8 najlepszych sposobów na poprawę współpracy, komunikacji i pracy zespołowej

Jeśli usiądziesz z liderami biznesu z całego kraju i zapytasz o klucz do ich sukcesu, istnieje prawdopodobieństwo, że współpraca w miejscu pracy będzie wielokrotnie wspominana. Współpraca w miejscu pracy jest często określana jako wskaźnik sukcesu, ale nie zawsze jest jasne, co oznacza ten termin.

Czym jest współpraca w miejscu pracy?

Współpraca w miejscu pracy ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób spotyka się, aby rozwiązać wspólny problem. Współpraca w miejscu pracy może być niezwykle efektywna. Osoby o różnej wiedzy, perspektywach i pomysłach mogą przeprowadzić burzę mózgów, aby znaleźć innowacyjne rozwiązania i wdrożyć swoje pomysły. Jest to ważne, ponieważ pozwala firmom szybciej i efektywniej rozwiązywać problemy.

Brak współpracy w miejscu pracy może oznaczać, że firma nie maksymalizuje swojego potencjału. 86% respondentów w badaniu Fierce Inc. stwierdziło, że brak współpracy lub nieefektywna komunikacja były odpowiedzialne za niepowodzenia w miejscu pracy.

Współpraca przybiera wiele form, takich jak rozszerzona rzeczywistość, która pozwala kupującym „przymierzać” akcesoria, takie jak zegarki i okulary, bez konieczności odwiedzania sklepu. W miejscu pracy nawet coś tak prostego, jak usunięcie przydzielonych miejsc, może zwiększyć interakcję pracowników i pobudzić współpracę.

Czy Twoja firma maksymalizuje produktywność, zachęcając do współpracy? Przygotowaliśmy osiem wskazówek, jak poprawić współpracę w miejscu pracy.

8 wskazówek, jak usprawnić współpracę w miejscu pracy

1. Skorzystaj z alternatywnych kanałów komunikacji

Poczta e-mail może nadal być dominującą metodą komunikacji w pracy online, ale istnieje wiele dowodów na to, że w rzeczywistości ogranicza produktywność.

Przy takich zniechęcających liczbach, nic dziwnego, że wydajność w miejscu pracy spada:

Slack to komunikator i system współpracy przeznaczony dla zespołów roboczych. Slack usuwa nadmiar informacji w sposób, w jaki nie może tego zrobić poczta e-mail, korzystając z kanałów, wiadomości bezpośrednich i powiadomień. Pracownicy mogą ustawić swoje preferencje dotyczące Slacka, aby otrzymywali tylko te informacje, których potrzebują. Dzięki temu proces przesiewania dużej ilości wiadomości jest mniej czasochłonny.

Slack zyskał na popularności w ostatnich latach głównie dlatego, że jest skuteczną alternatywą dla poczty elektronicznej. Ankieta przeprowadzona wśród użytkowników Slacka wykazała, że ​​zespoły, które korzystały z usługi, były o 32% bardziej produktywne. Jednym z istotnych powodów było zmniejszenie przez zespoły korzystania z poczty e-mail o 48,6%.

2. Uprość proces udostępniania plików

Jeśli kiedykolwiek musiałeś wysyłać załączniki do wiadomości e-mail do edycji, rozumiesz, jak frustrujący i czasochłonny może być ten proces. Dokument z wieloma współtwórcami może być przekazywany tam iz powrotem dziesiątki razy, a otrzymanie starszej wersji dokumentu może cofnąć cały proces o kilka dni lub nawet tygodni.

Aplikacje do przechowywania plików, takie jak Dropbox i Box, zrewolucjonizowały ten proces, ponieważ umożliwiają firmom przechowywanie plików w chmurze i udostępnianie tylko jednego dokumentu — eliminując problem ze starą wersją pliku .

Funkcja synchronizacji plików w Dropbox natychmiast aktualizuje udostępnione pliki. Pozwala użytkownikom na wspólną pracę z różnych lokalizacji, aby zawsze mieć najnowszą wersję pliku. A jeśli musisz odwołać się do starszej wersji, użytkownicy mogą odzyskać starsze wersje pliku przez 30 dni.

Podobnie jak Dropbox, Box umożliwia również użytkownikom kopiowanie danych przechowywanych w chmurze na ich komputerach stacjonarnych w celu łatwego dostępu. Jeśli zmienisz plik lokalnie na komputerze, zsynchronizuje się on z chmurą i zaktualizuje plik przechowywany na koncie Box.

TrackVia odkryła, że ​​firmy korzystające z pamięci masowej w chmurze uważają, że usługa pozytywnie wpływa na ich skuteczność. 47% ankietowanych firm stwierdziło, że chmura zwiększa ich produktywność, a 40% stwierdziło, że są bardziej elastyczne:

Chmura uprościła proces udostępniania plików, a coraz więcej firm korzysta z usług takich jak Dropbox i Box każdego roku. Dzięki usunięciu problemu starych plików i załączników do wiadomości e-mail chmura stała się nieocenionym narzędziem do współpracy.

3. Popraw bezpieczeństwo sieci

Kiedy myślisz o współpracy, pierwszą rzeczą, która przychodzi ci do głowy, prawdopodobnie nie jest bezpieczeństwo twoich serwerów. Ale sama liczba plików przesyłanych/pobieranych z chmury jest ogromna, a więcej pracowników niż kiedykolwiek używa własnych urządzeń do pracy. Sama ilość użycia sieci daje hakerom i złośliwemu oprogramowaniu coraz więcej możliwości uzyskania dostępu do Twojego systemu.

Cyberataki mają coraz większy zasięg, zasięg i przerwy. Te ataki na usługę sieciową mogą spowodować poważne problemy dla pracowników i klientów. Atak ransomware, który uderzył w ponad 150 krajów na początku tego roku, spowodował wyłączenie tysięcy urządzeń i kosztował firmy dziesiątki tysięcy dolarów szkód. Raport Instytutu Ponemon dla HPE z 2016 r. wykazał, że średni dzienny koszt naruszenia danych wyniósł 21 155 USD!

Ustanowienie silnego bezpieczeństwa sieci jest ważne, ponieważ pracownicy często nie znają zagrożeń związanych ze złośliwym oprogramowaniem. Badanie przeprowadzone przez Friedrich-Alexander University wskazuje, że chociaż 78% osób twierdzi, że jest świadomych zagrożeń związanych z nieznanymi linkami w e-mailach, 45% i tak je klika:

Zabezpieczanie plików firmowych przed włamaniem i szyfrowaniem jest ważnym kluczem do utrzymania bezpiecznej współpracy. Nie pozwól, aby projekty lub dane Twojej firmy były narażone na zagrożenia, podejmując niezbędne środki ostrożności, aby zapewnić ich bezpieczeństwo.

4. Strefy nakładania się

Naukowcy z University of Michigan odkryli, że wykorzystanie projektowania przestrzennego do zachęcania do nieplanowanych interakcji faktycznie poprawiło ogólną wydajność ich naukowców. Projektanci, którzy chcą zachęcić do współpracy, tworzą tak zwane „strefy nakładania się”, w których wzrasta możliwość nieplanowanych interakcji między pracownikami.

Te nieplanowane interakcje mogą zapoczątkować współpracę i innowacje, o czym dokładnie myślał Steve Jobs, planując projekt siedziby głównej Pixara:

Jobs przeniósł skrzynki pocztowe, sale konferencyjne i kafeterię do atrium, aby scenarzyści, artyści i animatorzy wchodzili w interakcje częściej niż w inny sposób. Pixar to jeden z najlepszych przykładów współpracy w miejscu pracy. Zmusza pracowników do częstego krzyżowania się ścieżek, omawiania projektów i dzielenia się pomysłami.

Strefy nakładania się nie muszą być tak rozbudowane jak siedziba Pixara. Mogą być tak proste, jak wspólna klatka schodowa lub przestrzeń zewnętrzna dzielona między wiele działów. Celem jest sprawienie, aby pracownicy, którzy nie wchodzą w regularną interakcję, mogli łatwiej rozmawiać ze sobą.

5. Gorące biurko

Praca nie przypomina już gimnazjum, gdzie sztywne zasady dyktują, obok kogo siedzisz. Współpraca w miejscu pracy odbywa się teraz na przykład w salonach, kanapach i stołówkach. Nowe trendy w pracy pokazały, że nie trzeba być przywiązanym do biurka przez 8 godzin, aby zostać uznanym za produktywnego pracownika. Wejdź do hot deskingu.

Hot desking to nowy trend, w którym pracownicy nie mają już obowiązkowych przydzielonych miejsc. Zamiast przydzielonego biurka pracownicy rotują po ogólnodostępnych, otwartych przestrzeniach. Współczesna współpraca w miejscu pracy jest płynna i zachęca pracowników do interakcji z innymi osobami, z którymi normalnie nie rozmawiają poza swoimi działami.

Hot desking nie tylko zwiększa możliwości współpracy, ale także oszczędza pieniądze firm. Firma konsultingowa i projektowa Strategy Plus szacuje, że wykorzystanie biura osiąga szczytowe 42% każdego dnia. Condeco, brytyjska firma zajmująca się zarządzaniem przestrzenią roboczą, stwierdziła, że ​​większość firm zakłada wykorzystanie przestrzeni roboczej na poziomie 60-70%:

Hot desking pozwala firmom usunąć część tej nadmiarowej przestrzeni, a także zachęcać pracowników do częstszej interakcji i współpracy. Pieniądze zaoszczędzone na hot deskingu naprawdę się sumują — badania przeprowadzone przez Vodafone wskazują, że taka praktyka może zaoszczędzić brytyjskim firmom 34 miliardy funtów rocznie (lub 43 biliony dolarów).

6. Nie zadowalaj się obecnym oprogramowaniem

Poprawa pracy zespołowej i współpracy w miejscu pracy oznacza konsekwentne poszukiwanie nowych rozwiązań problemów Twojej firmy. Technologie takie jak Dokumenty Google mogą zwiększyć wydajność Twojej firmy i poprawić komunikację między pracownikami, zespołami i klientami.

Projektowanie strony docelowej po kliknięciu to proces, w którym współpraca jest niezbędna, ale problemy z komunikacją mogą sprawić, że wysiłek będzie nieefektywny i czasochłonny. Proces tworzenia strony docelowej po kliknięciu może angażować wielu interesariuszy — copywriterów, którzy piszą treść, projektantów, którzy tworzą szkielety i dostosowują stronę, menedżerów nadzorujących proces i klientów, którzy chcą, aby ich wkład został wysłuchany.

Oczywiście nie jest to bezproblemowy sposób komunikowania się.

Jeśli wszyscy komunikują się różnymi kanałami, może to wydłużyć czas i spowodować poważne problemy. Co się dzieje, gdy copywriter wysyła załączniki do wiadomości e-mail, kierownik projektu komunikuje się w Slacku, a klient korzysta z Dokumentów Google? Czujesz się sfrustrowany, ponieważ nie ma centralnego miejsca na komunikację i doświadczasz opóźnień w publikowaniu.

Rozwiązanie Instapage Collaboration zostało stworzone w celu zwalczania tego nieefektywnego przepływu pracy poprzez usprawnienie procesu projektowania strony docelowej po kliknięciu. Copywriterzy, redaktorzy, menedżerowie i klienci mogą dodawać komentarze bezpośrednio na stronie i otrzymywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym.

Platforma Instapage pozwala również użytkownikom chronić swoje strony hasłem i dodawać dodatkowe warstwy bezpieczeństwa, aby dostęp mieli tylko niektórzy decydenci. Co więcej, kanał komentarzy umożliwia prowadzenie konwersacji, która nie wymaga nawet opuszczenia platformy przez użytkowników.

7. Wideokonferencja utrzymuje zaangażowanie pracowników zdalnych

W tym roku Gallup opublikował ankietę, z której wynika, że ​​43% amerykańskich pracowników spędziło przynajmniej trochę czasu na pracy zdalnej (wzrost o 4 punkty procentowe w porównaniu z 2012 r.). Coraz więcej pracowników korzysta z elastycznych grafików. Firmy zatrudniają więcej freelancerów, którzy pracują zdalnie, aby wykonać specjalistyczne prace przy mniejszych budżetach.

Ale ponieważ zdalni pracownicy nie są w biurze, często tracą język ciała i komunikację niewerbalną. Większość komunikacji jest niewerbalna, a pracownicy, którzy nie wchodzą w interakcję wizualną ze swoimi współpracownikami, mogą czuć się odizolowani i stać się mniej produktywni. Właśnie tam wideokonferencje mogą wypełnić tę lukę.

Badania pokazują, że wideokonferencje mogą sprawić, że pracownicy zdalni poczują się bardziej związani ze swoimi zespołami. Polycom twierdzi, że firmy uważają, że wideokonferencje zapewniają korzyści na całym świecie:

• 94% respondentów twierdzi, że zwiększa produktywność
• 87% twierdzi, że przyspiesza to podejmowanie decyzji
• 87% potwierdza, że ​​znacząco obniża koszty podróży

Biorąc pod uwagę rosnącą liczbę transakcji biznesowych prowadzonych w wielu lokalizacjach i strefach czasowych, nic dziwnego, że platformy do wideokonferencji umożliwiają lepszą współpracę i wydajne przepływy pracy.

8. Zmniejszenie nieefektywności na spotkaniach

Kierownictwo uważa 67% spotkań za niepowodzenia. Te nieefektywności kosztują Twoją firmę czas i pieniądze.

Każdego roku firmy marnują ponad 37 miliardów dolarów na bezproduktywne spotkania. Menedżerowie średniego szczebla spędzają na spotkaniach około jednej trzeciej swojego czasu. Pracownicy spędzają nawet do czterech godzin tygodniowo na przygotowywaniu się do spotkań dotyczących aktualizacji statusu:

Zgodnie z powyższą grafiką, 15% wspólnego czasu organizacji wykorzystuje na spotkaniach. To znaczna część czasu firmy, a marnowanie go ogranicza zarówno produktywność, jak i możliwości współpracy. Firmy powinny rozważyć problemy, takie jak wielozadaniowość i izolacja pracowników zdalnych, dwie rzeczy, które mogą powodować znaczną nieefektywność spotkań.

Wielozadaniowość to jedna z największych przyczyn bezproduktywnych spotkań. Około połowa pracowników przyznaje się do pracy nad niepowiązanymi projektami, a prawie 70% sprawdza pocztę e-mail. Pracownicy zdalni często czują się odizolowani podczas połączeń konferencyjnych, ponieważ większość komunikacji pochodzi z mowy ciała i niewerbalnych wskazówek, których nie mogą odebrać przez telefon.

Firmy, które chcą poprawić jakość swoich spotkań, powinny starać się, aby spotkania były krótkie i skoncentrowane na ograniczeniu wielozadaniowości. W miarę możliwości pracownicy zdalni powinni komunikować się za pośrednictwem wideokonferencji. Potrafią wychwycić niewerbalne sygnały i wizualnie nawiązać kontakt z resztą grupy. Ustalenie jasnych oczekiwań i wcześniejszego planu może pomóc w utrzymaniu wszystkich zaangażowanych w cały proces.

Zacznij ulepszać współpracę w miejscu pracy już dziś

Wideokonferencje, udostępnianie danych i strefy nakładania się to tylko kilka sposobów, w jakie firmy podejmują kroki w celu usprawnienia współpracy.

Popraw współpracę w miejscu pracy, już dziś zarejestruj się na demo Instapage Enterprise.