6 façons de réduire les dépenses d'entreprise (et d'augmenter les revenus !)

Avez-vous réalisé que vous deviez réduire les coûts de votre entreprise et réduire considérablement vos dépenses, mais vous craignez de paralyser votre entreprise ?

Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu'il vous faut ! Notre deuxième épisode de la série Survive and Thrive se concentre sur la réduction intelligente des dépenses de votre entreprise et sur la réussite à long terme !

Les hôtes Alisa Meredith et Jeff Sieh ont été rejoints par nul autre qu'Andrew English, le propre directeur financier de Tailwind, pour enseigner à nos téléspectateurs ce qu'ils doivent savoir sur la gestion de leurs dépenses professionnelles à court terme.

Regardez l'émission complète ci-dessous et faites défiler vers le bas pour les notes de l'émission, les principaux plats à emporter et une feuille de travail impressionnante pour vous aider à faire face à vos propres coûts !

Regardez la rediffusion complète en direct de FB

Rencontrez Andrew English, directeur financier chez Tailwind App !

Andrew English (alias Andy), notre bien-aimé directeur financier, est passé dans cet épisode spécial de Survive and Thrive pour discuter de son sujet préféré :

De l'argent! Plus précisément, le sauvegarder.

Fréquemment surnommé le « James Bond des finances » au sein du bureau, Andy possède une mine de connaissances et d'expérience acquise au cours de plus de 16 ans de gestion des finances dans les secteurs de la technologie et des médias .

Avant de rejoindre l'équipe Tailwind, Andy était vice-président des finances de la publication internationale The Economist . Inutile de dire que si vous avez des questions sur la gestion de votre argent, c'est à lui qu'il faut s'adresser !

Nous avons été tellement honorés qu'il ait pris une pause dans la recherche des reçus de dépenses de l'équipe Tailwind (désolé, Andy !) Pour ce FB Live spécial.

Continuez à lire pour obtenir des conseils pratiques et une perspective sur la façon de réduire vos dépenses professionnelles et d'augmenter vos revenus.

Et n'oubliez pas de télécharger la feuille de calcul gratuite que nous avons créée pour vous aider à faire face à toutes ces dépenses dès maintenant !

Astuce #1 : Commencez par trier vos dépenses professionnelles

Lorsqu'il s'agit de déterminer quelles dépenses peuvent être réduites, Andy commence par un système de tri simple.

J'ai passé les deux ou trois dernières semaines à parcourir notre liste de fournisseurs, à les lister tous. Comment s'appellent-ils, combien coûtent-ils, quelle est la prochaine fois que nous devons les payer, et combien cela coûte-t-il ?

Ensuite, je les classe essentiellement en trois groupes : il y a les « must-have », les « ajoute de la valeur mais nécessite un examen », puis les « ne pas besoin ». Ce sont des choses dont nous pouvons facilement nous passer, ou ce sont des oublis dont nous devons faire quelque chose.

andy anglais

Ensuite, il élabore un plan d'attaque différent en fonction du seau dans lequel tombe un vendeur !

Cherchez des occasions d'économiser sur vos "must-haves"

Vous ne pouvez probablement pas vous débarrasser en toute sécurité de vos indispensables, car ils sont essentiels aux opérations de votre entreprise . Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas rechercher des opportunités pour économiser de l'argent sur eux !

Par exemple, si vous utilisez une plate-forme logicielle basée sur les utilisateurs, est-ce que tout le monde dans votre entreprise a besoin d'une licence pour y accéder ?

Même si vous devez réduire le nombre de postes sur votre logiciel à court terme pour faire face au COVID-19, cela peut être un moyen facile d'économiser de l'argent - et vous pouvez toujours les rajouter lorsque les choses reprennent !

Pesez le seau « valeur ajoutée » et préparez-vous à prendre des décisions difficiles

Pour Andy, le compartiment à valeur ajoutée a tendance à contenir des éléments qui génèrent de la valeur pour l'entreprise, mais n'ont pas d'impact immédiat sur les opérations . Ceux-ci peuvent ressembler à un logiciel, un entrepreneur ou une ressource de conception, par exemple !

La difficulté avec ce seau est qu'il y a généralement un impact sur la réduction de ces dépenses.

Ce sont souvent des choses qui, si nous enlevions cela, auraient un impact à long terme sur notre entreprise. Nous ne le verrons peut-être pas du jour au lendemain, mais vous ne vous contentez pas de réduire les ajouts de valeur, car cela aura un impact sur votre entreprise à un moment donné.

C'est donc le seau le plus difficile à traverser, il y a beaucoup de choses à peser les unes contre les autres.

andy anglais

Alors, comment commencer à prendre ces décisions ? Il est utile de tenir deux articles ou plus dans ce seau les uns contre les autres et de déterminer lequel vous offre le plus de valeur, vous fait gagner le plus de temps ou offre le meilleur retour sur investissement .

Réduisez vos dépenses « dont vous n'avez pas besoin »

Ce seau est le plus facile à aborder, et si vous êtes débordé, Andy vous suggère de commencer ici .

Il y a un sentiment de prise de contrôle, le sentiment que vous l'avez fait, que c'est coché. Cela m'a certainement rassuré sur les progrès que nous réalisons du côté des coûts, tout autant que sur le montant que nous avons économisé au cours des dernières semaines !

andy anglais

Dans ce seau se trouvent des choses pour lesquelles vous n'avez tout simplement pas besoin de dépenser de l'argent en ce moment. Il ne doit pas toujours s'agir d'une annulation stricte d'un logiciel ou d'un service. Vous pouvez également:

• Passer à un plan de niveau inférieur
• Réduire le nombre d'utilisateurs
• Annuler les modules complémentaires, les services et les fonctionnalités que vous n'utilisez pas
• Éliminer les doublons

Par exemple, Andy a récemment trouvé trois abonnements logiciels pour organiser des réunions et deux pour les planifier en cours d'utilisation dans l'entreprise. Ce sont des doublons et un moyen facile de réduire les dépenses qui ne sont pas cruciales.

Conseil de pro : vous n'avez pas besoin de passer en revue vos fournisseurs et vos abonnements pour les moments difficiles. Mettez une note dans votre calendrier tous les 6 mois pour revoir vos dépenses et assurez-vous que vous dépensez judicieusement !

Conseil n° 2 : soyez à l'aise pour parler d'argent

Pour tirer le meilleur parti de notre premier conseil, il sera très important que vous soyez aussi à l'aise que possible pour parler d'argent . Si cela vous semble incroyablement gênant, pas de soucis ! Utilisez la fonction de chat si elle est disponible.

Avant de commencer à travailler sur vos deux premiers seaux et à rechercher des opportunités de réduire les dépenses ou de modifier les plans, décrivez très clairement ce qui suit. Vous pouvez utiliser un document Word, et même copier et coller si vous prévoyez de parler à plusieurs fournisseurs !

Voici ce qu'il faut aborder :

• Dans quelle situation vous vous trouvez (ex : je dois réduire les coûts immédiatement)
• Pourquoi faites-vous cela (ex : j'essaie d'économiser de l'argent pour cette raison)
• L'objectif que vous souhaitez atteindre (ex : j'ai besoin d'économiser un montant X ou j'ai besoin d'obtenir 50 % de réduction)
• Demander de l'aide

Lorsque vous parlez à quelqu'un, 9 fois sur 10 vous obtiendrez une meilleure réponse qu'en envoyant un e-mail. Soyez transparent et clair; de façon réaliste, ils sont là pour essayer d'aider.

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Savoir comment réduire les coûts sans simplement demander une remise

Afin de permettre aux deux parties de trouver plus facilement une solution commune, il est utile d' avoir quelques options prêtes à l'emploi plutôt que de simplement demander une remise .

Par exemple, pouvez-vous passer à un autre contrat, supprimer des utilisateurs ou vous arranger pour retarder le paiement tout en conservant le service pendant quelques mois supplémentaires ?

Lorsque vous faites vos devoirs sur les solutions potentielles, vous donnez aux fournisseurs et aux entrepreneurs plus de place pour trouver une solution qui fonctionne pour vous deux - la situation se transforme donc en une situation gagnant-gagnant !

Appelez les entrepreneurs ou les personnes qui ont travaillé personnellement avec vous

Une partie importante de la négociation des contrats et de la réduction des dépenses consiste à préserver les relations. Si vous avez personnellement travaillé avec un entrepreneur, un pigiste ou un fournisseur de services, vous devriez choisir de leur téléphoner ou de participer à un chat vidéo pour discuter.

Référez-vous au plan que vous avez élaboré et insistez sur le pourquoi de votre demande.

Le pourquoi est vraiment important - il peut s'agir de maintenir l'entreprise à flot, de s'assurer que vous pouvez fournir des choses à votre famille, etc. Le pourquoi est très important à communiquer, car les gens sont réceptifs à cela et comprennent. Nous sommes tous dans le même bateau.

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Recherchez ici des solutions courantes qui peuvent réduire les coûts de toutes les manières qui ont du sens. Peut-être s'agit-il de renégocier l'étendue des services, de demander un paiement différé ou quelque chose de plus spécifique à la relation.

Surtout, soyez ouvert, transparent et travaillez à préserver la relation. Après tout, cette situation ne durera pas éternellement !

Conseil n° 3 : peignez vos paiements pour les renouvellements automatiques

Il n'y a rien de pire que d'oublier un abonnement à une application ou à une plateforme, pour le voir arriver sur votre compte bancaire au pire moment possible !

Assurez-vous d'indiquer les dates de paiement et de renouvellement - et si vous savez qu'il s'agit d'un abonnement dont vous n'aurez plus besoin à l'avenir, annulez-le maintenant.

Nous avons des choses que nous payons sur une base annuelle en raison d'un rabais, mais nous savons que nous n'aurons pas besoin à long terme.

Si vous en avez, allez-y et annulez-le maintenant, pendant trois mois ou six mois… chaque fois qu'il se termine, afin que vous ne soyez pas touché par ce renouvellement automatique.

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Astuce #4 : Lisez les petits caractères de vos contrats

Alors que nous passons à une nouvelle norme de travail à domicile, d'événements annulés et de portes fermées, il est important de parcourir vos contrats à la recherche de clauses qui peuvent vous aider.

Par exemple, les clauses de force majeure vous permettent d'envisager l'annulation de contrats en cas de catastrophe ou de force majeure . Cela peut libérer certaines dépenses et remettre dans votre poche l'argent dont vous pourriez avoir besoin !

Négocier un loyer pour une entreprise ou un espace de bureau

Louer un espace de bureau, en particulier un espace de coworking, pourrait vous être inutile en ce moment. Si vous pouvez annuler votre location dans un espace de coworking comme We Work, envisagez de le faire – ou réduisez le contrat au strict minimum de sièges à court terme.

Il vaut la peine de discuter avec votre gestionnaire de compte, votre propriétaire ou votre gestionnaire d'immeuble pour connaître les options de location - suspendre les contrats ou reporter le paiement jusqu'à ce que les temps s'améliorent et que les affaires reprennent.

Parlez à vos courtiers d'assurance pour toute assistance potentielle

Vous voudrez contacter vos courtiers ou fournisseurs d'assurance le plus tôt possible pour deux raisons.

1. Mettez à jour votre adresse afin qu'ils sachent où vous êtes.
2. Demandez s'il y a quelque chose dans l'une de vos politiques qui vous protégera pendant cette période

Par exemple, la perte de revenus peut être intégrée quelque part, ou quelque chose dans votre assurance habitation qui pourrait signifier un remboursement ou une couverture des dépenses.

Surtout, l'assurance n'est pas une dépense que vous devriez couper si vous pouvez l'aider du tout. Éviter les risques potentiels pour le coût en vaut la peine - l'inconvénient des problèmes majeurs sans assurance est si grave qu'il vaut la peine de le conserver si vous le pouvez.

Si vous avez besoin de réduire vos dépenses d'assurance, envisagez d'abord de déplacer les dates de paiement, de reporter le paiement ou de réduire certaines parties de votre couverture afin que vous disposiez toujours d'une sorte de filet de sécurité, même s'il est moindre !

Conseil n° 5 : Élaborez un plan de bataille pour les impôts

La bonne nouvelle est que le Tax Day a été repoussé de quelques mois. Cela signifie l'une des deux choses pour vous, selon votre situation fiscale.

Si vous savez que vous devrez des impôts au gouvernement, attendez de déposer. Vous pouvez retarder le traitement de cette dépense de quelques mois, en gardant cet argent dans votre poche lorsque vous en aurez besoin.

Cependant, si vous savez que vous êtes redevable d'un remboursement, faites votre réclamation dès que possible. L'IRS accélère le traitement des remboursements afin de remettre de l'argent à ceux qui sont dus dès que possible. Cela signifie que vous le récupérerez en quelques semaines dans la plupart des cas.

Recherchez les déductions souvent négligées

Pendant que vous examinez vos relevés bancaires pour identifier les dépenses, c'est le bon moment pour rechercher les dépenses que vous pouvez déduire de vos impôts.

Passez votre doigt sur votre carte de crédit ou votre relevé bancaire et demandez : « est-ce que j'ai utilisé ça pour le travail ? Cela faisait-il partie de l'entreprise plutôt que de votre vie personnelle ? »

andy anglais

C'est le bon moment pour vous asseoir avec votre comptable si vous en avez un, ou utilisez la fonction de clavardage sur les services de dépôt en ligne pour clarifier les déductions et obtenir de l'aide ! Si vous travaillez à domicile, pouvez-vous désigner une partie de votre domicile comme espace de bureau à déduire de vos impôts ? Pouvez-vous dépenser une partie de votre hypothèque ou de votre loyer à cette fin ?

Ce ne sont que quelques-unes des déductions potentielles les plus négligées qui pourraient être particulièrement pertinentes maintenant. En fin de compte, vous voulez aller au fond des choses de votre relevé bancaire pour comprendre à quoi vous dépensez votre argent !

Astuce #6 : Faites de votre banque votre nouveau meilleur ami

Le conseil n°6 est celui sur lequel Andy ne jure que : Parlez à votre banque ! Quelle que soit la situation dans laquelle vous vous trouvez, les prêts gouvernementaux, les prêts SBA , etc., votre banque sera votre premier point de contact.

Selon Andy, une banque locale peut être encore plus utile et personnelle dans cette situation qu'une grande banque.

L'une des raisons à cela est liée aux prêts SBA : les grandes banques ont peut-être déjà atteint leur limite avec le gouvernement et n'acceptent plus de demandes.

Cela ne signifie pas qu'il n'y a pas d'argent là-bas!

Si vous vous trouvez dans cette situation lorsque vous explorez les prêts aux petites entreprises des récents plans de relance COVID-19, parlez à une banque locale avant d'abandonner. Plus que probablement, ils sont heureux de vous aider à créer un compte et à travailler avec vous - et sont moins susceptibles d'avoir déjà atteint leur limite.

Saisissez la feuille de calcul pour évaluer vos dépenses

Prêt à évaluer vos dépenses et commencer à économiser votre argent ? La feuille de travail GRATUITE ci-dessous vous aidera à démarrer !

Besoin de plus de ressources commerciales alors que nous naviguons ensemble dans la récession du COVID-19 ? Restez à l'écoute de notre série spéciale Survive & Thrive tous les mardis sur FB Live pour plus de conseils d'experts et des feuilles de travail pratiques !

Vous avez une question brûlante sur la réduction des dépenses ou la négociation avec les fournisseurs ? Laissez-le dans les commentaires ci-dessous – nous lisons tout le monde!

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