วิธีการเลือกระหว่างการบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้างเพื่อจัดการการเงินของคุณ

หากคุณเป็นเหมือนเจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซหลายๆ คน คุณอาจไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าผังบัญชีหรือการจัดโครงสร้างรายงานทางการเงินของคุณ

อย่างไรก็ตาม เมื่อถึงเวลาต้องขายธุรกิจของคุณ สิ่งนี้อาจทำให้คุณต้องเสียเงินหลายพันดอลลาร์และอาจทำให้การขายล่าช้า

ให้ฉันอธิบาย วิธีการบัญชีมีสองประเภทในการบันทึกธุรกรรม – เงินสดและการบัญชีคงค้าง ทั้งสองวิธีช่วยให้ธุรกิจติดตามการเงินของตนและมั่นใจได้ว่าคุณสามารถรายงานภาษีได้อย่างถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม แต่ละวิธีก็มีข้อดีและข้อเสีย ในโพสต์นี้ เราจะพิจารณาวิธีการบัญชีทั้งสองอย่างละเอียดยิ่งขึ้นเพื่อช่วยคุณเลือกวิธีที่เหมาะสม

การบัญชีเงินสดคืออะไร?

การบัญชีเงินสดตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย ซึ่งสามารถดึงดูดธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งได้ เช่นเดียวกับจำนวนคนที่จัดการและติดตามการเงินส่วนบุคคลของพวกเขา

เมื่อใช้บัญชีเงินสด คุณจะบันทึกรายได้เมื่อคุณได้รับเงินจากลูกค้า คุณบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อคุณชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์และพนักงาน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีบันทึกและติดตามธุรกรรมทางธุรกิจโดยใช้วิธีการบัญชีเงินสด

• คุณได้รับใบเรียกเก็บเงิน 200 ดอลลาร์จากซัพพลายเออร์ในเดือนเมษายน และคุณจะจ่ายในเดือนพฤษภาคม คุณต้องบันทึกค่าใช้จ่าย 200 ดอลลาร์ในเดือนพฤษภาคม
• คุณขายผลิตภัณฑ์ 600 ดอลลาร์ใน Amazon ในเดือนพฤษภาคม แต่การตั้งถิ่นฐานครั้งต่อไปของคุณจะไม่โพสต์จนถึงเดือนมิถุนายน คุณจะไม่รวมยอดขายเหล่านี้ในเดือนพฤษภาคม
• คุณถูกเรียกเก็บเงิน 100 ดอลลาร์จากซัพพลายเออร์ในเดือนพฤษภาคม แต่การชำระเงินยังไม่ถึงกำหนดชำระจนถึงเดือนมิถุนายน เนื่องจากคุณยังไม่ได้ชำระเงิน คุณจะไม่บันทึกสิ่งนี้ในเดือนพฤษภาคม

การบัญชีคงค้างคืออะไร?

เมื่อใช้การบัญชีคงค้าง คุณจะบันทึกรายได้เมื่อได้รับ เช่น เมื่อคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า บ่อยครั้ง คุณบันทึกรายได้ก่อนได้รับเงิน คุณยังบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น โดยไม่คำนึงว่าจะมีการจ่ายเงินใดๆ ในเวลานั้นหรือไม่

แนะนำให้ใช้วิธีการบัญชีคงค้างสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่ เนื่องจากสามารถให้ภาพรายได้และค่าใช้จ่ายที่สมจริงยิ่งขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เข้าใจมุมมองระยะยาวของธุรกิจของตนซึ่งยากต่อการได้มาซึ่งวิธีการบัญชีเงินสด

นี่คือวิธีที่คุณจะบันทึกและติดตามธุรกรรมทางธุรกิจด้วยวิธีบัญชีคงค้างโดยใช้สถานการณ์เดียวกันกับที่กล่าวถึงในตัวอย่างการบัญชีเงินสด

• คุณได้รับการชำระเงิน 1,000 ดอลลาร์ในเดือนพฤษภาคมจากใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งในเดือนเมษายน คุณจะไม่บันทึกรายได้ $1,000 ในเดือนพฤษภาคม เพราะคุณจะบันทึกรายได้ไปแล้วในเดือนเมษายน
• คุณได้รับใบเรียกเก็บเงิน 200 ดอลลาร์จากซัพพลายเออร์ในเดือนเมษายน และคุณจะจ่ายในเดือนพฤษภาคม คุณจะไม่บันทึกค่าใช้จ่าย 200 ดอลลาร์ในเดือนพฤษภาคมเพราะคุณจะบันทึกในเดือนเมษายน
• คุณส่งใบแจ้งหนี้เป็นเงิน 600 ดอลลาร์ให้กับลูกค้าในเดือนพฤษภาคม แต่พวกเขาไม่ชำระเงินในเดือนนั้น คุณจะบันทึกเงินในเดือนพฤษภาคม เพราะนั่นคือตอนที่คุณส่งบิล
• คุณถูกเรียกเก็บเงิน 100 ดอลลาร์จากซัพพลายเออร์ในเดือนพฤษภาคม แต่การชำระเงินยังไม่ถึงกำหนดชำระจนถึงเดือนมิถุนายน คุณจะบันทึกค่าใช้จ่ายในเดือนพฤษภาคม เพราะนั่นคือเวลาที่คุณได้รับ

ในตัวอย่างข้างต้น ธุรกิจจะบันทึกกำไรสุทธิ 500 ดอลลาร์ในเดือนพฤษภาคม

ความแตกต่างที่สำคัญของเงินสดกับการบัญชีคงค้าง

มีข้อเสียและข้อดีสำหรับวิธีการบัญชีแต่ละวิธี ต่อไปนี้เป็นข้อแตกต่างที่สำคัญ 5 ข้อระหว่างกัน เพื่อช่วยคุณกำหนดว่าระบบใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

1. เมื่อคุณบันทึกธุรกรรม

ความแตกต่างหลักระหว่างสองวิธีนี้คือเมื่อคุณบันทึกธุรกรรม—ทั้งรายได้และค่าใช้จ่าย วิธีการบัญชีเงินสดช่วยให้คุณสามารถบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงิน วิธีการบัญชีคงค้างกำหนดให้คุณต้องบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น โดยไม่คำนึงว่าเงินจะได้รับหรือรับเงินในขณะนั้น

เป็นผลให้การบัญชีเงินสดนำไปสู่การรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายในทันที วิธีการบัญชีคงค้างเน้นที่ค่าใช้จ่ายและรายได้ที่คาดการณ์ไว้มากขึ้น

2. วิธีรายงานภาษีของคุณ

ความแตกต่างอีกประการระหว่างแนวทางเหล่านี้คือผลกระทบที่อาจส่งผลต่อปีภาษีที่บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายบางอย่างโดยเฉพาะในเดือนธันวาคม ตัวอย่างเช่น หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้า 6,000 ดอลลาร์สำหรับบริการในเดือนธันวาคม และพวกเขาชำระเงินในเดือนมกราคม บริการนั้นอาจปรากฏในภาษีของปีนั้นหรือไม่ก็ได้

หากคุณใช้วิธีบัญชีเงินสด คุณจะไม่บันทึกธุรกรรมจนถึงเดือนมกราคม ธุรกิจที่ใช้การบัญชีคงค้างจะบันทึกธุรกรรมในเดือนธันวาคม แม้ว่าจะไม่ได้รับเงินจนถึงเดือนมกราคมก็ตาม

3. ส่งผลต่อลักษณะที่ปรากฏของกระแสเงินสดของคุณ

ลักษณะของกระแสเงินสดของคุณอาจแตกต่างกันระหว่างสองวิธีในแต่ละเดือน สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากระยะเวลาที่คุณบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายแตกต่างกันระหว่างสองวิธี ด้วยเหตุนี้ การดำเนินการนี้อาจส่งผลต่อการประเมินการเงินของธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น ข้อดีของการบัญชีเงินสดคือคุณสามารถตรวจสอบกระแสเงินสดของคุณได้อย่างง่ายดาย ซึ่งสามารถช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับสถานะการเงินในปัจจุบันของคุณ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าบางครั้งอาจทำให้เข้าใจผิดได้หากยังไม่ได้ชำระเงิน

เนื่องจากการบัญชีคงค้างไม่ได้นับเมื่อได้รับเงินหรือใช้จ่ายเงิน การมีวิธีจับตาดูกระแสเงินสดจึงเป็นสิ่งสำคัญ มิฉะนั้น อาจมีความเสี่ยงที่จะขาดแคลนเงินสดในระยะสั้นหากรายรับไม่มาเร็วพอเมื่อเทียบกับค่าใช้จ่าย

4. ประเมินความสามารถในการทำกำไรของบริษัทของคุณในระยะยาว

การบัญชีคงค้างเป็นที่นิยมเพราะช่วยให้ประเมินรายได้ของบริษัทได้ง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป วิธีนี้จะช่วยให้รายรับราบรื่นขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากคุณเห็นรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

5. การบัญชีคงค้างเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบางธุรกิจ

บางบริษัทในสหรัฐอเมริกาและแคนาดาจำเป็นต้องใช้การบัญชีคงค้าง ตัวอย่างเช่น IRS กำหนดให้บริษัทที่มีรายรับรวมประจำปีเฉลี่ยเกิน 25 ล้านดอลลาร์สำหรับสามปีภาษีก่อนหน้าอาจไม่ใช้วิธีบัญชีเงินสด นอกจากนี้ หากคุณมีสินค้าคงคลังและขายสินค้า คุณอาจต้องใช้วิธีการคงค้าง

***
การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างเงินสดและการบัญชีคงค้างช่วยให้คุณเลือกแนวทางที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การบัญชีเงินสดช่วยให้คุณมีมุมมองด้านการเงินในแต่ละวันมากขึ้น ในขณะที่การบัญชีคงค้างต้องการให้คุณติดตามใบแจ้งหนี้แทนบัญชีธนาคารของคุณ

ยิ่งคุณเข้าใจข้อดีและข้อเสียของวิธีการบัญชีที่คุณเลือกมากเท่าใด คุณก็จะสามารถประเมินการเงินของธุรกิจของคุณเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่สำคัญได้ดียิ่งขึ้น

โดยรวมแล้ว การบัญชีคงค้างเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุด อย่างไรก็ตาม ธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการติดตามกระแสเงินสดอย่างระมัดระวังเพื่อป้องกันปัญหากับขั้นตอนการทำงานโดยรวมอาจได้รับประโยชน์จากการบัญชีเงินสดในตอนแรก