta elettronica avanti e indietro per la modifica, capisci quanto possa essere frustrante e dispendioso in termini di tempo il processo. Un documento con molti contributori potrebbe essere passato avanti e indietro dozzine di volte e ricevere una versione precedente di un documento potrebbe far tornare indietro l'intero processo di giorni o addirittura settimane.

Le applicazioni di archiviazione file come Dropbox e Box hanno rivoluzionato questo processo perché consentono alle aziende di conservare i file nel cloud e un solo documento viene condiviso, eliminando il problema della vecchia versione del file .

La funzione di sincronizzazione dei file di Dropbox aggiorna istantaneamente i file condivisi. Consente agli utenti di lavorare insieme da posizioni diverse avranno sempre la versione più recente del file. E se hai bisogno di fare riferimento a una versione precedente, gli utenti possono recuperare le versioni precedenti di un file per 30 giorni.

Come Dropbox, anche Box consente agli utenti di eseguire il mirroring dei dati archiviati nel cloud sul proprio desktop per un facile accesso. Se modifichi un file localmente sul desktop, si sincronizzerà con il cloud e aggiornerà il file archiviato nel tuo account Box.

TrackVia ha scoperto che le aziende che utilizzano il cloud storage ritengono che il servizio abbia un impatto positivo sulla loro efficacia. Il 47% delle aziende intervistate ha affermato che il cloud le rende più produttive e il 40% ha affermato che le rende più flessibili:

Il cloud ha semplificato il processo di condivisione dei file e una quota maggiore di aziende utilizza servizi come Dropbox e Box ogni anno. Rimuovendo il problema dei vecchi file e allegati e-mail, il cloud è diventato uno strumento prezioso per la collaborazione.

3. Migliora la sicurezza della rete

Quando pensi alla collaborazione, la prima cosa che ti viene in mente probabilmente non è la sicurezza dei tuoi server. Ma l'enorme volume di file caricati/scaricati dal cloud è enorme e più dipendenti che mai stanno portando i propri dispositivi al lavoro. L'enorme quantità di utilizzo della rete presenta un numero crescente di opportunità per hacker e malware di accedere al tuo sistema.

Gli attacchi informatici stanno crescendo in dimensioni, portata e interruzioni. Questi attacchi al tuo servizio di rete possono causare gravi problemi ai tuoi dipendenti e ai tuoi clienti. L'attacco ransomware che ha colpito oltre 150 paesi all'inizio di quest'anno ha messo offline migliaia di dispositivi ed è costato alle aziende decine di migliaia di dollari di danni. Un rapporto del 2016 del Ponemon Institute for HPE ha rilevato che il costo medio di una violazione dei dati al giorno era di 21.155 dollari!

Stabilire una sicurezza di rete solida è importante perché i tuoi dipendenti spesso non conoscono i rischi del malware. Uno studio della Friedrich-Alexander University cita che anche se il 78% delle persone afferma di essere consapevole dei rischi dei collegamenti sconosciuti nelle e-mail, il 45% fa comunque clic su di essi:

Mantenere i file della tua azienda crittografati e protetti dall'hacking è una chiave importante per mantenere una collaborazione sicura . Non lasciare che i progetti o i dati della tua azienda siano vulnerabili alle minacce adottando le precauzioni necessarie per tenerli al sicuro.

4. Zone di sovrapposizione

I ricercatori dell'Università del Michigan hanno scoperto che l'uso della progettazione spaziale per incoraggiare le interazioni non pianificate ha effettivamente migliorato le prestazioni complessive dei loro scienziati. I designer che vogliono incoraggiare la collaborazione stanno creando le cosiddette "zone di sovrapposizione", dove aumenta l'opportunità di interazioni non pianificate tra i dipendenti.

Queste interazioni non pianificate possono stimolare la collaborazione e l'innovazione che è esattamente ciò che Steve Jobs aveva in mente quando progettava il design del quartier generale della Pixar:

Jobs ha spostato le cassette postali, le sale riunioni e la caffetteria nell'atrio in modo che sceneggiatori, artisti e animatori interagissero più di quanto farebbero altrimenti. Pixar è uno dei migliori esempi di collaborazione sul posto di lavoro. Obbliga i dipendenti a incrociarsi frequentemente, discutere progetti e condividere idee.

Le zone sovrapposte non devono essere elaborate come il quartier generale della Pixar. Possono essere semplici come una scala condivisa o uno spazio esterno condiviso tra più reparti. L'obiettivo è far sì che i dipendenti che non interagiscono regolarmente parlino tra loro più facilmente.

5. Hot desking

Il lavoro non è più come il liceo, dove regole rigide dettano a chi ti siedi accanto. La collaborazione sul posto di lavoro sta ora avvenendo nelle aree lounge, nei divani e nelle mense, ad esempio. Le nuove tendenze del lavoro hanno dimostrato che non devi essere legato alla tua scrivania per 8 ore per essere considerato un dipendente produttivo. Entra nell'hot desking.

L'hot desking è una nuova tendenza in cui i dipendenti non hanno più posti a sedere assegnati obbligatori. Invece di una scrivania assegnata, i dipendenti ruotano attraverso spazi aperti e pubblici. La moderna collaborazione sul posto di lavoro è fluida e incoraggia i dipendenti a interagire con altre persone con cui normalmente non chattano al di fuori dei loro reparti.

Oltre ad aumentare le opportunità di collaborazione, l'hot desking consente alle aziende di risparmiare denaro. La società di consulenza e progettazione Strategy Plus stima che l'utilizzo degli uffici raggiunge il 42% in un giorno particolare. Condeco, una società di gestione dello spazio di lavoro con sede nel Regno Unito, ha scoperto che la maggior parte delle aziende presume di avere un utilizzo dello spazio di lavoro del 60-70%:

L'hot desking consente alle aziende di rimuovere parte di quello spazio in eccesso oltre a spingere i dipendenti a interagire e collaborare più spesso. I soldi risparmiati dall'hot desking possono davvero aumentare: la ricerca di Vodafone indica che la pratica potrebbe far risparmiare alle aziende del Regno Unito 34 miliardi di sterline all'anno (o 43 trilioni di dollari).

6. Non accontentarti del tuo software attuale

Migliorare il lavoro di squadra e la collaborazione sul posto di lavoro significa cercare costantemente nuove soluzioni ai problemi della tua azienda. Tecnologie come Google Documenti possono rendere la tua attività più efficiente e migliorare la comunicazione tra dipendenti, team e clienti.

la progettazione della pagina di destinazione post clic è un processo in cui la collaborazione è essenziale, ma i problemi di comunicazione possono rendere lo sforzo inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Il processo di creazione della pagina di destinazione post clic può coinvolgere molte parti interessate: copywriter che scrivono il contenuto, designer che creano wireframe e personalizzano la pagina, manager che supervisionano il processo e clienti che vogliono che il loro contributo venga ascoltato.

Chiaramente, non un modo semplice per comunicare.

Se tutti comunicano tramite canali diversi, ciò può aggiungere una quantità eccessiva di tempo e presentare grossi problemi. Cosa succede quando il copywriter invia allegati e-mail, il project manager comunica in Slack e il cliente utilizza Google Docs? Ti senti frustrato perché non esiste un luogo centrale per la comunicazione e si verificano ritardi nella pubblicazione.

La soluzione di collaborazione Instapage è stata creata per combattere questo flusso di lavoro inefficiente semplificando il processo di progettazione della pagina di destinazione post clic. Copywriter, editori, manager e clienti possono lasciare commenti direttamente sulla pagina e ricevere feedback in tempo reale.

La piattaforma Instapage consente inoltre agli utenti di proteggere con password le proprie pagine e aggiungere ulteriori livelli di sicurezza in modo che solo determinati decisori abbiano accesso. Inoltre, il feed dei commenti consente una conversazione in corso che non richiede nemmeno agli utenti di lasciare la piattaforma.

7. La videoconferenza mantiene impegnati i lavoratori remoti

Quest'anno, Gallup ha pubblicato un sondaggio secondo cui il 43% dei dipendenti americani ha trascorso almeno un po' di tempo a lavorare da remoto (più di 4 punti percentuali rispetto al 2012). Sempre più dipendenti utilizzano orari flessibili. Le aziende stanno assumendo più liberi professionisti che lavorano in remoto per completare lavori specializzati con budget più ristretti.

Ma poiché i dipendenti remoti non sono in ufficio, spesso perdono il linguaggio del corpo e la comunicazione non verbale. La maggior parte della comunicazione è non verbale e i dipendenti che non interagiscono visivamente con i colleghi possono sentirsi isolati e diventare meno produttivi. Ecco dove la videoconferenza può colmare questa lacuna.

La ricerca mostra che le videoconferenze possono far sentire i lavoratori remoti più connessi ai loro team. Polycom afferma che le aziende ritengono che la videoconferenza offra vantaggi su tutta la linea:

• Il 94% degli intervistati afferma che aumenta la produttività
• L'87% afferma che accelera la velocità del processo decisionale
• L'87% conferma che riduce significativamente i costi di viaggio

Con quantità crescenti di attività svolte su più sedi e fusi orari, non c'è da meravigliarsi se le piattaforme di videoconferenza consentono una maggiore collaborazione e flussi di lavoro efficienti.

8. Ridurre le inefficienze nelle riunioni

I dirigenti considerano il 67% delle riunioni un fallimento. Queste inefficienze stanno costando tempo e denaro alla tua azienda.

Ogni anno le aziende sprecano oltre 37 miliardi di dollari di tempo in riunioni improduttive. I quadri intermedi trascorrono circa un terzo del loro tempo nelle riunioni. I dipendenti trascorrono anche fino a quattro ore alla settimana solo per prepararsi alle riunioni di aggiornamento dello stato:

Secondo il grafico sopra, il 15% del tempo collettivo di un'organizzazione utilizza nelle riunioni. Questa è una parte significativa del tempo di un'azienda e sprecarlo riduce sia la produttività che le opportunità di collaborazione. Le aziende dovrebbero considerare problemi come il multitasking e l'isolamento dei lavoratori remoti, due cose che possono causare significative inefficienze nelle riunioni.

Il multitasking è una delle principali cause di riunioni improduttive. Con circa la metà dei dipendenti che ammette di lavorare su progetti non correlati e quasi il 70% che controlla la propria posta elettronica. I lavoratori remoti spesso si sentono isolati durante le chiamate in conferenza perché la maggior parte della comunicazione proviene dal linguaggio del corpo e da segnali non verbali che non possono raccogliere al telefono.

Le aziende che cercano di migliorare la qualità delle loro riunioni dovrebbero cercare di mantenere le riunioni brevi e focalizzate sulla riduzione del multitasking. I lavoratori remoti dovrebbero comunicare tramite videoconferenza quando possibile. Possono cogliere segnali non verbali e interagire visivamente con il resto del gruppo. Stabilire in anticipo aspettative chiare e un'agenda può aiutare a mantenere tutti coinvolti durante il processo.

Inizia oggi a migliorare la tua collaborazione sul posto di lavoro

Le videoconferenze, la condivisione dei dati e le zone di sovrapposizione sono solo alcuni dei modi in cui le aziende stanno adottando misure per migliorare la collaborazione.

Migliora la collaborazione sul posto di lavoro, registrati oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.