7 kroków do udanego budżetu projektu

Jeśli nie masz środków, nie uda Ci się ukończyć projektu pomyślnie. Dlatego tak ważny jest budżet projektu: to siła napędowa projektu. Wykonaj poniższe kroki, aby zabezpieczyć fundusze niezbędne do wsparcia projektu na każdym etapie. Ale najpierw musimy określić, czym jest budżet projektu.

Co to jest budżet projektu?

Budżet projektu to łączne przewidywane koszty potrzebne do ukończenia projektu w określonym czasie. Służy do oszacowania kosztów projektu na każdym etapie projektu. Tworzenie budżetu projektu jest krytyczną częścią procesu planowania projektu.

Budżet projektu będzie obejmował m.in. koszty pracy, koszty zakupu materiałów oraz koszty operacyjne. Ale to nie jest dokument statyczny. Budżet projektu zostanie zweryfikowany i ożywiony przez cały czas trwania projektu, miejmy nadzieję, za pomocą oprogramowania do budżetowania projektów.

Dlaczego potrzebujesz budżetu projektu

Oczywistą odpowiedzią jest to, że projekty kosztują, ale jest to bardziej zniuansowane. Budżet projektu to silnik, który napędza finansowanie projektu. Informuje interesariuszy, ile pieniędzy jest potrzebnych i kiedy są potrzebne. Budżety projektów są ważne dla każdej branży, takiej jak np. budownictwo, marketing czy produkcja.

Ale budżet projektu to nie tylko sposób na uzyskanie rzeczy, których wymaga Twój projekt. Tak, trzeba płacić drużynom, kupować lub wypożyczać sprzęt i materiały, ale to tylko połowa sukcesu.

Inną częścią znaczenia budżetu projektu jest to, że jest on narzędziem kontroli kosztów projektu. Budżet, który jest częścią planu projektu, działa jako punkt odniesienia do pomiaru wydajności podczas zbierania rzeczywistych kosztów po rozpoczęciu projektu.

Powiązane: Szablon budżetu projektu

Tworzenie budżetu projektu

Jak wspomniano powyżej, istnieje wiele elementów niezbędnych do zbudowania budżetu, w tym koszty bezpośrednie i pośrednie, koszty stałe i zmienne, robocizna i materiały, podróże, sprzęt i przestrzeń, licencje i wszystko inne, co może mieć wpływ na wydatki projektu.

Aby zaspokoić wszystkie potrzeby finansowe Twojego projektu, budżet projektu musi być tworzony dokładnie, nie pomijając żadnego aspektu, który wymaga finansowania. Aby to zrobić, przedstawiliśmy siedem podstawowych kroków w kierunku tworzenia i zarządzania budżetem projektu:

1. Użyj danych historycznych

Twój projekt prawdopodobnie nie jest pierwszym, który próbuje osiągnąć określony cel lub cel. Spojrzenie wstecz na podobne projekty i ich budżety to świetny sposób na uzyskanie przewagi w budowaniu budżetu.

2. Wyciągnięte wnioski referencyjne

Aby dalej rozwijać dane historyczne, możesz uczyć się na ich sukcesach i błędach. Zapewnia jasną ścieżkę, która prowadzi do dokładniejszych szacunków. Możesz nawet dowiedzieć się, jak reagowali na zmiany i kontrolowali swój budżet. Oto szablon wyciągniętych wniosków, jeśli chcesz zacząć śledzić te wyniki w swojej organizacji.

3. Wykorzystaj swoich ekspertów

Innym zasobem do budowania budżetu projektu jest skorzystanie z tych, którzy mają doświadczenie i wiedzę — czy są to mentorzy, inni kierownicy projektów czy eksperci w tej dziedzinie. Dotarcie do tych, którzy stworzyli budżety, może pomóc Ci pozostać na dobrej drodze i uniknąć niepotrzebnych pułapek.

4. Potwierdź dokładność

Kiedy już masz swój budżet, nie skończyłeś. Chcesz się temu przyjrzeć i upewnić się, że Twoje dane są dokładne. Podczas projektu nie ma czasu na szukanie literówki. Możesz również poszukać tych ekspertów i innych członków zespołu projektowego, aby sprawdzić budżet i upewnić się, że jest odpowiedni.

5. Wyrównanie i ponowne wyliczenie budżetu

Budżet projektu to podstawa, według której będziesz mierzyć postęp projektu po jego rozpoczęciu. Jest to narzędzie do pomiaru wariancji projektu. Ale, jak wspomniano powyżej, będziesz chciał zmienić linię bazową, gdy w projekcie pojawią się zmiany. Gdy rada kontroli zmian zatwierdzi jakąkolwiek zmianę, musisz ponownie ustalić podstawę.

Oprogramowanie do zarządzania projektami sprawia, że ​​ustalanie punktu odniesienia jest proste. Weź ProjectManager, wszystko, co musisz zrobić, to otworzyć ustawienia na swoim Gantcie i wybrać ustawienie linii bazowej. Teraz masz zapisany zaplanowany wysiłek i możesz go porównać z rzeczywistym wysiłkiem podczas realizacji projektu. Możesz resetować linię bazową tyle razy, ile potrzebujesz w trakcie projektu, aby zawsze móc natychmiast zmierzyć wariancję projektu. Wypróbuj nasze narzędzie za darmo już dziś.

6. Aktualizacja w czasie rzeczywistym

Mówiąc o zmianach, im szybciej się o nich dowiesz, tym lepiej. Jeśli Twoje oprogramowanie do planowania projektów nie jest oparte na chmurze i aktualizuje się, gdy tylko Twój zespół zmieni swój status, marnujesz cenny i kosztowny czas.

7. Ruszaj na trop

Znaczenie posiadania oprogramowania do zarządzania projektami, które śledzi w czasie rzeczywistym, takiego jak ProjectManager, polega na tym, że dostarcza on informacji potrzebnych do powrotu na ścieżkę wcześniej niż później. Rzeczy się zmieniają, a projekty cały czas wychodzą z toru. To projekty, które szybciej wracają na właściwe tory, odnoszą sukces.

Jeśli zarządzasz wydatkami projektu za pomocą tych bloków konstrukcyjnych, będziesz mieć solidne podstawy do sukcesu swojego projektu.

Przykład budżetu projektu

Aby dokładniej zilustrować, jak tworzony jest budżet projektu, załóżmy, że tworzymy aplikację. Pierwszą rzeczą, którą musisz ustalić, są koszty robocizny i materiałów. Potrzebujesz programistów, projektantów, twórców treści, zespołu programistów itp. Pomaga to wypisać wszystkie zadania i przypisać do nich zespół — cecha charakterystyczna dobrego zarządzania zadaniami. W ten sposób rozliczany jest każdy grosz.

Po rozbiciu zadań dla projektu i zespołu na miejscu, będziesz musiał przyjrzeć się, jakie materiały będą potrzebne. Czy będą potrzebować laptopów, innych urządzeń i sprzętu? Trzeba to uwzględnić.

Teraz zwróć uwagę na inne elementy zamówienia. Mogą pojawić się koszty podróży i wynajmu miejsca na zespół. Następnie są ustalone elementy, które są prawdziwe dla każdego projektu. Są to rzeczy, w których koszt jest ustalony i nie zmieni się w trakcie projektu. Będziesz także potrzebować kolumny zawierającej wszelkie różne koszty, które nie mieszczą się w innym miejscu budżetu.

Twój budżet musi mieć kolumnę zaplanowaną a rzeczywistą. Kiedy tworzysz tę aplikację, prawdopodobnie się zmienisz, a to wpłynie na budżet. Te kolumny pozwalają śledzić wydatki, aby upewnić się, że nie przekraczasz budżetu.

Darmowy szablon budżetu projektu

Jeśli potrzebujesz pomocy w zebraniu budżetu, ProjectManager ma szablon, który przedstawia większość podstaw. Aby uzyskać dodatkowe wsparcie, wypróbuj nasz bezpłatny szablon budżetu projektu.

Darmowy szablon budżetu marketingowego

Ten szablon budżetu marketingowego jest doskonałym narzędziem do tworzenia dokładnych planów bazowych dla kampanii marketingowych. Możesz go dostosować do potrzeb swojego zespołu.

Darmowy szablon wyceny

Zanim będziesz gotowy do zapisania budżetu, może być konieczne sporządzenie kilku szacunków dla wszystkich zadań składających się na projekt, w tym zasobów potrzebnych dla każdego z nich. Nasz szablon szacunków pozwoli Ci dokonać tych szacunków i udostępnić je Twoim interesariuszom.

ProjectManager pomaga projektom zmieścić się w budżecie

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze. Oznacza to, że natychmiast dostarczamy dane do naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz monitorować swój projekt za pomocą sześciu wskaźników. Gdy rzeczywiste koszty różnią się od planowanego budżetu, wiesz szybciej i możesz szybciej reagować.

Możesz także zaplanować budżet na naszym oprogramowaniu, dodając wydatki, a następnie skorzystać z naszej funkcji zarządzania zasobami, aby przypisać zasoby, siłę roboczą, stawki godzinowe, które są automatycznie dodawane do Twojego projektu. Dodaj wydatki na poziomie zadania za pomocą naszego wykresu Gantta, a także raportuj wydatki na poziomie zadania.

Możesz zrobić tak wiele, aby zaplanować i zarządzać swoim budżetem za pomocą ProjectManagera, który jest bezpłatny przez 30 dni w ramach tej oferty próbnej.

Więcej o Budżecie Projektu

Oczywiste jest, że zbudowanie dokładnego budżetu jest kluczem do powodzenia projektu. Poświęć chwilę na wysłuchanie naszej ekspertki od zarządzania projektami, Jennifer Bridges, PMP, która w tym samouczku wideo wyjaśnia, jak zbudować budżet projektu.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych!

Dzięki za oglądanie!

Porada od specjalistów: pamiętaj o śledzeniu kosztów zabudżetowanych i rzeczywistych, gdy jesteś w projekcie, aby sprawdzić, czy trzymasz się tego budżetu. Ponieważ po stworzeniu budżetu musisz wiedzieć, jak nim zarządzać.

Transkrypcja:

Dziś rozmawiamy o tym, jak stworzyć budżet projektu. I wraz z tym chcę podzielić się siedmioma poradami ekspertów.

Ale przede wszystkim wyjaśnijmy, jaki jest budżet projektu. Jest to całkowity przewidywany koszt ukończenia projektu w określonym czasie z określonym rezultatem.

Chcemy mieć pewność, że zawieramy kilka komponentów.

Przede wszystkim chcemy uwzględnić koszt bezpośredni, bezpośrednio związany z projektem, jak również wszelkie koszty pośrednie.

Chcemy również uwzględnić koszty stałe i zmienne, robociznę i materiały oraz podróże.

Mogą istnieć pewne wydatki związane z podróżą, które musimy uwzględnić, a także sprzęt, którego możemy potrzebować, i dowolna przestrzeń, wszelkie koszty najmu lub licencji.

I mogą być też inne koszty, ale to tylko kilka pomysłów.

Dlaczego w ogóle chcemy tworzyć budżet projektu? Ponieważ pomaga nam śledzić zabudżetowane w porównaniu z rzeczywistymi kosztami.

To daje nam wariancję, która w końcu lub przez cały czas informuje nas, jak sobie radzimy.

Porozmawiajmy więc o poradach ekspertów. Przede wszystkim użyj danych historycznych, jeśli istnieją. Jeśli masz podobny projekt, użyj danych historycznych, aby móc porównać dane, dzięki czemu nie będziesz musiał zaczynać od zera.

Wyciągnięte wnioski referencyjne. Chcesz mieć pewność, że nie powtórzysz tych samych lekcji. Możesz to wziąć i włączyć do tego projektu.

Wykorzystaj swoich ekspertów, w tym również członków Twojego zespołu. Tak więc Twój zespół, który prawdopodobnie wykonał podobne projekty, może wnieść wkład, podobnie jak Twoi interesariusze.

Następnie potwierdź dokładność. Kiedy już zbudujesz budżet projektu, być może zechcesz wprowadzić dane wejściowe i poprosić ludzi o sprawdzenie go, aby upewnić się, że dane są dokładne.

Również linia bazowa. Po sfinalizowaniu budżetu projektu potrzebujesz planu bazowego, którego będziesz używać przez cały czas trwania projektu, aby ocenić wariancję. Ponowna linia bazowa jest dla mnie jednym z kluczy między nieudanym a udanym projektem. Jeśli masz zmiany w budżecie, a rada kontroli zmian je zatwierdzi, daje to możliwość ponownego ustalenia bazowego tego budżetu.

Ponadto chcesz aktualizować budżet w czasie rzeczywistym. Jeśli pojawią się zmiany, chcesz mieć pewność, że odbywa się to regularnie i konsekwentnie, więc śledzisz właściwe liczby.

Przywróć też wszystko tak szybko, jak to możliwe, ponieważ każde małe odchylenie tylko pogłębia problem.

Więc jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w tworzeniu, zarządzaniu i śledzeniu Twojego budżetu, zarejestruj się do naszego oprogramowania już teraz w ProjectManager.