Cara Menulis Dokumen Persyaratan Produk (PRD)

Saat Anda membuat produk, bagaimana Anda memastikan bahwa semua kemampuan yang diinginkan disertakan dalam hasil akhir? Itulah mengapa dokumen persyaratan proyek (PRD) sangat penting. Ini mengomunikasikan informasi ini kepada semua orang di tim produk.

Tapi apa sebenarnya dokumen persyaratan produk dan apa yang perlu disertakan di dalamnya agar efektif? Kami akan menunjukkan cara membuatnya sehingga ketika Anda merencanakan produk berikutnya, hasil akhir memiliki semua yang Anda rencanakan untuk dimasukkan ke dalamnya.

Apa itu Dokumen Persyaratan Produk (PRD)?

Dokumen persyaratan produk (PRD) adalah garis besar rinci dari semua persyaratan produk. Ini menjelaskan nilai produk serta tujuan atau fiturnya. Manajer produk bertanggung jawab untuk membuat dokumen persyaratan produk untuk dikomunikasikan kepada tim produk dan pemangku kepentingan.

Detailnya mencakup apa yang sedang dibangun proyek, untuk siapa produk itu dan bagaimana produk itu akan bermanfaat bagi pengguna akhir. Struktur dokumen persyaratan produk adalah top-down; itu dimulai dengan gambaran besar, memberikan visi keseluruhan tentang apa yang harus dicapai. Sasaran produk kemudian dikaitkan dengan fitur yang mencapai visi tersebut. Ada juga detail tentang bagaimana pengguna akhir akan terlibat dengan produk dan seperti apa tampilannya.

Metodologi manajemen proyek tradisional paling umum saat menggunakan dokumen persyaratan produk. Itu karena dalam metodologi seperti air terjun, persyaratan didefinisikan dalam fase pertama proyek dan fase berikutnya mengikuti ketika yang sebelumnya telah selesai. Namun, dokumen persyaratan produk telah digunakan di lingkungan yang lebih gesit dengan pendekatan perencanaan berulang dan adaptif di mana persyaratan terus ditambahkan ke backlog dan diprioritaskan.

Terlepas dari metodologi apa yang Anda gunakan untuk mengelola pengembangan produk, ProjectManager telah membantu Anda. Perangkat lunak manajemen proyek fleksibel kami memiliki bagan Gantt untuk metodologi air terjun yang dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar untuk melacak kemajuan dan kinerja Anda secara real time. Jika tim Anda gesit, mereka dapat beralih ke papan kanban dan mengelola backlog mereka serta merencanakan sprint secara kolaboratif. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Cara Menulis PRD

Jelas bahwa dokumen persyaratan produk merupakan langkah penting dalam perencanaan proyek. Tapi apa yang membentuk PRD dan bagaimana Anda membuatnya? Ini harus menjadi proses yang menyeluruh dan jelas dan akan digunakan untuk mengkomunikasikan persyaratan produk kepada tim produk. Juga harus ada detail dari setiap kemampuan yang diperlukan untuk rilis.

Setiap proyek berbeda, tetapi sangat membantu untuk memetakan komponen dokumen persyaratan produk yang standar terlepas dari produk yang Anda buat. Jangan ragu untuk menambahkan ke daftar ini, tetapi berikut ini adalah awal yang baik tentang cara membuat dokumen persyaratan produk yang bisa diterapkan.

1. Garis Besar Informasi Proyek

Ini adalah tampilan tingkat tinggi dari produk yang bertindak sebagai pengantar tentang apa yang akan dicakup oleh dokumen persyaratan produk. Di sini Anda ingin membuat daftar semua peserta dalam proyek, termasuk pemangku kepentingan, tanggal rilis target dan beberapa informasi umum tentang produk, seperti apa tujuannya, kebutuhan untuk mengisinya, dll.

2. Detail Tujuan/Sasaran

Sekarang Anda ingin menyelam lebih dalam dan menjelaskan tujuan dan sasaran proyek. Artinya, Anda ingin menguraikan mengapa Anda membuat produk ini dan apa yang ingin Anda capai setelah Anda melakukannya. Untuk menentukan tujuan dan sasaran Anda, Anda dapat menggunakan teknik SMART. Akronim ini berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu, yang membantu Anda memastikan tujuan dan sasaran Anda realistis.

3. Perhatikan Asumsi & Batasan

Buat daftar apa yang diharapkan pengguna produk Anda dari hasil akhir. Kemudian buat daftar batasan dan kekuatan eksternal dan internal yang mungkin berdampak pada proyek Anda, baik secara positif maupun negatif. Ini adalah saat yang tepat untuk menentukan apakah ada ketergantungan tugas.

4. Tambahkan Latar Belakang & Kesesuaian Strategis

Untuk latar belakang, Anda ingin menentukan masalah atau masalah apa pun yang akan diselesaikan proyek selama siklus hidupnya. Ini seperti membuat rencana manajemen risiko, mengidentifikasi risiko apa yang mungkin ada dan bagaimana Anda akan menanggapinya. Kesesuaian strategis mengacu pada bagaimana produk yang Anda hasilkan selaras dengan keseluruhan strategi bisnis organisasi.

5. Cantumkan Cakupan: Kisah & Persyaratan Pengguna

Ruang lingkup proyek menguraikan semua fitur produk yang akan dikembangkan. Ini didasarkan pada cerita pengguna, yang merupakan penjelasan umum fitur dari sudut pandang pengguna. Anda juga ingin mendapatkan masukan dari pemangku kepentingan Anda dan mengidentifikasi harapan mereka terhadap produk tersebut.

Terkait: Template Lingkup Proyek Gratis untuk Word

6. Tentukan Fitur Produk

Buat daftar fitur produk atau rilis baru dan jelaskan tujuannya, setiap fitur, dan kasus penggunaan. Menambahkan lebih banyak detail disarankan agar semua orang memahami fitur sepenuhnya, terutama jika fiturnya rumit atau di luar cakupan.

7. Tampilkan Kriteria Rilis

Perhatikan prasyarat yang harus dipenuhi agar produk dapat dikirimkan ke pelanggan. Ini termasuk fungsionalitas minimum untuk produk yang akan dirilis ke publik, memperjelas ruang lingkup pengujian pengguna dan memastikan produk ramah pengguna. Anda juga akan mengetahui apa yang harus ditetapkan sebagai dasar kinerja.

8. Rekam Metrik Sukses

Anda juga harus menentukan metrik keberhasilan untuk produk Anda. Itu berarti mengidentifikasi apa yang paling penting dalam hal memberikan produk yang sukses dan bagaimana Anda berencana untuk melacak metrik itu. Ini dapat melacak interaksi pengguna dengan fitur, dan berapa lama atau sering mereka menggunakan produk atau fitur lainnya.

9. Pengecualian Katalog

Sama pentingnya dengan mengetahui apa yang ada dalam ruang lingkup proyek adalah memahami apa yang berada di luar ruang lingkup. Dengan merinci aktivitas ini, Anda dapat menyelamatkan tim dari jalan buntu yang hanya memakan waktu dan menambah biaya proyek.

Contoh Dokumen Persyaratan Produk

Sekarang mari kita lihat komponen dokumen persyaratan produk yang kami uraikan di atas dan lihat bagaimana tampilannya dalam contoh dokumen persyaratan produk. Berikut adalah contoh dokumen persyaratan produk sederhana untuk memberi Anda gambaran tentang cara kerjanya.

Katakanlah Anda membuat aplikasi yang mengatur email Anda. Tujuannya adalah untuk membuat aplikasi yang membantu orang menghindari spam dan menandai email penting, seperti catatan dari teman dan keluarga, tagihan, dll. Tujuannya adalah agar aplikasi menjangkau khalayak luas dan terdaftar di bagian atas app store .

Anda akan mengerjakan fitur yang dapat memindai spam dan memindahkannya ke folder spam untuk berjaga-jaga jika itu mengumpulkan email yang bukan sampah. Juga akan ada fitur yang mengenali orang-orang dari buku alamat Anda dan menandai email-email ini sehingga mereka yang pertama Anda lihat. Selain itu, akan ada fitur untuk menangkap email yang sensitif terhadap waktu, seperti tagihan.

Alur kerja terdiri dari para insinyur yang mengembangkan solusi yang kemudian dirancang oleh tim antarmuka pengguna untuk memastikan produk ramah pengguna. Tim konten akan menambahkan salinan yang diperlukan dan produk akan melalui pengujian untuk memastikan tidak ada bug. Jika ada bug, ini akan dikirim kembali ke engineering untuk diperbaiki sebelum kembali ke antrian pengujian.

Aplikasi email akan dirancang untuk pengguna seluler, tetapi pada titik ini, tim akan memutuskan apakah ia memiliki sumber daya untuk membuat beberapa versi untuk browser, sistem operasi, dll. Tim juga akan mengidentifikasi tugas yang bergantung, seperti desain dapat' t bekerja sampai teknik memberikan fitur yang bisa diterapkan. Asumsinya termasuk bahwa pengguna akan memiliki kemudahan penggunaan sehingga tidak akan ada hambatan untuk masuk. Kendalanya adalah waktu ke pasar, karena produknya rumit dan mungkin memerlukan jadwal yang direncanakan yang dapat memengaruhi penjualan.

PRD vs. MRD

Dokumen persyaratan produk sering kali dapat dikacaukan dengan dokumen persyaratan pasar. Yang terakhir ini mendefinisikan kebutuhan pelanggan yang akan ditangani oleh produk. Dokumen persyaratan produk adalah bagaimana produk akan dibangun. Keduanya penting tetapi melayani area pengembangan produk yang berbeda.

PRD vs. BRD

Dokumen lain yang sering dikacaukan dengan dokumen persyaratan produk adalah dokumen persyaratan bisnis. Yang terakhir lebih merupakan pandangan tingkat tinggi pada kebutuhan bisnis. Ini menjawab pertanyaan tentang apa yang ingin dilakukan bisnis sementara dokumen persyaratan produk secara khusus tentang membangun produk.

ProjectManager Membantu Dengan Perencanaan Produk

Dokumen persyaratan produk adalah bagian penting dari rencana produk yang lebih besar. Ini rumit sebagaimana adanya dan hanya tumbuh dalam kompleksitas ketika Anda harus menjadwalkan aktivitas, sumber daya, dan biaya. Lalu ada pelacakan biaya tersebut. Semua ini berarti Anda memerlukan perangkat lunak manajemen produk untuk mengelola semua bagian yang bergerak ini. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak kebutuhan produk Anda.

Kelola Tugas di Beberapa Tampilan Proyek

Manajer produk mungkin membangun proyek pada bagan Gantt, tetapi tim produk tidak memerlukan tingkat detail ini untuk melakukan pekerjaan mereka. Untungnya, ada beberapa tampilan proyek yang membantu tim menerapkan rencana dengan fitur yang ingin mereka gunakan. Beberapa lebih suka tampilan daftar atau tampilan kanban, yang memungkinkan tim untuk mengelola simpanan mereka dan berkolaborasi dalam sprint. Manajer mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan mereka sehingga mereka dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk menghindari kemacetan. Ada juga tugas berulang untuk mengingatkan anggota tim tentang rapat, ulasan produk, dan lainnya.

Lacak Kemajuan dan Performa secara Real Time

Untuk tetap pada jadwal dan tetap pada rencana produk Anda, Anda harus melacak kemajuan dan kinerja Anda. Dalam PRD Anda, Anda mencatat metrik dan kriteria keberhasilan. Dasbor real-time kami memberi Anda tampilan proyek tingkat tinggi. Tidak diperlukan pengaturan seperti alat ringan lainnya. Ini siap saat Anda memiliki enam metrik proyek yang dilacak dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Anda dapat melacak waktu, biaya, beban kerja tim Anda, dan lainnya untuk mengetahui anomali apa pun dan mengatasinya sebelum menjadi masalah.

Ada laporan yang dapat disesuaikan ketika Anda ingin masuk lebih dalam ke data yang dapat dengan mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui. Ada juga alat manajemen sumber daya untuk menjaga tim produk Anda tetap produktif. Perangkat lunak kami adalah toko serba ada untuk semua kebutuhan produk Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menghubungkan tim dan memberi mereka alat untuk mengotomatiskan alur kerja, mengelola risiko, dan melacak pekerjaan mereka secara real time. Platform kolaboratif kami berarti Anda dapat bekerja di mana saja dan kapan saja, lintas departemen atau benua. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.