8 วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการทำงานเป็นทีม

หากคุณนั่งคุยกับผู้นำธุรกิจจากทั่วประเทศและถามถึงกุญแจสู่ความสำเร็จของพวกเขา โอกาสที่จะมีการกล่าวถึงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า การทำงานร่วมกันในที่ทำงานมักถูกเรียกว่าเป็นตัวบ่งชี้ความสำเร็จ แต่ก็ไม่ชัดเจนเสมอไปว่าคำนี้หมายถึงอะไร

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานคืออะไร?

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานคือการที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมารวมกันเพื่อแก้ปัญหาทั่วไป การทำงานร่วมกันในที่ทำงานจะมีประสิทธิภาพสูงสุด บุคคลที่มีความเชี่ยวชาญ มุมมอง และแนวคิดที่แตกต่างกันสามารถระดมความคิดเพื่อค้นหาโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมและนำความคิดของตนไปปฏิบัติ เป็นสิ่งสำคัญเพราะช่วยให้บริษัทสามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การขาดความร่วมมือในที่ทำงานอาจเป็นสัญญาณว่าบริษัทไม่ได้เพิ่มศักยภาพสูงสุด 86% ของผู้ตอบแบบสอบถามในการศึกษาของ Fierce Inc. รายงานว่าการขาดความร่วมมือหรือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นสาเหตุของความล้มเหลวในที่ทำงาน

การทำงานร่วมกันมีหลายรูปแบบ เช่น Augmented Reality ซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อสามารถ "ลองสวม" อุปกรณ์เสริม เช่น นาฬิกาและแว่นตาโดยไม่ต้องไปที่ร้าน ในที่ทำงาน แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างการถอดที่นั่งที่ได้รับมอบหมายก็สามารถเพิ่มปฏิสัมพันธ์ของพนักงานและกระตุ้นการทำงานร่วมกันได้

บริษัทของคุณเพิ่มผลิตภาพให้สูงสุดโดยส่งเสริมการทำงานร่วมกันหรือไม่? เราได้รวบรวมเคล็ดลับแปดประการในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

เคล็ดลับ 8 ข้อในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณ

1. ใช้ประโยชน์จากช่องทางการสื่อสารทางเลือก

อีเมลอาจยังคงเป็นวิธีการหลักในการสื่อสารเกี่ยวกับงานทางออนไลน์ แต่มีหลักฐานมากมายที่แสดงว่าอีเมลนั้นส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ด้วยตัวเลขที่น่าท้อใจเช่นนี้ จึงไม่น่าแปลกใจที่ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานจะได้รับผลกระทบ:

Slack เป็นระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับทีมงาน Slack ตัดข้อมูลส่วนเกินออกในลักษณะที่อีเมลไม่สามารถทำได้โดยใช้ช่องทาง ข้อความโดยตรง และการแจ้งเตือน พนักงานสามารถตั้งค่ากำหนดของ Slack เพื่อรับเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ต้องการเท่านั้น ทำให้กระบวนการกรองข้อความจำนวนมากใช้เวลาน้อยลง

Slack ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพสำหรับอีเมล การสำรวจผู้ใช้ Slack พบว่าทีมที่ใช้บริการมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 32% เหตุผลสำคัญประการหนึ่งคือทีมงานลดการใช้อีเมลลง 48.6%

2. ลดความซับซ้อนของกระบวนการแชร์ไฟล์

หากคุณเคยต้องส่งไฟล์แนบอีเมลไปมาเพื่อแก้ไข คุณจะเข้าใจว่ากระบวนการนี้น่าหงุดหงิดและเสียเวลามากเพียงใด เอกสารที่มีผู้มีส่วนร่วมจำนวนมากสามารถส่งกลับไปกลับมาได้หลายสิบครั้ง และการรับเอกสารเวอร์ชันเก่าสามารถกำหนดกระบวนการทั้งหมดย้อนหลังวันหรือสัปดาห์ได้

แอปพลิเคชันการจัดเก็บไฟล์ เช่น Dropbox และ Box ปฏิวัติกระบวนการนี้ เนื่องจากอนุญาตให้บริษัทเก็บไฟล์ไว้ในระบบคลาวด์และมีการแชร์เอกสารเพียงฉบับเดียว ซึ่งช่วยขจัดปัญหา เวอร์ชันไฟล์เก่า

คุณสมบัติการซิงค์ไฟล์ของ Dropbox จะอัปเดตไฟล์ที่แชร์ทันที โดยจะอนุญาตให้ผู้ใช้ทำงานร่วมกันจากสถานที่ต่างๆ ได้ โดยจะมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ และหากคุณต้องการอ้างถึงเวอร์ชันที่เก่ากว่า ผู้ใช้สามารถกู้คืนไฟล์เวอร์ชันเก่าได้เป็นเวลา 30 วัน

เช่นเดียวกับ Dropbox Box ยังอนุญาตให้ผู้ใช้สะท้อนข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์บนเดสก์ท็อปเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย หากคุณเปลี่ยนไฟล์ในเครื่องบนเดสก์ท็อป ไฟล์นั้นจะซิงค์กับระบบคลาวด์และอัปเดตไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Box ของคุณ

TrackVia พบว่าบริษัทต่างๆ ที่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เชื่อว่าบริการดังกล่าวส่งผลกระทบในทางบวกต่อประสิทธิภาพของพวกเขา 47% ของบริษัทที่ทำการสำรวจกล่าวว่าระบบคลาวด์ทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น และ 40% บอกว่าทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น:

ระบบคลาวด์ทำให้กระบวนการแชร์ไฟล์ง่ายขึ้น และมีส่วนแบ่งมากขึ้นของบริษัทต่างๆ ที่ใช้บริการเช่น Dropbox และ Box ในแต่ละปี ด้วยการขจัดปัญหาของไฟล์เก่าและไฟล์แนบในอีเมล ระบบคลาวด์จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับการทำงานร่วมกัน

3. ปรับปรุงความปลอดภัยเครือข่าย

เมื่อคุณนึกถึงการทำงานร่วมกัน สิ่งแรกที่นึกถึงคือไม่ใช่ความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ของคุณ แต่ปริมาณไฟล์ที่อัปโหลด/ดาวน์โหลดจากระบบคลาวด์นั้นมีปริมาณมหาศาล และพนักงานจำนวนมากขึ้นกว่าที่เคยนำอุปกรณ์ของตนเองมาใช้งาน ปริมาณการใช้เครือข่ายในปริมาณมากทำให้โอกาสที่แฮ็กเกอร์และมัลแวร์เข้าถึงระบบของคุณเพิ่มมากขึ้น

การโจมตีทางไซเบอร์มีขนาด ขอบเขต และการหยุดชะงักเพิ่มขึ้น การโจมตีบริการเครือข่ายของคุณเหล่านี้อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่กับพนักงานและลูกค้าของคุณ การโจมตีของแรนซัมแวร์ที่โจมตีกว่า 150 ประเทศเมื่อต้นปีนี้ ทำให้อุปกรณ์หลายพันเครื่องออฟไลน์และทำให้บริษัทเสียหายหลายหมื่นดอลลาร์ รายงานประจำปี 2559 จากสถาบัน Ponemon สำหรับ HPE พบว่าค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของการละเมิดข้อมูลต่อวันอยู่ที่ 21,155 ดอลลาร์!

การสร้างความปลอดภัยเครือข่ายที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากพนักงานของคุณมักไม่ทราบถึงความเสี่ยงของมัลแวร์ การศึกษาจากมหาวิทยาลัยฟรีดริช-อเล็กซานเดอร์อ้างว่าแม้ว่าผู้คน 78% อ้างว่าพวกเขาตระหนักถึงความเสี่ยงของลิงก์ที่ไม่รู้จักในอีเมล แต่ 45% ก็ยังคลิกลิงก์เหล่านั้น:

การเข้ารหัสไฟล์ของบริษัทของคุณให้ปลอดภัยจากการแฮ็กถือเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาการทำงานร่วมกัน อย่างปลอดภัย อย่าปล่อยให้โครงการหรือข้อมูลของบริษัทของคุณเสี่ยงต่อภัยคุกคามโดยใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นเพื่อให้ปลอดภัย

4. โซนทับซ้อน

นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยมิชิแกนพบว่าการใช้การออกแบบเชิงพื้นที่เพื่อส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์โดยไม่ได้วางแผนจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของนักวิทยาศาสตร์ได้อย่างแท้จริง นักออกแบบที่ต้องการส่งเสริมการทำงานร่วมกันกำลังสร้างสิ่งที่เรียกว่า "โซนทับซ้อน" ซึ่งโอกาสในการมีปฏิสัมพันธ์โดยไม่ได้วางแผนระหว่างพนักงานจะเพิ่มขึ้น

การโต้ตอบที่ไม่ได้วางแผนไว้เหล่านี้สามารถจุดประกายการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม ซึ่งเป็นสิ่งที่สตีฟ จ็อบส์คิดไว้อย่างชัดเจนเมื่อเขาวางแผนการออกแบบสำนักงานใหญ่ของ Pixar:

จ็อบส์ย้ายกล่องจดหมาย ห้องประชุม และโรงอาหารไปที่เอเทรียม เพื่อให้นักเขียนบท ศิลปิน และแอนิเมเตอร์มีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าที่เคยเป็น Pixar เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดของการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน เป็นการบังคับให้พนักงานต้องเผชิญหน้ากันบ่อยๆ อภิปรายโครงการและแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

โซนที่ทับซ้อนกันไม่จำเป็นต้องซับซ้อนเท่าสำนักงานใหญ่ของ Pixar สามารถทำได้ง่ายเหมือนบันไดที่ใช้ร่วมกันหรือพื้นที่กลางแจ้งที่ใช้ร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ เป้าหมายคือการให้พนักงานที่ไม่ค่อยโต้ตอบกันเป็นประจำสามารถพูดคุยกันได้ง่ายขึ้น

5. โต๊ะร้อน

การทำงานไม่เหมือนโรงเรียนมัธยมที่กฎเกณฑ์ที่เข้มงวดจะกำหนดว่าคุณนั่งข้างใคร การทำงานร่วมกันในที่ทำงานกำลังเกิดขึ้นในพื้นที่เลานจ์ เก้าอี้ยาว และโรงอาหาร เป็นต้น เทรนด์การทำงานใหม่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่จำเป็นต้องผูกติดกับโต๊ะทำงานเป็นเวลา 8 ชั่วโมงจึงจะได้รับการพิจารณาว่าเป็นพนักงานที่มีประสิทธิผล เข้าสู่โต๊ะร้อน

Hot desking เป็นเทรนด์ใหม่ที่พนักงานไม่จำเป็นต้องได้รับมอบหมายที่นั่งอีกต่อไป แทนที่จะเป็นโต๊ะทำงานที่ได้รับมอบหมาย พนักงานจะหมุนเวียนไปตามพื้นที่สาธารณะที่เปิดโล่ง การทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงานสมัยใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นและส่งเสริมให้พนักงานโต้ตอบกับคนอื่นๆ ที่ปกติแล้วอาจไม่ได้สนทนากับนอกแผนก

นอกเหนือจากการเพิ่มโอกาสในการทำงานร่วมกันแล้ว โต๊ะทำงานแบบ hot desk ยังช่วยประหยัดเงินของบริษัทอีกด้วย บริษัทที่ปรึกษาและออกแบบ Strategy Plus ประมาณการว่าอัตราการใช้สำนักงานสูงสุดที่ 42% ในแต่ละวัน Condeco ซึ่งเป็นบริษัทจัดการพื้นที่ทำงานในสหราชอาณาจักรพบว่าธุรกิจส่วนใหญ่ถือว่ามีการใช้พื้นที่ทำงาน 60-70%:

โต๊ะทำงานด่วนช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถขจัดพื้นที่ส่วนเกินออกไปได้ นอกเหนือจากการผลักดันให้พนักงานโต้ตอบและทำงานร่วมกันบ่อยขึ้น เงินที่ประหยัดได้จากโต๊ะทำงานแบบด่วนสามารถเพิ่มขึ้นได้จริง ๆ การวิจัยจาก Vodafone ระบุว่าการปฏิบัตินี้สามารถช่วยบริษัทในสหราชอาณาจักรได้ 34 พันล้านปอนด์ต่อปี (หรือ 43 ล้านล้านดอลลาร์)

6. อย่าใช้ซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณ

การปรับปรุงการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันในที่ทำงานหมายถึงการมองหาวิธีแก้ไขปัญหาใหม่ๆ ในบริษัทของคุณอย่างสม่ำเสมอ เทคโนโลยีอย่าง Google เอกสารสามารถทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงาน ทีมงาน และลูกค้าของคุณ

การออกแบบหน้า Landing Page หลังคลิกเป็นกระบวนการที่การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ แต่ปัญหาด้านการสื่อสารอาจทำให้ความพยายามไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานาน กระบวนการสร้างหน้า Landing Page หลังการคลิกอาจเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย เช่น นักเขียนคำโฆษณาที่เขียนเนื้อหา นักออกแบบที่สร้างไวร์เฟรมและปรับแต่งเพจ ผู้จัดการที่ดูแลกระบวนการ และลูกค้าที่ต้องการรับฟังความคิดเห็น

เห็นได้ชัดว่าไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ราบรื่น

หากทุกคนสื่อสารผ่านช่องทางต่างๆ กัน อาจเพิ่มเวลามากเกินไปและนำเสนอปัญหาใหญ่ได้ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้คัดลอกส่งไฟล์แนบอีเมล ผู้จัดการโครงการกำลังสื่อสารใน Slack และลูกค้าใช้ Google เอกสาร คุณรู้สึกหงุดหงิดเพราะไม่มีศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารและประสบการณ์ในการเผยแพร่ล่าช้า

โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage ถูกสร้างขึ้นเพื่อต่อสู้กับเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพนี้โดยการปรับปรุงกระบวนการออกแบบหน้า Landing Page หลังการคลิก นักเขียนคำโฆษณา บรรณาธิการ ผู้จัดการ และลูกค้าสามารถแสดงความคิดเห็น บนเพจ และรับคำติชมแบบเรียลไทม์

แพลตฟอร์ม Instapage ยังอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้รหัสผ่านป้องกันหน้าของพวกเขา และเพิ่มชั้นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจบางรายเท่านั้นที่เข้าถึงได้ นอกจากนี้ ฟีดความคิดเห็นยังช่วยให้สามารถดำเนินการสนทนาโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์มด้วยซ้ำ

7. การประชุมทางวิดีโอช่วยให้พนักงานทางไกลมีส่วนร่วม

ในปีนี้ Gallup ได้เผยแพร่ผลสำรวจว่า 43% ของพนักงานชาวอเมริกันใช้เวลาทำงานนอกสถานที่อย่างน้อย 4 เปอร์เซ็นต์ (เพิ่มขึ้น 4% จากปี 2555) พนักงานจำนวนมากขึ้นใช้ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น บริษัทต่างๆ จ้างฟรีแลนซ์มากขึ้นซึ่งทำงานจากระยะไกลเพื่อทำงานเฉพาะทางให้เสร็จด้วยงบประมาณที่จำกัด

แต่เนื่องจากพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ได้อยู่ในสำนักงาน พวกเขาจึงมักพลาดภาษากายและการสื่อสารอวัจนภาษา การสื่อสารส่วนใหญ่เป็นอวัจนภาษา และพนักงานที่ไม่ได้โต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานด้วยสายตาจะรู้สึกโดดเดี่ยวและมีประสิทธิผลน้อยลง นั่นคือจุดที่การประชุมทางวิดีโอสามารถเชื่อมช่องว่างนั้นได้

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการประชุมทางวิดีโอทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกเชื่อมโยงกับทีมมากขึ้น Polycom ระบุว่าธุรกิจต่างๆ เชื่อว่าการประชุมทางวิดีโอให้ประโยชน์ในวงกว้าง:

• 94% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าช่วยเพิ่มผลผลิต
• 87% อ้างว่าช่วยเร่งความเร็วในการตัดสินใจ
• 87% ยืนยันว่าช่วยลดต้นทุนการเดินทางได้อย่างมาก

ด้วยจำนวนการดำเนินธุรกิจที่เพิ่มขึ้นในหลายสถานที่และเขตเวลา จึงไม่น่าแปลกใจที่แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอจะเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันและเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

8. ลดความไร้ประสิทธิภาพในการประชุม

ผู้บริหารมองว่า 67% ของการประชุมล้มเหลว ความไร้ประสิทธิภาพเหล่านั้นทำให้เสียเวลาและเงินในธุรกิจของคุณ

ในแต่ละปี บริษัทต่างๆ เสียเวลามากกว่า 37,000 ล้านดอลลาร์ไปกับการประชุมที่ไม่ก่อผล ผู้จัดการระดับกลางใช้เวลาประมาณหนึ่งในสามของเวลาในการประชุม พนักงานยังใช้เวลาถึงสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเตรียมการประชุมเพื่ออัปเดตสถานะ:

จากภาพด้านบน 15% ของเวลาโดยรวมขององค์กรใช้เวลาประชุม นี่เป็นส่วนสำคัญของเวลาของบริษัท และการเสียเวลาเปล่าทำให้ทั้งผลิตภาพและโอกาสในการทำงานร่วมกันลดลง ธุรกิจควรพิจารณาปัญหาต่างๆ เช่น การทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการแยกตัวของผู้ปฏิบัติงานระยะไกล ซึ่งเป็นสองสิ่งที่อาจทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพอย่างมีนัยสำคัญ

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ใหญ่ที่สุดของการประชุมที่ไม่ก่อผล พนักงานประมาณครึ่งหนึ่งยอมรับว่าทำงานในโครงการที่ไม่เกี่ยวข้องและเกือบ 70% กำลังตรวจสอบอีเมลของตน พนักงานที่อยู่ห่างไกลมักจะรู้สึกโดดเดี่ยวในการประชุมทางโทรศัพท์ เนื่องจากการสื่อสารส่วนใหญ่มาจากภาษากายและอวัจนภาษาที่ไม่สามารถรับสายได้

บริษัทที่ต้องการปรับปรุงคุณภาพการประชุมควรจัดการประชุมให้สั้นและมุ่งเน้นที่การลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลควรสื่อสารผ่านการประชุมทางวิดีโอเมื่อทำได้ พวกเขาสามารถใช้สัญญาณอวัจนภาษาและมีส่วนร่วมทางสายตากับส่วนที่เหลือของกลุ่ม การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและกำหนดการไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

เริ่มปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณวันนี้

การประชุมทางวิดีโอ การแบ่งปันข้อมูล และโซนคาบเกี่ยวกันเป็นเพียงไม่กี่วิธีที่บริษัทต่างๆ กำลังดำเนินการเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณ ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้