7 ขั้นตอนสำหรับงบประมาณโครงการที่ประสบความสำเร็จ

หากไม่มีเงินทุน แสดงว่าโครงการนี้ไม่สำเร็จ นั่นเป็นสาเหตุที่งบประมาณโครงการมีความสำคัญมาก: เป็นสัดส่วนหลักของโครงการ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรักษาความปลอดภัยเงินทุนที่จำเป็นในการสนับสนุนโครงการในทุกขั้นตอน แต่ก่อนอื่น เราต้องกำหนดว่างบประมาณโครงการคืออะไร

งบประมาณโครงการคืออะไร?

งบประมาณโครงการคือต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่กำหนด ใช้เพื่อประเมินว่าต้นทุนของโครงการจะเป็นอย่างไรในทุกขั้นตอนของโครงการ การสร้างงบประมาณโครงการเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการ

งบประมาณโครงการจะรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น ค่าแรง ต้นทุนการจัดซื้อวัสดุ และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน แต่มันไม่ใช่เอกสารคงที่ งบประมาณโครงการของคุณจะได้รับการตรวจสอบและฟื้นฟูตลอดโครงการ หวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการ

ทำไมคุณต้องมีงบประมาณโครงการ

คำตอบที่ชัดเจนคือโครงการต้องใช้เงิน แต่มีความเหมาะสมกว่านั้น งบประมาณโครงการเป็นเครื่องมือที่ขับเคลื่อนเงินทุนของโครงการ โดยจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าจำเป็นต้องใช้เงินจำนวนเท่าใดและจำเป็นต้องใช้เมื่อใด งบประมาณโครงการมีความสำคัญสำหรับอุตสาหกรรมใดๆ เช่น การก่อสร้าง การตลาด หรือการผลิต เป็นต้น

แต่งบประมาณโครงการไม่ได้เป็นเพียงวิธีการเพื่อให้ได้สิ่งที่โครงการของคุณต้องการเท่านั้น ใช่ คุณต้องจ่ายทีม ซื้อหรือเช่าอุปกรณ์และวัสดุ แต่นั่นเป็นเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น

อีกส่วนหนึ่งของความสำคัญของงบประมาณโครงการคือเป็นเครื่องมือในการควบคุมต้นทุนโครงการ งบประมาณซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการของคุณทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการวัดประสิทธิภาพของคุณเมื่อคุณรวบรวมต้นทุนจริงเมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตงบประมาณโครงการ

การสร้างงบประมาณโครงการ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีองค์ประกอบหลายอย่างที่จำเป็นในการสร้างงบประมาณ รวมถึงต้นทุนทางตรงและทางอ้อม ต้นทุนคงที่และผันแปร แรงงานและวัสดุ การเดินทาง อุปกรณ์และพื้นที่ ใบอนุญาต และสิ่งอื่นใดที่อาจส่งผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายโครงการของคุณ

เพื่อตอบสนองความต้องการทางการเงินทั้งหมดของโครงการของคุณ งบประมาณโครงการจะต้องถูกสร้างขึ้นอย่างถี่ถ้วน ไม่พลาดทุกแง่มุมที่ต้องใช้เงินทุน ในการทำเช่นนี้ เราได้สรุปขั้นตอนสำคัญเจ็ดขั้นตอนในการสร้างและจัดการงบประมาณโครงการของคุณ:

1. ใช้ข้อมูลย้อนหลัง

โครงการของคุณอาจไม่ใช่คนแรกที่พยายามบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การมองย้อนกลับไปที่โครงการที่คล้ายกันและงบประมาณของพวกเขาเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นสร้างงบประมาณของคุณ

2. บทเรียนอ้างอิงที่เรียนรู้

หากต้องการให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลในอดีต คุณสามารถเรียนรู้จากความสำเร็จและความผิดพลาดของพวกเขา เป็นแนวทางที่ชัดเจนซึ่งนำไปสู่การประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้น คุณยังสามารถเรียนรู้ว่าพวกเขาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างไรและควบคุมงบประมาณไว้ได้ นี่คือเทมเพลตที่เรียนรู้หากคุณต้องการเริ่มติดตามสิ่งที่ค้นพบในองค์กรของคุณ

3. ใช้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญของคุณ

แหล่งข้อมูลอื่นในการสร้างงบประมาณโครงการคือการแตะผู้ที่มีประสบการณ์และความรู้ ไม่ว่าจะเป็นพี่เลี้ยง ผู้จัดการโครงการคนอื่นๆ หรือผู้เชี่ยวชาญในสาขา การเข้าถึงผู้ที่สร้างงบประมาณสามารถช่วยให้คุณติดตามและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็น

4. ยืนยันความถูกต้อง

เมื่อคุณมีงบประมาณแล้ว คุณยังทำไม่เสร็จ คุณต้องการตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขของคุณถูกต้อง ระหว่างทำโปรเจกต์ไม่ใช่เวลาที่จะหาคำสะกดผิด คุณยังสามารถหาผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นและสมาชิกในทีมโครงการอื่นๆ เพื่อตรวจสอบงบประมาณและตรวจสอบว่าเหมาะสม

5. พื้นฐานและปรับฐานงบประมาณใหม่

งบประมาณโครงการของคุณเป็นพื้นฐานที่คุณจะวัดความคืบหน้าของโครงการเมื่อเริ่มต้นแล้ว เป็นเครื่องมือวัดความแปรปรวนของโครงการ แต่ตามที่ระบุไว้ข้างต้น คุณจะต้องการปรับฐานใหม่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในโครงการของคุณ เมื่อคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงอนุมัติการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณจำเป็นต้องทำการพื้นฐานใหม่

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้การตั้งค่าพื้นฐานเป็นเรื่องง่าย ใช้ ProjectManager สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดการตั้งค่าใน Gantt แล้วเลือกตั้งค่าพื้นฐาน ตอนนี้คุณได้บันทึกความพยายามตามแผนแล้ว และคุณสามารถเปรียบเทียบกับความพยายามจริงของคุณในขณะที่คุณดำเนินโครงการ คุณสามารถรีเซ็ตเส้นฐานได้หลายครั้งเท่าที่คุณต้องการในระหว่างโครงการเพื่อให้สามารถวัดความแปรปรวนของโครงการได้ทันที ลองใช้เครื่องมือของเราได้ฟรีวันนี้

6. อัปเดตตามเวลาจริง

เมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลง ยิ่งคุณรู้เรื่องนี้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดี หากซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการของคุณไม่ได้ใช้ระบบคลาวด์และอัปเดตทันทีที่ทีมของคุณเปลี่ยนสถานะ แสดงว่าคุณกำลังเสียเวลาอันมีค่าและมีราคาแพง

7. ได้รับการติดตาม

ความสำคัญของการมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ติดตามแบบเรียลไทม์ เช่น ProjectManager คือการให้ข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อให้กลับมาทำงานได้เร็วกว่าในภายหลัง สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไปและโครงการต่าง ๆ ล้มเหลวตลอดเวลา โครงการที่กลับคืนสู่สภาพเดิมเร็วขึ้นและประสบความสำเร็จ

หากคุณจัดการค่าใช้จ่ายโครงการของคุณโดยใช้หน่วยการสร้างเหล่านี้ คุณจะมีรากฐานที่มั่นคงสำหรับความสำเร็จของโครงการของคุณ

ตัวอย่างงบประมาณโครงการ

เพื่อแสดงให้เห็นเพิ่มเติมถึงวิธีการสร้างงบประมาณโครงการ สมมติว่าเรากำลังสร้างแอป สิ่งแรกที่คุณต้องคิดคือค่าแรงและวัสดุ คุณจะต้องมีโปรแกรมเมอร์ นักออกแบบ ผู้พัฒนาเนื้อหา ทีมนักพัฒนา ฯลฯ ซึ่งจะช่วยแสดงรายการงานทั้งหมดและมอบหมายทีมให้กับพวกเขา ซึ่งเป็นจุดเด่นของการจัดการงานที่ดี ด้วยวิธีนี้ทุกเพนนีจะถูกคิด

เมื่อแบ่งงานสำหรับโปรเจ็กต์และทีมของคุณเข้าที่แล้ว คุณจะต้องพิจารณาว่าวัสดุใดที่จำเป็นในลำดับต่อไป พวกเขาต้องการแล็ปท็อป อุปกรณ์และอุปกรณ์อื่นๆ หรือไม่ สิ่งนี้จะต้องได้รับการพิจารณา

ตอนนี้ให้สังเกตรายการโฆษณาอื่นๆ อาจมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าเช่าพื้นที่สำหรับทีมงาน จากนั้นมีรายการคงที่ที่เป็นจริงสำหรับโครงการใดๆ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่กำหนดต้นทุนไว้และจะไม่เปลี่ยนแปลงตลอดโครงการ คุณจะต้องการคอลัมน์สำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่ไม่พอดีกับส่วนอื่นของงบประมาณ

งบประมาณของคุณต้องมีคอลัมน์ที่วางแผนไว้เทียบกับคอลัมน์จริง เมื่อคุณสร้างแอปนั้น คุณน่าจะเปลี่ยนทิศทางและนั่นจะส่งผลต่องบประมาณ คอลัมน์เหล่านี้เป็นวิธีติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในงบประมาณ

เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรี

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการจัดทำงบประมาณร่วมกัน ProjectManager มีเทมเพลตที่จัดวางข้อมูลพื้นฐานส่วนใหญ่สำหรับคุณ สำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม ลองใช้เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีของเรา

เทมเพลตงบประมาณการตลาดฟรี

เทมเพลตงบประมาณการตลาดนี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นสร้างข้อมูลพื้นฐานที่ถูกต้องสำหรับแคมเปญการตลาดของคุณ คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของทีมของคุณได้

แม่แบบการประมาณการฟรี

ก่อนที่คุณจะพร้อมที่จะจดงบประมาณของคุณ คุณอาจต้องร่างประมาณการหลายรายการสำหรับงานทั้งหมดที่ประกอบเป็นโครงการของคุณ รวมถึงทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละรายการ เทมเพลตการประมาณการของเราจะทำให้คุณสามารถประมาณการเหล่านั้นและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ProjectManager ช่วยให้โครงการอยู่ในงบประมาณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ นั่นหมายความว่าเราส่งข้อมูลไปยังแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราทันที ดังนั้นคุณจึงสามารถตรวจสอบโครงการของคุณผ่านเมตริกทั้งหกได้ เมื่อต้นทุนจริงแตกต่างจากงบประมาณที่วางแผนไว้ คุณจะรู้ได้เร็วขึ้นและสามารถตอบสนองได้เร็วขึ้น

คุณยังสามารถวางแผนงบประมาณของคุณเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ของเรา เพิ่มค่าใช้จ่าย แล้วใช้คุณสมบัติการจัดการทรัพยากรของเราเพื่อกำหนดทรัพยากร พนักงาน อัตรารายชั่วโมง ซึ่งจะถูกเพิ่มลงในโครงการของคุณโดยอัตโนมัติ เพิ่มค่าใช้จ่ายที่ระดับงานด้วยแผนภูมิแกนต์ของเรา และรายงานค่าใช้จ่ายในระดับงานด้วย

มีหลายอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อวางแผนและจัดการงบประมาณของคุณด้วย ProjectManager ซึ่งให้บริการฟรี 30 วันด้วยข้อเสนอการทดลองใช้นี้

เพิ่มเติมเกี่ยวกับงบประมาณโครงการ

เป็นที่ชัดเจนว่าการสร้างงบประมาณที่ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการตั้งค่าโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ ลองสละเวลาสักครู่เพื่อฟัง PMP ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการประจำบ้านของเรา ซึ่งอธิบายวิธีสร้างงบประมาณโครงการในวิดีโอแนะนำนี้

นี่คือภาพหน้าจอสำหรับการอ้างอิงของคุณ!

ขอบคุณที่รับชม!

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: อย่าลืมติดตามงบประมาณเทียบกับต้นทุนจริงเมื่อคุณอยู่ในโครงการ เพื่อดูว่าคุณปฏิบัติตามงบประมาณนั้นหรือไม่ เพราะหลังจากที่คุณทำงบประมาณแล้ว คุณต้องรู้วิธีจัดการมัน

การถอดเสียง:

วันนี้เรากำลังพูดถึงวิธีสร้างงบประมาณโครงการ และด้วยเหตุนี้ ฉันจึงอยากแบ่งปันเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ 7 ข้อ

แต่ก่อนอื่น ขอชี้แจงว่างบประมาณโครงการคืออะไร เป็นต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ทั้งหมดในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นในช่วงเวลาหนึ่งโดยมีผลลัพธ์เฉพาะ

เราต้องการให้แน่ใจว่าเรารวมองค์ประกอบหลายอย่าง

ก่อนอื่น เราต้องการรวมต้นทุนทางตรง ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ รวมทั้งต้นทุนทางอ้อมด้วย

เรายังต้องการรวมต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร แรงงานและวัสดุต่างๆ รวมทั้งการเดินทางด้วย

อาจมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางบางอย่างที่เราจำเป็นต้องรวมไว้ รวมทั้งอุปกรณ์ที่เราอาจจำเป็นต้องใช้และพื้นที่ใดๆ ค่าเช่าหรือค่าใบอนุญาตใดๆ

และอาจมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ด้วยเช่นกัน แต่นี่เป็นเพียงแนวคิดบางส่วนเท่านั้น

ทำไมเราถึงต้องการสร้างงบประมาณโครงการอยู่ดี? เพราะช่วยให้เราติดตามงบประมาณเทียบกับต้นทุนจริงได้

นั่นทำให้เรามีความแปรปรวนที่แจ้งให้เราทราบในตอนท้ายหรือตลอดเส้นทางว่าเรากำลังทำอะไรอยู่

เรามาพูดถึงเคล็ดลับของผู้เชี่ยวชาญกันดีกว่า ก่อนอื่น ใช้ข้อมูลในอดีตหากมีอยู่ หากคุณมีโครงการที่คล้ายกัน ให้ใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อเปรียบเทียบข้อมูล คุณจะได้ไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

ยังได้เรียนรู้บทเรียนอ้างอิง คุณต้องการให้แน่ใจว่าจะไม่ทำซ้ำบทเรียนเดิมเหล่านั้น คุณสามารถใช้สิ่งนั้นและรวมไว้ในโครงการนี้ได้เช่นกัน

ใช้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญของคุณ ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีมของคุณด้วย ดังนั้นทีมของคุณที่อาจเคยทำโปรเจ็กต์ที่คล้ายคลึงกัน สามารถให้ข้อมูล รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

จากนั้นยืนยันความถูกต้อง เมื่อคุณสร้างงบประมาณโครงการแล้ว คุณอาจต้องการให้ข้อมูลและให้ผู้คนดูเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง

พื้นฐานอีกด้วย เมื่อคุณสรุปงบประมาณโครงการของคุณแล้ว คุณต้องการพื้นฐานและนั่นคือสิ่งที่คุณจะใช้ตลอดโครงการเพื่อวัดความแปรปรวน การตั้งฐานใหม่สำหรับฉันเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญระหว่างโครงการที่ล้มเหลวและโครงการที่ประสบความสำเร็จ หากคุณมีการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ และคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณอนุมัติสิ่งเหล่านั้น จะทำให้คุณสามารถกำหนดงบประมาณใหม่ได้

นอกจากนี้ คุณต้องการอัปเดตงบประมาณตามเวลาจริง หากมีการเปลี่ยนแปลง คุณต้องแน่ใจว่าการดำเนินการนั้นทำอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นคุณจึงติดตามตัวเลขที่ถูกต้องได้

นอกจากนี้ ให้สิ่งต่าง ๆ กลับมาเป็นเหมือนเดิมโดยเร็วที่สุดเพราะทุก ๆ ความเบี่ยงเบนเพียงเล็กน้อยจะรวมปัญหาเข้าด้วยกัน

ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณสร้าง จัดการ และติดตามงบประมาณของคุณได้ ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราได้เลยที่ ProjectManager