Como escolher entre caixa e contabilidade de provisão para gerenciar suas finanças

Se você é como muitos proprietários de empresas de comércio eletrônico, provavelmente não se preocupa muito com a configuração de seu plano de contas ou com a estrutura de seus relatórios financeiros.

Porém, na hora de vender o seu negócio, isso pode acabar custando milhares de dólares e até atrasando a venda.

Deixe-me explicar. Existem dois tipos de métodos contábeis para registrar transações - caixa e contabilidade de exercício. Ambos os métodos ajudam as empresas a controlar suas finanças e garantir que você possa reportar seus impostos com precisão.

No entanto, cada método tem vantagens e desvantagens. Nesta postagem, examinaremos mais de perto os dois métodos de contabilidade para ajudá-lo a escolher o correto.

O que é contabilidade de caixa?

A contabilidade de caixa é direta e fácil de entender, o que pode ser atraente para algumas pequenas empresas. Também é semelhante a quantas pessoas gerenciam e controlam suas finanças pessoais.

Ao usar a contabilidade de caixa, você registra a receita quando recebe dinheiro de seus clientes. Você registra despesas ao fazer pagamentos a fornecedores e funcionários.

Aqui estão alguns exemplos de como você registraria e rastrearia transações comerciais usando um método de contabilidade de caixa.

• Você recebe uma conta de $ 200 de um fornecedor em abril e paga em maio. Você registraria a despesa de $ 200 em maio.
• Você vende $ 600 em produtos na Amazon em maio, mas seu próximo acordo não será publicado até junho. Você não incluiria nenhuma dessas vendas em maio.
• Você foi cobrado $ 100 de um fornecedor em maio, mas o pagamento só vence em junho. Como você ainda não pagou, não registraria isso em maio.

O que é contabilidade de provisão?

Ao usar a contabilidade de exercício, você registra a receita quando ela é ganha, como quando você entrega um produto ao cliente. Freqüentemente, você registra a receita antes de o dinheiro ser recebido. Você também registra as despesas quando elas ocorrem, independentemente de haver algum pagamento em dinheiro naquele momento.

O método de contabilidade de exercício é recomendado para a maioria das empresas de comércio eletrônico porque pode fornecer uma imagem mais realista das receitas e despesas durante um determinado período. Isso ajuda as empresas a compreender uma visão de longo prazo de seus negócios que é mais difícil de capturar com o método de contabilidade de caixa.

Aqui está como você registraria e acompanharia as transações comerciais com o método de contabilidade de competência, usando os mesmos cenários discutidos nos exemplos de contabilidade de caixa.

• Você recebe um pagamento de $ 1.000 em maio de uma fatura enviada em abril. Você não registraria uma receita de $ 1.000 em maio porque já a teria registrado em abril.
• Você recebe uma conta de $ 200 de um fornecedor em abril e paga em maio. Você não registraria a despesa de $ 200 em maio porque a teria registrado em abril.
• Você envia uma fatura de $ 600 a um cliente em maio, mas ele não paga durante esse mês. Você registraria o dinheiro em maio porque foi quando enviou a conta.
• Você foi cobrado $ 100 de um fornecedor em maio, mas o pagamento só vence em junho. Você registraria a despesa em maio porque foi quando a recebeu.

No exemplo acima, a empresa registraria um lucro líquido de $ 500 em maio.

Principais diferenças de caixa vs. contabilidade de provisão

Existem desvantagens e vantagens em cada abordagem contábil. Aqui estão cinco diferenças principais entre eles para ajudá-lo a determinar qual sistema é o certo para o seu negócio.

1. Quando você registra transações

A principal diferença entre esses dois métodos é quando você registra as transações - tanto receitas quanto despesas. A abordagem de contabilidade de caixa permite registrar receitas e despesas quando o dinheiro é trocado. O método de contabilidade de competência exige que você registre receitas e despesas quando ocorrerem, independentemente de o dinheiro ter sido pago ou recebido naquele momento.

Como resultado, a contabilidade de caixa leva a um reconhecimento mais imediato de receitas e despesas. A abordagem da contabilidade de exercício se concentra mais nas despesas e receitas previstas.

2. Como você relata seus impostos

Outra diferença entre essas abordagens é como elas podem afetar em qual exercício fiscal certas receitas e despesas são registradas, especialmente para dezembro. Por exemplo, se você cobrar de um cliente $ 6.000 por um serviço em dezembro e ele pagar em janeiro, pode ou não aparecer nos impostos daquele ano.

Se você usar uma abordagem de contabilidade de caixa, não registrará a transação até janeiro. As empresas que usam a contabilidade de exercício registrariam a transação em dezembro, mesmo que não recebessem o dinheiro até janeiro.

3. Influencia a aparência do seu fluxo de caixa

A aparência de seu fluxo de caixa pode diferir entre os dois métodos em um determinado mês. Isso acontece porque o momento em que você registra as receitas e despesas varia entre os dois métodos. Como resultado, isso pode afetar a forma como você avalia as finanças de sua empresa.

Por exemplo, uma vantagem da contabilidade de caixa é que você pode monitorar facilmente seu fluxo de caixa, o que pode ajudá-lo a tomar decisões sobre o estado atual de suas finanças. No entanto, lembre-se de que às vezes pode ser enganoso se as contas ainda não foram pagas.

Como a contabilidade de exercício não contabiliza quando o dinheiro é recebido ou gasto, é importante ter uma maneira de ficar de olho no seu fluxo de caixa. Caso contrário, há o risco de falta de caixa no curto prazo se a receita não estiver chegando rápido o suficiente em comparação com as despesas.

4. Avalie a lucratividade da sua empresa a longo prazo

A contabilidade de provisões é popular porque torna mais fácil avaliar os ganhos de uma empresa ao longo do tempo. Esse método ajuda a suavizar os ganhos ao longo do tempo, pois você vê as receitas e despesas conforme são geradas.

5. A contabilidade de provisão é necessária para algumas empresas

Algumas empresas nos Estados Unidos e Canadá são obrigadas a usar a contabilidade de exercício. Por exemplo, o IRS determina que as empresas com receita bruta anual média superior a US $ 25 milhões nos três anos fiscais anteriores não podem usar um método de contabilidade de caixa. Além disso, se você mantém um estoque e vende mercadorias, pode ser necessário usar o método de acumulação.

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Compreender as diferenças entre a contabilidade de caixa e de competência ajuda você a escolher a abordagem certa para o seu negócio.

A contabilidade de caixa oferece uma visão mais cotidiana de suas finanças, enquanto a contabilidade de exercício exige que você rastreie as faturas em vez de sua conta bancária.

Quanto mais você entender as vantagens e desvantagens do método de contabilidade escolhido, melhor será capaz de avaliar as finanças de sua empresa para ajudá-lo a tomar decisões importantes.

De modo geral, a contabilidade de exercício é normalmente o método mais comumente usado. No entanto, as pequenas empresas que precisam rastrear cuidadosamente seu fluxo de caixa para evitar problemas com o fluxo de trabalho geral podem se beneficiar inicialmente com a contabilidade de caixa.