Jak wybrać między księgowością kasową a memoriałową w celu zarządzania finansami?

Jeśli jesteś podobny do wielu właścicieli firm zajmujących się handlem elektronicznym, prawdopodobnie nie zastanawiasz się zbytnio nad konfiguracją planu kont ani strukturą raportów finansowych.

Jednak, gdy nadejdzie czas sprzedaży Twojej firmy, może to kosztować Cię tysiące dolarów, a nawet opóźnić sprzedaż.

Pozwól mi wyjaśnić. Istnieją dwa rodzaje metod księgowania ewidencji transakcji – kasowe i memoriałowe. Obie metody pomagają firmom śledzić swoje finanse i zapewniają dokładne raportowanie podatków.

Jednak każda metoda ma zalety i wady. W tym poście przyjrzymy się bliżej obu metodom księgowania, aby pomóc Ci wybrać właściwą.

Co to jest rachunkowość gotówkowa?

Rachunkowość gotówkowa jest prosta i łatwa do zrozumienia, co może być atrakcyjne dla niektórych małych firm. Jest to również podobne do tego, ile osób zarządza i śledzi swoje finanse osobiste.

Korzystając z rachunkowości kasowej, rejestrujesz przychody, gdy otrzymujesz pieniądze od swoich klientów. Odnotowujesz wydatki podczas dokonywania płatności na rzecz dostawców i pracowników.

Oto kilka przykładów rejestrowania i śledzenia transakcji biznesowych przy użyciu metody kasowej.

• W kwietniu otrzymujesz od dostawcy rachunek na 200 USD, który płacisz w maju. Zapisałbyś 200 dolarów wydatek w maju.
• Sprzedajesz produkty o wartości 600 USD na Amazon w maju, ale Twoja następna rozliczenie pojawi się dopiero w czerwcu. Nie uwzględniłbyś żadnej z tych wyprzedaży w maju.
• W maju obciążono Cię rachunkiem od dostawcy w wysokości 100 USD, ale płatność należy uregulować dopiero w czerwcu. Ponieważ jeszcze nie zapłaciłeś, nie nagrałbyś tego w maju.

Co to jest rachunkowość memoriałowa?

Korzystając z rachunkowości memoriałowej, rejestrujesz przychody, gdy są one zarobione, na przykład gdy dostarczasz produkt do klienta. Często rejestrujesz przychody przed otrzymaniem pieniędzy. Odnotowujesz również wydatki w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, czy w tym czasie są wypłacane jakieś pieniądze.

Metoda rachunkowości memoriałowej jest zalecana dla większości firm zajmujących się handlem elektronicznym, ponieważ może zapewnić bardziej realistyczny obraz przychodów i wydatków w ustalonym okresie. Pomaga to firmom zrozumieć długoterminowy obraz ich działalności, który jest trudniejszy do uchwycenia za pomocą metody kasowej.

Oto sposób rejestrowania i śledzenia transakcji biznesowych za pomocą metody memoriałowej przy użyciu tych samych scenariuszy, które omówiono w przykładach rachunkowości kasowej.

• Otrzymasz płatność w wysokości 1000 USD w maju z faktury wysłanej w kwietniu. Nie odnotowałbyś przychodu w wysokości 1000 USD w maju, ponieważ zarejestrowałbyś go już w kwietniu.
• W kwietniu otrzymujesz od dostawcy rachunek na 200 USD, który płacisz w maju. Nie odnotowałbyś 200$ wydatku w maju, ponieważ zapisałbyś go w kwietniu.
• Wysyłasz fakturę na 600 USD do klienta w maju, ale nie płacą w tym miesiącu. Pieniądze zapisałeś w maju, bo wtedy wysłałeś rachunek.
• W maju obciążono Cię rachunkiem od dostawcy w wysokości 100 USD, ale płatność należy uregulować dopiero w czerwcu. Napisałbyś wydatek w maju, bo wtedy go otrzymałeś.

W powyższym przykładzie firma odnotowałaby w maju zysk netto w wysokości 500 USD.

Kluczowe różnice między gotówką a rachunkowością memoriałową

Każde podejście księgowe ma swoje wady i zalety. Oto pięć kluczowych różnic między nimi, które pomogą Ci określić, który system jest odpowiedni dla Twojej firmy.

1. Kiedy rejestrujesz transakcje

Podstawowa różnica między tymi dwiema metodami polega na tym, że rejestrujesz transakcje — zarówno dochody, jak i wydatki. Podejście kasowe pozwala rejestrować przychody i wydatki podczas wymiany pieniędzy. Metoda rachunkowości memoriałowej wymaga ewidencjonowania przychodów i wydatków w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, czy pieniądze są w tym czasie wpłacane, czy otrzymywane.

W rezultacie rachunkowość kasowa prowadzi do szybszego księgowania przychodów i wydatków. Podejście rachunkowości memoriałowej koncentruje się bardziej na przewidywanych kosztach i przychodach.

2. Jak zgłaszasz swoje podatki?

Kolejną różnicą między tymi podejściami jest to, w jaki sposób mogą one wpływać na rok podatkowy, w którym odnotowywane są określone przychody i wydatki, zwłaszcza w grudniu. Na przykład, jeśli zapłacisz klientowi 6000 USD za usługę w grudniu, a klient zapłaci ją w styczniu, kwota ta może, ale nie musi, zostać uwzględniona w podatkach w tym roku.

Jeśli zastosujesz podejście kasowe, nie zarejestrujesz transakcji do stycznia. Firmy korzystające z rachunkowości memoriałowej zarejestrowałyby transakcję w grudniu, nawet jeśli pieniądze otrzymają dopiero w styczniu.

3. Wpływa na wygląd Twoich przepływów pieniężnych

Wygląd Twoich przepływów pieniężnych może się różnić w zależności od tych dwóch metod w danym miesiącu. Dzieje się tak, ponieważ czas, w którym rejestrujesz dochody i wydatki, różni się w zależności od tych dwóch metod. W rezultacie może to wpłynąć na sposób oceny finansów firmy.

Zaletą rachunkowości kasowej jest na przykład możliwość łatwego monitorowania przepływów pieniężnych, co może pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących aktualnego stanu finansów. Pamiętaj jednak, że czasami może to być mylące, jeśli rachunki nie zostały jeszcze opłacone.

Ponieważ rachunkowość memoriałowa nie uwzględnia, kiedy pieniądze są otrzymywane lub wydawane, ważne jest, aby mieć jakiś sposób na kontrolowanie przepływów pieniężnych. W przeciwnym razie istnieje ryzyko krótkoterminowego niedoboru gotówki, jeśli przychody nie napływają wystarczająco szybko w porównaniu z wydatkami.

4. Oceń rentowność swojej firmy w perspektywie długoterminowej

Rachunkowość memoriałowa jest popularna, ponieważ ułatwia ocenę zysków firmy w czasie. Ta metoda pomaga wygładzić zarobki w czasie, ponieważ widzisz przychody i wydatki w miarę ich generowania.

5. Rachunkowość memoriałowa jest wymagana w przypadku niektórych firm

Niektóre firmy w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie są zobowiązane do stosowania rachunkowości memoriałowej. Na przykład IRS nakazuje, aby korporacje o średnich rocznych przychodach brutto przekraczających 25 milionów USD za trzy poprzednie lata podatkowe nie mogły stosować metody księgowania gotówkowego. Dodatkowo, jeśli posiadasz zapasy i sprzedajesz towary, może być konieczne zastosowanie metody memoriału.

***
Zrozumienie różnic między rachunkowością kasową a memoriałową pomoże Ci wybrać właściwe podejście do Twojej firmy.

Rachunkowość kasowa zapewnia bardziej codzienny wgląd w swoje finanse, podczas gdy rachunkowość memoriałowa wymaga śledzenia faktur zamiast konta bankowego.

Im lepiej zrozumiesz zalety i wady wybranej metody księgowania, tym lepiej będziesz w stanie ocenić finanse swojej firmy, aby pomóc Ci w podejmowaniu kluczowych decyzji.

Ogólnie rzecz biorąc, najczęściej stosowaną metodą jest rachunkowość memoriałowa. Jednak małe firmy, które muszą uważnie śledzić swoje przepływy pieniężne, aby zapobiec problemom z ogólnym przepływem pracy, mogą początkowo skorzystać z księgowości gotówkowej.