Workback Takviminde Ustalaşmak: 5 Temel İpucu

Hiç bir projeyi planlamaya çalışırken takıldınız mı? Çoğumuz gibiyseniz, cevap evet. Bu, yazar bloğunun proje yönetimi eşdeğeridir ve planlamanızı büyük ölçüde yavaşlatabilir.

İyi haber şu ki, ister bilgi eksikliği, ister ilham veya başka bir şey olsun, zor zamanlama durumları için tasarlanmış yöntemlerde hiçbir sıkıntı yok. Böyle bir çözüm, geri çalışma programıdır.

Workback Takvimi Nedir?

Bir geri çalışma çizelgesi, planlayıcının kaynakları son görevden başlayarak ilk göreve giderek görevlere ters sırada atadığı bir zamanlama yöntemidir. Bu en iyi proje planlama yazılımının yardımıyla gerçekleştirilir. ProjectManager, projeleri planlamanıza, kaynakları yönetmenize, iş üzerinde işbirliği yapmanıza ve yol boyunca gerçek zamanlı gösterge tablolarıyla ilerlemeyi izlemenize olanak tanır. Bugün ücretsiz başlayın.

Bir Workback Schedule Ne Zaman Kullanılır?

Proje hakkında çok fazla spesifik ayrıntı olmadığında, bir geri çalışma çizelgesi kullanmak özellikle avantajlıdır. Aslında, bazen sadece teslimatlar ve geçmesi gereken bir son tarih vardır. Bu durumda, baştan sona planlama yapmak gerçekten zor olabilir ve çözüm bir geri dönüş planıdır.

Ek olarak, projenin taşınmaz bir son teslim tarihi varsa, bir geri çalışma çizelgesi kullanmak, her şeyin projenin yaşam döngüsü içinde yer alacak şekilde programlanmasını sağlar. Proje, programı aşmayacak şekilde özel olarak planlanmıştır.

Bir projenin en önemli yönü bir son teslim tarihine uymak değilse, farklı bir zamanlama yöntemi kullanmak daha uygun olabilir. Bununla birlikte, bir geri çalışma programı, proje yöneticisinin istediği sıklıkta veya nadiren kullanılabilir.

Workback Takviminin Faydaları

Bir geri çalışma çizelgesi, ayırmalar yoluyla çalışır: proje başlangıç ​​tarihi ve proje bitiş tarihi. Bu tarihler arasında, proje yöneticisi, bu görevler belirlenen zaman çizelgesi içinde tamamlandığı sürece, görevleri zamanlama ve kaynakları uygun gördükleri şekilde tahsis etme özgürlüğüne sahiptir.

Bir geri çalışma programı kullanmanın başlıca yararı, projelerinizin kritik teslim tarihlerini geçmeyeceğine dair güvencedir. Birçok müşteri ve ekip için bu en önemli şeydir ve işler biterse proje başarılı olamaz. Son teslim tarihine uymak teslimatların kendisi kadar önemli olduğunda, geri çalışma programları tüm projenin buna göre yapılandırılmasını mümkün kılar.

Bir Workback Programının Riskleri

Bir geri çalışma programı, risk payıyla birlikte gelir. En yetenekli proje yöneticileri bile bu yöntemin zorluklarını deneyimlemiştir ve bu zorlukları anlamak, doğru ve yanlış zamanlama arasındaki farkı yaratabilir.

Kağıt üzerinde her şey daha basit görünüyor. Bir geri çalışma programı oluştururken, bir son tarihten geriye doğru zamanlama yapıyoruz ve kaynakları görevlere ters sırada atadık. Bu, kaynakları yeterince eşit bir şekilde dağıtmama olasılığının kapısını açar. Örneğin, başlangıçta kaynak kullanılabilirliği kalmayacak kadar çok kaynağı zamanlamanın kuyruk ucuna atamak mümkündür. Bu olduğunda, tüm programın ayarlanması gerekir.

Bir geri dönüş programı, yol boyunca karşılaşılan "hıçkırık" projeleri tarafından da atılabilir. Bu tür bir çizelge, kesin bir bitiş tarihi olan projeler için en iyisi olduğu için, tüm çizelgenin gecikmelere karşı son derece hassas olduğu anlamına da gelir. Örneğin, projenin başlangıcındaki bir görev beklenenden bir hafta daha uzun sürerse, programın geri kalanı firma bitiş tarihini korurken uyum sağlamalıdır.

İlgili: Ücretsiz Proje Planlama Şablonları

Workback Schedule Nasıl Oluşturulur

Projenin boyutuna ve kapsamına bağlı olarak, çizelgeler karmaşıklık bakımından farklılık gösterir. Bununla birlikte, proje yöneticilerinin herhangi bir geri çalışma programı oluşturmak için kullanabilecekleri adımlar vardır. Bu adımların her birini tamamlayarak başlayın ve programınızı oradan tamamlayın.

1. Son Tarihleri ​​ve Bağımlılıkları Ayarlayın

Workback planı oluşturmak için görev listenizden görevleri alıp takvime almalısınız. Ancak, hangi sırayla gelmeliler ve birbirlerine ne kadar yakın olmalılar? Bu faktörlerin siz ilerledikçe değişebileceğini unutmayın, ancak dalmak için en iyi yer, son tarihleri ​​belirlemek ve hangi görevlerin birbirine bağlı olduğunu belirlemektir. Bu bilgilerle, görevleri bir geri çalışma takvimine koymak çok daha kolaydır.

2. Kaynakları Tahsis Edin

Artık görev sırası ve bağımlılıklar hakkında genel bir fikir olduğuna göre, bu görevleri tamamlamak için hangi kaynakları alacağına karar vermenin zamanı geldi. Bu, her görevin kaç ekip üyesine ihtiyaç duyacağını, ne kadar para ve çalışma saatlerini gerektireceğini vb. içerebilir. Bazı görevler diğerlerinden daha fazla kaynak gerektirir ve bunları görev bazında tahsis etmek, her birinin sahip olduğundan emin olmak için harika bir yoldur. diğer görevleri “aç bırakmadan” yeterli kaynak. Geri çalışma programı şekillenmeye devam ettikçe bu kaynakların ince ayar ve değişikliklere tabi olduğunu unutmayın.

3. Görevleri Planlayın ve Atayın

Bu noktada, her görevin kaynaklarını ve bağımlılıklarını göz önünde bulundurarak, geri çalışma planınızda görevleri çizmenin zamanı geldi. Bu bilgilerin elinizin altında olması, her birinin kısıtlamalarını ve ayrıntılarını artık bildiğiniz için, görevlerin kendilerinin zamanlanmasını çok daha kolay hale getirir. Ayrıca, her bir görevin ne kadar insan gücü gerektirdiğine ilişkin kararları da bildirir. Bazı görevler yalnızca bir ekip üyesi alabilirken, diğerleri üç veya dört üyeye ihtiyaç duyar. Bu ekip üyeleri daha sonra diğer görevler için daha az kullanılabilir. Kaynaklarda olduğu gibi, tükenmişliği önlemek için görevler mümkün olduğunca eşit olarak atanmalıdır.

Zamanlama ve görev atama, proje zamanlama yazılımının yardımıyla çok daha basit hale getirilmiştir. Aşağıdaki videoda zamanlama yazılımının faydaları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bir Workback Schedule Oluşturmak için Beş Temel İpucu

Böylece bir geri çalışma planı kavramını ve nasıl başlayacağınızı anlıyorsunuz. Ama daha öğrenecek çok şey var. Bir geri çalışma programı oluşturmak, genellikle deneme yanılma gerektiren nüanslı bir süreçtir. Bununla birlikte, bu beş temel ipucu sizi başarıya giden yola koyacaktır.

1. Görev Son Tarihlerini Hatırla

Projenin son teslim tarihine vurgu yapıldığından, görev bitiş tarihlerini verilmiş kabul etmek veya hiç belirlememek kolay olabilir. Sonuçta, tüm proje zamanında bittiği sürece neden önemli? Bu düşünce tarzı felakete yol açabilir.

Kesin yörüngeleri ve bitiş tarihleri ​​olan görevler oluşturmak, projeyi bir bütün olarak yolunda bitirmenin temelidir. Ve bir görev biterse, orijinal bitiş tarihini bilmek, telafi etmek için yaklaşan görevlerin nasıl ayarlanacağını tam olarak gösterir.

2. Kaynakları Akıllıca Dağıtın

Geriye doğru çalışırken, projenin sonunda kaynakları çok yoğun bir şekilde tahsis etme ve başlangıç ​​için yeterince kaynak bırakmama riski vardır. Bu olduğunda, projenin başlangıcı sıkıntılı olur ve projenin geri kalanı için birçok zorluk sunabilir.

Bunun yerine, kaynakları eşit olarak bölerek başlayın ve mümkün olduğunca eşit bir şekilde dağıtın. Görevlerin sonunda kalan kaynaklar varsa, bunlar her zaman yolun aşağısındaki diğer görevlere yeniden tahsis edilebilir.

3. Acil Durum Planları Oluşturun

En kötü senaryoyu düşünün. İşler ters gitti ve vade tarihini geçme riski var. Aynen böyle, birkaç başarısız veya gecikmiş görev tüm projeyi batırabilir. Bundan kaçınmanın püf noktası, bazı şeylerin yanlış gitmesine tepki veren birkaç acil durum planı oluşturmaktır.

X olursa, Y'nin de olması gerekir. Bir geri çalışma programında bu, aynı bitiş tarihini korurken zamanlamayı uyarlamak için bir plana sahip olmak anlamına gelir. Başlangıç ​​tarihini ve bitiş tarihini kitap ayracı olarak hayal edin. Aralarındaki her şey uyarlanabilir olmalıdır.

4. Çalışma Planının Farklı Sürümlerini Deneyin

Bir proje yöneticisinin bir çalışma planı oluştururken yapabileceği en büyük hatalardan biri, ona taş gibi davranmaktır. İlk taslak tam da budur ve en iyi proje yöneticileri, bir programı sağlamlaştırmadan önce birçok farklı seçeneği değerlendirir. Bir geri çalışma programında bu, mükemmel çözümü bulana kadar görevleri dağıtmak ve kaynakları farklı şekillerde tahsis etmek anlamına gelir.

Bu "oyun" dönemi olmadan, mükemmelden daha az bir programla gitmek çok kolay. Bunun yerine, bir dizi maket oluşturun ve bunları karşılaştırın. Bu işlem, modern zamanlama araçlarıyla kolaylaştırılmıştır.

5. Zamanlama Yazılım Araçlarını Kullanın

Söylediğimiz gibi, olabilecek en iyi olana kadar bir programla “oynamak” çok önemlidir. Ne yazık ki, eski zamanlama araçları bunu bir güçlük haline getiriyor ve kullanıcıları bir programın farklı sürümlerini oluşturmaktan alıkoyuyor. Sanki kullanıcılar kurşun kalem yerine kalıcı keçeli kalemle yazıyorlar ve bu yaratıcı özgürlük eksikliği, önlenmesi kolay hatalara yol açıyor.

Bunun yerine, yaratıcılık ve esneklik için yapılmış zamanlama araçlarına sahip bir proje yönetimi yazılımı seçin. En iyi araçlar, bulutta yaptığınız her değişikliği ve ince ayarı otomatik olarak kaydeder, böylece değişiklik yaparken önemli verileri kaybetme korkusu olmaz. Sağlam bir geri dönüş planı oluşturabildiğinizden emin olmak için Gantt çizelgeleri, zaman çizelgeleri ve takvimler gibi özellikleri arayın.

ProjectManager Çizelgelemeyi Nasıl Kolaylaştırır?

ProjectManager, herhangi bir zamanlama yöntemini barındırmak için ihtiyacınız olan yazılımdır. Geriye doğru çalışmaya başladığınızda, görevler oluşturmak ve ekip üyeleri atamak, yorum yapmak, belge eklemek, öncelik belirlemek, yapılacaklar listesi oluşturmak ve daha fazlası için görev listesini kullanın. Tüm bu bilgilerin parmaklarınızın ucunda olması, geri çalışma planında görevlerin nereye çizileceğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Birden Çok Görünümde Dinamik Zaman Çizelgeleri Oluşturun

Görevlerinizden memnun olduğunuzda, yeniden çalışmaya başlamak için çeşitli zamanlama araçlarını kullanın. Tek bir zamanlama aracına kapılmayın. Bunun yerine Gantt şeması, takvim görünümü ve kanban panosu arasından seçim yaparak zamanlamanızı istediğiniz gibi oluşturun.

ProjectManager, geri çalışma çizelgeleri oluşturmanıza yardımcı olan ve bunu doğru yolda tutmak için gereken araçları sağlayan ödüllü bir araçtır. Görevlerinizin bir listesini derlemekten onları bir Gantt şemasına yerleştirmeye kadar, tüm çalışmalarınız üzerinde tam kontrole sahipsiniz. ProjectManager'ı 30 gün boyunca ücretsiz deneyerek görevleri düzenleyin, kaynakları atayın ve hepsini gerçek zamanlı olarak izleyin.