Как выбрать между кассовым и начисленным учетом для управления своими финансами

Если вы похожи на многих владельцев бизнеса в сфере электронной коммерции, вы, вероятно, не особо задумываетесь о том, как настроен ваш план счетов или как структурированы ваши финансовые отчеты.

Однако, когда приходит время продать бизнес, это может обойтись вам в тысячи долларов и даже отсрочить продажу.

Позволь мне объяснить. Существует два типа бухгалтерских методов учета операций - кассовый и учет по методу начисления. Оба метода помогают предприятиям отслеживать свои финансы и обеспечивать точную отчетность о налогах.

Однако у каждого метода есть свои преимущества и недостатки. В этом посте мы подробно рассмотрим оба метода учета, чтобы помочь вам выбрать правильный.

Что такое кассовый учет?

Кассовый учет прост и понятен, что может быть привлекательным для некоторых малых предприятий. Это также похоже на то, как многие люди управляют своими личными финансами и следят за ними.

При использовании кассового учета вы регистрируете доход, когда получаете деньги от клиентов. Вы регистрируете расходы, когда производите платежи поставщикам и сотрудникам.

Вот несколько примеров того, как вы регистрируете и отслеживаете бизнес-операции с использованием метода учета наличных средств.

• Вы получаете счет на 200 долларов от поставщика в апреле и оплачиваете его в мае. Вы должны записать расходы в размере 200 долларов в мае.
• Вы продаете товары на Amazon на 600 долларов в мае, но ваш следующий расчет не будет опубликован до июня. Вы не включили бы ни одну из этих продаж в мае.
• В мае поставщик выставил вам счет на 100 долларов, но оплата должна быть произведена только в июне. Поскольку вы еще не заплатили, вы не станете записывать это в мае.

Что такое учет по методу начисления?

При использовании учета по методу начисления вы регистрируете доход по мере его получения, например, когда вы доставляете продукт покупателю. Часто вы регистрируете доход до получения денег. Вы также записываете расходы, когда они происходят, независимо от того, выплачиваются ли в это время деньги.

Для большинства предприятий электронной коммерции рекомендуется использовать метод начисления, поскольку он может дать более реалистичную картину доходов и расходов за определенный период. Это помогает компаниям понять долгосрочную перспективу своего бизнеса, которую труднее уловить с помощью метода учета наличных средств.

Вот как вы можете записывать и отслеживать бизнес-операции с помощью метода начисления, используя те же сценарии, которые обсуждались в примерах учета наличности.

• В мае вы получите платеж в размере 1000 долларов США по счету, отправленному в апреле. Вы бы не зарегистрировали доход в размере 1000 долларов в мае, потому что вы уже зарегистрировали бы его в апреле.
• Вы получаете счет на 200 долларов от поставщика в апреле и оплачиваете его в мае. Вы бы не записали расходы в размере 200 долларов в мае, потому что вы бы записали их в апреле.
• Вы отправляете клиенту счет на 600 долларов в мае, но он не платит в течение этого месяца. Вы должны записать деньги в мае, потому что тогда вы отправили счет.
• В мае поставщик выставил вам счет на 100 долларов, но оплата должна быть произведена только в июне. Вы должны записать расходы в мае, потому что именно тогда вы их получили.

В приведенном выше примере предприятие за май получит чистую прибыль в размере 500 долларов.

Основные отличия кассового учета от учета по методу начисления

У каждого подхода к бухгалтерскому учету есть свои недостатки и преимущества. Вот пять основных различий между ними, которые помогут вам определить, какая система подходит для вашего бизнеса.

1. Когда вы регистрируете транзакции

Основное различие между этими двумя методами заключается в том, когда вы регистрируете транзакции - как доходы, так и расходы. Кассовый подход позволяет регистрировать доходы и расходы при обмене денег. Метод учета по методу начисления требует, чтобы вы регистрировали доходы и расходы по мере их возникновения, независимо от того, были ли деньги выплачены или получены в это время.

В результате кассовый учет приводит к более быстрому признанию доходов и расходов. Подход к учету по методу начисления больше фокусируется на ожидаемых расходах и доходах.

2. Как вы сообщаете свои налоги

Еще одно различие между этими подходами заключается в том, как они могут повлиять на то, в каком налоговом году регистрируются определенные доходы и расходы, особенно в декабре. Например, если вы выставляете счет клиенту на 6000 долларов за услугу в декабре, а он платит его в январе, он может появиться или не появиться в налогах за этот год.

Если вы используете метод кассового учета, вы не будете регистрировать транзакцию до января. Компании, использующие метод начисления, будут регистрировать транзакцию в декабре, даже если они не получат деньги до января.

3. Влияет на внешний вид вашего денежного потока.

Внешний вид вашего денежного потока может отличаться между двумя методами в любой конкретный месяц. Это происходит потому, что время регистрации доходов и расходов в разных методах различается. В результате это может повлиять на то, как вы оцениваете финансы своего бизнеса.

Например, преимущество кассового учета состоит в том, что вы можете легко отслеживать свой денежный поток, что может помочь вам принимать решения о текущем состоянии ваших финансов. Однако имейте в виду, что иногда это может ввести в заблуждение, если счета еще не оплачены.

Поскольку учет по методу начисления не учитывает, когда деньги получены или потрачены, важно каким-то образом следить за своим денежным потоком. В противном случае существует риск краткосрочной нехватки денежных средств, если доход не поступает достаточно быстро по сравнению с расходами.

4. Оцените прибыльность вашей компании в долгосрочной перспективе.

Учет по методу начисления популярен, потому что он упрощает оценку доходов компании с течением времени. Этот метод помогает сгладить прибыль с течением времени, поскольку вы видите доходы и расходы по мере их возникновения.

5. Для некоторых предприятий требуется учет по методу начисления.

Некоторые компании в США и Канаде обязаны использовать учет по методу начисления. Например, IRS требует, чтобы корпорации со среднегодовой валовой выручкой, превышающей 25 миллионов долларов за три предыдущих налоговых года, не могли использовать метод кассового учета. Кроме того, если вы ведете инвентаризацию и продаете товары, вам может потребоваться использовать метод начисления.

***
Понимание различий между расчетом по кассовому методу и методом начисления поможет вам выбрать правильный подход для вашего бизнеса.

Кассовый учет дает вам более ежедневное представление о ваших финансах, тогда как учет по методу начисления требует, чтобы вы отслеживали счета-фактуры, а не свой банковский счет.

Чем лучше вы понимаете преимущества и недостатки выбранного вами метода учета, тем лучше вы сможете оценить финансы своего бизнеса, чтобы помочь вам принять ключевые решения.

В целом, учет по методу начисления обычно является наиболее часто используемым методом. Однако малые предприятия, которым необходимо тщательно отслеживать свои денежные потоки, чтобы предотвратить проблемы с их общим рабочим процессом, могут сначала извлечь выгоду из кассового учета.