Planowanie komunikacji: krótki przewodnik

Wszystkie projekty wymagają komunikacji pomiędzy interesariuszami. Wydaje się to dość proste, ale dzielenie się informacjami ze wszystkimi jasno i konsekwentnie wymaga planu. Bez niego wszystko staje się bałaganem, a interesariusze mogą stać się zdezorientowani i nieszczęśliwi.

W tym momencie w grę wchodzi planowanie komunikacji.

Co to jest planowanie komunikacji?

Planowanie komunikacji to proces określania, w jaki sposób będzie przebiegać komunikacja między członkami zespołu a interesariuszami, niezależnie od tego, czy będzie to projekt, organizacja, czy jedno i drugie. Innymi słowy, menedżerowie wykorzystują plan komunikacji do stworzenia formalnego procesu udostępniania informacji.

Obejmuje to tworzenie systemów komunikacji i kolejności działań do naśladowania. Może to zabrzmieć sucho, ale ostatecznie jest to proces twórczy i tak należy je traktować.

Jaki jest cel planu komunikacji?

Tworzenie planu komunikacji zapewnia ramy udostępniania informacji, bez względu na to, czego dotyczą lub z kim są udostępniane. Łatwo założyć, że komunikacja jest prosta – bez myślenia. To częsty błąd. Ponieważ często zakładamy, że komunikacja jest naturalna, łatwo jest stać się nieformalnym.

Stworzenie planu zawiera dokładne kroki, które należy wykonać, aby wszyscy rozumieli przesłanie i wiedzieli, komu w razie potrzeby zadawać pytania. Wykorzystanie planu komunikacji jako struktury wiadomości tworzy niezawodne źródło, z którego każdy może korzystać.

Kto powinien skupić się na planowaniu komunikacji?

Planowanie komunikacji to wysiłek grupowy, a wszyscy interesariusze powinni współpracować w celu stworzenia najlepszego możliwego planu dla całej organizacji. Ponieważ powinny być spójne bez względu na dział lub projekt, ważne jest, aby wszyscy je rozumieli.

Biorąc to pod uwagę, planowanie komunikacji jest najskuteczniejsze, gdy jest prowadzone przez osobę. W zależności od kontekstu planu (czy zostanie on wprowadzony w całej organizacji, czy wykorzystany do pojedynczego projektu) ta osoba będzie się różnić. Na przykład plan komunikacji dla całej organizacji może zostać stworzony przez kogoś z działu HR lub kierownictwa. Z drugiej strony, kierownik projektu stworzyłby specjalny plan projektu.

Powiązane: Darmowy szablon planu projektu dla programu Word

Jakie są kroki w planowaniu komunikacji?

Tworząc plan komunikacji, łatwo zgubić się w chwastach. Aby upewnić się, że pokrywasz wszystkie swoje bazy, wykonaj następujące kroki:

1. Określ potrzeby komunikacyjne

Najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest określenie konkretnych wymagań komunikacyjnych. Na przykład warto pomyśleć o tym, kto będzie się komunikował. Czy różne działy będą się ze sobą komunikować? Czy HR będzie komunikować się z całą organizacją? Wszystkie te potencjalne scenariusze muszą być brane pod uwagę.

2. Powiedz, dlaczego każdy komunikat jest konieczny

Jedną z najważniejszych rzeczy do rozważenia podczas tworzenia planu komunikacji jest to, dlaczego jest to nawet konieczne. Jak wspomnieliśmy powyżej, komunikacja może wydawać się drugą naturą. Dlaczego w ogóle potrzebujemy planu? Ale kiedy dokładnie określamy, dlaczego potrzebujemy planu i jak ten plan usprawni pracę zespołową, jesteśmy zmotywowani do stworzenia czegoś skutecznego.

3. Ustal, w jaki sposób zespół będzie się komunikować

Ten krok jest dość prosty. Ktoś musi dokładnie zdecydować, jak będzie przebiegać komunikacja. Innymi słowy, jakich narzędzi użyje zespół? Na przykład zespoły mogą używać poczty e-mail do niektórych wiadomości, a aplikacji innych firm, takich jak Slack, do innych. Mogą również istnieć dokumenty i raporty, które należy wypełnić i zarchiwizować.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager, możesz zarządzać wszystkimi planami projektów, komunikacją projektową i dokumentacją projektową na jednej intuicyjnej platformie online.

4. Zdecyduj, jak często odbywać się będzie oficjalna komunikacja

Wiele planów wyznacza konkretne interwały komunikacji, bez względu na przesłanie. Te komunikaty można traktować jako „meldunki” i służą do tego, aby wszyscy byli na tej samej stronie i czuli się poinformowani. To także tworzy pisemny zapis przeszłości.

5. Przypisz obowiązki komunikacyjne

Ktokolwiek tworzy plan, jest również odpowiedzialny za decydowanie, kto będzie udostępniał informacje — szefowie departamentów, urzędnicy itp. Osoby te mogą wówczas potencjalnie przekazać swoje wiadomości osobie, której zadaniem będzie przygotowanie kompleksowej aktualizacji lub sformatowanie informacji w określony sposób. Wszystkie te obowiązki należy rozważyć i przypisać.

Powiązane: 5 darmowych szablonów raportów projektu

Ważne części planu komunikacji

Podczas pisania planu komunikacji należy pamiętać o pięciu ważnych rzeczach. Kiedy weźmiesz pod uwagę wszystkie pięć z tych rzeczy, możesz mieć pewność, że pokryłeś wszystkie swoje podstawy. Najlepszym sposobem, aby upewnić się, że rozumiesz te elementy, jest udzielenie odpowiedzi na następujące pytania związane z każdym z nich:

Publiczność

„Dla kogo jest to przesłanie i czy jest więcej niż jedna publiczność?”

Najlepszym miejscem do rozpoczęcia komunikacji jest ustalenie odbiorców przekazu. Zastanów się na przykład, kto będzie się komunikował, np. różne działy, dyrektorzy, agencje zewnętrzne itp. Ta publiczność będzie miała wpływ na przekaz i sposób jego dostarczenia.

Wiadomość

„Jaka jest sama wiadomość i czy ta wiadomość jest jasna?”

Przesłanie jest tym, co napędza plan komunikacji. Zanim zaczniesz tworzyć swój plan, upewnij się, że dokładnie wiesz, co chcesz przekazać, w najprostszy możliwy sposób.

Cel wiadomości

„Dlaczego ważne jest, aby podzielić się tym przesłaniem?”

Określ dokładny cel wiadomości, aby upewnić się, że jest czytelny i zawiera wszystkie niezbędne informacje. Jak? Spróbuj opisać cel wiadomości w jak najmniejszej liczbie słów. Może to być trudne ćwiczenie, ale poprawia istotność przekazu.

Metoda komunikacji

„Jak dokładnie zostanie udostępniona wiadomość i jakie systemy będą używane?”

Ta część planowania komunikacji jest dość okrojona i sucha. Jako osoba, która ją tworzy, musisz upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją, skąd będą pochodzić wiadomości i jak powinni odpowiedzieć. Na przykład, jeśli wszystkie Twoje wiadomości będą dostarczane przez określony kanał Slack, należy to określić. Podobnie, jeśli chcesz zachować całą komunikację w narzędziu do zarządzania projektami, należy to wyjaśnić.

Czas komunikacji

„Jak często powinna odbywać się komunikacja i jaki jest najlepszy interwał?”

Najlepsze plany komunikacji są tworzone w taki sposób, aby komunikacja była żywa i spójna, nawet jeśli niektóre wiadomości są prostymi meldunkami. Najgorsze plany powstają po to, by dostarczać tylko ogromne ogłoszenia. Jednym ze sposobów, aby temu zapobiec, jest ustalenie interwału wysyłania wiadomości. W niektórych przypadkach może to być co tydzień, co miesiąc lub nawet codziennie. Na przykład, jeden może zawierać instrukcje tworzenia i udostępniania dziennego raportu przełożonemu.

Dlaczego warto korzystać z szablonu planu komunikacji?

Kiedy nadejdzie czas na stworzenie oficjalnego planu komunikacji, użycie szablonu może być niezwykle korzystne. Jak pokazaliśmy, mogą to być złożone dokumenty i jest w nich coś więcej niż na pierwszy rzut oka.

Korzystanie z szablonu planu komunikacji pomaga chronić Cię przed pominięciem istotnych informacji lub utworzeniem dokumentu, który jest trudny do zrozumienia. Wszyscy napisaliśmy coś, co ma sens w naszej głowie, ale nie jest tak jasne dla innych czytelników. Szablony planów komunikacji są specjalnie zaprojektowane, aby wyeliminować to ryzyko i ustanowić niezawodny, spójny format komunikacji.

Najlepsze praktyki planowania komunikacji

Planowanie komunikacji wiąże się ze sporą częścią wyzwań, jak wszystko inne. Te najlepsze praktyki mogą pomóc w uniknięciu czkawki.

Stwórz system odpowiedzialności

Nieuchronnie będą momenty, w których łatwiej będzie „wyjść ze scenariusza” i zapomnieć o przestrzeganiu planu. Jest to szczególnie ważne, gdy wiadomość jest prosta, ale równie ważne jest przestrzeganie planu ze względu na spójność.

Z tego powodu pomocne jest wprowadzenie systemu odpowiedzialności, który przypomina wszystkim, jak ważne jest, aby zawsze korzystać z planu. Kiedy wszyscy zrozumieją to znaczenie, będą mniej skłonni do odstąpienia od planu.

Regularnie oceniaj skuteczność

Tworzenie najlepszego możliwego planu komunikacji może być w toku, więc nie kładź swojego na półce, aby zebrać kurz. Zamiast tego monitoruj jego skuteczność i nieustannie wymyślaj nowe sposoby ulepszenia planu. W miarę rozwoju organizacji i projektów plany mogą wymagać dostosowania.

Jeśli pojawiają się nieporozumienia, być może nadszedł czas, aby ocenić, dlaczego się one wydarzyły i co można było zrobić, aby ich uniknąć. Podobnie, plany komunikacji mogą wymagać dostosowania w miarę rozwoju organizacji i projektów, aby zachować skuteczność.

Wysłuchaj opinii interesariuszy

Informacje zwrotne od osób faktycznie korzystających z planu są bezcenne. Jeśli członkowie zespołu i interesariusze zdecydowanie nie lubią planu, znacznie rzadziej z niego korzystają. Podobnie, jeśli plan komunikacji nie spełnia swoich zadań — wyraźne udostępnianie informacji — nadszedł czas na wprowadzenie zmian. Jeśli interesariusze nie rozumieją informacji, nie ma sensu w ogóle się nimi dzielić.

Jak ProjectManager upraszcza planowanie komunikacji

Plany komunikacji są dokumentami statycznymi. Oprogramowanie do zarządzania projektami ożywia je i zapewnia członkom zespołu dokładnie takie narzędzia, jakich potrzebują do realizacji planu. Kiedy twój plan komunikacji i te narzędzia znajdują się w tej samej lokalizacji, sam plan jest znacznie łatwiejszy do wykonania.

ProjectManager skraca czas i energię potrzebną do stworzenia planu komunikacji i wdrożenia go do pracy. Niezależnie od tego, czy używasz szablonu, czy tworzysz plan komunikacji od podstaw, prześlij dokument do ProjectManagera, aby każdy członek zespołu dokładnie wiedział, gdzie go znaleźć. Ponieważ kiedy plan komunikacji jest łatwy do znalezienia i dostępu, wszyscy chętniej z niego skorzystają.

Zorganizuj swój zespół i jego umiejętności

Po utworzeniu planu komunikacji nadszedł czas, aby wprowadzić go w życie! ProjectManager oferuje wszystkie funkcje potrzebne do inspirowania i realizacji najbardziej efektywnego planu komunikacji. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze w zadaniach i oznaczać się nawzajem, a także dodawać do zadań dodatkowych członków zespołu. Te tagi i komentarze ułatwiają zadawanie pytań, uzyskiwanie odpowiedzi i odwoływanie się do komunikacji w przyszłości.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia zespołowi platformę współpracy do planowania, śledzenia i raportowania postępów. Przekonaj się, jak może sprawić, że Twoje projekty będą bardziej produktywne i wydajne, korzystając z bezpłatnego oprogramowania już dziś.