成功項目預算的 7 個步驟

如果您沒有資金，您將無法成功完成該項目。 這就是項目預算如此重要的原因：它是項目的命脈。 按照這些步驟來確保在每個階段都支持項目所需的資金。 但首先，我們需要定義什麼是項目預算。

什麼是項目預算？

項目預算是在規定的時間段內完成項目所需的總預計成本。 它用於估計項目每個階段的項目成本。 創建項目預算是項目規劃過程的關鍵部分。

項目預算將包括人工成本、材料採購成本和運營成本等。 但它不是靜態文檔。 您的項目預算將在整個項目期間進行審查和恢復，希望在項目預算軟件的幫助下。

為什麼需要項目預算

顯而易見的答案是項目需要花錢，但它比這更微妙。 項目預算是推動項目資金的引擎。 它與利益相關者溝通需要多少資金以及何時需要。 例如，項目預算對於建築、營銷或製造等任何行業都很重要。

但項目預算不僅是獲得項目所需東西的一種手段。 是的，你需要付錢給團隊，購買或租用設備和材料，但這只是故事的一半。

項目預算重要性的另一部分是它是控制項目成本的工具。 預算是項目計劃的一部分，在項目開始後收集實際成本時，作為衡量績效的基準。

相關：項目預算模板

創建項目預算

如上所述，制定預算需要許多組成部分，包括直接和間接成本、固定和可變成本、勞動力和材料、差旅、設備和空間、許可證以及任何其他可能影響您的項目費用的因素。

為了滿足您項目的所有財務需求，必須徹底制定項目預算，不要遺漏任何需要資金的方面。 為此，我們概述了創建和管理項目預算的七個基本步驟：

1.使用歷史數據

您的項目可能不是第一個嘗試並實現特定目標或目標的項目。 回顧類似的項目和他們的預算是一個很好的方式來建立你的預算。

2. 參考經驗教訓

要進一步闡述歷史數據，您可以從他們的成功和錯誤中吸取教訓。 它提供了一條清晰的路徑，可以導致更準確的估計。 您甚至可以了解他們如何應對變化並控制預算。 如果您需要開始在您的組織中跟踪這些發現，這是一個經驗教訓模板。

3. 利用你的專家

建立項目預算的另一個資源是利用那些有經驗和知識的人——無論是導師、其他項目經理還是該領域的專家。 接觸那些創造預算的人可以幫助您保持正軌並避免不必要的陷阱。

4. 確認准確性

一旦你有了預算，你就沒有完成。 你想看看它並確保你的數字是準確的。 在項目期間不是找錯字的時候。 您還可以尋求那些專家和其他項目團隊成員來檢查預算並確保它是正確的。

5. 基線和重新基線預算

您的項目預算是您在項目開始後衡量項目進度的基準。 它是衡量項目差異的工具。 但是，如上所述，您需要在項目中發生更改時重新設置基線。 一旦變更控制委員會批准任何變更，您需要重新設定基準。

項目管理軟件使設置基線變得簡單。 以 ProjectManager 為例，您所要做的就是打開甘特圖上的設置並選擇設置基線。 現在您已經保存了計劃的工作量，您可以在執行項目時將其與實際工作量進行比較。 您可以在項目期間根據需要多次重置基線，以便始終能夠立即測量您的項目差異。 今天免費試用我們的工具。

6.實時更新

說到變化，越早知道越好。 如果您的項目規劃軟件不是基於雲的，並且在您的團隊更改其狀態時立即更新，那麼您就是在浪費寶貴而昂貴的時間。

7. 走上正軌

擁有實時跟踪的項目管理軟件（如 ProjectManager）的重要性在於，它為您提供了盡快回到正軌所需的信息。 事情不斷變化，項目總是偏離軌道。 那些能更快回到正軌的項目才是成功的。

如果您使用這些構建塊來管理項目費用，您將為項目的成功打下堅實的基礎。

項目預算示例

為了進一步說明如何創建項目預算，讓我們假設我們正在製作一個應用程序。 您需要弄清楚的第一件事是勞動力和材料的成本。 您將需要程序員、設計師、內容開發人員和開發團隊等。它有助於列出所有任務並將團隊分配給他們——這是良好任務管理的標誌。 這樣每一分錢都被計算在內。

為項目分解任務並準備好您的團隊後，您接下來需要查看所需的任何材料。 他們是否需要筆記本電腦、其他設備和設備？ 必須考慮到這一點。

現在註意其他行項目。 可能會有差旅費和租用空間來容納團隊。 然後有適用於任何項目的固定項目。 這些是設定成本並且不會在項目過程中改變的東西。 您還需要一個列來記錄不適合預算中其他地方的任何雜項成本。

您的預算必須有一個計劃與實際的列。 當您製作該應用程序時，您可能會進行調整，這將影響預算。 這些列是一種跟踪支出的方式，以確保您保持在預算範圍內。

免費項目預算模板

如果您想幫助您制定預算，ProjectManager 有一個模板為您列出了大部分基礎知識。 如需更多支持，請試用我們的免費項目預算模板。

免費營銷預算模板

此營銷預算模板是開始為您的營銷活動創建準確基線的絕佳工具。 您可以對其進行自定義以滿足團隊的需求。

免費估算模板

在你準備好寫下你的預算之前，你可能需要為構成你的項目的所有任務起草幾個估計，包括每個任務所需的資源。 我們的估算模板將允許您做出這些估算並與您的利益相關者分享。

ProjectManager 幫助項目保持預算

ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件。 這意味著我們會立即將數據傳送到我們的實時儀表板，這樣您就可以跨六個指標監控您的項目。 當實際成本與您的計劃預算不同時，您可以更快地了解並更快地做出響應。

您還可以在我們的軟件上計劃您的預算，增加費用，然後使用我們的資源管理功能來分配資源、勞動力、小時費率，這些會自動添加到您的項目中。 使用我們的甘特圖添加任務級別的費用，並報告任務級別的費用。

您可以使用 ProjectManager 計劃和管理您的預算，此試用優惠可免費使用 30 天。

更多關於項目預算

很明顯，建立準確的預算是設置項目成功的關鍵。 為什麼不花點時間聽聽我們的常駐項目管理專家 Jennifer Bridges，PMP，他在本教程視頻中解釋瞭如何建立項目預算。

這是一個截圖供您參考！

感謝收看！

專業提示：當您參與項目時，請務必跟踪預算成本與實際成本，以查看您是否遵守該預算。 因為在製定預算之後，您必須知道如何管理它。

成績單：

今天，我們正在討論如何創建項目預算。 而且，我想分享七個專家提示。

但首先，讓我們澄清一下項目預算是什麼。 它是在特定時間段內完成項目並獲得特定結果的總預計成本。

我們要確保我們包含幾個組件。

首先，我們想包括與項目直接相關的直接成本，以及任何間接成本。

我們還想包括固定和可變成本、任何勞動力和材料以及旅行。

我們可能需要包括一些與旅行相關的費用，以及我們可能需要的設備以及任何空間、任何租賃或許可費用。

並且可能還有其他一些成本，但這些只是一些想法。

為什麼我們還是要創建項目預算？ 因為它可以幫助我們跟踪預算與實際成本。

這給了我們一個差異，讓我們最終或一直知道我們在做什麼。

那麼讓我們來談談專家提示。 首先，如果存在歷史數據，請使用它。 如果您有類似的項目，請使用歷史數據，以便您可以比較數據，這樣您就不必從頭開始。

此外，參考經驗教訓。 你要確保不要重複同樣的課程。 你也可以把它包含在這個項目中。

利用您的專家，這也包括您的團隊成員。 因此，您的團隊（可能做過類似項目）可以提供輸入，以及您的利益相關者。

然後確認准確性。 建立項目預算後，您可能希望提供輸入並讓人們查看以確保數據準確。

也是基線。 完成項目預算後，您需要一個基準，這就是您將在整個項目中用來衡量差異的基準。 對我來說，重新基線是一個失敗的項目和一個成功的項目之間的關鍵之一。 如果您對預算進行了更改，並且您的更改控制委員會批准了這些更改，那麼這使您能夠重新確定該預算的基準。

此外，您想實時更新預算。 如果有變化，你要確保這是定期一致的，這樣你就可以跟踪正確的數字。

此外，盡快讓事情回到正軌，因為每一個小偏差都會加劇問題。

因此，如果您需要一個可以幫助您創建、管理和跟踪預算的工具，那麼現在就在 ProjectManager 註冊我們的軟件。