6 formas de recortar los gastos comerciales (¡y aumentar los ingresos!)

¿Se ha dado cuenta de que necesita reducir los costos comerciales y reducir en gran medida los gastos, pero le preocupa paralizar su negocio?

¡No se preocupe, lo tenemos cubierto! Nuestro segundo episodio de la serie Survive and Thrive se enfoca en recortar los gastos en su negocio de manera inteligente y prepararse para el éxito a largo plazo.

A los anfitriones Alisa Meredith y Jeff Sieh se les unió nada menos que Andrew English, el propio director financiero de Tailwind, para enseñar a nuestros televidentes lo que necesitan saber sobre cómo manejar los gastos de su negocio a corto plazo.

¡Mire el programa completo a continuación y desplácese hacia abajo para ver las notas del programa, los puntos clave y una increíble hoja de trabajo para ayudarlo a abordar sus propios costos!

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¡Conozca a Andrew English, director financiero de Tailwind App!

Andrew English (también conocido como Andy), nuestro amado Director de Finanzas, visitó este episodio especial de Survive and Thrive para conversar sobre su tema favorito:

¡Dinero! Específicamente, guardarlo.

Con frecuencia llamado el "James Bond de las finanzas" en la oficina, Andy tiene una gran cantidad de conocimientos y experiencia recopilados durante más de 16 años administrando finanzas en las industrias de tecnología y medios .

Antes de unirse al equipo de Tailwind, Andy fue vicepresidente de finanzas en la publicación internacional The Economist . No hace falta decir que si tiene preguntas sobre cómo administrar su dinero, ¡él es el indicado!

Nos sentimos muy honrados de que se tomara un descanso de la búsqueda de recibos de gastos del equipo de Tailwind (¡lo siento, Andy!) para este FB Live especial.

Siga leyendo para obtener consejos prácticos y una perspectiva sobre cómo recortar los gastos de su negocio y aumentar sus ingresos.

¡Y no olvide descargar la hoja de trabajo gratuita que hemos creado para ayudarlo a abordar todos esos gastos ahora mismo!

Consejo #1: Comience por clasificar sus gastos comerciales

Cuando se trata de determinar qué gastos se pueden recortar, Andy comienza con un sistema de clasificación simple.

Pasé las últimas dos o tres semanas revisando nuestra lista de proveedores, incluyéndolos a todos. ¿Cuál es su nombre, cuánto cuestan, cuál es la próxima vez que debemos pagarles y cuánto es eso?

Luego, esencialmente los estoy poniendo en tres grupos: están los " Imprescindibles ", los " Agrega valor pero necesita revisión " y luego los " No necesita ". Estas son cosas de las que podemos prescindir fácilmente, o son descuidos sobre los que debemos hacer algo.

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Luego, traza un plan de ataque diferente basado en el grupo en el que cae un proveedor.

Busque oportunidades para ahorrar en sus "imprescindibles"

Probablemente no pueda deshacerse con seguridad de sus artículos imprescindibles, ya que son esenciales para sus operaciones comerciales . Sin embargo, eso no significa que no pueda buscar oportunidades para ahorrar algo de dinero en ellas.

Por ejemplo, si utiliza una plataforma de software basada en usuarios, ¿todos en su empresa necesitan una licencia para acceder a ella?

Incluso si tiene que reducir los puestos de su software a corto plazo para hacer frente al COVID-19, esta puede ser una manera fácil de ahorrar algo de dinero, ¡y siempre puede volver a agregarlos cuando las cosas mejoren!

Considere el cubo de "valor agregado" y prepárese para tomar decisiones difíciles

Para Andy, el segmento de valor agregado tiende a contener cosas que generan valor para el negocio pero que no tienen un impacto inmediato en las operaciones . ¡Estos pueden parecer software, un contratista o un recurso de diseño, por ejemplo!

Lo complicado de este cubo es que generalmente hay algún impacto al reducir estos gastos.

A menudo son cosas que, si las quitáramos, tendrían un impacto a largo plazo en nuestro negocio. Es posible que no lo veamos de la noche a la mañana, pero no se limita a eliminar los agregados de valor porque afectará su negocio en algún momento.

Así que ese es el cubo más difícil de atravesar, hay muchas cosas que sopesar entre sí.

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Entonces, ¿cómo empiezas a tomar esas decisiones? Es útil comparar dos o más de los elementos de este cubo entre sí y determinar cuál le brinda el mayor valor, le ahorra más tiempo o le brinda el mayor retorno de su inversión .

Reduzca sus gastos "no necesarios"

Este cubo es el más fácil de abordar y, si está abrumado, Andy le sugiere que comience aquí .

Hay una sensación de tomar control sobre eso, sentir que lo has hecho, que está enfadado. ¡Ciertamente me hizo sentir mejor acerca del progreso que estamos logrando en el lado de los costos, tanto como la cantidad que hemos ahorrado en las últimas semanas!

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En este cubo hay cosas en las que simplemente no necesita gastar dinero en este momento. No siempre tiene que ser una cancelación estricta de un software o servicio. Tú también puedes:

• Cambiar a un plan de nivel inferior
• Cortar número de usuarios
• Cancele complementos, servicios y funciones que no usa
• Eliminar duplicados

Por ejemplo, Andy encontró recientemente tres suscripciones de software para realizar reuniones y dos para programarlas en uso en la empresa. Estos son duplicados y una manera fácil de eliminar gastos que no son cruciales.

Consejo profesional: no tiene que guardar la revisión de sus proveedores y suscripciones para tiempos difíciles. Ponga una nota en su calendario cada 6 meses para revisar sus gastos y asegurarse de que está gastando sabiamente.

Consejo #2: Siéntase cómodo hablando de dinero

Para aprovechar al máximo nuestro primer consejo, será muy importante que se sienta lo más cómodo posible hablando de dinero . Si esto se siente increíblemente incómodo, ¡no se preocupe! Utilice la función de chat si está disponible.

Antes de comenzar a trabajar en sus dos primeros cubos y buscar oportunidades para reducir gastos o cambiar planes, describa lo siguiente muy claramente. ¡Puede usar un documento de Word e incluso copiar y pegar si planea hablar con varios proveedores!

Esto es lo que debe abordar:

• En qué situación te encuentras (por ejemplo, necesito reducir costos de inmediato)
• Por qué estás haciendo esto (por ejemplo, estoy tratando de ahorrar dinero por este motivo)
• El objetivo que desea alcanzar (por ejemplo: necesito ahorrar X cantidad o necesito obtener un 50 % de descuento)
• Pedir ayuda

Cuando hablas con alguien, 9 de cada 10 veces obtendrás una mejor respuesta que enviar un correo electrónico. Sea transparente y claro; siendo realistas, ellos están allí tratando de ayudar.

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Sepa cómo puede reducir costos sin solo pedir un descuento

Para que sea más fácil para ambas partes encontrar una solución común, es útil tener algunas opciones listas para usar en lugar de solo pedir un descuento .

Por ejemplo, ¿puede cambiar a un contrato diferente, eliminar usuarios o hacer arreglos para retrasar el pago y mantener el servicio por unos meses más?

Cuando hace su tarea sobre posibles soluciones, les da a los proveedores y contratistas más espacio para encontrar una solución que funcione para ambos, ¡ así que la situación se convierte en una situación beneficiosa para todos!

Llame a los contratistas o personas que hayan trabajado personalmente con usted

Una parte importante de la negociación de contratos y la reducción de gastos es preservar las relaciones. Si ha trabajado personalmente con un contratista, un profesional independiente o un proveedor de servicios, debe optar por llamarlos por teléfono o participar en un chat de video para hablar sobre las cosas.

Consulte el plan que hizo y enfatice el por qué detrás de su pregunta.

El por qué es realmente importante: podría ser mantener el negocio a flote, asegurarse de que puede proporcionar cosas para su familia, etc. Es muy importante comunicar el por qué, porque las personas son receptivas a eso y lo comprenden. Estamos todos juntos en esto.

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Busque soluciones comunes aquí que puedan reducir los costos de cualquier manera que tenga sentido. Tal vez esté renegociando el alcance de los servicios, solicitando un pago diferido o algo más específico para la relación.

Sobre todo, sea abierto, transparente y trabaje para preservar la relación. ¡Después de todo, esta situación no durará para siempre!

Consejo n.° 3: Peine sus pagos para automóviles: renovaciones

¡No hay nada peor que olvidarse de una aplicación o suscripción a una plataforma, solo para ver cómo llega a su cuenta bancaria en el peor momento posible!

Asegúrese de incluir las fechas de pago y renovación, y si sabe que es una suscripción que no necesitará en el futuro, cancélela ahora.

Tenemos cosas que pagamos anualmente debido a un descuento, pero sabemos que no las necesitaremos a largo plazo.

Si tiene alguno de esos, ingrese y cancélelo ahora, por un período de tres o seis meses... cuando llegue a su fin, para que no se vea afectado por la renovación automática.

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Consejo #4: Lea la letra pequeña de sus contratos

A medida que hacemos la transición a una nueva normalidad de trabajar desde casa, eventos cancelados y puertas cerradas, es importante buscar en sus contratos cláusulas que puedan ayudar.

Por ejemplo, las cláusulas de fuerza mayor le permiten explorar la cancelación de contratos en caso de desastre o fuerzas fuera de su control . ¡Esto puede liberar algunos gastos y devolver a su bolsillo el dinero que podría necesitar!

Negociar Renta de Negocio u Oficina

El alquiler de espacio de oficina, especialmente el espacio de coworking, podría ser inútil para usted en este momento. Si puede cancelar su alquiler en un espacio de coworking como We Work, explore hacerlo, o reduzca el contrato al mínimo de asientos a corto plazo.

Vale la pena hablar con su administrador de cuenta, arrendador o administrador del edificio para conocer las opciones de alquiler: pausar contratos o diferir el pago hasta que los tiempos mejoren y el negocio regrese.

Hable con sus corredores de seguros para cualquier posible asistencia

Querrá ponerse en contacto con sus corredores o proveedores de seguros lo antes posible por dos razones.

1. Actualiza tu dirección para que sepan dónde estás.
2. Pregunte si hay algo en alguna de sus pólizas que lo protegerá durante este tiempo

Por ejemplo, la pérdida de ingresos puede estar incorporada en alguna parte, o algo en su seguro de propiedad que podría significar un reembolso o cobertura de gastos.

Sobre todo, el seguro no es un gasto que debas recortar si puedes evitarlo. Vale la pena evitar el riesgo potencial por el costo: la desventaja de los problemas importantes sin seguro es tan mala que vale la pena mantenerlo si puede.

Si necesita reducir los gastos de seguro, primero explore cambiar las fechas de pago, diferir el pago o recortar partes de su cobertura para que aún tenga algún tipo de red de seguridad, ¡aunque sea menos!

Consejo #5: Haga un Plan de Batalla para los Impuestos

La buena noticia es que el Día de los Impuestos se ha retrasado unos meses. Esto significa una de dos cosas para usted, dependiendo de su situación fiscal.

Si sabe que deberá impuestos al gobierno, espere para presentar su declaración. Puedes retrasar el manejo de este gasto por unos meses, manteniendo ese dinero en tu bolsillo cuando lo necesites.

Sin embargo, si sabe que se le debe un reembolso, presente su reclamo lo antes posible. El IRS está acelerando el procesamiento de los reembolsos para devolver el efectivo a quienes se les debe lo antes posible. Esto significa que lo recuperará en unas pocas semanas en la mayoría de los casos.

Busque deducciones comúnmente pasadas por alto

Mientras examina sus estados de cuenta bancarios para identificar gastos, es un buen momento para buscar gastos que puede deducir de sus impuestos.

Pase el dedo por su tarjeta de crédito o extracto bancario y pregunte: "¿Usé esto para el trabajo? ¿Era esto parte de la empresa en lugar de tu vida personal?

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¡Es un buen momento para sentarse con su contador si tiene uno, o usar la función de chat en los servicios de archivo web para aclarar las deducciones y obtener ayuda! Si está trabajando desde casa, ¿puede designar parte de su hogar como espacio de oficina para deducirlo de sus impuestos? ¿Puede gastar parte de su hipoteca o alquiler para este propósito?

Estas son solo algunas de las deducciones potenciales más ignoradas que podrían ser especialmente relevantes ahora. En pocas palabras, ¡quieres llegar al meollo de tu estado de cuenta bancario para comprender en qué estás gastando tu dinero!

Consejo #6: Haga de su banco su nuevo mejor amigo

El consejo n.° 6 es el que Andy jura: ¡Hable con su banco! No importa en qué situación se encuentre, los préstamos del gobierno, los préstamos de la SBA , etc., su banco será su primer punto de contacto.

Según Andy, un banco local puede ser aún más útil y personal en esta situación que un banco más grande.

Una de las razones de esto tiene que ver con los préstamos de la SBA: es posible que los bancos más grandes ya hayan alcanzado su límite con el gobierno y no acepten más solicitudes.

¡Eso no significa que no haya dinero por ahí!

Si se encuentra en esta situación al explorar los préstamos para pequeñas empresas de los recientes paquetes de estímulo de COVID-19, hable con un banco local antes de darse por vencido. Lo más probable es que estén felices de ayudarlo a configurar una cuenta y trabajar con usted, y es menos probable que ya hayan alcanzado su límite.

Tome la hoja de trabajo para evaluar sus gastos

¿Listo para evaluar sus gastos y comenzar a ahorrar su dinero? ¡La siguiente hoja de trabajo GRATUITA lo ayudará a comenzar!

¿Necesita más recursos comerciales mientras navegamos juntos por la recesión de COVID-19? ¡Estén atentos a nuestra serie especial Survive & Thrive todos los martes en FB Live para obtener más consejos de expertos y hojas de trabajo útiles!

¿Tiene una pregunta candente sobre la reducción de gastos o la negociación con los proveedores? Déjalo en los comentarios a continuación: ¡leemos todos!

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