7 Langkah untuk Anggaran Proyek yang Sukses

Jika Anda tidak memiliki dana, Anda tidak akan berhasil menyelesaikan proyek. Itulah mengapa anggaran proyek sangat penting: ini adalah sumber kehidupan proyek. Ikuti langkah-langkah ini untuk mengamankan dana yang diperlukan untuk mendukung proyek melalui setiap fase. Tapi pertama-tama, kita perlu mendefinisikan apa itu anggaran proyek.

Apa itu Anggaran Proyek?

Anggaran proyek adalah total biaya yang diproyeksikan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek selama periode waktu tertentu. Ini digunakan untuk memperkirakan berapa biaya proyek untuk setiap fase proyek. Membuat anggaran proyek adalah bagian penting dari proses perencanaan proyek.

Anggaran proyek akan mencakup hal-hal seperti biaya tenaga kerja, biaya pengadaan material dan biaya operasional. Tapi itu bukan dokumen statis. Anggaran proyek Anda akan ditinjau dan dihidupkan kembali sepanjang proyek, semoga dengan bantuan perangkat lunak penganggaran proyek.

Mengapa Anda Membutuhkan Anggaran Proyek

Jawaban yang jelas adalah bahwa proyek membutuhkan uang, tetapi lebih bernuansa dari itu. Anggaran proyek adalah mesin yang mendorong pendanaan proyek Anda. Ini mengkomunikasikan kepada pemangku kepentingan berapa banyak uang yang dibutuhkan dan kapan dibutuhkan. Anggaran proyek penting untuk industri apa pun seperti konstruksi, pemasaran, atau manufaktur, misalnya.

Tetapi anggaran proyek bukan hanya sarana untuk mendapatkan hal-hal yang dibutuhkan proyek Anda. Ya, Anda perlu membayar tim, membeli atau menyewa peralatan dan bahan, tetapi itu hanya setengah cerita.

Bagian lain dari pentingnya anggaran proyek adalah bahwa itu adalah instrumen untuk mengendalikan biaya proyek. Anggaran, yang merupakan bagian dari rencana proyek Anda, bertindak sebagai dasar untuk mengukur kinerja Anda saat Anda mengumpulkan biaya aktual setelah proyek dimulai.

Terkait: Template Anggaran Proyek

Membuat Anggaran Proyek

Seperti disebutkan di atas, ada banyak komponen yang diperlukan untuk membangun anggaran, termasuk biaya langsung dan tidak langsung, biaya tetap dan variabel, tenaga kerja dan bahan, perjalanan, peralatan dan ruang, lisensi, dan apa pun yang dapat memengaruhi pengeluaran proyek Anda.

Untuk memenuhi semua kebutuhan keuangan proyek Anda, anggaran proyek harus dibuat secara menyeluruh, tidak melewatkan aspek apa pun yang membutuhkan dana. Untuk melakukan ini, kami telah menguraikan tujuh langkah penting untuk membuat dan mengelola anggaran proyek Anda:

1. Gunakan Data Historis

Proyek Anda kemungkinan bukan yang pertama mencoba dan mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Melihat kembali proyek serupa dan anggarannya adalah cara yang bagus untuk memulai membangun anggaran Anda.

2. Referensi Pelajaran yang Dipetik

Untuk lebih menguraikan data historis, Anda dapat belajar dari keberhasilan dan kesalahan mereka. Ini memberikan jalur yang jelas yang mengarah ke perkiraan yang lebih akurat. Anda bahkan dapat mempelajari tentang bagaimana mereka merespons perubahan dan mengendalikan anggaran mereka. Berikut adalah template pembelajaran jika Anda perlu mulai melacak temuan tersebut di organisasi Anda.

3. Manfaatkan Pakar Anda

Sumber daya lain untuk membangun anggaran proyek adalah dengan memanfaatkan mereka yang memiliki pengalaman dan pengetahuan—baik itu mentor, manajer proyek lain, atau pakar di bidangnya. Menjangkau mereka yang telah membuat anggaran dapat membantu Anda tetap di jalur dan menghindari jebakan yang tidak perlu.

4. Konfirmasi Akurasi

Setelah Anda memiliki anggaran, Anda belum selesai. Anda ingin melihatnya dan memastikan angka Anda akurat. Selama proyek bukan waktu untuk menemukan kesalahan ketik. Anda juga dapat mencari ahli tersebut dan anggota tim proyek lainnya untuk memeriksa anggaran dan memastikannya benar.

5. Baseline dan Re-Baseline Anggaran

Anggaran proyek Anda adalah dasar yang digunakan untuk mengukur kemajuan proyek Anda setelah dimulai. Ini adalah alat untuk mengukur varians proyek. Namun, seperti yang dinyatakan di atas, Anda perlu melakukan re-baseline saat terjadi perubahan pada proyek Anda. Setelah papan kontrol perubahan menyetujui perubahan apa pun, Anda perlu melakukan re-baseline.

Perangkat lunak manajemen proyek membuat pengaturan dasar menjadi sederhana. Ambil ProjectManager, yang harus Anda lakukan adalah membuka pengaturan pada Gantt Anda dan pilih set baseline. Sekarang Anda memiliki upaya yang direncanakan yang disimpan dan Anda dapat membandingkannya dengan upaya Anda yang sebenarnya saat Anda menjalankan proyek. Anda dapat mengatur ulang baseline sebanyak yang Anda butuhkan selama proyek untuk selalu dapat mengukur varians proyek Anda secara instan. Coba alat kami secara gratis hari ini.

6. Perbarui secara Real Time

Berbicara tentang perubahan, semakin cepat Anda mengetahuinya, semakin baik. Jika perangkat lunak perencanaan proyek Anda tidak berbasis cloud dan diperbarui segera setelah tim Anda mengubah statusnya, maka Anda membuang waktu yang berharga dan mahal.

7. Dapatkan di Jalur

Pentingnya memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang melacak secara real time, seperti ProjectManager, adalah bahwa ia memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk kembali ke jalur lebih cepat daripada nanti. Hal-hal berubah dan proyek keluar jalur sepanjang waktu. Ini adalah proyek yang kembali ke jalurnya lebih cepat yang berhasil.

Jika Anda mengelola pengeluaran proyek Anda menggunakan blok bangunan ini, Anda akan memiliki dasar yang kuat untuk kesuksesan proyek Anda.

Contoh Anggaran Proyek

Untuk mengilustrasikan lebih lanjut bagaimana anggaran proyek dibuat, mari kita berpura-pura membuat aplikasi. Hal pertama yang harus Anda pikirkan adalah biaya tenaga kerja dan material. Anda memerlukan programmer, desainer, pengembang konten, tim pengembang, dll. Ini membantu membuat daftar semua tugas dan menugaskan tim ke sana—ciri khas manajemen tugas yang baik. Dengan cara ini setiap sen diperhitungkan.

Dengan pembagian tugas untuk proyek dan tim Anda, Anda selanjutnya perlu melihat materi apa pun yang diperlukan. Apakah mereka membutuhkan laptop, perangkat dan peralatan lain? Ini harus dipertanggungjawabkan.

Sekarang perhatikan item baris lainnya. Mungkin ada biaya perjalanan dan sewa ruang untuk menampung tim. Lalu ada item tetap yang benar untuk proyek apa pun. Ini adalah hal-hal di mana biaya ditetapkan dan tidak akan berubah selama proyek berlangsung. Anda juga akan menginginkan kolom untuk biaya lain-lain yang tidak sesuai dengan anggaran lainnya.

Anggaran Anda harus memiliki kolom terencana versus kolom aktual. Saat Anda membuat aplikasi itu, Anda cenderung melakukan pivot dan itu akan memengaruhi anggaran. Kolom ini adalah cara untuk melacak pengeluaran untuk memastikan Anda tetap pada anggaran.

Templat Anggaran Proyek Gratis

Jika Anda menginginkan bantuan untuk mengumpulkan anggaran Anda, ProjectManager memiliki template yang menjabarkan sebagian besar dasar-dasar untuk Anda. Untuk dukungan tambahan, coba templat anggaran proyek gratis kami.

Template Anggaran Pemasaran Gratis

Template anggaran pemasaran ini adalah alat yang hebat untuk mulai membuat garis dasar yang akurat untuk kampanye pemasaran Anda. Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Template Perkiraan Gratis

Sebelum Anda siap untuk menuliskan anggaran Anda, Anda mungkin perlu menyusun beberapa perkiraan untuk semua tugas yang membentuk proyek Anda, termasuk sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing. Template perkiraan kami akan memungkinkan Anda membuat perkiraan tersebut dan membaginya dengan pemangku kepentingan Anda.

ProjectManager Membantu Proyek Tetap Sesuai Anggaran

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud. Itu berarti kami mengirimkan data secara instan ke dasbor waktu nyata kami, sehingga Anda dapat memantau proyek Anda di enam metrik. Ketika biaya aktual berbeda dari anggaran yang Anda rencanakan, Anda tahu lebih cepat dan dapat merespons lebih cepat.

Anda juga dapat merencanakan anggaran Anda pada perangkat lunak kami, menambahkan biaya dan kemudian menggunakan fitur manajemen sumber daya kami untuk menetapkan sumber daya, tenaga kerja, tarif per jam, yang secara otomatis ditambahkan ke proyek Anda. Tambahkan pengeluaran di tingkat tugas dengan bagan Gantt kami, dan laporkan juga pengeluaran di tingkat tugas.

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan dan mengelola anggaran Anda dengan ProjectManager, yang gratis selama 30 hari dengan penawaran uji coba ini.

Lebih lanjut tentang Anggaran Proyek

Jelas bahwa membangun anggaran yang akurat adalah kunci untuk menyiapkan proyek Anda agar berhasil. Mengapa tidak meluangkan waktu sejenak untuk mendengarkan pakar manajemen proyek tetap kami Jennifer Bridges, PMP, yang menjelaskan cara membuat anggaran proyek dalam video tutorial ini.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda!

Terima kasih telah menonton!

Kiat Pro: Pastikan untuk melacak biaya yang dianggarkan vs. sebenarnya saat Anda berada dalam proyek untuk melihat apakah Anda mematuhi anggaran tersebut. Karena setelah membuat anggaran, Anda harus tahu cara mengelolanya.

Salinan:

Hari ini, kita berbicara tentang cara membuat anggaran proyek. Dan, dengan itu, saya ingin berbagi tujuh tips ahli.

Tapi pertama-tama, mari kita perjelas apa anggaran proyek itu. Ini adalah total biaya yang diproyeksikan untuk menyelesaikan proyek selama periode waktu tertentu, dengan hasil tertentu.

Kami ingin memastikan bahwa kami menyertakan beberapa komponen.

Pertama-tama, kami ingin memasukkan biaya langsung, yang terkait langsung dengan proyek, serta biaya tidak langsung apa pun.

Kami juga ingin memasukkan biaya tetap dan variabel, tenaga kerja dan bahan serta perjalanan.

Mungkin ada beberapa biaya terkait perjalanan yang perlu kami sertakan, serta peralatan yang mungkin kami perlukan dan ruang apa pun, biaya sewa atau lisensi apa pun.

Dan mungkin ada beberapa biaya lain juga, tetapi ini hanya beberapa ide.

Mengapa kita ingin membuat anggaran proyek sih? Karena ini membantu kami melacak biaya yang dianggarkan versus biaya aktual.

Itu memberi kita variasi yang memberi tahu kita pada akhirnya, atau sepanjang jalan, bagaimana keadaan kita.

Jadi mari kita bicara tentang tips ahli. Pertama-tama, gunakan data historis jika ada. Jika Anda memiliki proyek serupa, gunakan data historis sehingga Anda dapat membandingkan data, sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal.

Juga, referensi pelajaran yang dipetik. Anda ingin memastikan untuk tidak mengulangi pelajaran yang sama. Anda dapat mengambil itu dan memasukkannya ke dalam proyek ini juga.

Manfaatkan pakar Anda, dan itu termasuk anggota tim Anda juga. Sehingga tim Anda, yang mungkin pernah mengerjakan proyek serupa, dapat memberikan masukan, serta pemangku kepentingan Anda.

Kemudian konfirmasikan keakuratannya. Setelah Anda membangun anggaran proyek Anda, Anda mungkin ingin memberikan masukan dan meminta orang untuk melihatnya untuk memastikan bahwa datanya akurat.

Juga garis dasar. Setelah Anda menyelesaikan anggaran proyek Anda, Anda menginginkan garis dasar dan itulah yang akan Anda gunakan sepanjang proyek untuk mengukur varians. Re-baseline bagi saya adalah salah satu kunci antara proyek yang gagal dan proyek yang sukses. Jika Anda memiliki perubahan pada anggaran, dan dewan kontrol perubahan Anda menyetujuinya, maka itu memberi Anda kemampuan untuk menetapkan ulang anggaran tersebut.

Juga, Anda ingin memperbarui anggaran secara real time. Jika ada perubahan, Anda ingin memastikan bahwa itu dilakukan secara teratur dan konsisten sehingga Anda melacak angka yang tepat.

Juga, dapatkan semuanya kembali ke jalurnya sesegera mungkin karena setiap penyimpangan kecil hanya menambah masalah.

Jadi, jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda membuat, mengelola, dan melacak anggaran Anda, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.