So wählen Sie zwischen Cash- und Periodenrechnung, um Ihre Finanzen zu verwalten

Wenn Sie wie viele E-Commerce-Geschäftsführer sind, denken Sie wahrscheinlich nicht viel darüber nach, wie Ihr Kontenplan aufgebaut ist oder wie Ihre Finanzberichte aufgebaut sind.

Wenn es jedoch an der Zeit ist, Ihr Unternehmen zu verkaufen, kann dies Tausende von Dollar kosten und den Verkauf sogar verzögern.

Lassen Sie mich erklären. Es gibt zwei Arten von Buchführungsmethoden zur Erfassung von Transaktionen – Kassen- und Periodenbuchhaltung. Beide Methoden helfen Unternehmen, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten und sicherzustellen, dass Sie Ihre Steuern genau melden können.

Allerdings hat jede Methode Vor- und Nachteile. In diesem Beitrag werden wir uns beide Abrechnungsmethoden genauer ansehen, um Ihnen bei der Auswahl der richtigen zu helfen.

Was ist Kassenbuchhaltung?

Die Kassenbuchhaltung ist unkompliziert und leicht verständlich, was für einige kleine Unternehmen interessant sein kann. Es ist auch ähnlich wie viele Personen ihre persönlichen Finanzen verwalten und verfolgen.

Bei der Kassenbuchhaltung erfassen Sie Umsätze, wenn Sie Geld von Ihren Kunden erhalten. Sie erfassen Ausgaben, wenn Sie Zahlungen an Lieferanten und Mitarbeiter leisten.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie Geschäftstransaktionen mit einer Kassenbuchhaltungsmethode aufzeichnen und verfolgen.

• Im April erhalten Sie von einem Lieferanten eine Rechnung über 200 US-Dollar, die Sie im Mai bezahlen. Sie würden die 200-Dollar-Ausgabe im Mai verbuchen.
• Sie verkaufen im Mai Produkte im Wert von 600 USD bei Amazon, aber Ihre nächste Abrechnung wird erst im Juni veröffentlicht. Sie würden keinen dieser Verkäufe im Mai berücksichtigen.
• Im Mai wurden Ihnen 100 $ von einem Lieferanten in Rechnung gestellt, die Zahlung ist jedoch erst im Juni fällig. Da Sie noch nicht bezahlt haben, würden Sie dies im Mai nicht erfassen.

Was ist die Periodenrechnung?

Bei der periodengerechten Buchführung erfassen Sie Einnahmen, wenn sie erzielt werden, beispielsweise wenn Sie ein Produkt an den Kunden liefern. Oftmals verbuchen Sie die Einnahmen, bevor das Geld eingeht. Sie erfassen auch Ausgaben, wenn sie anfallen, unabhängig davon, ob zu diesem Zeitpunkt Geld gezahlt wird.

Die Periodenrechnungsmethode wird für die meisten E-Commerce-Unternehmen empfohlen, da sie ein realistischeres Bild der Einnahmen und Ausgaben während eines bestimmten Zeitraums liefern kann. Dies hilft Unternehmen, eine langfristige Sicht auf ihr Geschäft zu verstehen, die mit der Cash-Accounting-Methode schwerer zu erfassen ist.

So erfassen und verfolgen Sie Geschäftsvorfälle mit der periodengerechten Buchführungsmethode unter Verwendung der gleichen Szenarien, die in den Beispielen für die Kassenbuchhaltung beschrieben wurden.

• Sie erhalten im Mai eine Zahlung in Höhe von 1.000 USD von einer Rechnung, die Sie im April gesendet haben. Sie würden im Mai keinen Umsatz von 1.000 US-Dollar verbuchen, da Sie ihn bereits im April verbucht hätten.
• Im April erhalten Sie von einem Lieferanten eine Rechnung über 200 US-Dollar, die Sie im Mai bezahlen. Sie würden die 200-Dollar-Ausgabe im Mai nicht erfassen, da Sie sie im April erfasst hätten.
• Sie senden einem Kunden im Mai eine Rechnung über 600 $, aber er zahlt in diesem Monat nicht. Sie würden das Geld im Mai verbuchen, weil Sie dann die Rechnung geschickt haben.
• Im Mai wurden Ihnen 100 $ von einem Lieferanten in Rechnung gestellt, die Zahlung ist jedoch erst im Juni fällig. Sie würden die Ausgaben im Mai verbuchen, da Sie sie dann erhalten haben.

Im obigen Beispiel würde das Unternehmen im Mai einen Nettogewinn von 500 USD verbuchen.

Hauptunterschiede zwischen Cash- und Accrual Accounting

Jeder Bilanzierungsansatz hat Nachteile und Vorteile. Die folgenden fünf Hauptunterschiede sollen Ihnen dabei helfen, das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden.

1. Wenn Sie Transaktionen aufzeichnen

Ein Hauptunterschied zwischen diesen beiden Methoden besteht darin, dass Sie Transaktionen aufzeichnen – sowohl Einnahmen als auch Ausgaben. Der Cash-Accounting-Ansatz ermöglicht es Ihnen, Einnahmen und Ausgaben beim Geldwechsel zu erfassen. Bei der periodengerechten Buchführung müssen Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, wenn sie anfallen, unabhängig davon, ob zu diesem Zeitpunkt Geld gezahlt oder empfangen wird.

Dadurch führt die Kassenbuchhaltung zu einer unmittelbareren Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Der Ansatz der periodengerechten Rechnungslegung konzentriert sich stärker auf die erwarteten Aufwendungen und Erträge.

2. Wie Sie Ihre Steuern melden

Ein weiterer Unterschied zwischen diesen Ansätzen besteht darin, wie sie sich darauf auswirken können, in welchem ​​Steuerjahr bestimmte Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, insbesondere für Dezember. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden im Dezember 6.000 US-Dollar für eine Dienstleistung in Rechnung stellen und er diese im Januar bezahlt, kann dies in den Steuern dieses Jahres erscheinen oder nicht.

Wenn Sie eine Kassenbuchhaltung verwenden, würden Sie die Transaktion erst im Januar erfassen. Unternehmen, die die Periodenrechnung verwenden, würden die Transaktion im Dezember verbuchen, auch wenn sie das Geld erst im Januar erhalten.

3. Beeinflusst das Erscheinungsbild Ihres Cashflows

Das Erscheinungsbild Ihres Cashflows kann in jedem Monat zwischen den beiden Methoden unterschiedlich sein. Dies liegt daran, dass der Zeitpunkt, zu dem Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, zwischen den beiden Methoden variiert. Infolgedessen kann sich dies darauf auswirken, wie Sie die Finanzen Ihres Unternehmens bewerten.

Ein Vorteil der Kassenbuchhaltung besteht beispielsweise darin, dass Sie Ihren Cashflow leicht überwachen können, was Ihnen helfen kann, Entscheidungen über den aktuellen Stand Ihrer Finanzen zu treffen. Beachten Sie jedoch, dass es manchmal irreführend sein kann, wenn Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.

Da die Periodenrechnung nicht berücksichtigt, wann Geld eingeht oder ausgegeben wird, ist es wichtig, Ihren Cashflow im Auge zu behalten. Andernfalls besteht die Gefahr einer kurzfristigen Geldknappheit, wenn die Einnahmen im Vergleich zu den Ausgaben nicht schnell genug eingehen.

4. Bewerten Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens auf lange Sicht

Die periodengerechte Buchführung ist beliebt, weil sie es einfacher macht, die Einnahmen eines Unternehmens im Laufe der Zeit zu bewerten. Diese Methode trägt dazu bei, die Einnahmen im Laufe der Zeit zu glätten, da Sie Einnahmen und Ausgaben so sehen, wie sie generiert werden.

5. Für einige Unternehmen ist eine periodengerechte Buchführung erforderlich

Einige Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Kanada müssen die periodengerechte Buchführung verwenden. Zum Beispiel schreibt der IRS vor, dass Unternehmen mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen von mehr als 25 Millionen US-Dollar in den drei vorangegangenen Steuerjahren keine Barbuchhaltungsmethode verwenden dürfen. Wenn Sie einen Lagerbestand führen und Waren verkaufen, müssen Sie möglicherweise außerdem die Abgrenzungsmethode anwenden.

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Das Verständnis der Unterschiede zwischen Cash- und Periodenrechnung hilft Ihnen, den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu wählen.

Die Kassenbuchhaltung bietet Ihnen einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Finanzen, während Sie bei der Periodenabgrenzung Rechnungen anstelle Ihres Bankkontos verfolgen müssen.

Je besser Sie die Vor- und Nachteile der von Ihnen gewählten Rechnungslegungsmethode verstehen, desto besser können Sie die Finanzen Ihres Unternehmens bewerten, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Insgesamt ist die Periodenrechnung in der Regel die am häufigsten verwendete Methode. Kleine Unternehmen, die ihren Cashflow sorgfältig verfolgen müssen, um Probleme mit ihrem gesamten Workflow zu vermeiden, können jedoch zunächst von der Kassenbuchhaltung profitieren.