İşbirliği, İletişim ve Ekip Çalışmasını Geliştirmenin En İyi 8 Yolu

Ülkenin dört bir yanından iş liderleriyle oturup başarılarının anahtarını sorduysanız, büyük olasılıkla işyeri işbirliğinden tekrar tekrar bahsedilecektir. İşyerinde işbirliğine genellikle başarının bir göstergesi olarak atıfta bulunulur, ancak bu terimin ne anlama geldiği her zaman açık değildir.

İşyerinde işbirliği nedir?

İşyeri işbirliği, ortak bir sorunu çözmek için iki veya daha fazla kişinin bir araya gelmesidir. İşyerinde işbirliği son derece etkili olabilir. Farklı uzmanlığa, bakış açısına ve fikirlere sahip bireyler, yenilikçi çözümler bulmak ve fikirlerini uygulamak için beyin fırtınası yapabilir. Önemlidir çünkü şirketlerin sorunları daha hızlı ve daha verimli çözmesine olanak tanır.

İşyerinde işbirliği eksikliği, bir şirketin potansiyelini en üst düzeye çıkarmadığının bir işareti olabilir. Bir Fierce Inc. çalışmasına katılanların %86'sı, iş yeri arızalarından işbirliği eksikliğinin veya etkisiz iletişimin sorumlu olduğunu bildirdi.

İşbirliği, alışveriş yapanların bir mağazayı ziyaret etmeden saat ve gözlük gibi aksesuarları "denemelerine" olanak tanıyan artırılmış gerçeklik gibi birçok biçimde gelir. İşyerinde, atanan koltukların kaldırılması kadar basit bir şey bile çalışan etkileşimini artırabilir ve işbirliğini teşvik edebilir.

Şirketiniz işbirliğini teşvik ederek verimliliği en üst düzeye çıkarıyor mu? İşyerinde işbirliğini nasıl geliştirebileceğinize dair sekiz ipucu derledik.

İşyeri işbirliğinizi geliştirmek için 8 ipucu

1. Alternatif iletişim kanallarından yararlanın

E-posta hala çevrimiçi iş iletişiminin baskın yöntemi olabilir, ancak bunun aslında üretkenliği azalttığına dair birçok kanıt var.

Bunun gibi cesaret kırıcı rakamlarla, işyeri üretkenliğinin darbe alması şaşırtıcı değil:

Slack, çalışma ekipleri için tasarlanmış bir anlık mesajlaşma ve işbirliği sistemidir. Slack, kanalları, doğrudan mesajları ve bildirimleri kullanarak e-postanın yapamayacağı şekilde fazla bilgiyi keser. Çalışanlar, Slack tercihlerini yalnızca ihtiyaç duydukları ilgili bilgileri alacak şekilde ayarlayabilir. Büyük hacimli mesajları eleme sürecini daha az zaman alıcı hale getirir.

Slack, büyük ölçüde e-postaya etkili bir alternatif olduğu için son yıllarda popülaritesini artırdı. Slack kullanıcıları üzerinde yapılan bir anket, hizmeti kullanan ekiplerin %32 daha üretken olduğunu buldu. Bunun önemli bir nedeni, ekiplerin e-posta kullanımını %48,6 oranında azaltmasıydı.

2. Dosya paylaşım sürecini basitleştirin

Düzenleme için e-posta eklerini ileri geri göndermek zorunda kaldıysanız, sürecin ne kadar sinir bozucu ve zaman alıcı olabileceğini anlıyorsunuz. Katkıda bulunanların çok olduğu bir belge düzinelerce kez iletilebilir ve bir belgenin daha eski bir sürümünü almak tüm süreci günler hatta haftalar geriye alabilir.

Dropbox ve Box gibi dosya depolama uygulamaları, şirketlerin dosyaları bulutta tutmasına ve yalnızca bir belgenin paylaşılmasına izin vererek eski dosya sürümü sorununu ortadan kaldırarak bu süreçte devrim yarattı.

Dropbox'ın dosya senkronizasyon özelliği, paylaşılan dosyaları anında günceller. Kullanıcıların farklı konumlardan birlikte çalışmasına olanak tanır, her zaman dosyanın en son sürümüne sahip olur. Daha eski bir sürüme başvurmanız gerekirse, kullanıcılar bir dosyanın eski sürümlerini 30 gün boyunca kurtarabilir.

Dropbox gibi Box da kullanıcıların bulutta depolanan verileri kolay erişim için masaüstünde yansıtmalarına olanak tanır. Bir dosyayı masaüstünüzde yerel olarak değiştirirseniz, bulutla senkronize olur ve Box hesabınızda depolanan dosyayı günceller.

TrackVia, bulut depolama kullanan şirketlerin, hizmetin etkinliklerini olumlu yönde etkilediğine inandığını tespit etti. Ankete katılan şirketlerin %47'si bulutun kendilerini daha üretken hale getirdiğini ve %40'ı daha esnek hale getirdiğini söyledi:

Bulut, dosya paylaşım sürecini basitleştirdi ve şirketlerin daha büyük bir kısmı her yıl Dropbox ve Box gibi hizmetleri kullanıyor. Bulut, eski dosyalar ve e-posta ekleri sorununu ortadan kaldırarak, işbirliği için paha biçilmez bir araç haline geldi.

3. Ağ güvenliğini iyileştirin

İşbirliği denilince akla gelen ilk şey sunucularınızın güvenliği değildir. Ancak buluttan yüklenen/indirilen dosyaların hacmi çok büyük ve her zamankinden daha fazla sayıda çalışan kendi cihazlarını işe getiriyor. Çok miktarda ağ kullanımı, bilgisayar korsanlarının ve kötü amaçlı yazılımların sisteminize erişmesi için artan sayıda fırsat sunar.

Siber saldırıların boyutu, kapsamı ve kesintileri büyüyor. Ağ hizmetinize yapılan bu saldırılar, çalışanlarınız ve müşterileriniz için büyük sorunlara neden olabilir. Bu yılın başlarında 150'den fazla ülkeyi vuran fidye yazılımı saldırısı binlerce cihazı çevrimdışı duruma getirdi ve şirketlere on binlerce dolar zarar verdi. Ponemon HPE Enstitüsü'nün 2016 tarihli bir raporu, bir veri ihlalinin günlük ortalama maliyetinin 21.155 $ olduğunu buldu!

Güçlü ağ güvenliği oluşturmak önemlidir çünkü çalışanlarınız genellikle kötü amaçlı yazılım risklerini bilmez. Friedrich-Alexander Üniversitesi'nden yapılan bir araştırma, insanların %78'inin e-postalardaki bilinmeyen bağlantıların risklerinin farkında olduğunu iddia etmesine rağmen, %45'inin yine de tıkladığını belirtiyor:

Şirketinizin dosyalarını şifreli ve bilgisayar korsanlığından korumak, güvenli işbirliğini sürdürmenin önemli bir anahtarıdır. Şirketinizin projelerini veya verilerini güvende tutmak için gerekli önlemleri alarak tehditlere karşı savunmasız kalmasına izin vermeyin.

4. Örtüşme bölgeleri

Michigan Üniversitesi'nden araştırmacılar, plansız etkileşimleri teşvik etmek için mekansal tasarım kullanmanın bilim adamlarının genel performansını gerçekten iyileştirdiğini buldu. İşbirliğini teşvik etmek isteyen tasarımcılar, çalışanlar arasında planlanmamış etkileşimler için fırsatların arttığı “örtüşme bölgeleri” olarak adlandırılan alanlar yaratıyor.

Bu planlanmamış etkileşimler, Steve Jobs'un Pixar'ın genel merkezinin tasarımını planlarken tam olarak aklından geçen şey olan işbirliğini ve yeniliği tetikleyebilir:

Jobs, posta kutularını, toplantı odalarını ve kafeteryayı atriyuma taşıdı, böylece senaryo yazarları, sanatçılar ve animatörler normalde olduğundan daha fazla etkileşime girebildi. Pixar, işyerinde işbirliğinin en iyi örneklerinden biridir. Çalışanları sık sık yolları kesişmeye, projeleri tartışmaya ve fikirleri paylaşmaya zorlar.

Örtüşen bölgelerin Pixar genel merkezi kadar ayrıntılı olması gerekmez. Paylaşılan bir merdiven veya birden fazla departman arasında paylaşılan bir açık alan kadar basit olabilirler. Amaç, düzenli olarak etkileşimde bulunmayan çalışanların birbirleriyle daha kolay konuşmalarını sağlamaktır.

5. Sıcak çalışma masası

Çalışmak artık katı kuralların kimin yanında oturacağınızı dikte ettiği dilbilgisi okulu gibi değil. Örneğin, iş yerindeki işbirliği artık dinlenme salonlarında, kanepelerde ve kafeteryalarda gerçekleşiyor. Yeni iş trendleri, üretken bir çalışan olarak kabul edilmek için 8 saat boyunca masanıza bağlı kalmanız gerekmediğini göstermiştir. Sıcak çalışma masasına girin.

Sıcak masa, çalışanların artık zorunlu olarak atanmış oturma yerlerinin olmadığı yeni bir trend. Atanmış bir masa yerine, çalışanlar halka açık, açık alanlarda döner. Modern işyeri işbirliği akıcıdır ve çalışanları, normalde bölümlerinin dışında sohbet etmeyebilecekleri diğer insanlarla etkileşime girmeye teşvik eder.

Ortak çalışma fırsatlarını artırmanın yanı sıra, sıcak çalışma masası kullanımı şirketlere para tasarrufu sağlar. Danışmanlık ve tasarım firması Strategy Plus, ofis kullanımının herhangi bir günde %42'ye ulaştığını tahmin ediyor. İngiltere merkezli bir çalışma alanı yönetim şirketi olan Condeco, çoğu işletmenin %60-70 oranında bir çalışma alanı kullanımına sahip olduğunu varsaydığını tespit etti:

Sıcak masa, çalışanların daha sık etkileşimde bulunmaya ve işbirliği yapmaya zorlamanın yanı sıra şirketlerin bu fazla alanın bir kısmını kaldırmasına olanak tanır. Sıcak masa hizmetinden tasarruf edilen para gerçekten toplanabilir - Vodafone'dan yapılan araştırma, uygulamanın Birleşik Krallık şirketlerine yılda 34 milyar sterlin (veya 43 trilyon dolar) tasarruf sağlayabileceğini gösteriyor.

6. Mevcut yazılımınızla yetinmeyin

İşyerinde ekip çalışmasını ve işbirliğini geliştirmek, şirketinizin sorunlarına sürekli olarak yeni çözümler aramak anlamına gelir. Google Dokümanlar gibi teknolojiler, işletmenizi daha verimli hale getirebilir ve çalışanlarınız, ekipleriniz ve müşterileriniz arasındaki iletişimi iyileştirebilir.

tıklama sonrası açılış sayfası tasarımı, işbirliğinin gerekli olduğu ancak iletişim sorunlarının çabayı verimsiz ve zaman alıcı hale getirebileceği bir süreçtir. Tıklama sonrası açılış sayfası oluşturma süreci, içeriği yazan metin yazarları, tel çerçeveler oluşturan ve sayfayı özelleştiren tasarımcılar, süreci denetleyen yöneticiler ve girdilerinin duyulmasını isteyen müşteriler gibi birçok paydaşı içerebilir.

Açıkça, iletişim kurmanın sorunsuz bir yolu değil.

Herkes farklı kanallardan iletişim kuruyorsa, bu aşırı zaman alabilir ve büyük sorunlar doğurabilir. Metin yazarı e-posta ekleri gönderdiğinde, proje yöneticisi Slack'te iletişim kurduğunda ve müşteri Google Dokümanlar'ı kullandığında ne olur? İletişim ve deneyim yayınlama gecikmeleri için merkezi bir yer olmadığı için hayal kırıklığına uğrarsınız.

Instapage İşbirliği Çözümü, tıklama sonrası açılış sayfası tasarım sürecini kolaylaştırarak bu verimsiz iş akışıyla mücadele etmek için oluşturuldu. Metin yazarları, editörler, yöneticiler ve müşterilerin tümü doğrudan sayfada yorum bırakabilir ve gerçek zamanlı olarak geri bildirim alabilir.

Instapage platformu ayrıca kullanıcıların sayfalarını parola korumasına ve yalnızca belirli karar vericilerin erişebilmesi için ek güvenlik katmanları eklemesine olanak tanır. Ayrıca, yorum akışı, kullanıcıların platformdan ayrılmasını bile gerektirmeyen, devam eden bir sohbete izin verir.

7. Video konferans, uzaktaki çalışanların katılımını sağlar

Bu yıl Gallup, Amerikalı çalışanların %43'ünün en azından bir süre uzaktan çalışarak geçirdiğine dair bir anket yayınladı (2012'ye göre 4 yüzde puanı artış). Daha fazla çalışan esnek programlardan yararlanıyor. Şirketler, daha dar bütçelerle özel işleri tamamlamak için uzaktan çalışan daha fazla serbest çalışan işe alıyor.

Ancak uzaktaki çalışanlar ofiste olmadığı için beden dilini ve sözlü olmayan iletişimi genellikle kaçırırlar. Çoğu iletişim sözsüzdür ve iş arkadaşlarıyla görsel olarak etkileşime girmeyen çalışanlar kendilerini izole hissedebilir ve daha az üretken olabilirler. Video konferansın bu boşluğu doldurabileceği yer burasıdır.

Araştırmalar, video konferansın uzaktan çalışanların ekiplerine daha bağlı hissetmelerini sağlayabileceğini gösteriyor. Polycom, işletmelerin video konferansın yönetim kurulu genelinde fayda sağladığına inandığını belirtiyor:

• Katılımcıların %94'ü verimliliği artırdığını söylüyor
• %87'si karar verme sürecini hızlandırdığını iddia ediyor
• %87'si seyahat maliyetlerini önemli ölçüde azalttığını onaylıyor

Birden fazla konum ve saat diliminde gerçekleştirilen artan miktarda iş ile video konferans platformlarının daha fazla işbirliği ve verimli iş akışları sağlaması şaşırtıcı değildir.

8. Toplantılarda verimsizliklerin azaltılması

Yöneticiler, toplantıların %67'sinin başarısızlık olduğunu düşünüyor. Bu verimsizlikler işletmenize zaman ve paraya mal oluyor.

Şirketler her yıl verimsiz toplantılara 37 Milyar Dolar değerinde zaman harcıyor. Orta düzey yöneticiler, zamanlarının yaklaşık üçte birini toplantılarda geçirirler. Hatta çalışanlar, durum güncelleme toplantılarına hazırlanmak için haftada dört saate kadar zaman harcarlar:

Yukarıdaki grafiğe göre, bir organizasyonun toplu zamanının %15'i toplantılarda kullanılıyor. Bu, bir şirketin zamanının önemli bir kısmıdır ve boşa harcanması, hem üretkenliği hem de işbirliği fırsatlarını azaltmaktadır. İşletmeler, toplantılarda önemli verimsizliklere neden olabilecek iki şey olan çoklu görev ve uzaktan çalışanların izolasyonu gibi sorunları göz önünde bulundurmalıdır.

Çoklu görev, verimsiz toplantıların en büyük nedenlerinden biridir. Çalışanların yaklaşık yarısı alakasız projelerde çalıştığını kabul ediyor ve yaklaşık %70'i e-postalarını kontrol ediyor. Uzaktan çalışanlar genellikle konferans görüşmelerinde kendilerini yalnız hissederler çünkü iletişimin çoğu beden dilinden ve telefonda alamadıkları sözlü olmayan ipuçlarından gelir.

Toplantılarının kalitesini artırmak isteyen şirketler, toplantıları kısa tutmalı ve çoklu görevleri azaltmaya odaklanmalıdır. Uzak çalışanlar, mümkün olduğunda video konferans yoluyla iletişim kurmalıdır. Sözsüz ipuçlarını yakalayabilir ve grubun geri kalanıyla görsel olarak etkileşim kurabilirler. Önceden net beklentiler ve bir gündem belirlemek, herkesin süreç boyunca katılımını sağlamaya yardımcı olabilir.

İşyeri işbirliğinizi bugün geliştirmeye başlayın

Video konferans, veri paylaşımı ve çakışan bölgeler, şirketlerin işbirliğini geliştirmek için attığı adımlardan sadece birkaçı.

İş yerinizde işbirliğini geliştirin, bugün bir Instapage Enterprise demosu için kaydolun.