Opanowanie harmonogramu prac zwrotnych: 5 podstawowych wskazówek

Czy kiedykolwiek utknąłeś, próbując zaplanować projekt? Jeśli jesteś jak większość z nas, odpowiedź brzmi: tak. Jest to odpowiednik bloku pisarza w zarządzaniu projektami i może znacznie spowolnić planowanie.

Dobrą wiadomością jest to, że nie brakuje metod zaprojektowanych do trudnych sytuacji planowania — czy to z braku informacji, inspiracji, czy czegokolwiek innego. Jednym z takich rozwiązań jest harmonogram prac.

Co to jest harmonogram prac zwrotnych?

Harmonogram prac zwrotnych to metoda planowania, w której planista przypisuje zasoby do zadań w odwrotnej kolejności, zaczynając od ostatniego zadania i przechodząc do pierwszego. Najlepiej wykonać to za pomocą oprogramowania do planowania projektów. ProjectManager pozwala planować projekty, zarządzać zasobami, współpracować nad pracą i śledzić postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym. Zacznij już dziś za darmo.

Kiedy używać harmonogramu prac zwrotnych

Korzystanie z harmonogramu prac jest szczególnie korzystne, gdy nie ma wielu szczegółowych szczegółów dotyczących projektu. W rzeczywistości czasami są tylko rezultaty i termin do upływu. W takim przypadku planowanie od początku do końca może być prawdziwym wyzwaniem, a odpowiedzią jest plan pracy.

Dodatkowo, jeśli projekt ma nieruchomy termin, korzystanie z harmonogramu prac wstecznych zapewnia, że ​​wszystko jest zaplanowane w cyklu życia projektu. Projekt jest specjalnie zaplanowany, aby nie wyszedł poza harmonogram.

Kiedy dotrzymanie terminu nie jest najważniejszym aspektem projektu, bardziej odpowiednie może być zastosowanie innej metody planowania. Biorąc to pod uwagę, harmonogram prac może być używany tak często lub tak rzadko, jak lubi kierownik projektu.

Korzyści z harmonogramu prac zwrotnych

Harmonogram pracy działa w formie ksiąg rachunkowych: data rozpoczęcia projektu i termin realizacji projektu. Między tymi datami kierownik projektu ma swobodę planowania zadań i przydzielania zasobów według własnego uznania — o ile zadania te są wykonywane w ustalonym terminie.

Główną zaletą korzystania z harmonogramu prac wstecznych jest pewność, że Twoje projekty nie przekroczą krytycznych terminów. Dla wielu klientów i zespołów jest to najważniejsza rzecz, a projekt nie może zakończyć się sukcesem, jeśli sprawy będą się przeciągać. Kiedy dotrzymanie terminu jest tak samo ważne jak same rezultaty, harmonogramy pracy umożliwiają odpowiednią strukturę całego projektu.

Zagrożenia związane z harmonogramem prac zwrotnych

Harmonogram prac ma swój udział w ryzyku. Nawet najbardziej wykwalifikowani kierownicy projektów doświadczyli wyzwań związanych z tą metodą, a zrozumienie tych wyzwań może zadecydować o różnicy między dokładnym a niedokładnym planowaniem.

Na papierze wszystko wygląda prościej. Tworząc harmonogram prac zwrotnych, planujemy od terminu do tyłu i przypisujemy zasoby do zadań w odwrotnej kolejności. Otwiera to drzwi do możliwości nierównomiernego rozłożenia zasobów. Na przykład możliwe jest przypisanie tak wielu zasobów na końcu harmonogramu, że na początku nie ma dostępności zasobów. Kiedy tak się stanie, cały harmonogram musi zostać dostosowany.

Harmonogram prac może również zostać odrzucony przez „czkawki” napotykane po drodze. Ponieważ ten rodzaj harmonogramu najlepiej sprawdza się w przypadku projektów z ustalonym terminem, oznacza to również, że cały harmonogram jest niezwykle wrażliwy na opóźnienia. Jeśli na przykład zadanie na początku projektu trwa tydzień dłużej niż przewidywano, reszta harmonogramu musi się dostosować, zachowując firmowy termin.

Powiązane: Darmowe szablony planowania projektów

Jak stworzyć harmonogram prac zwrotnych

W zależności od wielkości i zakresu projektu harmonogramy różnią się złożonością. To powiedziawszy, istnieją kroki, które kierownicy projektów mogą wykorzystać do stworzenia dowolnego harmonogramu prac. Zacznij od wykonania każdego z tych kroków i na tej podstawie dopracuj swój harmonogram.

1. Ustaw terminy i zależności

Aby stworzyć plan pracy, musisz wziąć zadania z listy zadań i umieścić je w kalendarzu. Ale w jakiej kolejności powinny się znaleźć i jak blisko siebie powinny być? Pamiętaj, że te czynniki mogą się zmieniać w miarę postępów, ale najlepszym miejscem do nurkowania jest ustalenie terminów i określenie, które zadania są od siebie zależne. Dzięki tym informacjom umieszczanie zadań w kalendarzu roboczym jest znacznie prostsze.

2. Przydziel zasoby

Teraz, gdy istnieje ogólna idea kolejności zadań i zależności, nadszedł czas, aby zdecydować, jakie zasoby będą potrzebne do wykonania tych zadań. Może to obejmować, ilu członków zespołu będzie wymagało każde zadanie, ile pieniędzy i godzin pracy będzie wymagało, itp. Niektóre zadania będą wymagały więcej zasobów niż inne, a przydzielanie ich zadań po zadaniu jest świetnym sposobem na upewnienie się, że każde z nich ma wystarczające zasoby bez „głodzenia” innych zadań. Należy pamiętać, że te zasoby mogą podlegać poprawkom i zmianom, ponieważ harmonogram prac roboczych nadal nabiera kształtu.

3. Zaplanuj i przydziel zadania

W tym momencie nadszedł czas na kreślenie zadań w planie pracy wstecznej, mając na uwadze zasoby i zależności każdego zadania. Posiadanie tych informacji pod ręką znacznie ułatwia planowanie samych zadań, ponieważ teraz znasz ograniczenia i szczegóły dla każdego z nich. Informuje również o decyzjach o tym, ile siły roboczej wymaga każde zadanie. Niektóre zadania mogą zająć tylko jednego członka zespołu, podczas gdy inne potrzebują trzech lub czterech. Ci członkowie zespołu są wtedy mniej dostępni do innych zadań. Podobnie jak w przypadku zasobów, zadania powinny być przydzielane tak równomiernie, jak to możliwe, aby zapobiec wypaleniu.

Planowanie i przydzielanie zadań jest znacznie prostsze dzięki oprogramowaniu do harmonogramowania projektów. Dowiedz się więcej o zaletach oprogramowania do planowania w poniższym filmie.

Pięć podstawowych wskazówek dotyczących tworzenia harmonogramu pracback

Dzięki temu rozumiesz koncepcję planu pracy i od czego zacząć. Ale jest jeszcze więcej do nauczenia się. Tworzenie harmonogramu prac wstecznych to skomplikowany proces, który często wymaga prób i błędów. To powiedziawszy, te pięć podstawowych wskazówek wskaże Ci drogę do sukcesu.

1. Zapamiętaj terminy realizacji zadań

Ze względu na nacisk na ostateczny termin realizacji projektu, łatwo jest przyjąć terminy zadań za pewnik lub w ogóle ich nie ustawiać. W końcu dlaczego to ma znaczenie, skoro cały projekt zostanie ukończony na czas? Ten sposób myślenia może prowadzić do katastrofy.

Tworzenie zadań o ustalonych trajektoriach i terminach jest podstawą do ukończenia projektu jako całości na torze. A jeśli zadanie się przeciąga, wiedza o jego pierwotnym terminie pokazuje dokładnie, jak dostosować nadchodzące zadania, aby zrekompensować.

2. Mądrze dystrybuuj zasoby

Podczas pracy od tyłu do przodu istnieje ryzyko zbyt dużej alokacji zasobów pod koniec projektu i niewystarczających na początek. Kiedy tak się dzieje, zaczyna cierpieć na początku projektu i może stanowić wiele wyzwań dla reszty projektu.

Zamiast tego zacznij od równomiernego dzielenia zasobów i przydzielania ich tak samo, jak to możliwe. Jeśli na końcu zadań pozostały zasoby, zawsze można je ponownie przydzielić do innych zadań w dalszej kolejności.

3. Twórz plany awaryjne

Rozważ najgorszy scenariusz. Sprawy poszły nie tak i istnieje ryzyko przekroczenia terminu. Tak po prostu kilka nieudanych lub zaległych zadań może zatopić cały projekt. Sztuczka, aby tego uniknąć, polega na stworzeniu kilku planów awaryjnych, które reagują na pewne problemy.

Jeśli zdarzy się X, to Y również musi. W harmonogramie prac zwrotnych oznacza to posiadanie planu dostosowania harmonogramu przy zachowaniu tego samego terminu. Wyobraź sobie, że data rozpoczęcia i termin to zaksięgowanie. Wszystko między nimi musi być elastyczne.

4. Wypróbuj różne wersje harmonogramu prac zwrotnych

Jednym z największych błędów, jakie może popełnić kierownik projektu przy tworzeniu harmonogramu prac, jest traktowanie go tak, jakby był wyryty w kamieniu. Pierwszy szkic jest właśnie taki, a najlepsi kierownicy projektów rozważają wiele różnych opcji przed ustaleniem harmonogramu. W harmonogramie zadań oznacza to rozłożenie zadań i przydzielanie zasobów na różne sposoby, dopóki nie znajdziesz idealnego rozwiązania.

Bez tego okresu „zabawy” zbyt łatwo jest iść z mniej niż idealnym harmonogramem. Zamiast tego utwórz szereg makiet i porównaj je. Ten proces jest łatwy dzięki nowoczesnym narzędziom do planowania.

5. Użyj narzędzi programowych do planowania

Jak już powiedzieliśmy, bardzo ważne jest, aby „bawić się” harmonogramem, aż będzie najlepszy, jaki może być. Niestety, przestarzałe narzędzia do planowania sprawiają, że jest to kłopotliwe i uniemożliwiają użytkownikom tworzenie różnych wersji harmonogramu. To tak, jakby użytkownicy pisali permanentnym markerem, a nie ołówkiem, a ten brak swobody twórczej prowadzi do łatwych do uniknięcia błędów.

Zamiast tego wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami do planowania stworzonymi z myślą o kreatywności i elastyczności. Najlepsze narzędzia automatycznie zapisują wszystkie zmiany i poprawki w chmurze, dzięki czemu nie ma obaw o utratę ważnych danych podczas wprowadzania zmian. Poszukaj funkcji, takich jak wykresy Gantta, osie czasu i kalendarze, aby upewnić się, że możesz zbudować solidny plan pracy.

Jak ProjectManager ułatwia planowanie

ProjectManager to tylko oprogramowanie, którego potrzebujesz, aby dostosować się do dowolnej metody planowania. Gdy zaczniesz pracować wstecz, użyj listy zadań, aby tworzyć zadania i przypisywać członków zespołu, komentować, załączać dokumenty, ustawiać priorytety, tworzyć listy rzeczy do zrobienia i nie tylko. Mając wszystkie te informacje na wyciągnięcie ręki, łatwiej jest określić, gdzie kreślić zadania na planie pracy wstecznej.

Twórz dynamiczne osie czasu w wielu widokach

Gdy jesteś zadowolony ze swoich zadań, użyj różnych narzędzi do planowania, aby rozpocząć pracę z powrotem. Nie daj się zaszufladkować przez tylko jedno narzędzie do planowania. Zamiast tego wybierz z wykresu Gantta, widoku kalendarza i tablicy kanban, aby skonstruować swój harmonogram na swój sposób.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie, które pomaga tworzyć harmonogramy pracy i udostępnia narzędzia potrzebne do utrzymania go na bieżąco. Od tworzenia listy zadań po umieszczanie ich na wykresie Gantta, masz pełną kontrolę nad całą swoją pracą. Organizuj zadania, przydzielaj zasoby i monitoruj to wszystko w czasie rzeczywistym, wypróbowując ProjectManager za darmo przez 30 dni.