コラボレーション、コミュニケーション、チームワークを改善するための8つの最良の方法

公開: 2017-06-22

全国のビジネスリーダーと話をして、成功の秘訣を尋ねると、職場でのコラボレーションが繰り返し言及される可能性があります。職場でのコラボレーションは成功の指標と呼ばれることがよくありますが、その用語が何を意味するのかが常に明確であるとは限りません。

職場でのコラボレーションとは何ですか？

職場でのコラボレーションとは、2人以上の個人が集まって共通の問題を解決することです。職場でのコラボレーションは非常に効果的です。さまざまな専門知識、視点、アイデアを持つ個人は、ブレインストーミングを行って革新的なソリューションを見つけ、アイデアを実装できます。これにより、企業は問題をより迅速かつ効率的に解決できるため、これは重要です。

職場でのコラボレーションの欠如は、企業がその可能性を最大限に発揮していないことを示している可能性があります。 Fierce Inc.の調査への回答者の86％は、コラボレーションの欠如または効果のないコミュニケーションが職場の失敗の原因であると報告しました。

労働者の86％は、コラボレーションの欠如が職場の失敗の原因であると報告しました。

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コラボレーションには、買い物客が店に行かなくても時計やメガネなどのアクセサリーを「試着」できる拡張現実など、さまざまな形があります。職場では、割り当てられた座席を削除するだけの簡単なことでも、従業員の相互作用を高め、コラボレーションを促進することができます。

あなたの会社はコラボレーションを奨励することで生産性を最大化していますか？職場でのコラボレーションを改善するための8つのヒントをまとめました。

職場のコラボレーションを強化するための8つのヒント

1.代替通信チャネルを利用する

電子メールは依然としてオンラインの仕事上のコミュニケーションの主要な方法である可能性がありますが、それが実際に生産性を低下させているという証拠はたくさんあります。

このような数字を思いとどまらせることで、職場の生産性が打撃を受けるのも不思議ではありません。

Slackは、作業チーム向けに設計されたインスタントメッセージングおよびコラボレーションシステムです。 Slackは、チャネル、ダイレクトメッセージ、および通知を使用して、電子メールでは不可能な方法で余分な情報を切り取ります。従業員はSlackの設定を行うことができるため、必要な関連情報のみを取得できます。これにより、大量のメッセージをふるいにかけるプロセスにかかる時間が短縮されます。

Slackは、主に電子メールの効果的な代替手段であるため、近年人気が急上昇しています。 Slackユーザーの調査によると、このサービスを使用したチームの生産性は32％向上しました。重要な理由の1つは、チームが電子メールの使用量を48.6％削減したことです。

2.ファイル共有プロセスを簡素化します

編集のために電子メールの添付ファイルをやり取りする必要があった場合は、プロセスがどれほど苛立たしく、時間がかかるかを理解しています。多くの寄稿者がいるドキュメントは何十回もやり取りされる可能性があり、古いバージョンのドキュメントを受け取ると、プロセス全体が数日または数週間前に戻る可能性があります。

DropboxやBoxなどのファイルストレージアプリケーションは、企業がファイルをクラウドに保持し、1つのドキュメントのみを共有できるため、このプロセスに革命をもたらしました。これにより、古いファイルバージョンの問題が解消されます。

Dropboxのファイル同期機能は、共有ファイルを即座に更新します。これにより、ユーザーはさまざまな場所から共同作業を行うことができ、常に最新バージョンのファイルを使用できます。また、古いバージョンを参照する必要がある場合、ユーザーはファイルの古いバージョンを30日間回復できます。

Dropboxと同様に、Boxを使用すると、ユーザーはクラウドに保存されているデータをデスクトップにミラーリングして簡単にアクセスできます。デスクトップでローカルにファイルを変更すると、クラウドと同期され、Boxアカウントに保存されているファイルが更新されます。

TrackViaは、クラウドストレージを使用している企業は、サービスが自社の有効性にプラスの影響を与えると考えていることを発見しました。調査対象の企業の47％は、クラウドによって生産性が向上すると回答し、40％は、クラウドによって柔軟性が向上すると回答しています。

クラウドによってファイル共有プロセスが簡素化され、毎年多くの企業がDropboxやBoxなどのサービスを使用しています。古いファイルや電子メールの添付ファイルの問題を取り除くことで、クラウドはコラボレーションのための非常に貴重なツールになりました。

47％の企業が、クラウドによって生産性が向上すると述べています。

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3.ネットワークセキュリティを向上させる

コラボレーションについて考えるとき、最初に頭に浮かぶのは、サーバーのセキュリティではない可能性があります。しかし、クラウドからアップロード/ダウンロードされるファイルの量は膨大であり、これまで以上に多くの従業員が自分のデバイスを稼働させています。ネットワークの使用量が非常に多いため、ハッカーやマルウェアがシステムにアクセスする機会が増えています。

サイバー攻撃の規模、範囲、および中断は拡大しています。ネットワークサービスに対するこれらの攻撃は、従業員と顧客に大きな問題を引き起こす可能性があります。今年初めに150か国以上を襲ったランサムウェア攻撃により、数千台のデバイスがオフラインになり、企業は数万ドルの損害を被りました。 Ponemon Institute for HPEからの2016年のレポートによると、1日あたりのデータ侵害の平均コストは21,155ドルでした。

従業員はマルウェアのリスクを知らないことが多いため、強力なネットワークセキュリティを確立することは重要です。フリードリヒ・アレクサンダー大学の調査によると、78％の人が電子メール内の未知のリンクのリスクを認識していると主張していますが、45％はとにかくそれらをクリックします。

会社のファイルを暗号化してハッキングから保護することは、安全なコラボレーションを維持するための重要な鍵です。会社のプロジェクトやデータを安全に保つために必要な予防措置を講じて、脅威に対して脆弱にしないでください。

4.オーバーラップゾーン

ミシガン大学の研究者は、空間デザインを使用して計画外の相互作用を促進することで、科学者の全体的なパフォーマンスが実際に向上することを発見しました。コラボレーションを促進したい設計者は、「オーバーラップゾーン」と呼ばれるものを作成しています。このゾーンでは、従業員間の計画外のやり取りの機会が増えています。

これらの計画外の相互作用は、コラボレーションとイノベーションを引き起こす可能性があります。これは、スティーブジョブズがピクサーの本社の設計を計画したときに念頭に置いていたものです。

Jobsは、メールボックス、会議室、カフェテリアをアトリウムに移動したため、脚本家、アーティスト、アニメーターは、そうでない場合よりも多くのやり取りをすることができました。ピクサーは、職場でのコラボレーションの最良の例の1つです。これにより、従業員は頻繁にパスを横断し、プロジェクトについて話し合い、アイデアを共有する必要があります。

オーバーラップゾーンは、ピクサー本社ほど精巧である必要はありません。それらは、共有階段または複数の部門間で共有される屋外スペースのように単純にすることができます。目標は、定期的にやり取りしない従業員が互いに話しやすくなるようにすることです。

5.ホットデスク

仕事はもはや、厳格な規則があなたの隣に座る人を決定するグラマースクールのようではありません。現在、職場でのコラボレーションは、ラウンジエリア、ソファ、カフェテリアなどで行われています。新しい仕事の傾向は、生産的な従業員と見なされるために8時間机に縛り付けられる必要がないことを示しています。ホットデスクに入る。

ホットデスクは、従業員に必須の座席が割り当てられなくなった新しいトレンドです。割り当てられたデスクの代わりに、従業員は公共のオープンスペースを巡回します。現代の職場でのコラボレーションは流動的であり、従業員が部門外では通常チャットしない可能性のある他の人々と対話することを奨励しています。

コラボレーションの機会が増えることに加えて、ホットデスクは企業のコストを節約します。コンサルティングおよび設計会社のStrategyPlusは、オフィスの使用率は特定の日に42％でピークに達すると推定しています。英国を拠点とするワークスペース管理会社であるCondecoは、ほとんどの企業がワークスペースの使用率が60〜70％であると想定していることを発見しました。

ホットデスクを使用すると、企業は、従業員がより頻繁に対話およびコラボレーションするように促すだけでなく、その余分なスペースの一部を削除できます。ホットデスクから節約されたお金は実際に合計される可能性があります— Vodafoneの調査によると、この慣行により英国企業は年間340億ポンド（43兆ドル）節約できる可能性があります。

6.現在のソフトウェアに甘んじないでください

職場でのチームワークとコラボレーションを改善することは、会社の問題に対する新しい解決策を常に探すことを意味します。 Googleドキュメントのようなテクノロジーは、ビジネスをより効率的にし、従業員、チーム、およびクライアント間のコミュニケーションを改善することができます。

クリック後のランディングページのデザインは、コラボレーションが不可欠なプロセスですが、コミュニケーションの問題により、作業が非効率的で時間がかかる可能性があります。クリック後のランディングページの作成プロセスには、コンテンツを作成するコピーライター、ワイヤーフレームを作成してページをカスタマイズするデザイナー、プロセスを監督するマネージャー、入力を聞きたいクライアントなど、多くの利害関係者が関与する可能性があります。

明らかに、シームレスなコミュニケーション方法ではありません。

全員が異なるチャネルを介して通信している場合、これは過度の時間を追加し、大きな問題を引き起こす可能性があります。コピーライターがメールの添付ファイルを送信し、プロジェクトマネージャーがSlackで通信し、クライアントがGoogleドキュメントを使用している場合はどうなりますか？コミュニケーションの中心的な場所がなく、公開の遅延を経験するため、イライラします。

Instapageコラボレーションソリューションは、クリック後のランディングページのデザインプロセスを合理化することにより、この非効率的なワークフローに対抗するために作成されました。コピーライター、編集者、マネージャー、クライアントはすべて、ページにコメントを残して、リアルタイムでフィードバックを受け取ることができます。

Instapageプラットフォームでは、ユーザーがページをパスワードで保護し、セキュリティのレイヤーを追加して、特定の意思決定者だけがアクセスできるようにすることもできます。さらに、コメントフィードにより、ユーザーがプラットフォームを離れる必要さえない会話を実行できます。

7.ビデオ会議により、リモートワーカーの関与が維持されます

今年、ギャラップは、米国の従業員の43％が少なくともある程度の時間をリモートでの作業に費やしたという調査を発表しました（2012年から4パーセントポイント増加）。より多くの従業員が柔軟なスケジュールを利用しています。企業は、より厳しい予算で専門的な仕事を完了するためにリモートで働くより多くのフリーランサーを雇っています。

しかし、リモートの従業員はオフィスにいないため、ボディランゲージや非言語的コミュニケーションを見逃すことがよくあります。ほとんどのコミュニケーションは非言語的であり、同僚と視覚的に対話しない従業員は孤立していると感じ、生産性が低下する可能性があります。ここで、ビデオ会議がそのギャップを埋めることができます。

調査によると、ビデオ会議により、リモートワーカーはチームとのつながりを深めることができます。ポリコムは、企業はビデオ会議が全面的にメリットをもたらすと信じていると述べています。

回答者の94％は、生産性が向上すると答えています
87％が、意思決定のスピードを加速すると主張しています
87％が、出張費を大幅に削減できることを確認しています

複数の場所とタイムゾーンで行われるビジネスの量が増えるにつれ、ビデオ会議プラットフォームがより多くのコラボレーションと効率的なワークフローを可能にするのも不思議ではありません。

8.会議の非効率性を減らす

経営幹部は、会議の67％を失敗と見なしています。これらの非効率性は、ビジネスの時間とお金を犠牲にしています。

毎年、企業は非生産的な会議に370億ドル以上の時間を浪費しています。中間管理職は、時間の約3分の1を会議に費やしています。従業員は、ステータス更新会議の準備だけで、週に最大4時間も費やします。

上の図によると、組織の集合時間の15％が会議で使用されています。これは企業の時間のかなりの部分であり、それを無駄にすることは生産性とコラボレーションの機会の両方を減らしています。企業は、マルチタスクやリモートワーカーの分離など、会議で重大な非効率を引き起こす可能性のある2つの問題を考慮する必要があります。

マルチタスクは、非生産的な会議の最大の原因の1つです。従業員の約半数が無関係のプロジェクトに取り組むことを認めており、約70％がメールをチェックしています。コミュニケーションの大部分はボディランゲージと電話では聞き取れない非言語的な手がかりから来ているため、リモートワーカーは電話会議で孤立していると感じることがよくあります。

会議の質の向上を目指す企業は、会議を短くし、マルチタスクの削減に重点を置く必要があります。リモートワーカーは、可能であればビデオ会議を介して通信する必要があります。彼らは非言語的な手がかりを拾い上げ、グループの他のメンバーと視覚的に関わることができます。事前に明確な期待と議題を設定しておくと、プロセス全体を通じて全員の関与を維持するのに役立ちます。

今日から職場のコラボレーションの改善を始めましょう

ビデオ会議、データ共有、およびオーバーラップゾーンは、企業がコラボレーションを改善するための措置を講じているほんの数例です。

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