Başarılı Bir Proje Bütçesi İçin 7 Adım

Paranız yoksa projeyi başarıyla tamamlayamazsınız. Bu nedenle proje bütçesi çok önemlidir: Projenin can damarıdır. Projeyi her aşamada desteklemek için gerekli fonları sağlamak için bu adımları izleyin. Ama önce, bir proje bütçesinin ne olduğunu tanımlamamız gerekiyor.

Proje Bütçesi Nedir?

Proje bütçesi, belirli bir süre boyunca bir projeyi tamamlamak için gereken tahmini toplam maliyettir. Projenin her aşaması için projenin maliyetlerinin ne olacağını tahmin etmek için kullanılır. Bir proje bütçesi oluşturmak, proje planlama sürecinin kritik bir parçasıdır.

Proje bütçesi, işçilik maliyetleri, malzeme tedarik maliyetleri ve işletme maliyetleri gibi şeyleri içerecektir. Ancak bu statik bir belge değildir. Proje bütçeniz, proje bütçeleme yazılımının yardımıyla, proje boyunca gözden geçirilecek ve canlandırılacaktır.

Neden Bir Proje Bütçesine İhtiyacınız Var?

Açık cevap, projelerin maliyetli olduğudur, ancak bundan daha nüanslıdır. Proje bütçesi, projenizin finansmanını sağlayan motordur. Paydaşlara ne kadar paraya ihtiyaç duyulduğunu ve ne zaman ihtiyaç duyulduğunu bildirir. Proje bütçeleri, örneğin inşaat, pazarlama veya imalat gibi herhangi bir sektör için önemlidir.

Ancak proje bütçesi, yalnızca projenizin ihtiyaç duyduğu şeyleri elde etmenin bir yolu değildir. Evet, ekiplere ödeme yapmanız, ekipman ve malzeme satın almanız veya kiralamanız gerekiyor, ancak bu hikayenin sadece yarısı.

Bir proje bütçesinin öneminin diğer kısmı, proje maliyetlerini kontrol etmek için bir araç olmasıdır. Proje planınızın bir parçası olan bütçe, proje başladıktan sonra gerçek maliyetleri toplarken performansınızı ölçmek için bir temel görevi görür.

İlgili: Proje Bütçe Şablonu

Proje Bütçesi Oluşturma

Yukarıda belirtildiği gibi, doğrudan ve dolaylı maliyetler, sabit ve değişken maliyetler, işçilik ve malzemeler, seyahat, ekipman ve alan, lisanslar ve proje giderlerinizi etkileyebilecek diğer her şey dahil olmak üzere bir bütçe oluşturmak için gerekli birçok bileşen vardır.

Projenizin tüm finansal ihtiyaçlarını karşılamak için, finansman gerektiren hiçbir yönü eksik bırakılmadan, eksiksiz bir proje bütçesi oluşturulmalıdır. Bunu yapmak için proje bütçenizi oluşturmaya ve yönetmeye yönelik yedi temel adımı özetledik:

1. Geçmiş Verileri Kullanın

Projeniz, belirli bir hedefi veya hedefi deneyen ve gerçekleştiren ilk proje olmayabilir. Benzer projelere ve bütçelerine bakmak, bütçenizi oluşturmaya başlamak için harika bir yoldur.

2. Alınan Referans Dersler

Tarihsel verileri daha fazla detaylandırmak için onların başarılarından ve hatalarından ders alabilirsiniz. Daha doğru tahminlere yol açan net bir yol sağlar. Değişikliklere nasıl tepki verdiklerini ve bütçelerini kontrol altında tuttuklarını bile öğrenebilirsiniz. Kuruluşunuzda bu bulguları izlemeye başlamanız gerekiyorsa, burada öğrenilen dersler şablonu verilmiştir.

3. Uzmanlarınızdan Yararlanın

Bir proje bütçesi oluşturmak için başka bir kaynak, ister mentorlar, ister diğer proje yöneticileri veya alandaki uzmanlar olsun, deneyim ve bilgiye sahip olanlardan faydalanmaktır. Bütçe oluşturanlara ulaşmak, yolda kalmanıza ve gereksiz tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

4. Doğruluğu Onaylayın

Bütçenizi belirledikten sonra işiniz bitmez. Ona bir göz atmak ve rakamlarınızın doğru olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Proje sırasında bir yazım hatası bulma zamanı değil. Bütçeyi kontrol etmek ve doğru olduğundan emin olmak için bu uzmanları ve diğer proje ekibi üyelerini de arayabilirsiniz.

5. Bütçeyi Temel ve Yeniden Temellendirin

Proje bütçeniz, başladıktan sonra projenizin ilerlemesini ölçeceğiniz temeldir. Projenin varyansını ölçmek için bir araçtır. Ancak, yukarıda belirtildiği gibi, projenizde değişiklikler meydana geldikçe yeniden temel almak isteyeceksiniz. Değişiklik kontrol panosu herhangi bir değişikliği onayladıktan sonra, yeniden temel almanız gerekir.

Proje yönetimi yazılımı, bir temel belirlemeyi basitleştirir. ProjectManager'ı alın, tek yapmanız gereken Gantt'ınızdaki ayarları açmak ve bir temel belirlemeyi seçmek. Artık planlanmış eforu kaydettiniz ve projeyi yürütürken bunu gerçek eforunuzla karşılaştırabilirsiniz. Proje varyansını her zaman anında ölçebilmek için proje sırasında ihtiyaç duyduğunuz kadar taban çizgisini sıfırlayabilirsiniz. Aracımızı bugün ücretsiz deneyin.

6. Gerçek Zamanlı Güncelleme

Değişikliklerden bahsetmişken, onlar hakkında ne kadar erken bilgi sahibi olursanız o kadar iyi. Proje planlama yazılımınız bulut tabanlı değilse ve ekibiniz durumunu değiştirir değiştirmez güncelleniyorsa, değerli ve pahalı zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir.

7. Yola Çıkın

ProjectManager gibi gerçek zamanlı olarak takip eden bir proje yönetimi yazılımına sahip olmanın önemi, daha sonra değil, daha erken yola çıkmanız için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri size vermesidir. Her zaman işler değişir ve projeler yolundan çıkar. Başarılı olan, daha hızlı yoluna giren projelerdir.

Proje giderlerinizi bu yapı taşlarını kullanarak yönetirseniz, projenizin başarısı için sağlam bir temele sahip olacaksınız.

Proje Bütçe Örneği

Bir proje bütçesinin nasıl oluşturulduğunu daha fazla göstermek için, bir uygulama yaptığımızı varsayalım. Anlamanız gereken ilk şey, işçilik ve malzeme maliyetleridir. Programcılara, tasarımcılara, içerik geliştiricilere, bir geliştirme ekibine vb. ihtiyacınız olacak. Tüm görevlerin listelenmesine ve ekibin bunlara atanmasına yardımcı olur; bu, iyi bir görev yönetiminin ayırt edici özelliğidir. Bu şekilde her kuruşun hesabı sorulur.

Proje için ayrılmış görevler ve ekibiniz hazır olduğunda, daha sonra ihtiyaç duyacağınız malzemelere bakmanız gerekecek. Dizüstü bilgisayarlara, diğer cihazlara ve ekipmanlara ihtiyaçları olacak mı? Bunun hesabı sorulmalıdır.

Şimdi diğer satır öğelerini not edin. Ekibi barındırmak için seyahat masrafları ve yer kiralama olabilir. Sonra herhangi bir proje için doğru olan sabit öğeler vardır. Bunlar, maliyetin belirlendiği ve proje boyunca değişmeyeceği şeylerdir. Bütçenin başka bir yerine uymayan çeşitli maliyetler için de bir sütun isteyeceksiniz.

Bütçenizin planlı ve fiili sütunu olmalıdır. Bu uygulamayı yaptığınızda, büyük olasılıkla kendi ekseni etrafında dönersiniz ve bu bütçeyi etkileyecektir. Bu sütunlar, bütçeyi aşmadığınızdan emin olmak için harcamaları izlemenin bir yoludur.

Ücretsiz Proje Bütçe Şablonu

Bütçenizi bir araya getirmek için yardım istiyorsanız, ProjectManager'da sizin için temel bilgilerin çoğunu ortaya koyan bir şablon vardır. Ek destek için ücretsiz proje bütçe şablonumuzu deneyin.

Ücretsiz Pazarlama Bütçesi Şablonu

Bu pazarlama bütçesi şablonu, pazarlama kampanyalarınız için doğru temeller oluşturmaya başlamak için harika bir araçtır. Ekibinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz.

Ücretsiz Tahmin Şablonu

Bütçenizi yazmaya hazır olmadan önce, projenizi oluşturan tüm görevler için, her biri için gereken kaynaklar da dahil olmak üzere, birkaç tahmin taslağı hazırlamanız gerekebilir. Tahmin şablonumuz, bu tahminleri yapmanızı ve bunları paydaşlarınızla paylaşmanızı sağlayacaktır.

ProjectManager, Projelerin Bütçede Kalmasına Yardımcı Olur

ProjectManager, bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Bu, verileri gerçek zamanlı panomuza anında teslim ettiğimiz anlamına gelir, böylece projenizi altı ölçüm üzerinden izleyebilirsiniz. Gerçek maliyetler planlanan bütçenizden farklı olduğunda, bunu daha hızlı bilirsiniz ve daha hızlı yanıt verebilirsiniz.

Ayrıca yazılımımızda bütçenizi planlayabilir, giderleri ekleyebilir ve ardından kaynak yönetimi özelliğimizi kullanarak projenize otomatik olarak eklenen kaynakları, işgücünü, saatlik ücretleri atayabilirsiniz. Gantt grafiğimizle görev düzeyinde giderler ekleyin ve ayrıca görev düzeyinde giderler hakkında rapor verin.

Bu deneme teklifiyle 30 gün boyunca ücretsiz olan ProjectManager ile bütçenizi planlamak ve yönetmek için yapabileceğiniz çok şey var.

Proje Bütçesi hakkında daha fazla bilgi

Doğru bir bütçe oluşturmanın, projenizi başarılı olacak şekilde kurmanın anahtarı olduğu açıktır. Bu eğitici videoda proje bütçesinin nasıl oluşturulacağını açıklayan yerleşik proje yönetimi uzmanımız Jennifer Bridges, PMP'yi dinlemeye bir dakikanızı ayırmaya ne dersiniz?

İşte referansınız için bir ekran görüntüsü!

İzlediğiniz için teşekkürler!

Uzman İpucu: Bu bütçeye bağlı kalıp kalmadığınızı görmek için projedeyken bütçelenmiş ve gerçek maliyetleri izlediğinizden emin olun. Çünkü bir bütçe yaptıktan sonra onu nasıl yöneteceğinizi bilmek zorundasınız.

Deşifre metni:

Bugün, bir proje bütçesinin nasıl oluşturulacağından bahsediyoruz. Ve bununla birlikte, yedi uzman ipucunu paylaşmak istiyorum.

Ama önce proje bütçesinin ne olduğunu açıklayalım. Belirli bir süre boyunca belirli bir sonuçla bir projeyi tamamlamak için öngörülen toplam maliyettir.

Birkaç bileşen eklediğimizden emin olmak istiyoruz.

Her şeyden önce, doğrudan proje ile ilgili doğrudan maliyeti ve herhangi bir dolaylı maliyeti de dahil etmek istiyoruz.

Ayrıca, seyahatin yanı sıra sabit ve değişken maliyeti, herhangi bir işçilik ve malzemeyi de dahil etmek istiyoruz.

Dahil etmemiz gereken seyahatle ilgili bazı masraflar, ihtiyaç duyabileceğimiz ekipman ve herhangi bir alan, herhangi bir kiralama veya lisans maliyeti olabilir.

Başka maliyetler de olabilir, ancak bunlar sadece birkaç fikir.

Neden bir proje bütçesi oluşturmak istiyoruz ki? Çünkü bütçelenene karşı gerçek maliyeti izlememize yardımcı olur.

Bu bize sonunda veya yol boyunca nasıl yaptığımızı bilmemizi sağlayan bir değişkenlik verir.

Öyleyse, uzman ipuçlarından bahsedelim. Her şeyden önce, varsa geçmiş verileri kullanın. Benzer bir projeniz varsa, verileri karşılaştırabilmeniz için geçmiş verileri kullanın, böylece sıfırdan başlamak zorunda kalmazsınız.

Ayrıca, alınan referans dersleri. Aynı dersleri tekrar etmeyeceğinizden emin olmak istersiniz. Bunu alabilir ve bu projeye dahil edebilirsiniz.

Uzmanlarınızdan yararlanın ve buna ekip üyeleriniz de dahildir. Böylece, muhtemelen benzer projeler yapmış olan ekibiniz ve paydaşlarınız girdi sağlayabilir.

Ardından doğruluğu onaylayın. Proje bütçenizi oluşturduktan sonra, girdi sağlamak ve verilerin doğru olduğundan emin olmak için insanların buna bakmasını sağlamak isteyebilirsiniz.

Ayrıca temel. Proje bütçenizi tamamladığınızda bir temel istersiniz ve varyansı ölçmek için proje boyunca bunu kullanacaksınız. Bana göre yeniden temel çizgi, başarısız ve başarılı bir proje arasındaki anahtarlardan biridir. Bütçede değişiklikleriniz varsa ve değişiklik kontrol kurulunuz bunları onaylarsa, bu size o bütçeyi yeniden temellendirme olanağı verir.

Ayrıca, bütçeyi gerçek zamanlı olarak güncellemek istiyorsunuz. Değişiklikler varsa, bunun düzenli ve tutarlı bir şekilde yapıldığından emin olmak istersiniz, böylece doğru sayılara göre takip edersiniz.

Ayrıca, her küçük sapma sorunu daha da büyüteceğinden, işleri mümkün olan en kısa sürede yoluna koyun.

Bu nedenle, bütçenizi oluşturmanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.