Cómo elegir entre efectivo y contabilidad de acumulación para administrar sus finanzas

Si usted es como muchos propietarios de negocios de comercio electrónico, probablemente no le dé mucha importancia a cómo se configura su plan de cuentas o cómo se estructuran sus informes financieros.

Sin embargo, cuando llega el momento de vender tu negocio, esto puede terminar costándote miles de dólares e incluso retrasando la venta.

Dejame explicar. Hay dos tipos de métodos contables para registrar transacciones: efectivo y contabilidad de acumulación. Ambos métodos ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus finanzas y a garantizar que usted pueda declarar sus impuestos con precisión.

Sin embargo, cada método tiene ventajas y desventajas. En esta publicación, analizaremos más de cerca ambos métodos de contabilidad para ayudarlo a elegir el correcto.

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es sencilla y fácil de entender, lo que puede resultar atractivo para algunas pequeñas empresas. También es similar a la cantidad de personas que administran y controlan sus finanzas personales.

Cuando utiliza la contabilidad de caja, registra los ingresos cuando recibe dinero de sus clientes. Registra los gastos cuando realiza pagos a proveedores y empleados.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo registrar y realizar un seguimiento de las transacciones comerciales mediante un método de contabilidad de caja.

• Recibe una factura de $ 200 de un proveedor en abril y la paga en mayo. Registraría el gasto de $ 200 en mayo.
• Vende $ 600 en productos en Amazon en mayo, pero su próximo acuerdo no se publica hasta junio. No incluiría ninguna de estas ventas en mayo.
• Un proveedor le facturó $ 100 en mayo, pero el pago no debe realizarse hasta junio. Como aún no ha pagado, no registraría esto en mayo.

¿Qué es la contabilidad de acumulación?

Cuando utiliza la contabilidad de acumulación, registra los ingresos cuando se obtienen, como cuando entrega un producto al cliente. A menudo, registra los ingresos antes de recibir el dinero. También registra los gastos cuando ocurren, independientemente de si se paga dinero en ese momento.

El método de contabilidad de acumulación se recomienda para la mayoría de las empresas de comercio electrónico porque puede proporcionar una imagen más realista de los ingresos y gastos durante un período determinado. Esto ayuda a las empresas a comprender una visión a largo plazo de su negocio que es más difícil de capturar con el método de contabilidad de caja.

Así es como registraría y rastrearía las transacciones comerciales con el método de contabilidad de acumulación usando los mismos escenarios discutidos en los ejemplos de contabilidad de efectivo.

• Recibe un pago de $ 1,000 en mayo de una factura que envió en abril. No registraría un ingreso de $ 1,000 en mayo porque ya lo habría registrado en abril.
• Recibe una factura de $ 200 de un proveedor en abril y la paga en mayo. No registraría el gasto de $ 200 en mayo porque lo habría registrado en abril.
• Envía una factura por $ 600 a un cliente en mayo, pero no paga durante ese mes. Registraría el dinero en mayo porque fue entonces cuando envió la factura.
• Un proveedor le facturó $ 100 en mayo, pero el pago no debe realizarse hasta junio. Registraría el gasto en mayo porque fue entonces cuando lo recibió.

En el ejemplo anterior, la empresa registraría una ganancia neta de $ 500 para mayo.

Diferencias clave entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de devengo

Hay desventajas y ventajas en cada enfoque contable. Aquí hay cinco diferencias clave entre ellos para ayudarlo a determinar qué sistema es el adecuado para su negocio.

1. Cuando registra transacciones

Una diferencia principal entre estos dos métodos es cuando registra transacciones, tanto ingresos como gastos. El método de contabilidad de caja le permite registrar ingresos y gastos cuando se intercambia dinero. El método de contabilidad de acumulación requiere que registre los ingresos y los gastos cuando se produzcan, independientemente de si se paga o se recibe dinero en ese momento.

Como resultado, la contabilidad de caja conduce a un reconocimiento más inmediato de ingresos y gastos. El enfoque de contabilidad de acumulación (o devengo) se centra más en los gastos e ingresos anticipados.

2. Cómo declara sus impuestos

Otra diferencia entre estos enfoques es cómo pueden afectar en qué año fiscal se registran ciertos ingresos y gastos, especialmente para diciembre. Por ejemplo, si factura a un cliente $ 6,000 por un servicio en diciembre y lo paga en enero, puede aparecer o no en los impuestos de ese año.

Si utiliza un método de contabilidad de caja, no registrará la transacción hasta enero. Las empresas que utilizan la contabilidad de acumulación registran la transacción en diciembre, incluso si no reciben el dinero hasta enero.

3. Influye en la apariencia de su flujo de caja

La apariencia de su flujo de caja puede diferir entre los dos métodos en un mes determinado. Esto sucede porque el momento en el que registra los ingresos y los gastos varía entre los dos métodos. Como resultado, esto puede afectar la forma en que evalúa las finanzas de su empresa.

Por ejemplo, una ventaja de la contabilidad de caja es que puede controlar fácilmente su flujo de caja, lo que puede ayudarlo a tomar decisiones sobre el estado actual de sus finanzas. Sin embargo, tenga en cuenta que a veces puede resultar engañoso si las facturas aún no se han pagado.

Debido a que la contabilidad de acumulación (o devengo) no tiene en cuenta cuándo se recibe o se gasta el dinero, es importante tener alguna forma de vigilar su flujo de efectivo. De lo contrario, existe el riesgo de tener una escasez de efectivo a corto plazo si los ingresos no llegan lo suficientemente rápido en comparación con los gastos.

4. Evalúe la rentabilidad de su empresa a largo plazo

La contabilidad de acumulación (o devengo) es popular porque facilita la evaluación de las ganancias de una empresa a lo largo del tiempo. Este método ayuda a suavizar las ganancias a lo largo del tiempo, ya que ve los ingresos y los gastos a medida que se generan.

5. Algunas empresas requieren contabilidad de acumulación (o devengo)

Algunas empresas de Estados Unidos y Canadá deben utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo). Por ejemplo, el IRS exige que las corporaciones con ingresos brutos anuales promedio superiores a $ 25 millones durante los tres años fiscales anteriores no pueden utilizar un método de contabilidad de efectivo. Además, si tiene un inventario y vende mercadería, es posible que deba utilizar el método de acumulación.

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Comprender las diferencias entre el efectivo y la contabilidad de acumulación le ayuda a elegir el enfoque adecuado para su negocio.

La contabilidad de efectivo le brinda una visión más diaria de sus finanzas, mientras que la contabilidad de acumulación requiere que realice un seguimiento de las facturas en lugar de su cuenta bancaria.

Cuanto más comprenda las ventajas y desventajas de su método contable elegido, mejor podrá evaluar las finanzas de su empresa para ayudarlo a tomar decisiones clave.

En general, la contabilidad de acumulación (o devengo) suele ser el método más utilizado. Sin embargo, las pequeñas empresas que necesitan realizar un seguimiento cuidadoso de su flujo de caja para evitar problemas con su flujo de trabajo general pueden beneficiarse de la contabilidad de caja al principio.