7 Schritte für ein erfolgreiches Projektbudget

Wenn Sie nicht über die Mittel verfügen, werden Sie das Projekt nicht erfolgreich abschließen. Deshalb ist ein Projektbudget so wichtig: Es ist das Lebenselixier des Projekts. Befolgen Sie diese Schritte, um die Mittel zu sichern, die zur Unterstützung des Projekts in jeder Phase erforderlich sind. Aber zuerst müssen wir definieren, was ein Projektbudget ist.

Was ist ein Projektbudget?

Ein Projektbudget ist die voraussichtlichen Gesamtkosten, die benötigt werden, um ein Projekt über einen definierten Zeitraum abzuschließen. Es wird verwendet, um abzuschätzen, wie hoch die Kosten des Projekts für jede Phase des Projekts sein werden. Das Erstellen eines Projektbudgets ist ein wichtiger Teil des Projektplanungsprozesses.

Das Projektbudget umfasst unter anderem Arbeitskosten, Materialbeschaffungskosten und Betriebskosten. Aber es ist kein statisches Dokument. Ihr Projektbudget wird während des gesamten Projekts überprüft und wiederbelebt, hoffentlich mit Hilfe einer Projektbudgetierungssoftware.

Warum Sie ein Projektbudget brauchen

Die offensichtliche Antwort ist, dass Projekte Geld kosten, aber sie ist nuancierter. Das Projektbudget ist der Motor, der die Finanzierung Ihres Projekts antreibt. Es teilt den Stakeholdern mit, wie viel Geld benötigt wird und wann es benötigt wird. Projektbudgets sind für jede Branche wie zum Beispiel Bau, Marketing oder Fertigung wichtig.

Aber ein Projektbudget ist nicht nur ein Mittel, um Dinge zu bekommen, die Ihr Projekt benötigt. Ja, Sie müssen Teams bezahlen, Ausrüstung und Materialien kaufen oder mieten, aber das ist nur die halbe Wahrheit.

Der andere Teil der Bedeutung eines Projektbudgets besteht darin, dass es ein Instrument zur Kontrolle der Projektkosten ist. Das Budget, das Teil Ihres Projektplans ist, dient als Grundlage zur Messung Ihrer Leistung, wenn Sie nach Projektbeginn die tatsächlichen Kosten erfassen.

Verwandt: Projektbudgetvorlage

Erstellen eines Projektbudgets

Wie oben erwähnt, sind viele Komponenten erforderlich, um ein Budget zu erstellen, einschließlich direkter und indirekter Kosten, fixer und variabler Kosten, Arbeits- und Materialkosten, Reisen, Ausrüstung und Platz, Lizenzen und was sich sonst noch auf Ihre Projektkosten auswirken kann.

Um alle finanziellen Anforderungen Ihres Projekts zu erfüllen, muss ein Projektbudget sorgfältig erstellt werden, wobei kein Aspekt ausgelassen werden darf, der eine Finanzierung erfordert. Dazu haben wir sieben wesentliche Schritte zur Erstellung und Verwaltung Ihres Projektbudgets skizziert:

1. Verwenden Sie historische Daten

Ihr Projekt ist wahrscheinlich nicht das erste, das versucht, ein bestimmtes Ziel oder Ziel zu erreichen. Ein Rückblick auf ähnliche Projekte und deren Budgets ist eine großartige Möglichkeit, um einen Vorsprung bei der Erstellung Ihres Budgets zu erhalten.

2. Gelernte Referenzlektionen

Um historische Daten weiter zu vertiefen, können Sie aus ihren Erfolgen und Fehlern lernen. Es bietet einen klaren Weg, der zu genaueren Schätzungen führt. Sie können sogar erfahren, wie sie auf Änderungen reagiert und ihr Budget unter Kontrolle gehalten haben. Hier ist eine Lessons-Learned-Vorlage, wenn Sie diese Ergebnisse in Ihrer Organisation nachverfolgen müssen.

3. Nutzen Sie Ihre Experten

Eine weitere Ressource zum Erstellen eines Projektbudgets besteht darin, Personen mit Erfahrung und Wissen anzusprechen – seien es Mentoren, andere Projektmanager oder Experten auf diesem Gebiet. Wenn Sie sich an diejenigen wenden, die Budgets erstellt haben, können Sie auf Kurs bleiben und unnötige Fallstricke vermeiden.

4. Genauigkeit bestätigen

Sobald Sie Ihr Budget haben, sind Sie noch nicht fertig. Sie möchten einen Blick darauf werfen und sicherstellen, dass Ihre Zahlen korrekt sind. Während des Projekts ist nicht die Zeit, einen Tippfehler zu finden. Sie können diese Experten und andere Mitglieder des Projektteams auch hinzuziehen, um das Budget zu überprüfen und sicherzustellen, dass es stimmt.

5. Baseline und Re-Baseline des Budgets

Ihr Projektbudget ist die Basislinie, an der Sie den Fortschritt Ihres Projekts messen, sobald es begonnen hat. Es ist ein Werkzeug, um die Varianz des Projekts zu messen. Aber wie oben erwähnt, sollten Sie bei Änderungen in Ihrem Projekt eine neue Baseline erstellen. Sobald das Change Control Board eine Änderung genehmigt hat, müssen Sie eine neue Baseline erstellen.

Projektmanagement-Software macht das Festlegen einer Baseline einfach. Nehmen Sie ProjectManager, alles, was Sie tun müssen, ist, die Einstellungen in Ihrem Gantt zu öffnen und eine Baseline festlegen auszuwählen. Jetzt haben Sie den geplanten Aufwand gespeichert und können ihn während der Projektdurchführung mit Ihrem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Sie können die Baseline während des Projekts beliebig oft zurücksetzen, um Ihre Projektabweichung immer sofort messen zu können. Probieren Sie unser Tool noch heute kostenlos aus.

6. Aktualisieren Sie in Echtzeit

Apropos Veränderungen, je früher Sie davon wissen, desto besser. Wenn Ihre Projektplanungssoftware nicht Cloud-basiert ist und aktualisiert wird, sobald Ihr Team seinen Status ändert, dann verschwenden Sie wertvolle und teure Zeit.

7. Machen Sie sich auf den Weg

Die Bedeutung einer Projektmanagement-Software, die in Echtzeit nachverfolgt, wie ProjectManager, besteht darin, dass sie Ihnen die Informationen liefert, die Sie benötigen, um eher früher als später wieder auf Kurs zu kommen. Die Dinge ändern sich und Projekte geraten ständig aus der Bahn. Es sind die Projekte, die schneller wieder auf Kurs kommen, die erfolgreich sind.

Wenn Sie Ihre Projektausgaben mit diesen Bausteinen verwalten, haben Sie eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Projekts.

Beispiel Projektbudget

Um weiter zu veranschaulichen, wie ein Projektbudget erstellt wird, stellen wir uns vor, wir erstellen eine App. Das erste, was Sie herausfinden müssen, sind die Kosten für Arbeit und Material. Sie benötigen Programmierer, Designer, Content-Entwickler, ein Entwicklerteam usw. Es hilft, alle Aufgaben aufzulisten und ihnen das Team zuzuweisen – ein Markenzeichen einer guten Aufgabenverwaltung. Auf diese Weise wird jeder Cent berücksichtigt.

Nachdem die Aufgaben für das Projekt und Ihr Team an Ort und Stelle aufgeschlüsselt sind, müssen Sie sich als Nächstes mit den benötigten Materialien befassen. Benötigen sie Laptops, andere Geräte und Ausrüstung? Dies muss berücksichtigt werden.

Notieren Sie sich nun andere Werbebuchungen. Es können Reisekosten und Raummieten für die Unterbringung des Teams anfallen. Dann gibt es feste Punkte, die für jedes Projekt gelten. Dies sind Dinge, bei denen die Kosten festgelegt sind und sich im Laufe des Projekts nicht ändern werden. Sie möchten auch eine Spalte für verschiedene Kosten, die nicht an anderer Stelle in das Budget passen.

Ihr Budget muss eine geplante versus tatsächliche Spalte haben. Wenn Sie diese App erstellen, werden Sie wahrscheinlich umschwenken, und das wird sich auf das Budget auswirken. Mit diesen Spalten können Sie die Ausgaben nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.

Kostenlose Projektbudgetvorlage

Wenn Sie Hilfe bei der Zusammenstellung Ihres Budgets benötigen, hat ProjectManager eine Vorlage, die die meisten Grundlagen für Sie bereitstellt. Probieren Sie für zusätzliche Unterstützung unsere kostenlose Projektbudgetvorlage aus.

Kostenlose Marketingbudget-Vorlage

Diese Marketingbudgetvorlage ist ein großartiges Tool, um mit der Erstellung genauer Basislinien für Ihre Marketingkampagnen zu beginnen. Sie können es an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

Kostenlose Kostenvoranschlagsvorlage

Bevor Sie bereit sind, Ihr Budget aufzuschreiben, müssen Sie möglicherweise mehrere Schätzungen für alle Aufgaben erstellen, aus denen Ihr Projekt besteht, einschließlich der jeweils erforderlichen Ressourcen. Unsere Schätzungsvorlage ermöglicht es Ihnen, diese Schätzungen vorzunehmen und sie mit Ihren Stakeholdern zu teilen.

ProjectManager hilft Projekten, das Budget einzuhalten

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software. Das bedeutet, dass wir Daten sofort an unser Echtzeit-Dashboard liefern, sodass Sie Ihr Projekt anhand von sechs Metriken überwachen können. Wenn die tatsächlichen Kosten von Ihrem geplanten Budget abweichen, wissen Sie es schneller und können schneller reagieren.

Sie können Ihr Budget auch in unserer Software planen, Ausgaben hinzufügen und dann unsere Ressourcenverwaltungsfunktion verwenden, um Ressourcen, Arbeitskräfte und Stundensätze zuzuweisen, die Ihrem Projekt automatisch hinzugefügt werden. Fügen Sie mit unserem Gantt-Diagramm Ausgaben auf Aufgabenebene hinzu und erstellen Sie auch Berichte zu Ausgaben auf Aufgabenebene.

Es gibt so viel, was Sie tun können, um Ihr Budget mit ProjectManager zu planen und zu verwalten, der mit diesem Testangebot 30 Tage lang kostenlos ist.

Mehr zum Projektbudget

Es ist klar, dass die Erstellung eines genauen Budgets der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts ist. Warum nehmen Sie sich nicht einen Moment Zeit, um unserer ansässigen Projektmanagement-Expertin Jennifer Bridges, PMP, zuzuhören, die in diesem Tutorial-Video erklärt, wie man ein Projektbudget erstellt?

Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz!

Danke fürs zuschauen!

Profi-Tipp: Verfolgen Sie unbedingt die budgetierten und tatsächlichen Kosten, wenn Sie sich im Projekt befinden, um zu sehen, ob Sie dieses Budget einhalten. Denn nachdem Sie ein Budget erstellt haben, müssen Sie wissen, wie Sie damit umgehen.

Transkript:

Heute sprechen wir darüber, wie man ein Projektbudget erstellt. Und damit möchte ich sieben Expertentipps teilen.

Aber lassen Sie uns zunächst klären, was das Projektbudget ist. Es sind die prognostizierten Gesamtkosten, um ein Projekt während eines bestimmten Zeitraums mit einem bestimmten Ergebnis abzuschließen.

Wir wollen sicher sein, dass wir mehrere Komponenten einbeziehen.

Zunächst einmal wollen wir die direkten Kosten, die direkt mit dem Projekt verbunden sind, sowie alle indirekten Kosten einbeziehen.

Wir wollen auch fixe und variable Kosten, alle Arbeits- und Materialkosten sowie Reisen einbeziehen.

Es können einige reisebezogene Ausgaben anfallen, die wir einbeziehen müssen, sowie die Ausrüstung, die wir benötigen, und alle Räumlichkeiten, Leasing- oder Lizenzkosten.

Und es können auch einige andere Kosten anfallen, aber das sind nur ein paar Ideen.

Warum wollen wir überhaupt ein Projektbudget erstellen? Weil es uns hilft, die budgetierten und tatsächlichen Kosten zu verfolgen.

Das gibt uns eine Varianz, die uns am Ende oder auf dem ganzen Weg wissen lässt, wie es uns geht.

Lassen Sie uns also über die Expertentipps sprechen. Verwenden Sie zunächst historische Daten, sofern vorhanden. Wenn Sie ein ähnliches Projekt haben, verwenden Sie historische Daten, damit Sie Daten vergleichen können, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen.

Auch Referenzlektionen gelernt. Sie möchten sicher sein, dass Sie dieselben Lektionen nicht wiederholen. Sie können das nehmen und es auch in dieses Projekt einbeziehen.

Nutzen Sie Ihre Experten, und dazu gehören auch Ihre Teammitglieder. So kann sowohl Ihr Team, das möglicherweise ähnliche Projekte durchgeführt hat, als auch Ihre Stakeholder Input liefern.

Bestätigen Sie dann die Genauigkeit. Sobald Sie Ihr Projektbudget erstellt haben, möchten Sie vielleicht Eingaben machen und die Leute es sich ansehen lassen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind.

Auch Basiswert. Sobald Sie Ihr Projektbudget fertiggestellt haben, möchten Sie eine Basislinie, die Sie während des gesamten Projekts verwenden, um die Abweichung zu messen. Die Re-Baseline ist für mich einer der Schlüssel zwischen einem gescheiterten und einem erfolgreichen Projekt. Wenn Sie Änderungen am Budget vorgenommen haben und Ihr Change Control Board diese genehmigt, können Sie dieses Budget neu festlegen.

Außerdem möchten Sie das Budget in Echtzeit aktualisieren. Wenn es Änderungen gibt, möchten Sie sicher sein, dass dies regelmäßig und konsistent geschieht, damit Sie die richtigen Zahlen verfolgen.

Bringen Sie die Dinge auch so schnell wie möglich wieder in Gang, denn jede kleine Abweichung verschlimmert das Problem nur noch.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, mit dem Sie Ihr Budget erstellen, verwalten und nachverfolgen können, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.