Menguasai Jadwal Workback: 5 Tips Penting

Pernahkah Anda terjebak saat mencoba menjadwalkan sebuah proyek? Jika Anda seperti kebanyakan dari kita, jawabannya adalah ya. Ini adalah manajemen proyek yang setara dengan blok penulis, dan itu dapat memperlambat perencanaan Anda.

Kabar baiknya adalah, tidak ada kekurangan metode yang dirancang untuk situasi penjadwalan yang rumit—apakah itu kekurangan informasi, inspirasi, atau apa pun. Salah satu solusi tersebut adalah jadwal workback.

Apa itu Jadwal Workback?

Jadwal kerja ulang adalah metode penjadwalan di mana perencana menetapkan sumber daya untuk tugas dalam urutan terbalik, mulai dari tugas terakhir dan pergi ke yang pertama. Ini paling baik dijalankan dengan bantuan perangkat lunak penjadwalan proyek. ProjectManager memungkinkan Anda menjadwalkan proyek, mengelola sumber daya, berkolaborasi dalam pekerjaan, dan melacak kemajuan dengan dasbor waktu nyata. Mulailah hari ini secara gratis.

Kapan Menggunakan Jadwal Workback

Menggunakan jadwal kerja ulang sangat menguntungkan bila tidak ada banyak detail spesifik tentang proyek tersebut. Bahkan, terkadang hanya ada kiriman dan tanggal jatuh tempo yang harus dilewati. Dalam hal ini, perencanaan dari awal hingga akhir dapat menjadi tantangan nyata, dan rencana kerja ulang adalah jawabannya.

Selain itu, jika proyek memiliki tenggat waktu yang tidak dapat diubah, menggunakan jadwal kerja ulang memastikan bahwa semuanya dijadwalkan berlangsung dalam siklus hidup proyek. Proyek ini direncanakan secara khusus agar tidak melebihi jadwal.

Ketika memenuhi tenggat waktu bukanlah aspek terpenting dari sebuah proyek, menggunakan metode penjadwalan yang berbeda mungkin lebih tepat. Karena itu, jadwal kerja dapat digunakan sesering atau sejarang yang disukai manajer proyek.

Manfaat Jadwal Workback

Jadwal kerja ulang beroperasi dengan cara bookends: tanggal mulai proyek dan tanggal jatuh tempo proyek. Di antara tanggal-tanggal ini, manajer proyek memiliki kebebasan untuk menjadwalkan tugas dan mengalokasikan sumber daya sesuai keinginan mereka—selama tugas ini diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan.

Manfaat utama menggunakan jadwal kerja ulang adalah jaminan bahwa proyek Anda tidak akan melewati tanggal jatuh tempo yang kritis. Bagi banyak klien dan tim, ini adalah hal yang paling penting, dan proyek tidak akan berhasil jika semuanya berakhir. Ketika memenuhi tenggat waktu sama pentingnya dengan hasil itu sendiri, jadwal kerja memungkinkan untuk menyusun seluruh proyek sesuai dengan itu.

Risiko Jadwal Workback

Jadwal kerja ulang dilengkapi dengan bagian risikonya. Bahkan manajer proyek yang paling terampil pun pernah mengalami tantangan dari metode ini, dan memahami tantangan ini dapat membuat perbedaan antara penjadwalan yang akurat dan tidak akurat.

Semuanya terlihat lebih sederhana di atas kertas. Saat membuat jadwal kerja ulang, kami menjadwalkan mundur dari tanggal jatuh tempo dan menugaskan sumber daya ke tugas dalam urutan terbalik. Ini membuka pintu bagi kemungkinan penyebaran sumber daya yang tidak cukup merata. Misalnya, mungkin untuk menetapkan begitu banyak sumber daya ke akhir jadwal sehingga tidak ada ketersediaan sumber daya yang tersisa di awal. Ketika ini terjadi, seluruh jadwal perlu disesuaikan.

Jadwal kerja ulang juga dapat dibatalkan oleh proyek "cegukan" yang dihadapi di sepanjang jalan. Karena jenis jadwal ini paling baik untuk proyek dengan tanggal jatuh tempo yang pasti, itu juga berarti seluruh jadwal sangat sensitif terhadap penundaan. Jika, misalnya, tugas di awal proyek memakan waktu seminggu lebih lama dari yang diantisipasi, sisa jadwal harus beradaptasi sambil mempertahankan tanggal jatuh tempo yang pasti.

Terkait: Template Penjadwalan Proyek Gratis

Cara Membuat Jadwal Workback

Tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek, jadwal bervariasi dalam kompleksitas. Yang mengatakan, ada beberapa langkah yang dapat digunakan manajer proyek untuk membuat jadwal kerja ulang. Mulailah dengan menyelesaikan setiap langkah ini dan menyempurnakan jadwal Anda dari sana.

1. Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo dan Ketergantungan

Untuk membuat rencana kerja ulang, Anda harus mengambil tugas dari daftar tugas dan memasukkannya ke kalender. Tapi, urutan apa yang harus mereka masuki dan seberapa dekat mereka seharusnya? Ingatlah, faktor-faktor ini dapat berubah seiring berjalannya waktu, tetapi tempat terbaik untuk menyelami adalah menetapkan tanggal jatuh tempo dan menentukan tugas mana yang bergantung satu sama lain. Dengan informasi ini, menempatkan tugas di kalender workback jauh lebih sederhana.

2. Alokasikan Sumber Daya

Sekarang setelah ada gambaran umum tentang urutan tugas dan dependensi, saatnya untuk memutuskan sumber daya mana yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini. Ini mungkin termasuk berapa banyak anggota tim yang dibutuhkan setiap tugas, berapa banyak uang dan jam kerja yang akan mereka ambil, dll. Beberapa tugas akan menuntut lebih banyak sumber daya daripada yang lain, dan mengalokasikannya tugas demi tugas adalah cara yang bagus untuk memastikan masing-masing memiliki sumber daya yang cukup tanpa "melaparkan" tugas-tugas lain. Ingatlah bahwa sumber daya ini tunduk pada penyesuaian dan perubahan saat jadwal kerja terus terbentuk.

3. Jadwalkan dan Tetapkan Tugas

Pada titik ini, saatnya untuk merencanakan tugas pada rencana kerja Anda, dengan mempertimbangkan sumber daya dan dependensi setiap tugas. Memiliki informasi ini membuat penjadwalan tugas itu sendiri jauh lebih mudah, karena Anda sekarang mengetahui batasan dan detail untuk masing-masing. Ini juga menginformasikan keputusan tentang berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan setiap tugas. Beberapa tugas mungkin hanya membutuhkan satu anggota tim, sementara yang lain membutuhkan tiga atau empat. Anggota tim ini kemudian kurang tersedia untuk tugas-tugas lain. Seperti halnya sumber daya, tugas harus diberikan secara merata untuk mencegah kelelahan.

Penjadwalan dan penetapan tugas menjadi lebih sederhana dengan bantuan perangkat lunak penjadwalan proyek. Pelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak penjadwalan dalam video di bawah ini.

Lima Tips Penting untuk Membuat Jadwal Workback

Jadi, Anda memahami konsep rencana kerja ulang dan bagaimana memulainya. Tapi masih ada lagi yang harus dipelajari. Membuat jadwal kerja ulang adalah proses bernuansa yang sering kali membutuhkan coba-coba. Yang mengatakan, lima tips penting ini akan membuat Anda berada di jalan menuju kesuksesan.

1. Ingat Tanggal Jatuh Tempo Tugas

Karena penekanan pada tanggal jatuh tempo akhir proyek, dapat dengan mudah menerima tanggal jatuh tempo tugas begitu saja atau tidak menetapkannya sama sekali. Lagi pula, mengapa itu penting, selama seluruh proyek selesai tepat waktu? Garis pemikiran ini dapat menyebabkan bencana.

Membuat tugas dengan lintasan yang pasti dan tanggal jatuh tempo adalah dasar untuk menyelesaikan proyek secara keseluruhan di jalurnya. Dan, jika tugas tidak berjalan, mengetahui tanggal jatuh tempo aslinya menunjukkan dengan tepat bagaimana menyesuaikan tugas yang akan datang untuk mengimbanginya.

2. Distribusikan Sumber Daya dengan Cerdas

Saat bekerja mundur ke depan, ada risiko mengalokasikan sumber daya terlalu banyak di akhir proyek dan tidak menyisakan cukup banyak untuk awal. Ketika ini terjadi, awal proyek akan terganggu dan dapat menghadirkan banyak tantangan untuk sisa proyek.

Sebagai gantinya, mulailah dengan memecah sumber daya secara merata dan mengalokasikannya secara merata. Jika ada sumber daya yang tersisa di akhir tugas, mereka selalu dapat dialokasikan kembali ke tugas lain di kemudian hari.

3. Buat Rencana Kontinjensi

Pertimbangkan skenario terburuk. Segalanya menjadi serba salah, dan ada risiko melewati tanggal jatuh tempo. Sama seperti itu, beberapa tugas yang gagal atau terlambat dapat menenggelamkan seluruh proyek. Trik untuk menghindari ini adalah membuat beberapa rencana darurat yang bereaksi terhadap hal-hal tertentu yang salah.

Jika X terjadi, maka Y juga harus terjadi. Dalam jadwal kerja ulang, ini berarti memiliki rencana untuk menyesuaikan jadwal dengan tetap mempertahankan tanggal jatuh tempo yang sama. Bayangkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo adalah bookends. Segala sesuatu di antara mereka harus dapat beradaptasi.

4. Coba Versi Berbeda dari Jadwal Workback

Salah satu kesalahan terbesar yang dapat dilakukan manajer proyek saat membuat jadwal kerja adalah memperlakukannya seolah-olah sudah diatur. Draf pertama hanya itu, dan manajer proyek terbaik mempertimbangkan banyak opsi berbeda sebelum memantapkan jadwal. Dalam jadwal kerja ulang, ini berarti menyebarkan tugas dan mengalokasikan sumber daya dengan cara yang berbeda hingga Anda menemukan solusi yang sempurna.

Tanpa periode "bermain" ini, terlalu mudah untuk pergi dengan jadwal yang kurang sempurna. Sebagai gantinya, buat array mock-up dan bandingkan. Proses ini dipermudah dengan alat penjadwalan modern.

5. Gunakan Alat Perangkat Lunak Penjadwalan

Seperti yang kami katakan, sangat penting untuk "bermain" dengan jadwal sampai menjadi yang terbaik. Sayangnya, alat penjadwalan kuno membuat ini merepotkan dan membuat pengguna tidak dapat membuat versi jadwal yang berbeda. Seolah-olah pengguna menulis dengan spidol permanen, bukan dengan pensil, dan kurangnya kebebasan kreatif ini menyebabkan kesalahan yang mudah dicegah.

Sebaliknya, pilih perangkat lunak manajemen proyek dengan alat penjadwalan yang dibuat untuk kreativitas dan fleksibilitas. Alat terbaik menyimpan setiap perubahan dan tweak yang Anda buat di cloud, secara otomatis sehingga tidak ada rasa takut kehilangan data penting saat melakukan perubahan. Cari fitur seperti bagan Gantt, garis waktu, dan kalender untuk memastikan Anda dapat membuat rencana kerja yang kuat.

Bagaimana ProjectManager Membuat Penjadwalan Menjadi Mudah

ProjectManager hanyalah perangkat lunak yang Anda perlukan untuk mengakomodasi metode penjadwalan apa pun. Saat Anda mulai bekerja mundur, gunakan daftar tugas untuk membuat tugas dan menetapkan anggota tim, membuat komentar, melampirkan dokumen, menetapkan prioritas, membuat daftar tugas, dan banyak lagi. Memiliki semua informasi ini di ujung jari Anda memudahkan untuk menentukan di mana harus merencanakan tugas pada rencana workback.

Bangun Garis Waktu Dinamis dalam Berbagai Tampilan

Saat Anda puas dengan tugas Anda, gunakan berbagai alat penjadwalan untuk mulai bekerja kembali. Jangan terpaku pada satu alat penjadwalan saja. Sebagai gantinya, pilih dari bagan Gantt, tampilan kalender, dan papan kanban untuk menyusun jadwal Anda sesuai keinginan Anda.

ProjectManager adalah alat pemenang penghargaan yang membantu Anda membuat jadwal kerja ulang dan memberi Anda alat yang diperlukan untuk menjaganya tetap pada jalurnya. Dari menyusun daftar tugas Anda hingga menempatkannya di bagan Gantt, Anda memiliki kendali penuh atas semua pekerjaan Anda. Atur tugas, tetapkan sumber daya, dan pantau semuanya secara real time dengan mencoba ProjectManager gratis selama 30 hari.