Neden Hibrit Bir Etkinlik Düzenlemelisiniz?

Yeni teknolojiler sayesinde izleyicilerin etkinliğe katılmasına gerek kalmadı. Kendi evlerinin rahatlığında kalabilir ve onlara ne sunduğunuzu izleyebilirler. Kim bilir? Belki eğlenirlerse ve gördüklerini beğenirlerse, gelecek yıl bizzat katılırlar. Veya etkinliklerinizi, ürünlerinizi, şirketinizi, her neyse tanıdıklarına tavsiye edecekler. Yönlendirme pazarlaması olarak da bilinen şirketiniz için ücretsiz reklam alırsınız.

Hybrid event atmanın diğer sebepleri ise şu şekildedir.

Daha fazla erişim

Tamamen yeni bir kitleye ulaşma potansiyeliniz var. Etkinliğinize katılmak için zamanı veya kaynağı olmayan kişiler, içeriğinizi istedikleri zaman görüntüleyebilir. Bu, diğer şeylerin yanı sıra isteğe bağlı oturumlar, canlı yayınlar, anketler ve tartışmalar içerebilir.

İçeriği istediğiniz kadar açık tutabilir, meşgul konukların içeriğe herhangi bir zamanda erişmesine ve hatta daha sonra referans veya diğer pazarlama amaçları için geri dönmesine izin verebilirsiniz. Bunun, tek seferlik bir etkinliğe katılmaktan çok daha uzun süreli bir etkisi vardır.

Daha küçük bütçe gerekli

Pazarlamacılar kaynaklarını genişletebilir ve binlerce insanı hibrit konferanslarına çevrimiçi katılmaya davet edebilir. Bu, etkinliğin yatırım getirisini artırır ve konaklama, yemek ve diğer harcamalar için harcanan para miktarını azaltır.

Daha Yüksek Etkileşim ve Daha İyi Veri Toplama

Hibrit bir olayın fiziksel olaylara en önemli katkısı kuşkusuz veri toplamasıdır. Konukların öğrenmesi, katılması ve uygun araçlarla soru sorması için dinamik bir alan oluşturabilirsiniz.

Sanal etkinlik yazılımı veya canlı ve çevrimiçi katılımcılar için bir etkinlik uygulaması, etkinliğin ana amaçlarına ve hedeflerine fayda sağlayan içgörüleri toplamak için neredeyse her kullanıcı etkileşimini izleyebilir, depolayabilir ve analiz edebilir - ister potansiyel müşteri oluşturmak, bir ürünü geliştirmek, bir izlenim bırakmak veya rafine etmek olsun pazarlama yaklaşımı.

Başarılı örnekler

Doğru yapıldığında, karma bir etkinlik, yüz yüze bir etkinlik kadar eğlenceli ve karlı olabilir. Ancak, üç temel amaç göz önünde bulundurularak önceden ve dikkatli bir şekilde planlanması gerekir: kısalık, dinamizm ve etkileşim. Yüz yüze hedef kitleniz birkaç nedenden dolayı kalabilir, ancak çevrimiçi izleyicileriniz ayrılmanıza yalnızca bir tık uzaklıktadır.

Örnek olarak Apple ve diğer başarılı şirketlerin etkinliklerini alın. Apple etkinlikleri, yeni ürün duyuruları konusunda büyük bir heyecan yaratıyor ve yüksek üretim değerleri, markalarını geliştirmek için hibrit etkinlikleri kullanma konusunda gerçek bir usta olarak onları farklı kılıyor.

Apple, COVID-19'un yüz yüze olayları dışlamasından sonra toplandı ve her zamankinden daha güçlü bir şekilde geri döndü. Evden sanal bir izleyici izlerken, Apple'ın CEO'su Tim Cook, şirketin en son ürün güncellemelerini ve gelişmelerini duyurmak için bizzat sahneyi ziyaret etti.

Apple, hem özel yüz yüze izleyici kitlesine hem de sanal katılımcılara benzersiz bir karma etkinlik deneyimi sağlama şansını yakalamaya devam ediyor.

Apple, dünyanın en büyük şirketlerinden biridir ve onun seviyesine ulaşmak karmaşık olabilir. Ancak insanları konuşturan ve şirketinizin kârını artıran karma bir etkinlik düzenlemek, düşündüğünüzden daha kolaydır.

Bir Hibrit Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır?

Temel bilgiler ve ekipman

Hibrit etkinliklerin düzenlenmesi, aynı etkinliğin iki boyutta düzenlenmesini içerir: yüz yüze ve sanal. Daha fazla çaba gerektirir, çünkü yüz yüze bir etkinlik ve sanal bir etkinliğin her birinin ihtiyaç ve gereksinimleriyle paralel olarak, ancak her ikisi için de tutarlılık sağlayan ortak bir çizgiyi takip ederek düzenlemeye benzer.

Erken ve ileri plan yapın

Ne tür bir etkinlik düzenleyeceğiniz önemli değil. Baskı ve son tarihler sinirlerinizi bozmadan hazırlamak için her zaman önceden plan yapmalısınız, Ayrıca, kabul edilebilir ve kabul edilen planlama sürecinde her zaman değişiklikler ve beklenmedik durumlarla karşılaşacaksınız. Erken başlamak için bir neden daha!

Temel ekipman

• Teknik destek: Hibrit etkinliğin donanımı kadar teknik desteği de bir hibrit etkinlik için çok önemlidir.
• Doğru ışık alan bir oda: Başarılı bir hibrit etkinlik düzenlemek için, doğal ışık alan ve ayrıca ek spot ışığına sahip bir oda öneriyoruz.
• HD video kameralar + tripod: Birden fazla bakış açısı olması ve sanal görevlilerin sıkılmaması için en az 3 kamera olması gerekiyor. Eğer uçağını değiştirmeyen bir TV şovu izleseydin, tuhaflaşırdın. Hibrit olaylarda da durum aynıdır.
• Teknik personel: Etkinliğin yazılım ve diğer teknik yönlerini ele almak için ekibinizde hazır kişilere ihtiyacınız var.

Hibrit etkinliğinizin başarılı olması için yapabileceğiniz şeyler

1. Uzak katılımcıların etkinliğe katılabildiğinden emin olun

Hibrit etkinliğinizi başarılı kılmak için, uzak katılımcıların etkinliğe gerçekten katılmaları için stratejiler düşünmeniz gerekir. Herkesin ilgili hissetmeyi ve içinde bulunduğu durumla etkileşime girmeyi sevdiğini unutmayın. Karma bir etkinlik, katılımcıların bir ekran önünde pasif olduğu çevrimiçi bir etkinlikten farklıdır.

Soru oturumları ve uzak katılımcılarla sohbet ile katılımcılarınızla mümkün olduğunca etkileşim kurmaya çalışın. Onlara Twitter veya Facebook gibi ağlarda fikirlerini paylaşma imkanı sunun. Normal TV şovlarında veya daha özel şovlarda her zaman olur. Sosyal medya insanları bir araya getirir ve hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yaparken bundan yararlanmalısınız.

2. Seansları kısa ve eğlenceli tutun

Hibrit etkinlik katılımcılarının dikkatini çekmek zor ve zor olabilir. Daha önce bahsetmiştik, ancak çevrimiçi katılımcılar ilginç bulmazlarsa bir tıklama ile ayrılabilirler.

Dikkatlerini çekin: GIF'leri ve eğlenceli grafik görüntüleri kullanın. Şakalar yapmak. Sık sık sorular sorun veya insanları düşüncelerini çevrimiçi paylaşmaya davet edin. Ne yaptığınız önemli değil, insanları eğlendirmek için bir şeyler yapın.

3. Sponsorlar için değer yaratın

Etkinlik sponsorları maksimum görünürlük ister. Herkesin onları görmesini, duymasını ve adlarının dudaklarında olmasını isterler. Onları 2021'e kadar hibrit etkinliklerin değeri konusunda ikna etmenin zamanı geldi. Dürüst olmak gerekirse, genellikle üç basit nedenden dolayı hemen hemen ilgilenirler:

• İzleyici yalnızca yerel değil, uluslararasıdır
• Sponsorlar, sohbet ve Soru-Cevap yoluyla sanal katılımcılarla canlı olarak etkileşim kurabilir
• Karma bir olayın metrikleri çok daha doğrudur

Yine de onları etkinliğinizin faydalı olacağına ve onlar için bir kazanç sağlayacağına ikna etmeniz gerekiyor. Zaten en çok onlar ödüyor.

4. Ev sahibi düşündüğünüzden daha önemlidir

Kimse sıkılmaktan hoşlanmaz. Özellikle eğlenceli ve heyecan verici olması gereken bir etkinlik sırasında değil. Tüm katılımcıların dikkatini çekebilecek, kendilerini rahat ve entegre hissettirebilecek iyi bir sözcü bulun. Çevrimiçi katılımcıları ihmal etmeyecek, katılımlarını teşvik ederken aynı zamanda yüz yüze katılımcılar için mükemmel bir atmosfer yaratacak biri.

5. Kitle Etkinleştirmesini Artırmak için İsteğe Bağlı İçerik Sağlayın

Konferans, konser veya ticari sergi gibi fiziksel bir etkinliğe katılmanın dezavantajlarından biri, tüm sunumların çakışıp örtüşmediğini belirlemek için gözlemleyememenizdir.

Neyse ki, karma bir seminer veya etkinlik, tüm oturumları ve sunucuları isteğe bağlı videolar olarak kaydedip yükleyerek, katılımcıların kaçırdıklarını daha sonra yakalamalarına olanak tanır. Artık her iki izleyici de hangi filmlerin veya içeriğin indirileceğini seçme seçeneğine sahip, bu da etkinliğinizden daha yüksek düzeyde katılım ve zenginleştirme sağlıyor.

6. Yarın Yokmuş Gibi Veri Toplayın

Yukarıda bahsedildiği gibi, etkinliğe katılan kullanıcıların davranışlarını sanal olarak analiz etmek daha kolaydır. Saklanan veriler, etkinliğin başarısının ve gelecek planların daha fazla değerlendirilmesi için esastır.

İnsanlar hibrit olay yazılımında uzun süre mi kaldılar, sosyal ağlarda bilgi paylaştılar mı, istendiğinde etkileşime mi girdiler yoksa sadece pasif bireyler miydiler? Bu tür bilgiler ve çok daha fazlası günümüz teknolojisi sayesinde elde edilebilmektedir. Ve bunu gerektiren herhangi bir yönü geliştirmek için ne kadar yararlı olduğunu söylemeye gerek yok.